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合同管理办法
合同管理办法
欧阳光明(2021.03.07)
第一章总则
第一条 为规范合同管理工作,健全公司内部管理机制,依法签订、履行、变动、解除合同,及时解决合同纠纷,提高经济效益,避免减少因合同管理不当造成的损失,根据国家有关法令、律例,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法所称合同包含公司及其分、子公司与其他法人、组织及自然人签订的各类合同。
劳动合同的管理办法另行规定。
第三条本办法适用于公司及其分、子公司及下属各部分。
第四条 合同管理实行承办人(经办人)制度和合同备案、审核制度。
第二章合同管理机构及职责
第五条法令事务部为公司的合同综合管理机构,其主要职责是:
1.担任国家有关合同管理法令律例的贯彻实施,制定、修改公司合同管理制度并组织实施;
2.介入合同的考察、论证、谈判和起草工作;
3.审查、监督公司各类合同的签订、履行情况,按期向公司领导汇报;
4.建立主管规模内的合同档案,对合同进行登录、统计、保管及例行报表;
5.担任公司合同专用章的管理、使用(挂号、发放、回收、备案)及签发《法定代表人证明书》和《法人授权委托书》;
6.依法定代表人授权介入合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼;
7.对不适当合同有权向公司领导建议否决和撤消;
8.组织公司合同管理人员和经办人员的业务培训。
第六条法令事务部对公司各部分的合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。
第七条法令事务部担任本业务分工或授权规模内的合同管理工作。
合同管理工作的主要内容包含:
1.建立健全本单位合同管理制度;
2.监督本单位的合同依法、依法度签订;
3.建立本单位的合同档案,对合同进行登录、统计、保管及例行报表;
4.监督检查本单位合同的履行;
5.其他合同管理工作。
第八条法令事务部指定一名合同管理员,担任合同管理,具体职责如下:
1.协助合同承办人(经办人)员依法签订、变动或解除合同;
2.提请法令事务部备案本单位的合同;
3.担任保管和使用本单位的合同专用章;未经领导审核批准,不得擅自在合同上盖印;
4.担任建立本单位的合同档案,对合同进行登录、统计及保管;整理和保管合同档案资料;
5.监督本单位的合同履行情况,并将履行中呈现的问题及时陈述本单位领导和法令事务部。
合同管理员要介入合同的前期考察、论证、谈判、招议标,合同的起草、审核工作,要建立合同档案,担任合同专用章的管理、使用。
依法介入合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。
第九条 每一件合同必须确定一名主要承办人(经办人)。
合同签订必须落实到具体的承办人(经办人)。
没有具体的经办人的,落实到法令事务部规画。
承办人(经办人)为签订合同的主要担任人,担任合同的手续规画事宜。
承办人(经办人)可以是业务人员或法令工作人员,但不得是社会临时性借、聘人员。
承办人(经办人)须依法令、律例及本办法进行工作。
承办人(经办人)应对自商约起至合同履行完毕全过程担任,期间呈现的任何与合同有关的问题须及时与有关部分及法令事务部进行协商,并以承办人(经办人)为主进行解决。
合同签订前,承办人、承办部分应对合同草案、附件部分进行审核,签注意见,然后由合同管理员和相关的职能部分担任人审核,并报送分担副总、总经理、董事长审核签订合同。
第三章合同的审查与签订
第十条 公司对外产生超出10000元以上的经济业务必须签订合同。
办事类项目5000元以上的、工程类项目5000元以上的、涉及公司基础办事、平安办事的(不管金额几多)必须要签订合同,以明确权利和义务。
在合同签订前,承办人(经办人)应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查:
1.主体资格合法:
具有经年检的营业执照,其核载的内容与实际相符;
2.欲签合同标的应合适当事人经营规模,涉及专营许可的,应具备相应的许可、品级、资质证书;
3.由代办署理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代办署理人身份证明;
4.具有相应的履约能力:
具有支付能力或生产能力或运输能力等。
需要时应要求其出具资产欠债表、资金证明、注册会计师签署的验资陈述等相关文件;
5.具有履约信用:
过去三年重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重年夜经济纠纷或重年夜经济犯法案件。
合同承办人(经办人)应根据审查结果填写合同签字卡,并与有关真实资料一同送法令事务部验核。
合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不该与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。
其中,以包管形式作出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的自力经济实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。
上述所列各种文件为合同不成缺少的组成附件,其文本为复印本时,须加注“与原件核对无误”字样,并由核对人签字。
第十一条 有关部分认为重要的或标的额较年夜的合同谈判,应当邀请法令顾问等专业人员介入。
第十二条 合同除即时清结者外,一律采取书面形式。
凡国家或行业有标准或示范文本的,应当优先适用。
当事人协商一致的修改、弥补合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。
计划单、调拨单、任务单(书)、预算单(书)等一类文件可以作为合同的组成部分,但不得以其替代合同。
第十三条 合同的起草应参考以下原则:
1.合同的起草应由己方或以己方为主承担,语言应严谨、简练、准确。
2.合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。
3.除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制成。
4.合同内呈现总金额的,应加注年夜写金额。
合同超出1页的,必须加注页码。
5.合同中涉及的资质证明、计划书、预算书、技术文件、协议、标准、图纸等,应由相关的职能部分担任人审核并签字确认。
6.合同中涉及规模的数字、日期必须说明是否包含本数字、日期。
7.合同必须包含以下内容:
(1)合同双方的法命名称、地址、德律风、法定代表人姓名、代办署理人姓名、联系方法;
(2)项目(标的)名称、数量、质量执行标准,检测标准和方法;
(3)价款或酬金,包含支付方法;
(4)履行地址、期限和方法;
(5)双方的责任和义务;
(6)合同生效时间和条件;
(7)争议解决方法或变动、解除条件;
(8)附件名称;
(9)双办法定代表人或代办署理人签章。
第十四条 合同内容要对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
合同内容应当合适我国有关法令律例的规定。
第十五条 法定代表人授权委托代办署理人签订合同时,必须签署授权委托书。
授权委托书必须明确委托权限和期限,禁止使用“全权代办署理”一类的文字。
涉及下列合同时,须每次单独一次性特别授权:
1.担保合同;
2.资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同;
3.投资合同、股东协议、出资协议;
4.利用外资合同;
5.企业合并、兼并、联营合同;
6.需要授权的其他合同。
公司法人授权委托业务,由法令事务部归口管理,授权委托实行一事一委托制度。
第十六条 合同签订之前,承办人(经办人)应将合同草案及与合同有关的证明资料提请法令事务部审核后,报送法定代表人或授权代办署理人签署合同。
承办人(经办人)向法令事务部报送审查时应当提交如下资料:
1.对方当事人经工商年检的《企业法人营业执照》或《营业执照》复印件;
2.生产、经营许可证和产品质量合格证等有关证件;
3.对方合同签订人的身份证明及履约能力和信誉情况;
4.合同文本草稿(合同文本中的付款条款,应当经财务部分审查同意);
5.订立合同的依据(包含但不限于公司领导签署意见的合同签字卡),重年夜合同要有可行性论证。
通过招标方法确定的合同,承办人(经办人)还应当提交有关招投文件。
签订商业合同时,合同后必须附加盖对方公章(不克不及使用合同专用章取代)的营业执照复印件、税务挂号证复印件。
如国家对实施合同有资质要求的,必须附加盖对方公章(不克不及使用合同专用章取代)的相关资质证书复印件。
与个人签署的相关合同,必须附对方签名的身份证复印件。
商业合同涉及发票的,要求对方必须提供增值税专用发票(或相关专业发票)。
第十七条法令事务部在审查合同草案时,可根据需要,要求承办人(经办人)提供与合同有关的弥补证明资料。
