HSE文件和资料管理程序完整表格.docx
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HSE文件和资料管理程序完整表格.docx
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HSE文件和资料管理程序完整表格
HSE文件和资料管理程序
1目的
为了保证采油厂HSE管理体系的正常运行,确保体系文件和资料的适宜性、完整性、有效性,特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于采油厂与HSE管理体系运行有关的文件和资料管理。
3术语
4职责
4.1安全环保技术科是本程序的归口管理部门,负责编制、修订本程序。
4.2最高管理者负责对HSE管理手册的批准和发布。
4.3管理者代表负责对HSE管理手册审核和程序文件的批准,负责组织HSE文件的定期评审,负责HSE文件更改的批准。
4.4安全环保技术科负责本程序的组织实施,负责HSE管理手册、程序文件、运行控制文件的管理控制。
4.5厂办公室和党委办公室负责与HSE管理体系相关红头文件的管理。
4.6各职能科室负责编制和修订相应的HSE程序文件和运行控制文件,对本部门发布的文件和资料进行控制与管理。
4.7各单位负责本单位HSE文件和资料的控制与管理。
5工作程序
5.1HSE文件分类
5.1.1外来文件:
是国家或上级主管部门下发的与HSE有关的文件。
5.1.2内部文件:
是采油厂为保证HSE管理体系有效运行而制定并执行的文件。
5.2编写、审核、批准、发布及控制
5.2.1体系文件的编写、审核、批准
1)HSE方针、HSE目标、HSE管理手册由安全环保技术科起草,管理者代表审核,最高管理者批准发布;
2)程序文件、运行控制文件由归口职能部门编写,管理者代表组织有关部门审核并批准发布;
3)当各个归口职能部门需增加或更新体系文件时,可由管理者代表审批发布,并报安全环保技术科备案,及时发放到相关部门和单位。
4)体系文件发布后由安全环保技术科统一发放,并受控管理,作好记录,见DXC/HSE—J—006《文件发文审批表》。
5.2.2HSE文件采用三级控制形式,即采油厂、三级单位、基层单位分别对不同级别HSE文件进行控制。
5.2.3HSE管理手册、HSE程序文件和HSE运行控制文件发布后,由安全环保技术科进行控制管理。
5.2.4三级单位的补充性HSE文件发布后,由相应三级单位进行控制管理并报厂安全环保技术科备案。
5.3文件接收、发放
文件接收单位和发放单位都应做好相应记录,文件发放方填写DXC/HSE—J—007《文件发放登记表》,文件接收方填写DXC/HSE—J—008《文件接收登记表》,并保证相关文件的有效版本发放至相关部门及单位。
5.3.1外来文件
对采油厂HSE有重大影响的外来文件由主管部门确认其有效性,经管理者代表审批后应及时转发。
以红头文件形式发放,安全环保技术科负责存档。
5.3.2内部文件
HSE管理手册、程序文件汇编本和运行控制文件汇编本由安全环保技术科负责发放:
厂最高管理层每人一份;各相关部门、各单位均发放一份;安全环保技术科存档三份(即正本一份,副本二份)。
5.4受控与非受控
5.4.1体系文件可分为受控文件和非受控文件。
1)“受控文件”用于HSE管理体系运行的场所,应按规定的范围、数量发放,并进行分类、编号,加盖“受控”红色印章,发放时应填写《文件发放登记表》。
2)“非受控文件”提供给HSE管理体系运行场所以外的场所参考使用。
当体系文件进行修改时不再追踪。
“非受控文件”发放时也要填写《文件发放登记表》并注明“非受控”。
5.5文件的修改、评审和改版
5.5.1文件的修改
1)一旦发现文件中有不符合项,按DXC/HSE—B—22《不符合纠正管理程序》执行。
文件的更改由该文件归口部门组织修订,按原文件程序审批,并及时上报安全环保技术科,由安全环保技术科编制DXC/HSE—J—009《文件更改通知单》,并按原范围发放,作好记录。
2)对评审和日常执行中发现文件规定不适宜的要及时对文件进行更改、更换和回收。
5.5.2文件的版本控制
首发版,版次以汉字标记。
“第一版”:
表示首版,版次按第一版、第二版、第三版排序。
需要对某章、节进行一般性更改或补充的,每修改一次,在DXC/HSE—J—010《文件修改记录页》上记录日期、更改内容、更改人、更改通知单编号。
5.5.3受控版本的文件,在任何时候都必须保持有效,更改后必须及时从使用场所撤出旧版本文件,发放新版本文件。
5.6文件的标识和编号
5.6.1文件的标识和编号应具有唯一性。
5.6.2手册、程序文件、运行控制文件由安全环保技术科统一编号。
1)手册为DXC/HSE—A
HSE管理手册
采油厂
2)程序文件为DXC/HSE—B—XX
程序文件的顺序号
HSE程序文件
采油厂
3)运行控制文件为DXC/HSE—C—YYY
运行控制文件的顺序号
HSE运行控制文件
采油厂
4)HSE记录为DXC/HSE—J—ZZZ
记录的顺序号
HSE记录
采油厂
5.6.3所有文件正文用宋体小四号字打印在A4纸上,各行行距为20磅行距
5.7文件的借阅、复制
采油厂职工需要借阅、复制有关文件时,由提出单位领导申请,报文件主管部门批准,填写DXC/HSE—J—011《文件借阅复制登记表》,经主管部门审核批准后借阅。
5.8文件的评审
根据HSE管理体系要求,由各归口职能科室定期对文件进行评审。
确定文件的时效性。
5.9失效和作废文件的回收与销毁
评审后确认无效和作废的HSE文件由安全环保技术科收回,填写DXC/HSE—J—012《文件回收、销毁登记表》,经管理者代表批准后统一销毁。
6相关程序、文件和记录
6.1DXC/HSE—B—22《不符合纠正管理程序》
6.2DXC/HSE—J—006《文件发文审批表》
6.3DXC/HSE—J—007《文件发放登记表》
6.4DXC/HSE—J—008《文件接收登记表》
6.5DXC/HSE—J—009《文件更改通知单》
6.6DXC/HSE—J—010《文件修改记录页》
6.7DXC/HSE—J—011《文件借阅复制登记表》
6.8DXC/HSE—J—012《文件回收、销毁登记表》
文件发放登记表
DXC/B24-01-01
文件名称
发放日期
文件编号
发放人
序号
收文单位
收文人
收文时间
备注
受控文件发放审批表
DXC/B24-01-02
文件名称
发放范围:
申请部门:
年月日
批准人:
年月日
文件收文登记表
DXC/B24-01-03
序号
文件名称
文件编号
发放部门
收文日期
收文人
备注
文件和资料受控清单
DXC/B24-01-04
序号
文件编号
文件名称
起草单位/人
批准人
实施日期
版次
备注
文件更改审批单
DXC/B24-01-05
文件名称
文件编号
申请单位
更改前内容
更改后内容
提出人:
年月日
部门负责人审批意见:
批准人:
年月日
文件更改通知单
DXC/B24-01-06
文件名称
编号
申请单位
更改日期
更改条款号
通知单号
更改前内容:
更改后内容:
批准人:
年月日
借阅登记表
DXC/B24-01-07
序号
文件、资料名称
文件、资料编号
借阅情况
归还情况
备注
借阅人
时间
预计时间
实际时间
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