湖南九鼎科技集团OA协同工作操作手册.docx
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湖南九鼎科技集团OA协同工作操作手册.docx
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湖南九鼎科技集团OA协同工作操作手册
湖南九鼎科技(集团)有限公司
OA
系
统
简
版
操
作
手
册
用友软件股份有限公司岳阳分公司
咨询实施部
一.应用指南
本篇章供最终用户使用。
本篇章将引导您快速使用协同-OA软件,了解OA协同最基础的功能以及操作步骤,具体包括:
新建协同事项、处理协同事项、查看跟踪事项、发出会议通知、回执会议、建立工作计划、回复计划、发布新闻、查看新闻等。
1.1湖南九鼎科技(集团)有限公司–OA系统登录地址
OA系统登录地址:
1、http:
//58.20.154.84:
8080(联通线路,建议在北方地区登陆)
2、http:
//218.75.174.108:
8080(电信线路,建议在南方地区登陆)
登录名:
(请向单位管理员申请或提供)
登录密码:
(系统初始默认密码:
123456)
说明:
在首次登录OA系统(电脑操作系统更换后)时,请进行OA[辅助程序安装];
登录后界面
1.2协同工作
OA系统中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具,用它来完成事务的发起、处理和管理,并记录事务的发展过程和结果,由人通过流程规则来完成事项的办理,并支持规则的成型和管理。
●功能菜单:
包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】六个子菜单。
●操作步骤:
点击菜单【协同工作】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。
1.2.1新建事项
⏹操作说明:
选择【协同工作】|【新建事项】,进入新建事项界面,如图所示:
1.功能键:
【发送】将建立好的协同事项,按照流程发送,事项进入【已发事项】列表中;当前页面跳转到【已发事项】页面。
【保存待发】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中,当前页面跳转到【待发事项】页面;用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【存为草稿】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中,当前页面不跳转,还是【新建事项】页面;用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【存为模板】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式,
【协同模板】用于规范固化的管理或业务行为,包含了正文模板和协同模板。
【格式模板】用于规范行文格式,有HTML、Word、Excel、WPS文字、WPS表格和表单六种模式。
【流程模板】用于规范与格式无关的审批或业务流程。
【编辑流程】通过选人界面方式建立流程,或对已建立的流程进行编辑,可以批量修改自由协同的节点属性、处理期限。
【调用模板】直接调用已经建立好的OA协同系统预置的模板和个人建立的模板。
其中,系统模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。
【插入】插入本地文件:
添加本地计算机或网络计算机保存的文档;
插入关联文档:
添加OA协同系统内保存的文档。
【正文类型】提供5种正文类型:
标准正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS表格。
【督办设置】设置协同督办人员、督办期限和督办主题。
【打印】协同事项在新建完成后未发送前可以进行打印操作,以纸质文件保存查看。
2.数据项:
【标题】协同事项的题目。
不能为空。
【流程】协同的流程,可以新建流程,也可以用已经设置好的个人流程。
(备注:
可以在模板管理中建立流程模版)。
【重要程度】标识协同事项的紧急程度,分为【普通】,【重要】,【非常重要】。
选择【重要】或【非常重要】时,在已发事项列表中该协同标题前显示红色【!
】或【!
!
