计算机等级考试二级Access辅导笔记.docx

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计算机等级考试二级Access辅导笔记

2011年计算机等级考试二级Access辅导笔记：

Access宏的使用

Access宏的使用

　　9.1宏的概述

　　宏就是ACCESS所提供给程序开发者开发窗体或报表的应用程序.它是由一个或多个操作命令的集合,其中每个操作能够实现特定的功能.将多个操作集合在一起,就可以自动完成各种简单的重复性工作,例如打开窗体,显示窗体,删除记录等,可以实现操作的自动化,从而提高工作效率.它是Access2002数据库的对象之一,和表,查询,窗体,报表等其他数据库对象一样.

　　一,宏的用处

　　使用数据库中宏操作执行任何重复任务或一系列任务时,可以节约时间,提高效率.用宏实现的重复执行任务通常都是非常有用的.当执行所指定的每次以同样的方法运行的操作时,宏会使数据库增加准确性和有效性.用宏可以执行很多种任务.使用宏非常简单,只需利用几个宏操作即可以将已创建的数据库对象联系在一起,实现特定的功能.Access2002提供了很多个宏操作.

　　常用的宏命令简介

　　ApplyFilter操作

　　使用ApplyFilter操作可以对表,窗体或报表应用筛选,查询或SQLWHERE子句,以便限制或排序表的记录以及窗体或报表的基础表或基础查询中的记录.对于报表,只能在其"打开"事件属性所指定的宏中使用该操作.

　　Beep操作

　　使用Beep操作,可以通过计算机的扬声器发出嘟嘟声.

　　常用的宏命令简介

　　Close操作

　　使用Close操作可以关闭指定的MicrosoftAccess窗口,如果没有指定窗口,则关闭活动窗口.

　　CopyObject操作

　　使用CopyObject操作,可以将指定的数据库对象复制到另外一个MicrosoftAccess数据库（.mdb）中,或以新的名称复制到同一数据库或Access项目（.adp）中.例如,可以在另一个数据库中复制或备份一个已有的对象,也可以快速地创建一个略有更改的相似对象.

　　常用的宏命令简介

　　DeleteObject操作

　　用DeleteObject操作可删除指定的数据库对象.

　　FindRecord操作

　　可以使用FindRecord操作来查找满足由FindRecord参数所指定的条件的数据的第一个实例.该数据可以在当前的记录中,在后面或前面记录中或在第一个记录中.所查找的记录可以位于活动的表数据表,查询数据表,窗体数据表或窗体中.

Access宏的使用

　　MsgBox操作

　　可以使用MsgBox操作来显示包含警告或告知性消息的消息框.例如,可以将MsgBox操作与验证宏一起使用.当控件或记录未能通过宏中的一个验证条件时,可以用消息框显示出错消息,并指导用户应当输入哪种数据.

　　OpenForm操作

　　可以使用OpenForm操作来打开"窗体"视图中的窗体,窗体设计视图,打印预览或者数据表视图.可以为窗体选择数据项或窗口模式,并限制窗体所显示的记录.

　　常用的宏命令简介

　　OpenQuery操作

　　使用OpenQuery操作,可以在"数据表"视图,"设计"视图或"打印预览"中打开选择查询或交叉表查询.该操作将运行一个操作查询.可以为查询选择数据输入方式.

　　注释__此操作只在MicrosoftAccess数据库环境（.mdb）下才可用.如果使用的是Access项目环境（.adp）,请参见OpenView,OpenStoredProcedure或OpenFunction操作.

　　OpenReport操作

　　使用OpenReport操作,可以在"设计"视图或"打印预览"中打开报表,或者可以立即打印报表.也可以限制需要在报表中打印的记录数.

　　常用的宏命令简介

　　OpenTable操作

　　使用OpenTable操作,可以在"数据表"视图,"设计"视图或"打印预览"中打开表,也可以选择表的数据输入模式.

　　Quit操作

　　使用Quit操作可以退出MicrosoftAccess.另外,Quit操作还可以从几个有关退出Access之前保存数据库对象的选项中指定一个.

