2记录控制程序.docx
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2记录控制程序
记录控制程序
1范围
本标准规定了记录的标识、收集、归档、保存、查阅以及过期处置的控制要求。
本标准适用于对公司产品、过程和质量体系运行形成的记录控制。
2规范性引用文件
Q/XFG0604.2/01-2010《文件控制程序》
3职责
3.1质量检验负责质量管理体系过程中产生记录的管理和控制。
3.2各部门负责本单位产品质量记录的收集、归档和保管。
4工作程序
4.1记录的内容包括:
a)产品质量记录,如:
产品检验和试验记录、产品检验报告、不合格品报告/审理单等;
b)过程控制记录,如:
设计评审、验证和确认记录、特殊过程确认记录、产品流转卡、外购器材报验单、理化测试委托单/报告单、产品合格证、设备精度鉴定和结构检查记录、设备维护保养及修理记录等;
c)质量体系运行记录,如:
管理评审记录、内部审核记录、顾客满意度调查和评定记录、合同评审记录、与顾客沟通记录、体系监督检查记录、纠正措施和预防措施记录等。
4.2记录的方式
记录可以呈书面的或其它任何媒介形式,如硬拷贝或电子媒体。
4.3记录的标识
4.3.1记录所需的表格样式及表格编号在编制程序文件和作业文件时给出,具体按Q//XFG0604.2/01-2010《文件控制程序》的规定实施控制。
4.3.2程序文件和作业文件中给出的记录表格样式如不适用,各部门可自行设计符合本单位实际的、方便适用的记录表格样式,经质量检验部审核同意并备案后方可使用。
未经质量检验部审核同意并备案的记录表格不得使用。
4.3.3记录的收集应按记录产生的内容、时间和性质进行分类、编号和标识,编号规则见附录A。
4.4记录的幅面和填写要求
4.4.1记录的幅面大小应按国家有关公文标准的要求采用A4幅面,不得随意改变其规格。
4.4.2记录在填写时应按记录表格设置的项目逐项填写,不得缺漏和漏项。
对不需填写或本处没有的项目,用“/”或无此项字样注明。
4.4.3记录的填写一律用钢笔、签字笔或圆珠笔,不得用铅笔填写或用复写纸复写。
记录的填写要求字迹清晰,内容详实、准确、完整,检测结果应按工艺技术文件的规定给出实测的数据或等级评价,需签名处必须由本人手签或加盖本人的印章,且其签名应易于辨认,不得用打字机打印,加盖的印章要清晰。
4.4.4记录不得随意涂改。
如确实需要更正时,应采用“划改”形式,即在原纪录处用笔划一斜杠,以确保不遮盖原貌,并由更改人签名,以备追溯。
4.5记录的收集和归档
4.5.1记录由产生部门负责收集,并由本部门的专(兼)职人员按记录的类别进行编辑整理和保管,编辑整理后的记录要有目次、记录产生的时间、记录的责任人等内容,以便查询。
4.5.2记录一般按年度进行归档,其中产生记录较多的部门可根据实际情况按季或按月归档。
部门负责人对本部门产生的各类记录内容的正确性、真实性负责,并应对产生记录的相关工作人员的工作质量经常进行检查和考核。
4.5.3归档的记录应在封面之后编制目录,以便查询。
4.6记录的贮存和保管
4.6.1记录应有适宜的存放、保管环境和设施,以防止记录的损坏、变质和丢失。
4.6.2记录未经许可不得随意复制。
特殊情况下或确实需要复制时,应由需要复制记录的单位或个人提出书面申请,经记录的保管部门负责人审批同意后方可进行复制。
4.6.3在规定的保存期内,记录应妥善予以保存。
超过规定保存期的记录按照本程序4.8条的要求进行处置。
4.6.4产品记录保存的期限应满足顾客和法律法规的要求,并与该产品的寿命周期相适应。
4.7记录的查阅
4.7.1因工作需要查阅记录时,可由保管人员提供所需查阅的记录。
查阅完毕,应及时放回原处。
一般情况下记录只允许当场查阅,不得随意带走。
4.7.2合同有要求时,在商定的期限内记录可以提供给顾客查阅。
4.8记录的处置
记录保存期满需要销毁时,由保管人员提出书面申请,列出到期的记录清单,交部门负责人审批后方可实施销毁。
4.9记录的编号方法见附件A。
4.10各部门收集、保管和归档的记录见附录B。
附录A
记录编号办法
A1编号原则
A1.1记录编号应体现出记录的各种属性。
比如:
记录的责任部门、记录形成的时间等。
A1.2记录的编号应简单、明了,便于查询。
A2编号格式
×—××.××××××—××
文件序号
顺序号
类别代号
部门代号
A3部门代号规定
部门代号用部门名称的第一个汉字代表(见下表)。
部门名称
部门代号
技术开发部
技
质量检验部检验
检
质量检验部质量管理
质
综合管理部
综
综合管理部
人
生产部设备管理
设
生产部生产管理
生
生产部采购管理
采
财务部
财
财务部库房管理
库
市场开发部
销
工程公司
安
A4类别代号
为了便于记录的贮存和保管,按照记录的内容、性质进行分类,作为保管单位,给定相应的代号见附录B。
A5顺序号规定
用公元年号数加月份数构成记录的顺序号。
当月份数小于10时,在月份数前加“0”构成两位数。
如:
2002年8月份的记录,其顺序号就为“200208”;2002年12月份的记录,其顺序号为“200212”。
A6文件序号示例
用两位阿拉伯数字表示文件序号。
当文件序号数小于10时,在文件号数前加“0”构成两位数。
如:
2002年8月份的第一个文件记录,其文件序号就为“01”;2002年8月份的第十二个文件记录,其文件序号就为“12”。
A7编号示例
某一个记录的编号为“检-09.200209-01”,含义是:
该记录是检验部门负责控制的,类别是“工装校验记录”,产生时间是2002年9月,本月所制订的01号文件。
附录B
各部门收集、保管和归档的记录
B1.质量检验部(质量)
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
质量管理有关的报告、总结等
01
按年
10年
2
质量方针和质量目标管理资料
02
按年
3年
3
质量管理体系文件发放记录
03
按年
3年
4
质量管理体系文件更改记录
04
按年
3年
5
内部质量审核记录
05
按年
3年
6
质量改进记录
06
按年
3年
7
纠正与预防措施记录
07
按年
3年
8
质量统计考核记录
08
按年
3年
9
质量事故记录
09
按年
5年
10
质量奖惩记录
10
按年
3年
11
统计技术应用记录
11
按年
3年
12
不合格品审理人员资格确认记录
12
按年
3年
13
纠正和预防措施记录
13
按年
3年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B2.综合管理部(综)
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
总经理办公会记录
01
按年
10年
2
管理评审记录
02
按年
3年
3
业绩考核记录
03
按年
3年
4
总经理办公会议确定的改进措施验证记录