】符号。
【预归档到】在建立协同事项,预先将协同归档到文档系统中。
可预归档到【我的文档】、【单位文档】、【集团文档】或【项目文档】中,预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。
(备注:
集团文档、单位文档只有文档管理员可以对其进行操作,项目文档只有项目负责人可对其进行操作,普通人员只能操作我的文档)。
【流程期限】设定协同事项的处理期限。
【提前提醒】设置提前提醒时间,系统会自动给予提示,进行催办。
【关联项目】选择与发起者相关联的项目,必须已经建立了关联的项目。
(备注:
只有协同发起人是该项目的成员或者项目负责人,在下拉框才出现可以选择的项目)。
【高级】设置协同流转过程中的操作权限,如下:
1)允许转发:
默认允许转发,该协同可以转发;勾选去掉,发起人及后序的处理节点,均不可以转发该协同。
2)允许改变流程:
默认允许改变流程,该协同可以改变流程;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【会签】、【知会】。
3)允许修改正文:
默认允许修改正文,可以修改该协同正文;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示修改协同正文。
4)允许归档:
默认允许归档,该协同可以归档;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中该协同不可以进行归档。
5)跟踪:
默认跟踪,个人首页的跟踪事项中显示该协同;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不能进行跟踪操作,且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。
【正文】可以在正文中输入信息。
【附言】在附言文本区可以输入信息,最大只能输入500个汉字;在已发事项中,打开此协同,能够看到附言信息。
3.应用操作
3.1不调用模板的应用操作流程:
说明:
a.新建事项,进行该协同标题的录入;
b.该协同重要程度的选择,流程期限的选择;提醒的设置;
c.该协同流程的定义;是否需要预归档;是否有‘关联项目’;
d.协同内容的拟写,(含内容格式.字体,等等);
e.协同拟写完后,选择发送,向流程的第一个人员发送;协同未拟写完,选择‘保存待发’,那该协同存放在待发事项中。
3.2调用系统模板(含公共模板/个人模板)
调用模板图
调用模板内容填写图
说明:
a.新建事项,进行协同模板的调用,选择‘调用模板’;
b.选择此次协同的公用模板/个人模板,确定
c.对协同重要程度的选择,流程期限的选择;提醒的设置;
d.该协同流程的定义;是否需要预归档;是否有‘关联项目’;
e.对协同模板内容的拟写;
f.协同拟写完后,选择发送,向流程的第一个人员发送;协同未拟写完,选择‘保存待发’,那该协同存放在待发事项中;
1.2.2待发事项
⏹操作说明:
选择【协同工作】|【待发事项】,进入待发事项界面,如图所示:
待发事项:
用于存放新建协同事项过程中【存为草稿】、【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】的协同事项。
可对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作;也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。
【待发事项】下具体功能键如下:
【发送】:
对【存为草稿】、【保存待发】、或被协同相关处理人【回退】、【撤销】的协同事项,立即发送给相应节点人员。
【编辑】:
对【存为草稿】、【保存待发】、或被协同相关处理人【回退】、【撤销】的协同事项在新建事项页面进行重新编辑,修改标题、正文、流程等信息后重新发送。
【转发协同】:
将协同以协同的形式转发给相关人员或部门。
【转发邮件】:
将协同以邮件的形式转发给相关人员或部门。
【删除】:
删除选中的列表记录。
【刷新】:
更新显示列表。
【查询条件】:
可以根据输入查询条件查询待发协同。
⏹操作步骤:
点击菜单【协同工作】,选择【待发事项】,进入待发事项的操作界面,所有待发协同显示在上边列表中,可以选中某个协同对其进行操作。
待发事项
具体操作:
⏹发送
第一步:
在待发事项列表中选中要发送的协同。
第二步:
选择【发送】,当前页面跳转到【已发事项】页面,该协同在【待发事项】列表中消失,显示在【已发事项】列表中。
注意:
表单协同只能进入编辑页面才能发送
⏹编辑
第一步:
在待发事项列表中选中要编辑的协同。
第二步:
选择【编辑】,当前页面跳转到【新建事项】页面,可以修改该协同标题、正文、流程等信息,然后发送;发送后该协同在【待发事项】列表中消失,显示在【已发事项】列表中。
⏹转发协同操作
1.功能键
【转发原附言】:
勾选,可以转发原协同的附言。
【转发原意见】:
勾选,可以转发原协同的意见。
【跟踪】:
勾选,该协同将显示在个人空间的跟踪事项中。
【插入附件】:
可以插入本地计算机保存的文件。
【关联文档】:
可以插入NC协同系统保存的文档。
【确定】:
保存转发设定的信息。
【取消】:
取消转发操作设置。
2.数据项
【要转发的人员】:
该协同要发送给的相关人员名称。
【附言】:
可以输入一些对此协同的解释说明信息。
3.具体操作
第一步:
在待发事项列表中选择要转发的协同。
第二步:
点击【转发】,选择【转发协同】,弹出协同转发对话框。
第三步:
