合同管理办法经典.docx
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合同管理办法经典.docx
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合同管理办法经典
合同管理办法
文件类别:
程序制度
文件编号:
YM-QP-SC-001-A
版次:
A
生效日期:
201X0601
机密等级:
■机密□一般
归口管理部门:
合计页数:
含封面和目录共页
撰写:
XX---网赢项目组
审核:
审批:
合同管理办法(试行)
目录
第一章总则2
第二章合同管理机构3
第三章授权委托4
第四章合同专用章7
第五章合同的订立7
第六章合同的履行12
第七章合同纠纷的处理程序13
第八章合同统计14
第九章合同档案14
第十章合同管理工作检查15
第十一章奖惩16
第十二章附则17
Q/PMD0001—200218
3.21.1担保方式分为:
保证、抵押、质押、留置、定金。
20
3.21.2担保条款可以在主合同中约定,也可另行订立担保合同作为从合同。
20
3.21.3签订担保合同应严格遵照《中华人民共和国担保法》规定,必须注意担保人是否具有担保资格和代偿能力,担保物性质是否合格、适法。
20
第一章总则
第一条为了规范公司订立和履行合同的行为,防范缔约法律风险,减少合同纠纷,保护公司合法权益,依据国家有关法律、法规和公司章程,制定本办法。
第二条公司及所属分公司、内设机构(下称所属单位)对外签订的各类合同,均适用本办法。
公司全资子公司、控股公司可参照执行。
第三条公司各部门及所属单位不得以自己的名义对外签订合同。
第四条订立和履行合同应当遵循下列基本原则:
(一)合法原则,遵守法律、行政法规的规定订立和履行合同;
(二)公平原则,公平合理地确定合同各方的权利和义务;
(三)诚实信用原则,严格按照合同约定履行义务;
(四)合规原则,严格按照本办法规定的程序订立和履行合同;
(五)保密原则,合同事务属公司商业秘密,相关知情人应当负有保密义务。
第五条公司实行分级管理、分工负责的两级合同管理体制。
公司合同管理部门负责全公司的合同管理工作;所属单位应当明确或指定合同管理部门,负责本单位的合同管理工作。
公司及所属单位的计划、财务、审计等部门根据业务分工和本办法的规定,有义务配合合同管理部门履行相应的管理职能。
第六条公司所属单位行政主要负责人是本单位合同管理负责人,应当严格遵守本办法抓好本单位的合同管理工作。
第七条公司及所属单位合同管理员应当参加公司组织的合同管理培训,努力提高合同管理工作水平。
第八条公司及所属单位签订与履行合同过程中,严禁任何单位或个人索取、收受贿赂、回扣及其他不正当利益。
第二章合同管理机构
第九条公司合同管理部门设在法律事务部,负责全公司的合同管理工作,履行下列职责:
(一)根据安排参与公司重大合同的起草、洽谈工作;
(二)负责公司合同审查、授权、签章、复审等日常管理工作;
(三)负责监督、检查所属单位合同管理工作情况;
(四)负责组织公司及所属单位合同管理员的培训工作;
(五)提供有关合同业务的法律咨询工作;
(六)履行本办法规定的其他管理职责。
第一十条公司所属单位应当明确本单位的合同管理部门及合同管理员,并上报公司合同管理部门备案。
公司所属单位的合同管理部门负责本单位的合同管理工作,履行下列职责:
(一)负责本单位合同管理员的推荐、培训工作;
(二)按照本办法负责合同初步审查;
(三)根据本办法规定做好合同统计报表工作;
(四)做好合同的档案管理工作;
(五)做好上级合同管理部门交办的工作。
第三章授权委托
第一节一般规定
第一十一条公司对外签订合同,应当由法定代表人签署;法定代表人不能亲自签署的,可以依法授权受委托人签署。
未经法定代表人授权,任何人不得代表公司对外签订合同,合同管理部门亦不得加盖合同专用章。
第一十二条受委托人应当严格按照授权范围,全面履行职责,完成受托任务。
受委托人超越授权范围订立的合同,其法律后果由该越权的受委托人承担,但法定代表人追认的除外。
受委托人在授权终止后又以公司名义对外订立的合同,其法律后果由该授权终止的对外订立合同的人承担,但法定代表人追认的除外。
第一十三条受委托人接受委托后不得转委托。
确需变更受委托人的,应当按照程序撤销原委托,重新办理授权委托手续。
第一十四条已办理了法定代表人授权委托书,因故未能在授权范围内开展业务的,应当将法定代表人授权委托书(原件)交回公司合同管理部门,由公司合同管理部门完成注销。
因故变更授权范围的,必须撤销原委托书并重新办理。
第二节受委托人
第一十五条受委托人是指根据业务范围和工作性质,接受公司法定代表人的委托,就某一特定业务进行洽谈并最终签署合同的具体承办人。
受委托人一般由列入公司《合同管理员名册》的公司职工担任。