04
按年
3年
5
各类统计报表
05
按年
长期
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B3.综合管理部(人)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
人员教育培训管理制度、规章等
01
按年
10年
2
人员教育培训计划和总结
02
按年
3年
3
人员教育培训、考核记录
03
按年
3年
4
人员教育培训档案
04
按年
长期
5
人员配置计划和总结
05
按年
3年
6
各岗位工作任务说明书
06
按年
长期
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B4.生产部(设备)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
设备管理制度
01
按年
10年
2
设备台帐
02
按年
3年
3
设备更新、改造、修理计划
03
按年
3年
4
设备精度、结构检查记录
04
按年
3年
5
设备完好率统计报表
05
按年
3年
6
基础设施和工作环境检查记录
06
按年
3年
7
设备保养检查记录
7
按年
3年
8
设备故障修理记录
8
按年
3年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B5.生产部(生)
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
生产过程监视和测量记录
01
按年
2年
2
产品零件流转卡/工艺卡
02
按月
2年
3
特殊过程工艺参数监控记录
03
按年
3年
4
特殊过程确认记录
04
按年
3年
5
过程质量控制计划
05
按年
3年
6
产品一次交验合格率记录
06
按年
3年
7
生产作业计划
07
按年
3年
8
生产计划完成情况统计报表
08
按年
3年
9
在制品统计报表
09
按年
3年
10
年度生产完成情况总结
10
按年
3年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B6.生产部(采)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
合格供方目录及档案资料
01
按年
3年
2
采购计划
02
按年
3年
3
采购合同
03
按年
3年
4
供方评定记录
04
按年
3年
5
供方考察记录
05
按年
3年
6
供方业绩复评记录
06
按年
长期
7
年度供方业绩评定报告
07
按年
3年
8
产品外包控制记录
08
按年
长期
9
外购器材报验记录
09
按年
长期
10
外购器材入厂检验和验证记录
10
按年
长期
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
、
B7.市场开发部(销)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
销售计划
01
按年
3年
2
销售合同
02
按年
3年
3
合同评审记录
03
按年
3年
4
合同更改记录
04
按年
3年
5
服务记录
05
按年
3年
6
顾客财产记录
06
按年
3年
7
产品出库检查记录
07
按年
3年
8
顾客满意度调查和分析报告
08
按年
3年
9
年度服务工作计划
09
按年
3年
10
与顾客沟通记录
10
按年
3年
11
顾客投诉记录
11
按年
3年
12
电梯维修保养记录
12
按年
3年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B8质量检验部(检)
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
有关检验工作报告、总结
02
按年
10年
2
入厂检验记录
03
按月
2年
3
顾客提供的产品验证记录
04
按年
3年
4
紧急放行记录
05
按年
2年
5
过程检验和试验记录
06
按月
2年
6
例外放行记录
07
按年
2年
7
最终检验和试验记录
08
按月
2年
8
电梯安装检验记录
09
按年
2年
9
工装校验记录
10
按年
3年
10
不合格品报告
11
按年
3年
11
质量报表
12
按年
3年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B9.技术开发部(技)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
技术文件更改记录
01
按年
同产品技术文件
2
技术文件发放记录
02
按年
5年
3
新产品设计开发和产品改进质量计划
03
按年
同产品技术文件
4
设计和开发任务书
04
按年
同产品技术文件
5
设计与开发计划
05
按年
同产品技术文件
6
设计评审申请和评审报告
06
按年
同产品技术文件
7
设计验证记录
07
按年
同产品技术文件
8
设计确认报告
08
按年
同产品技术文件
9
各类技术要求、验收规范及管理办法或规定
09
按年
10年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B10.财务部(财)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
有关财务工作的总结、报告
01
按年
长期
2
质量成本报表
02
按年
10年
3
质量成本分析报告
03
按年
10年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B10.财务部(库)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
入库产品合格证
01
按年
长期
2
库存产品定期检查记录
02
按年
10年
3
库存产品出、入库记录
03
按年
10年
4
贮存产品质量检查和考核记录
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
B11.工程公司(安)
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
电梯安装合同
01
按年
10年
2
电梯安装自检记录
02
按年
10年
3
电梯安装检验报告
03
按年
10年
4
电梯工程勘察报告
04
按年
10年
5
特检站检测报告
05
按年
10年
6
与顾客交接记录
06
按年
10年
7
对外合作安装单位协议
07
按年
10年
备注:
根据需要可添加内容,类别代号顺延。
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