承办人(经办人)应对其提供的资料的真实性担任。
第十八条法令事务部应对审查的合同出具合同签字卡。
合同签字卡必须有有关审核机构担任人及具体审核人员的签章。
对不具备各审核机构合同签字卡的合同草案,法定代表人可拒绝签署。
审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,一旦使用,视为对合同草案的否定。
第十九条法令事务部对合同的审核内容包含:
1.合法性:
(1)主体合法,签约对方具有签约的权利能力和行为能力;
(2)内容合法,签约对方意思暗示真实、有效,无悖法令、律例、政策及计划,无规避法令行为,无显失公平内容;
(3)形式合法;
(4)签约法度合法。
2.严密性:
(1)条款齐备、完整;
(2)文字清楚准确;
(3)设定的权利和义务具体、确切;
(4)相应手续完备;
(5)相关附件完备;
(6)附加条件适当、合法。
3.可行性:
(1)资信可靠,有履约能力;
(2)担保方法切实、可靠。
4.合同承办形式审核:
(1)承办人(经办人)无误;
(2)合适规定法度;
(3)合同文本文字无误,正正本及附件份数齐备。
(4)法令事务部认为需审核的其他内容。
第二十条法令事务部根据其职责规模对合同签订法度、履行情况及履行结果进行监督。
第二十一条承办人(经办人)向法令事务部提交合同草案时,应预留2~5个(含本数)完整工作日供其审核。
遇特殊情况需延长审核时间时,应向承办人(经办人)申明理由并征得同意,且延长后累计审核时间最长不得超出10个(含本数)完整工作日。
涉外合同的审核时限累计最长不该超出15个(含本数)工作日。
第二十二条法令事务部在审核合同草案时,发明重年夜毛病、遗漏、不那时,应在合同签字卡中予以明确并提出修改意见,需要退改时,应连同全部文件退还承办人(经办人)。
承办人(经办人)修改之后应重新申请审核,审核期限重新计算。
法令事务部结束审核后,应将合同签字卡连同合同草案退还合同承办人(经办人),由合同承办人(经办人)报送法定代表人或授权代办署理人审核签署。
第二十三条 法定代表人或授权代办署理人根据法令事务部的合同签字卡,决定是否签约。
决定签约时,应在全部文本上以同一形式签字;决定不予签约时,应以书面形式明示意见。
第二十四条 公司采取合同专用章制度。
签订合同,必须使用合同专用章,禁止以行政公章取代合同专用章。
第二十五条法令事务部担任公司合同专用章的管理、使用(包含挂号、发放、回收、备案)。
第二十六条 数额在100万元以上的合同(销售合同除外)应当送集团公司法令事务处(部)审查备案。
第二十七条 各部分签订的合同或合同承办人(经办人)外出签订的合同,必须在合同签订后三日内将合同文本送法令事务部备案。
合同管理员对有关部分要求在合同上加盖合同专用章时,合同管理员应当审查该合同是否按公司规定履行了合同审查法度;未履行合同审查法度的合同及空白合同,不得加盖合同专用章。
根据工作需要,各部分确需外出携带加盖合同专用章的空白合同的,报经公司法定代表人同意。
法令事务部担任对空白合同编号并加盖合同专用章。
第二十八条 公司的各职能部分不得以自己的名义对外签订合同,如因业务需要,必须要以有关职能部分名义对外签订合同时,应由公司法定代表人书面授权。
第二十九条 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。
第四章合同的履行
第三十条 合同正式生效前,不得实际履行合同。
合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同,除法令另有明文规定或合同约定外,不得替物履行或转让、转卖合同。
第三十一条 依照合同规定支付款项时,应当严格按合同规定执行,合同文本上应盖有公司合同专有章和法令事务部审查章。
凡没有加盖此章和未经法令事务部审查的合同,财务部不得付款。
依照合同规订货到付款的,规画货款时,各部分必须出示有关票据和完备的验收手续,不然,财务部拒绝规画结算。
第三十二条法令事务部对公司的合同履行有监督检查职责,法令事务部应按期对合同履行中的下列事项进行检查。
合同一经签订即具有法令约束力,各部分必须认真按合同规定履行,要求做到:
1.对预付款、定金、质保金及货款的结算,要严格按合同规定的时间、金额、方法规画。
2.对供方提供的产品性能及质量包管书等资料,要及时收取,催缴。
对作为验收标准的样品,要封存并有专人保管。
3.供应合同货物到公司后或项目竣工后,经办部分须及时组织人员,严格按合同规定的质量和数量标准或工程质量进行验收,并就地制作验收记录。
4.合同履行完毕后,由承办人(经办人)填写“合同履行情况反响表”,于7日内报法令事务部备案。