　　常用的宏命令简介

　　RunApp操作

　　安全性__在宏或应用程序中运行可执行文件或代码时要格外小心.对可执行文件或代码执行操作时可能危及计算机和数据的安全.

　　使用RunApp操作,可以从MicrosoftAccess内部运行基于MicrosoftWindows或MS-DOS的应用程序,比如MicrosoftExcel,MicrosoftWord或MicrosoftPowerPoint.例如,可以将Excel电子表格数据粘贴到Access数据库中.

　　RunCommand操作

　　使用RunCommand操作可以运行MicrosoftAccess的内置命令.内置命令可以出现在Access菜单栏,工具栏或快捷菜单上.

　　常用的宏命令简介

　　RunMacro操作

　　使用RunMacro操作可以执行宏.该宏可以在宏组中.

　　可在以下情况中使用该操作:

　　从某个宏中运行另一个宏.

　　根据一定条件运行宏.

　　将宏附加到自定义菜单命令中.

　　Save操作

　　使用Save操作可以保存一个指定的MicrosoftAccess对象或在没有指定的情况下保存当前活动的对象.在某些情况下还可以使用新名称保存活动对象（此功能与"文件"菜单中的"另存为"命令一样）.

　　StopMacro操作

　　用StopMacro操作可终止当前正在运行的宏.

　　二,宏的分类

　　宏可以分成宏,宏组和条件操作宏.宏是操作序列的集合,而宏组是宏的集合,条件操作宏是带有条件的操作序列,这些宏中所包含的操作序列只有在条件成立时才可执行.

　　宏

　　宏是由一个或多个操作组成的集合,其中每个操作都实现特定的功能.例如打开某个窗体或打印某个报表.宏可以自动完成某些常规任务,例如,可执行一个宏,用于在用户单击某个命令按钮时打印报表.

　　二,宏的分类

　　宏组

　　宏组实际上是以一个宏名来存储的相关的宏的集合,宏组的每一个都有一个宏的名称,用以标识宏,以便在适当的时候引用宏.这样可以更方便地对宏进行管理,对数据库进行管理.例如,可以将同一个窗体上使用的宏组织到一个宏组中.

　　二,宏的分类

　　条件操作宏

　　条件操作宏就是在宏中设置条件式,用来判断是否要执行下一个宏命令;也就是只有当条件式成立时,该宏命令会被执行.这样可以加强宏的功能,也使宏的应用更加广泛.利用条件操作可以根据不同的条件执行不同的宏操作.具有条件的宏成为条件操作宏.例如,如果在某个窗体中使用宏来校验数据,可能要某些信息来响应记录的某些输入值,另一些信息来响应不同的值.此时可以使用条件来控制宏的流程

9.2创建宏和宏组

　　创建一个宏和宏组.首先我们要打开一个数据库,单击数据库窗口选项卡上的"宏"对象,然后单击数据库窗口上的"新建"选项.这时就弹出了宏设计器窗口.

　　一,创建宏

　　例9-1创建借书查询窗体宏,包括打开查询和打开窗体两个操作.

　　宏的创建通过宏窗口完成,操作步骤如下:

　　打开新建宏窗口

　　一,创建宏方法

（一）

　　1单击操作字段的第1个单元格,再单击右边的下箭头,在下拉列表中,选择OpenQuery.

　　2在注释列中可输入此操作的说明

　　3在查询下拉列表框中选择一个查询—借书查询.在视图下拉列表框中选择一种视图—数据表.在数据模式下拉列表框中选择一模式—只读.

　　4如果需要在一个宏内添加更多的操作,可以把光标移动下到一行,重复执行1-3步.

　　一,创建宏（方法二）

　　1在如图中,将光标移动到下一行,选择菜单窗口中的垂直命令.

　　一,创建宏（方法二）

　　2数据库窗口和宏窗口同时以的形式显示在屏幕上.

　　一,创建宏（方法二）

　　3在数据库窗口中,选择窗体选项卡,用鼠标选中借书查询窗体,按住鼠标可以将它拖曳到宏窗口中操作字段的第2个单元格中,同样可以输入注释和操作参数.这样完成第2个操作的定义打开窗体.