在【请选择要转发的人员】输入框内,单击<点击新建流程>,在【选人界面】选择要转发的人员和方式后,选择【确定】按钮,选择的人员将显示在【请选择要转发的人员】标题下面的编辑栏中。
第四步:
在【附言】输入栏输入要附加的信息。
第五步:
选择转发原附言、转发原意见、跟踪。
第六步:
选择插入附件,在上传本地文件对话框中选择要上传的文件。
第七步:
选择关联文档,关联NC协同系统自己保存的文档信息。
第八步:
单击【确定】按钮,提示转发成功,如下图5.2.2-3转发成功,转发的协同将显示在【已发事项】列表中。
图5.2.2-3转发成功
⏹转发邮件操作
第一步:
在待发事项列表中选择要转发的协同。
第二步:
点击【转发】,选择【转发邮件】,弹出写邮件发送页面,如下图5.2.2-4转发邮件。
备注:
电子邮件模块需要事先在【邮箱设置】中正确设置邮箱。
转发邮件
第三步:
设置好所有信息后,选择【发送】,提示发送成功后,当前页跳转到【发件箱】页面,该协同显示在【发件箱】列表中。
注意:
电子邮件模块需要事先在【邮箱设置】中正确设置邮箱
⏹删除操作
第一步:
在待发事项列表中选择要删除的待发协同。
第二步:
选择【删除】;出现提示确认框,如下图5.2.2-5删除协同,选择【确定】按钮,将删除选择的协同,该协同在待发列表中消失;选择【取消】按钮,不删除选择的协同。
删除协同
1.2.3已发事项
⏹操作说明:
选择【协同工作】|【已发事项】,进入待发事项界面,如图所示:
已发事项:
列出当前用户所有已经发出的协同事项,可以实时查看协同处理情况及处理人员意见,可以给未处理人员发送催办消息;还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。
【已发事项】页面各具体功能键如下:
【转发】:
可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件。
【归档】:
将协同事项进行归档保存,在待办列表中做归档操作相当于执行了【继续并归档】的操作,可以进行批量处理。
【撤销流程】:
发起者可以撤销协同流程,撤销后该协同回到发起者的【待发事项】中,撤销时必须给出撤销附言。
【重复发起】:
发起者可以将已发事项重复发起,以便再次形成一个流转圈。
该功能适合对同一事项的多次重复讨论,直至定案。
【删除】:
删除选定的协同。
【督办设置】:
发起者可选择某条已发事项查看或者设置督办信息,可设置督办人员、督办期限、督办主题。
【编辑流程】:
发起者可选择某条已发事项编辑流程,可增加、删除、替换流程节点,及设置流程节点属性。
具体操作:
点击一级菜单【协同工作】,选择【已发事项】,进入已发操作界面,选中列表中的一条已发事项,选择【流程】
可以查看该协同的处理情况。
1).催办操作:
协同发起人可以给该协同流程中未处理人员发送催办消息,督促相关人员尽快处理该协同。
第一步:
选择要处理的已发协同,选择【流程】,已发事项查看页面。
第二步:
在流程节点右下角单击【催办】按钮,弹出催办提示框,在附言栏输入催办信息。
第三步:
单击【确定】按钮,相应人员将收到系统提示的催办消息。
2).归档操作:
将协同事项进行归档保存,在待办列表中做归档操作相当于执行了【继续并归档】的操作,可以进行批量处理。
第一步:
在已发事项列表中选择要归档的协同。
第二步:
选择【归档】,弹出文档选择框,用户可以选择要归档协同的目标文档夹。
第三步:
选择要保存的【文档中心】的文档目录,如选择【我的文档】,选择【确定】按钮后,选定的协同将保存到【我的文档】中,可以在文档中心查看。
注意:
普通人员只能操作【我的文档】,【集团文档】、【单位文档】只有文档管理员可以对其进行操作,【项目文档】由项目负责人可以对其进行操作。
3).撤销流程操作:
发起者可以撤销协同流程,撤销后该协同回到发起者的【待发事项】中。
第一步:
在已发事项列表中选择要撤销流程的协同。
第二步:
选择【撤销流程】,弹出提示框,输入撤销附言,点击【确定】按钮,选定的协同返回到【待发事项】中,选择【取消】按钮,不进行任何操作
4).重复发起操作:
发起者可以将已发事项重复发起,以便再次形成一个流转圈。
该功能适合对同一事项的多次重复讨论,直至定案。
第一步:
在【已发事项】列表中选择要重复发起的协同。
第二步:
点击【重复发起】,当前页面跳转到【新建事项】界面。
第三步:
在新建事项中,依次修改重要程度、处理期限、提前提醒时间、正文、附言等数据项和高级选项等数据项。
第四步:
点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送。
发送之后显示在已发送的事项列表中。
5).是否跟踪设置操作:
发起者设置跟踪选中的协同,是否跟踪列表中显示为【是】的协同显示在个人空间的跟踪事项中。
第一步:
在【已发事项】列表项【是否跟踪】处点击已知的【是】或者【否】,弹出跟踪设置对话框.
图5.2.3-8跟踪设置
第二步:
在跟踪设置对话框上,要设置跟踪,则选择【是】,点击【确定】后,设置跟踪成功,在【已发事项】列表中该协同的【是否跟踪】列显示为【是】,该事项在首页的跟踪事项中显示;若要取消跟踪,则在跟踪设置对话框上,选择【否】,点击【确定】后,在【已发事项】列表中该协同的【是否跟踪】列显示为【否】,该事项不会在首页的跟踪事项中显示。
6).流程日志查看:
协同发起者在已发事项列表中点击某一已发协同的【流程日志】,可以查看流程中各个节点的处理情况。
第一步:
在【已发事项】列表项【流程日志】处点击某一已发协同的流程日志小图标,弹出该协同的流程日志对话框.