第三十三条 任何人发明对方不履行或不全面、不适当履行合同时,应立即通告承办人(经办人),承办人(经办人)应在法定或约按期限内以法定或约定方法向对方提出异议。
收到对方履行异议时,承办人(经办人)亦应在法定或约按期限内以法定或约定方法予以回答。
异议文件须经法令事务部审核并备案。
第五章合同的变动和解除
第三十四条 变动或解除合同,须合适法定或约定的形式及法度。
第三十五条 变动或解除合同的通知或回答须在法定或约按期限内作出。
第三十六条 变动或解除合同未告竣书面协议前,原合同有效。
第三十七条 合同变动或解除的法度与合同签订法度相同。
第六章合同纠纷的处理
第三十八条 合同产生纠纷时,应首先采取协商、调解方法解决。
协商或调解能够告竣一致时,应依合同签订法度签订书面协议。
协商或调解不克不及告竣协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼方法解决纠纷。
第三十九条 合同产生纠纷时,承办人(经办人)应及时通知有关机构和人员,并报法令事务部备案,同时应迅速收集下列有关证据:
1.合同文本,包含附件、变动或解除协议、有关电报、信函、图表、视听资料等;
2.有关的票据、票证;
3.质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定陈述、检测结果等;
4.证人证言;
5.其他有关资料。
第四十条 合同产生纠纷后,承办人(经办人)须及时将纠纷及处理情况报法令事务部备案。
第四十一条 仲裁或诉讼解决纠纷时,承办人(经办人)应与法令事务部协商确定代办署理人、诉讼计划等,并向法定代表人陈述。
第四十二条调解书、协议书、判决书、判决书应与合同一并由法令事务部归档,正本或复印本可交承办人(经办人)、有关机构或人员使用。
第四十三条 对方当事人逾期不履行生效协议、判决、判决时,承办人(经办人)应及时与法令事务部协商并经法定代表人同意,向人民法院申请强制执行。
第七章合同档案管理
第四十四条法令事务部和各业务机构应在各自管理权限内对合同签订、审批及履行情况等资料建立档案并对文本妥善保管。
合同档案内容包含:
1.合同文本及份数、各文本存置记录;
2.承办人(经办人)挂号;
3.合同附件、合同签字卡及其他有关文件;
4.履行情况记载;
5.纠纷或争议的处理情况记载及有关资料。
第四十五条承办人(经办人)员或合同管理人员调动应主动移交其承办的合同资料,各部分应催促其移交或缴存。
第四十六条 合同档案由各合同管理部分保管至合同履行完毕后一年。
一年后,移交给公司档案管理部分依法处理。
第八章检查与奖惩
第四十七条法令事务部对公司的合同管理工作实施监督与指导。
各部分应自觉检查合同的订立、履行、管理工作,发明问题及时纠正。
第四十八条 公司对在合同管理工作中作出成果者及避免或挽回经济损失者予以表扬和奖励。
第四十九条 在人员、机构、制度三落实的基础上,公司的合同管理工作应当达到:
1.合同签约率达到95%以上,合同履行率均达到100%;
2.根绝无效合同和合同纠纷。
第五十条 有下列情形之一,情节严重造成重年夜经济损失或扩年夜经济损失的,除对责任人予以通报批评或行政处罚,构成犯法的由司法机关追究刑事责任外,并担任赔偿经济损失。
1.不按本办法规定签订合同的;
2.签订有重年夜缺陷或无效合同的;
3.审核人员无正当理由延误审核的;
4.因审核人员疏忽未审出合同缺陷的;
5.未依法令和本办法规定变动或解除合同的;
6.丧失合同文本及相关文件的;
7.提供虚假资料的;
8.超出授权或滥用授权签约的;
9.未按规定进行授权或转委托的;
10.产生纠纷后,隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采纳办法的;
11.有关法令性文件未经审核的;
12.应当或可以追究对方违约责任而擅自保持的;
13.在合同签订或履行傍边,与对方或第三人歹意通同或收受贿赂的;
14.泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的;
15.使用不法手段签订合同的。
第五十一条 利用经济合同进行犯法活动,或呈现刑律例定情节,构成犯法的,移交司法部分追究刑事责任。
第九章附则
第五十二条 本办法未尽事宜,依照国家有关法令律例执行,本办法由法令事务部担任解释。
第五十三条 本办法自下发之日起执行,此前有关文件与本办法相冲突者自行失效。
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