　　4重复此过程可以定义多个操作.

　　一,创建宏

　　保存宏

　　单击工具样中的保存按钮,弹出如图所示另存为对话框,为借书查询窗体宏,单击确定,即可该宏.

　　一,创建宏

　　在数据库中打开借书查询窗体宏,弹出图所示宏的执行结果.

　　二,创建宏组

　　创建宏组与创建宏的方法类似

　　例9-2在图书管理数据库中创建一个宏组,使该宏组能够自动运行"借书查询窗体宏",并在运行成功后,用一个消息框来显示.该宏组包括宏A和宏B两个宏.操作步骤如下

　　二,创建宏组

　　1打开新建宏窗口

　　在图书管理数据库窗口中,单击宏选项卡,新建如图所示的宏窗口.单击工具栏中的宏名按钮,增加一个宏名列,如图所示.

　　二,创建宏组

　　2创建第1个宏

　　在新出现的宏名列第1格中,输入宏组中第1个的名字—宏A,在其操作列中选择Msgbox操作.在操作参数的消息框中,键入借书查询窗体宏运行成功!

在发嘟嘟声下拉列表框中,选择是.

　　二,创建宏组

　　3创建第2个宏,

　　在宏名列第2行中,输入第2个宏的名字—宏B.在其操作列中选择RunMacro（运行宏）操作.在操作参数的宏名下拉框中,选择借书查询窗体宏.

　　二,创建宏组

　　4保存宏组

　　单击工具栏中的保存按钮,在另存为对话框中输入名字为宏组1,单击确定,即可保存该宏组.

　　二,创建宏组

　　在数据库窗口中打开1所示宏组的执行结果.

　　二,创建宏组

　　为了试用宏组中第2个宏"B"的作用,可以按以下方法进行操作:

　　先打开窗口,新建一个"试用宏B"宏,在其操作列中选择RunMacro命令,在宏名操作参数中选择宏组1宏B,如图所示,然后存盘关闭.

　　二,创建宏组

　　在数据库窗口中双击宏窗口中的"试用宏B"宏对象,系统自动执行宏组1中的宏B,自动打开借书查询和窗体,结果如图所示.它们之间有如下的依次链接关系:

试用宏B宏-宏组1.宏B-查询窗体宏的操作序列.

　　三,创建条件操作宏

　　创建具有条件的宏的方法与创建宏和宏组一样,通过宏窗口来完成,它们的区别是在宏窗口中需要增加条件列.

　　例9-3创建一个宏,确保在图书管理数据库中,图书的作者字段必须被填写,如果用户没有输入该字段时,出现一个警告信息.操作步骤如下:

三,创建条件操作宏

　　1打开新建宏窗口

　　在图书管理数据库窗口中,单击宏选项卡,新建一个宏窗口.单击工具栏中的条件按钮,增加一个条件列.

　　三,创建条件操作宏

　　2创建条件操作

　　在条件单元格内,可以直接输入条件表达式.也可以右鼠标,从弹出的快捷菜单中选择生成器选项;在其中选择函数中内置函数:

IsNull（expr）

　　将作者作为表达式填入括号中,单击确定按钮,就将函数IsNull设置为条件了.

　　三,创建条件操作宏

　　继续设置条件符合时所执行的宏命令:

选信息框操作,在操作参数的消息下拉框中,键入请输入作者名!

在发嘟嘟声下拉列表框中,选择是,在标题文本框,输入"输入错误信息!

".

　　三,创建条件操作宏

　　在下一行条件单元格内,输入"…",表示前一行符合条件时,同时也执行此行操作.选取相应的宏命令.

　　三,创建条件操作宏

　　3保存条件操作宏

　　单击工具栏中的保存按钮,在另存为对话框中输入名字为条件宏,单击确定,即可保存条件操作宏.

　　三,创建条件操作宏

　　4将宏加入窗体对象中

　　打开图书查询窗体并切换到设计视图,进行设置.首先选择作者字段,单击工具栏的属性按钮,如图所示,选择事件中更新前的下拉列表中条件宏选项,关闭属性框.