第二步:
在流程日志对话框中可以查看各个流程节点处理协同时的基本操作信息。
1.2.4待办事项
选择【协同工作】|【待办事项】,进入待发事项界面,如图所示:
⏹操作说明:
主要是查看、处理待办协同事项,以及通过关键字对待办事项进行查询。
用户可以对接收到的协同进行流程查看,可以进行转发、加签、知会等处理操作,并可以对其他处理人的意见进行回复。
【待办事项】页面各具体功能键如下:
【转发协同】将协同事项以协同的形式发送给其他人员或部门。
【转发邮件】将协同事项以邮件的形式发送给其他人员。
【归档】将协同事项进行归档保存,在待办列表中做归档操作相当于执行了【继续并归档】的操作,可以进行批量处理。
如果节点权限设置意见不为空,那么在待办列表中不允许直接归档。
【删除】删除选中的协同事项。
如果节点权限设置意见不为空,那么在待办列表中不允许直接删除。
【刷新】更新显示列表。
具体操作:
待办事项的处理:
第一步:
单击待办事项列表中要处理的协。
第二步:
用户根据实际情况,选择【转发】,【回退】、【终止】、【知会】、【加签】、【当前会签】等操作。
第三步:
选择【已阅】,【同意】,【不同意】,填写意见。
第四步:
用户可以根据需要选择相应的功能进行操作,如勾选意见隐藏、添加附件、勾选跟踪、处理后删除等。
第五步:
选择【提交】、【暂存待办】或【存为草稿】按钮中的一个。
待办事项意见的发表:
一种是简单的已阅、同意和不同意,另一种是在输入框内输入个人意见。
待办事项处理确定分为两种:
提交:
在对事项进行必要处理后,通过提交完成处理。
暂存待办:
在没有充足时间进行处理的情况下,通过暂存待办将待办事项列为滞后处理的事项。
说明:
节点操作权限有:
加签、转发、减签、回退、知会、终止、当前会签、修改正文…..
【加签】:
用户可以在流程中,在自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。
进行加签操作后并不立即提交后台,只是刷新当前的流程图。
【转发】:
用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。
转发时,系统将生成一个新的协同事项,内容与原协同事项相同,只是流程变为当前用户发向被转发用户。
【知会】:
用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。
【减签】:
用户可以在流程中删掉当前节点的下一个节点人员。
进行减签操作后并不立即提交后台,只是刷新当前的流程图。
【回退】:
用户可以将流程回退至前一节点,回退前可以加注意见、态度等。
【当前会签】:
在当前节点添加人员形成临时会签组,该协同只有当会签组的人员全部都处理完了,才会流转到下一节点。
【修改正文】:
事项接收者可以修改事项正文,系统将记录每个修改者的姓名和修改时间,并在流程日志页面显示。
【终止】:
如果用户点击【终止】,流程将在该用户处停止流转,流程图上该节点显示终止状态,该用户的后续节点将不会接收到该事项。
处理明细/流程日志查看:
查看协同流转中用户收到和处理协同的时间、处理时长、是否超期等信息。
处理明细的查看可以使用户更好的了解流程中各节点的处理信息,能促进用户更快的处理协同,加速信息流转。
第一步:
单击待办事项列表中的【待办协同】。
第二步:
单击【处理明细】小图标(在流程日志图标的左侧),弹出处理明细对话框,可以查看到流程中各节点的处理时间、处理时长、是否超期等信息。
1.2.5已办事项
选择【协同工作】|【已办事项】,进入待发事项界面,如图所示:
⏹操作说明:
支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看,也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。
【已办事项】下的具体功能键如下:
【转发协同】将协同以协同的形式发送给其他人员或部门。
【转发邮件】将协同以邮件的形式发送给其他人员。
【归档】将协同事项进行归档保存,在待办列表中做归档操作相当于执行了【继续并归档】的操作,可以进行批量处理。
【删除】删除选中的列表记录。
【取回】当前用户可以将已经处理的协同取回来,被取回的协同将显示在当前用户的【待办事项】中,被取回的协同在当前用户后续节点的【待办事项】中消失。
操作步骤:
点击菜单【协同工作】,选择【已办事项】,进入已办事项的操作界面.