　　三,创建条件操作宏

　　5验证条件操作宏

　　保存窗体的变更,切换至窗体视图,将作者字段删除.再将焦点移到别处时,就会出现警告窗口.

　　9.3运行宏

　　运行宏时,Access2002将从宏的起始点启动,并执行宏中所有操作,直到另一个宏（如果宏在宏组）或者宏的结束点.执行宏的方法有多种,下面几种.

　　一,执行宏

　　1从宏窗口下执行宏

　　在如图所示宏窗口中,单击工具栏中的运行按钮.

　　2从数据库窗口下执行宏

　　在数据库窗口中,单击宏选项卡鼠标选中要执行的宏,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选中运行选项.或者双击所要执行的宏来运行它.

　　一,执行宏

　　3从Access主窗口下执行宏

　　在Access主窗口选择/宏/运行宏选项.

　　在如图所示的执行宏对话框内输入要执行的宏名,单击确定按钮即可.

　　一,执行宏

　　4从另一个宏中执行宏

　　一个宏运行另一个宏使用宏操作中的runmacro命令,另一个宏的宏名作为操作参数.

　　二,调试宏

　　对于操作较复杂的宏,运行时如果出现错误,不容易发现.在进行对宏的调试中,可以采用宏的单步执行,即一次只执行一个操作的调试.这样可以观察宏的流程和每一步操作的结果,能够比较容易的分析出出错的原因,改正导致出错的操作.

　　例9-4对创建的例9-1借书查询窗体宏来进行调试.

　　操作步骤如下:

　　二,调试宏

　　首先在设计视图中打开此宏,单击工具栏上的单步按钮.

　　弹出如图所示的单步执行宏对话框.

　　二,调试宏

　　单击单步执行按钮,可以执行显示在对话框中的操作借书查询.

　　单击继续按钮可以关闭单步执行,并执行宏的未完成部分.

　　单击停止按钮,将停止宏的执行并关闭对话框以关闭单步执行.

　　9.4宏的应用实例

　　例9-5在图书管理数据库中的读者信息查询窗体中,创建一个查询命令按钮,单击此按钮,将会在窗体中打开一个读者权限查询窗体.操作如下:

　　9.4宏的应用实例

　　1在图书管理数据库中,单击宏选项,并单击新建按钮,如图所示

　　9.4宏的应用实例

　　2在第1行的操作列内,单击列右边的下拉箭头,从中选择OpenQuery命令,在操作参数框内的查询名称列表中选择读者权限查询列表项,在视图列表中选择数据表列表项.

　　9.4宏的应用实例

　　3单击工具栏中保存按钮,并将其命名为读者权限查询宏.

　　9.4宏的应用实例

　　4在读者信息查询窗体中创建一个命令按钮.在数据库窗口下,单击窗体选项卡,并在设计视图中打开读者信息查询窗体.

　　9.4宏的应用实例

　　5然后单击工具箱中命令按钮,将其放置在窗体中合适的位置,弹出如图所示命令按钮向导对话框一.在类别列表框中选择杂项列表项,在操作列表框中选择运行宏列表项.单击下一步按钮.

9.4宏的应用实例

　　6弹出如图所示命令按钮向导对话框二.确定命令按钮运行的宏,在列表框中选择读者权限查询宏.单击下一步按钮.

　　9.4宏的应用实例

　　7弹出命令按钮向导对话框三,在其中选择文本项,并在文本框内输入读者权限,作为按钮显示的标题.单击下一步按钮

　　9.4宏的应用实例

　　8弹出命令按钮向导对话框四.在此命令按钮的名称查询,单击完成.

　　9.4宏的应用实例

　　9切换到窗体视图,窗体中多出一个读者权限按钮.

　　9.4宏的应用实例

　　单击此按钮,出现如图所示读者信息查询表.

　　9.4宏的应用实例

　　例9-6在图书管理数据库中的图书信息查询窗体中,创建一个关闭按钮,单击此按钮,将执行关闭窗体动作.

　　操作步骤如下:

　　9.4宏的应用实例

　　1在图书管理数据库中,创建一个关闭窗体宏,如图所示.

　　9.4宏的应用实例

　　2在设计视图中打开图书信息窗体,并创建一个命令按钮,单击此命令按钮,并通过工具栏中属性按钮,打开命令按钮的属性表.在格式选项卡的标题中,将其标题设置为关闭窗体.

　　9.4宏的应用实例

　　3在事件选项卡的单击栏中,从右边下拉列表框中选择关闭窗体宏.

　　9.4宏的应用实例

　　4关闭属性框,保存对窗体的修改设计并关闭.

　　这样,再次打开图书信息查询窗体时,便单击关闭按钮来关闭此窗体.

　　操作题

　　在学生管理系统中,创建宏完成下列操作:

　　扬声器发出嘟嘟声;

　　打开报表;

　　弹出消息框,框中显示"欢迎再次查看报表!

"

2011年计算机等级考试二级Access辅导笔记：

建立Access报表

　7.3高级报表设计

　　前面学习的是创建报表的各种基本方法,如果创建出具有更好风格的报表,就要在报表的设计视图中进行相应的设计,本节学习如何实现报表的各种复杂功能,即报表的高级应用.

　　一,报表的排序和分组

　　在例7-3中提到了排序和分组,那么什么是排序和分组呢比如图书的单价按照大小排列,就是排序.用户在输出报表时经常需要把具有相同属性的记录排列在一起,如将同类的图书排在一起,这就是分组.

　　例7-6,在借书情况查询的基础上用向导建立一个包括字段:

姓名,记者账号,书名,单价,和借书时间的借书明细报表.并对报表的借书明细按照读者账号字段进行分组,然后对表中的记录单价和借书时间按升序进行排序.结果如图所示.

　　一,报表的排序和分组（续）

　　一,报表的排序和分组（续）

　　操作步骤如下:

　　利用前面学过的知识,

　　用向导创建如图所示

　　的借书明细报表.

　　一,报表的排序和分组（续）

　　在设计视图中打开报表借书明细,

　　单击工具栏上的排序与分组按钮,屏幕上显示如图所示的排序与分组对话框.

　　一,报表的排序和分组（续）

　　单击字段/表达式列中的第1行单元格,然后单击下三角箭头,从列表中选择读者帐号.在组属性框下,单击组页眉框右边下三角箭头,从列表中选择是.

　　一,报表的排序和分组（续）

　　单击字段/表达式列中第2行单元格,然后单击下三角箭头,从列表中选择单价字段.单击该行的排序次序列右边的下三角箭头,从中选择升序.

　　在第3行单元格中加入借书时间,右边选择升序如图所示

　　关闭排序与分组对话框

　　一,报表的排序和分组（续）

　　二,在报表中使用计算总计

　　报表中不仅需要详细的数据信息,有时还需要汇总信息.下面通过实例来学习如何在报表中通过使用表达式,添加新列,并为分组和报表计算汇总数据.

　　例7-7给报表借书明细添加新的一行――单价比,并加入平均单价报表总计.结果如图所示.

　　二,在报表中使用计算总计（续）

　　二,在报表中使用计算总计（续）

　　操作步骤如下:

　　添加控件及其表达式

　　打开如图所示的报表借书明细设计视图,在页面眉中,添加一个标签控件,命名为单价比.

　　在主体中,添加一个文本框控件,在文本框中输入计算表达式=[单价]/sum（[单价]）,把文本框拖到位于单价比标签的下面,然后删除文本框的标签.

　　设置文本框的数据显示格式为百分比,如图所示.

　　二,在报表中使用计算总计（续）

　　添加报表总计及平均单价.

　　选中报表页脚,拖动其下沿,使其版面出来.

　　在版面上添加平均单价文本框,输入表达式"=avg（[单价]）".

　　在版面上添加总计文本框,输入表达式"=sum（[单价]）"

　　把文本框拖到如图中合适位置.