当前用户可以将已经处理的协同取回来,被取回的协同将显示在当前用户的【待办事项】中,被取回的协同在当前用户后续节点的【待办事项】中消失。
第一步:
在已办事项列表中选择要取回的已办协同。
第二步:
点击【取回】,出现提示确认框,选择【确定】按钮,该协同将从【已办事项】中消失,显示在【待办事项】中,选择【取消】按钮,不取回选定的协同。
取回确认
当前用户可以对自己已处理并且整个流程还未结束的协同进行插入附件和关联文档,在【处理人意见】界面补充与回复内容相关的附件和文档信息。
第一步:
在已办事项列表中选择某一已处理但流程还未结束的协同,点击打开。
第二步:
在【处理人意见】栏找到自己的回复信息,分别点击右边的【插入附件】按键和【关联文档】按键,系统弹出对应提示框,如下图插入附件、插入关联文档。
已办协同插入附件
1.2.6督办事项
⏹操作说明:
督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通,各项决策贯彻落实,完善工作秩序,改进工作作风的一项重要工作。
通过督办,可以使各项工作责任到人,做到事事有人承办、有人负责,避免推诿扯皮,提高工作效率。
协同督办由协同发起人设置督办人员,可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。
督办人员可以跟踪催办协同处理人员,可以更换处理人员或处理流程,并查看处理情况。
选择【协同工作】|【督办事项】,进入待发事项界面,如图所示:
【督办事项】页面下的具体功能键如下:
1.功能键
【未办结】显示督办协同流程未结束的事项。
【已办结】显示督办协同流程已结束的事项。
【办理情况】查看督办事项处理节点人员的办理情况,可以查看未办结、已办结的督办事项的办理情况。
2.数据项
【标题】显示督办的协同标题。
【发起人】显示协同事项的发起者。
【发起时间】协同发起的发起时间。
【流程期限】显示协同流程的规定流转时限。
【督办期限】显示协同发起者设置的督办期限,之后督办人员与协同发起者均可以修改督办期限。
【催办】点击蓝色小喇叭可以对协同处理人员发送催办信息,并显示催办的次数,也可以点击催办次数查看具体的催办信息。
【流程】点击流程图进入,可查看并修改督办协同事项的流程。
【督办摘要】督办人员查看协同发起人设置的督办主题,也可以填写一些督办备注信息。
⏹操作步骤:
协同发起人新建协同事项页面,点击【督办设置】设置督办人员、督办期限和督办主题,也可以在已发事项页面选择某条记录,点击【督办设置】设置督办信息。
督办设置
督办人员从一级菜单【协同工作】点击【督办事项】,进入督办事项页面,督办人员可以查看到督办事项的信息,如督办事项流程、属性,并可以给流程中的人员发送催办信息,修改流程等操作。
督办事项页面
各种具体操作
⏹修改督办期限:
若督办人员要修改某督办事项的督办期限,则可单击该事项的督办期限,会弹出日期选择框,选择要修改的期限即可;
⏹发送催办信息
第一步:
督办人员要给某督办事项的处理节点人员发送催办信息,点击督办事项催办数据项下的蓝色小喇叭,弹出催办信息框。
催办流程框
第二步:
在该页面上选择要催办的人员,点击催办按钮,弹出催办信息框,勾选催办人员,输入催办信息,点击【确定】,发送催办信息,会给出催办信息成功的提示信息框,之后点击【关闭】,关闭催办流程框。
第三步:
查看催办信息的详细情况,点击催办次数,查看催办信息的详细情况。
催办详细信息
⏹修改督办协同事项的流程:
督办人员点击流程图标,弹出督办事项的流程,在该页面上点击【修改】,督办人员可以修改协同流程,可以增加节点、删除节点、替换节点以及设置处理节点的节点属性。
修改督办流程
⏹查看协同发起人设置的督办主题,并填写督办备注信息:
督办人员点击督办摘要下的【内容】,弹出督办主题网页对话框,督办人员可以查看协同发起人设置的督办主题,并可以填写一些督办备注信息,如对流程进行的一些修改记录信息。
⏹查看督办事项的办理情况:
督办人员选择某条督办事项,点击【办理情况】,弹出办理情况对话框,督办人员可以查看到协同事项每一个处理节点人员的处理情况。
可以查看未办结和已办结督办事项的办理情况。
办理情况
⏹删除已办结的督办事项:
督办人员点击【已办结】,进入已办结督办事项列表页面,勾选某一条协同事项,点击【删除】,删除已办结的督办事项,该督办事项在该列表页面消失。
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