　　二,在报表中使用计算总计（续）

　　更改外观

　　选中平均单价文本框标签,然后右击鼠标,在弹出的所示快捷菜单中设置/背景色为蓝,字体/字体景色为红色,特殊效果为凸出.同样可设置平均单价文本框的外观.

　　设置总计文本框及其标签的外观,将填充/背景色置为淡紫,字体/字体景色置为深绿.

　　设置证明人比文本框及标签的外观,/背景色为蓝,/字体景色为红色.

　　切换至打印预览状态,如上图所示.

　　二,在报表中使用计算总计（续）

　　三,创建多列报表

　　前面学习的各种报表,每页都只能打印一列,此类报表对于打印单个记录信息量大的报表是合适的.但有时由于单个信息量较少,不需要很大宽度的,为了不造成浪费,节约纸张,可以在一个页面中安排打印两列或多列,这类报表就是多列报表.下面学习怎样创建多列报表.

　　要创建多列报表,首先要应用创建一般报表的方法创建报表,然后通过页面设置使所创建的报表为多列.

　　三,创建多列报表（续）

　　例7-8创建一个基于表图书信息表的两列报表

　　操作步骤如下:

　　用向导创建单列报表.

　　选择文件/页面设置选项,打开如图所示页面设置对话框一,单列选项卡.

　　在网络设置栏下的列数中键入所需的列数2.其他设为默认值.

　　在边距选项卡中把左边距和右边距设置为10,如图所示,页面设置对话框二.

　　最后单击确定按钮,关闭页面设置对话框.

　　预览报表,如图所示.

　　三,创建多列报表（续）

　　三,创建多列报表（续）

　　表图书信息表的两列报表

　　三,创建多列报表（续）

　　如果要在每个字段所在的列上都加上标题,就需要对报表进行分组,然后在设计视图中把标题从页面页眉移到组页眉中去.

　　三,创建多列报表（续）

　　四,子报表的创建及链接

　　子报表是建立在其他报表中的报表,此时其他报表称为主报表.创建子报表,如图所示:

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　例7-9在例7-7的报表借书明细中插入报表,内容为读者信息表的姓名,性别,读者帐号和单位.

　　操作步骤如下:

　　在图所示的报表设计视图中,将页面页脚的上沿向下拖曳,留出空白版面.

　　单击工具栏中的工具箱按钮,在随之弹出的工具箱中,确认控件向导按钮已按下.

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　单击工具箱中的子报表/子窗体按钮,然后单击为子报表预留的位置,打开报表向导对话框一.如图所示.

　　为子报表选择数据来源使用现有的表和查询,然后单击下一步按钮.

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　弹出如图所示对话框,在此确定子报表中的数据来源为表:

读者信息表,字段为姓名,性别,读者帐号,单位.

　　然后单击下步按钮

四,子报表的创建及链接（续）

　　在弹出的如图所示的对话框中确定主报表链接到子报表的字段,即定义主,子报表之间的关系.可默认从列表中选择,然后单击下一步按钮

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　将子报表命名为"借书者情况",即完成了子报表的创建

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　链接主报表和子报表

　　在含有子报表的报表中,使用子报表控件的链接子字段属性和链接子字段性来链接主报表和子报表.如果没有链接主报表和子报表,用户可以直接对这些属性进行设置.

　　如在例7-9中时进行属性设置,操作步骤如下:

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　在设计视图中打开借书明细主报表.

　　四,子报表的创建及链接（续）

　　选定子报表控件,然后右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择属性选项,打开如图所示对话框并单击数据选项卡.

　　在链接子字段属性框中,输入子报表中链接字段的名称,并在链接主字段属性框中,输入主报表中链接字段的名称.如果要输入多个链接字段,字段之间用分号分隔.

　　关闭对话框,完成链接字段的设置

　　操作题

　　利用报表向导建立一个学生成绩报表,在报表中,以学生姓名进行分组,需要包括汇总信息.

　　在设计视图中对学生成绩报表进行修改,以达到一个良好的视觉效果.

2011年计算机等级考试二级Access辅导笔记：

模块和应用程序设计

第10章

　　模块