第一十六条符合下列条件的公司职工,经所在单位推荐和公司合同管理部门审核确认,可以列入公司《合同管理员名册》,从事签订合同业务:
(一)高中以上文化程度或具备同等学历;
(二)具有两年以上的相关工作经验;
(三)经过所在单位业务培训并考核合格;
(四)未因经济犯罪受过刑事处罚。
第一十七条公司所属单位合同管理部门应于每年1月15日前报送合同管理员推荐材料。
由公司合同管理部门进行年度审核,报送材料如下:
(一)本年度拟任合同管理员花名册、个人简历及推荐意见;
(二)上年度在任合同管理员述职报告及考核意见。
年度审核通过的,由所属单位办理续聘或聘任合同管理员,并上报公司合同管理部门备案。
第一十八条公司及所属单位合同管理员应当接受公司合同管理部门的统一培训,每年参加业务培训不得少于一次,培训时间不得少于两个工作日。
第三节法定代表人授权委托书
第一十九条法定代表人授权委托书是由公司法定代表人签署的,委托受委托人代表公司实施具体民事行为的有效书面凭证。
第二十条法定代表人授权委托书由公司合同管理部门统一制作,应当载明下列授权事宜:
(一)授权事由:
即授权经办的具体事务内容;
(二)授权权限:
即授权经办事务或合同的权力界限,一般以合同发生额为限标明;无法确定发生额的,可以文字叙明;
(三)授权期限:
即授权的有效时间界限;
(四)受委托人:
姓名、部门、居民身份证号。
第二十一条法定代表人授权委托书按下列程序办理:
(一)由办理合同单位或部门提交授权申请书报公司合同管理部门审核;
(二)由公司合同管理部门填制授权审批表;
(三)授权审批表由办理合同单位或部门依据本办法的规定提交审批人审批;
(四)审批获得同意后,由公司合同管理部门办理法定代表人授权委托书。
公司办公室加盖公司公章及法定代表人印章。
第二十二条授权审批表按下列权限审批:
(一)公司对外开展的正常经营管理业务须签订的经济合同,标的额为一百万元以下的(含一百万元)由公司总经理审批,超过一百万元的,由董事长审批;
(二)事先无法确定合同标的额的由董事长审批;
(三)公司对外投资、合作开发经营等涉及到的出资协议、框架协议、意向性等协议的签署授权,由公司董事长审批。
第二十三条法定代表人授权委托书是“一事一委”的法律文书,不得转借、涂改、出卖或代作它用,有效期满即行失效。
第二十四条法定代表人授权委托书一式三份,办理合同单位或部门二份,公司合同管理部门一份。
公司合同管理部门将授权审批表原件及法定代表人授权委托书作为内部管理文件随相关合同或者相关法律文件一并存档。
第四章合同专用章
第二十五条公司对外签订合同必须使用合同专用章,不得以加盖行政或党务公章及其他印鉴代替合同专用章。
第二十六条公司合同专用章由公司合同管理部门保管和使用。
第二十七条公司受委托人一般不允许携带合同专用章外出使用,严禁使用盖有合同专用章的空白合同纸外出签订合同。
受委托人因工作需要确需携带合同专用章外出签订合同的,须向公司合同管理部门提出书面申请并注明使用单位、经办人、使用期限、用途等,报公司董事长或总经理批准后方可携带外出使用。
第二十八条公司合同管理部门在确认合同已完成初审、复审(会审)授权审批、法定代表人授权委托等程序后,方可加盖合同专用章。
第五章合同的订立
第一节一般规定
第二十九条合同文本由办理合同单位或部门负责拟订。
合同文本应明确但不仅限于以下内容:
(一)当事人的名称或者姓名和住所;
(二)标的;
(三)数量;
(四)质量;
(五)价款或者报酬;
(六)履行期限、地点和方式;
(七)违约责任;
(八)解决争议的方法。
合同文本应做到内容合法可行,主要条款完备,权利义务明确,法律责任分明,文字表达准确。
第三十条涉外合同应有中英文对照本,双方应在合同文本中明确约定,当中文本与外文本条款的解释产生异议时,原则上以中文本为主。
第三十一条下列重大项目应事先经过可行性研究,并按公司章程的规定履行相应的审批程序后方可订立合同:
(一)企业资产重组项目;
(二)企业关键设备或大型成套设备引进项目;
(三)企业重要资产处置项目;
(四)企业大型基本建设项目,重大技术开发与改造项目;
(五)企业重大投资、融资项目;
(六)其他重大项目。
第三十二条办理合同单位或部门应在合同签订前,做好以下工作:
(一)应对签约标的物的属性和市场情况进行熟悉;
(二)应当就签约标的价格进行市场询价;
(三)应当了解签约标的物的产品标准;
(四)对于买入产品应当提供三家以上的供应商;
(五)应当取得合同对方的主体资格及基本资信情况资料。
第二节合同审查
第三十三条所属单位负责办理的合同应当经过本单位合同管理部门初审并填写《合同初步审查意见书》后,连同合同草案递交公司合同管理部门进行复审,由公司合同管理部门出具《合同法律审查意见书》;符合本办法第三十八条规定的,由合同办理单位负责启动会审程序。
第三十四条所属单位合同管理部门负责对合同的签约主体、签约主体资信和合同条款按照下列要求进行初步审查:
(一)签约主体的审查:
营业执照、组织机构代码证、所需的生产(经营)许可证和资质认证是否合法有效。
(二)签约主体资信审查:
资信状况和经营状况,包括银行信用评级、生产经营规模、资金状况、履约能力。
(三)合同条款的审查:
1.合同条款应当符合本办法第二十九条之规定;
2.合同条款所涉及的专业术语或核心语汇有国家标准、行业标准的,是否遵循了国家标准、行业标准;没有国家标准、行业标准的,是否对专业术语或核心语汇作了确切的定义。
第三十五条公司各部门负责办理的合同由部门依照本办法第三十四条规定负责初审并填写《合同初步审查意见书》后,连同合同草案递交公司合同管理部门进行复审,由公司合同管理部门出具《合同法律审查意见书》;符合本办法第三十八条规定的,由合同办理部门负责启动会审程序。
第三十六条公司合同管理部门负责合同的复审工作,主要审查以下内容:
(一)对方提供的格式条款;
(二)可能存在的缔约过失;
(三)可能存在的表见代理行为;
(四)违约责任条款的表述方式;
(五)可能出现的其他法律风险。
公司合同管理部门按照本办法的规定进行合同复审,并出具《合同法律审查意见书》,加盖公司合同管理部门公章。
第三十七条办理合同单位或部门按照《合同法律审查意见书》提出的修改意见与合同对方协商不能达成一致的,办理合同单位或部门应告知公司合同管理部门。
公司合同管理部门可提出相应的修改意见,办理合同单位或部门应按照新的修改意见再次进行商谈。
若没有新的修改意见或者依据新的修改意见仍不能协商达成一致的,办理合同单位或部门应将洽谈结果报公司领导决策。
公司合同管理部门应在其出具的《合同法律审查意见书》中注明。
第三节合同会审
第三十八条涉及公司重大资产重组、收购、兼并、出让、投融资等须经董事会批准项目的合同或者专业性、技术性比较强的合同,应在初审后进入会审程序进行审查。
第三十九条参与合同会审的部门和人员包括:
公司总法律顾问、办理合同单位或部门分管领导、公司法务部门、公司财务部门、公司审计部门、相关业务部门。
第四十条办理合同单位或部门负责合同会审程序的启动,启动前应将合同草案呈报给会审部门和人员。
参加会审的部门和人员按照职责分工,对会审的合同进行全面审查,提出书面修改意见并加盖部门公章。
会审意见由办理合同单位或部门进行汇总整理,按照汇总整理的意见负责与合同对方进行洽谈,必要时参加合同会审部门和人员应参与合同的洽谈。
第四十一条办理合同单位或部门按照汇总整理的意见与合同对方协商不能达成一致的,办理合同单位或部门应告知会审部门。
会审部门可提出相应的修改意见,办理合同单位或部门应按照新的修改意见再次进行洽谈。
若没有新的修改意见或者依据新的修改意见仍不能协商达成一致的,办理合同单位或部门应将洽谈结果报公司领导决策。
公司合同管理部门应在其出具的《合同法律审查意见书》中注明。
第四节合同签订
第四十二条合同的签订形式除即时清结的合同外应签订书面合同。
签订的书面合同有示范文本的,应当参照示范文本。
第四十三条书面形式包括数据电文形式(电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
第四十四条以电报、电传、传真形式订立合同,除非有证据证明合同成立外,应当签订确认书。
合同成立的时间、地点可以通过确认书明确。
第四十五条合同经双方确认无误,完成本办法规定的一切手续后,由合同管理部门加盖合同管理专用章。
第六章合同的履行
第四十六条合同的履行本着“谁签约,谁负责”的原则,由受委托人严格按照合同的约定履行义务和行使权利,随时将合同履行的情况报告办理合同单位或部门分管领导。
第四十七条合同标的物必须进行验收。
标的物有国家标准的按国家标准验收;没有国家标准的按行业标准验收;没有国家标准、行业标准的按企业标准验收;没有标准的,按照通常标准或者符合合同目的的特定标准执行。
合同有约定的按约定验收。
第四十八条合同标的物的验收,一般由两名以上验收人根据约定的验收标准及方法对合同标的物进行验收。
对验收有特殊要求的,可成立验收小组进行验收,验收小组应指定一人负责。
第四十九条对于合同标的物验收合格的,验收人或验收小组负责人应出具书面验收凭证。
对于验收不合格的,办理合同单位或部门应当以书面形式将不合格事由及时报告其合同管理部门。
合同管理部门接到报告后,应当在法定时效内提出具体处理意见,由办理合同单位或部门负责落实。
第五十条对于已发生法律效力的合同,未能实际履行或未全面履行的,办理合同单位或部门应当及时写出书面情况说明,并报其合同管理部门。
合同管理部门在合同约定或法定期间内提出具体处理意见,由办理合同单位或部门负责落实。
第七章合同纠纷的处理程序
第五十一条公司及所属单位签订的合同因履行、中止、转让、变更或解除而发生争议时,由办理合同单位或部门负责协商处理。
如不能协商解决的,公司各部门及公司所属单位应当提供有关该合同的所有原始凭证,并写出书面纠纷报告,上报公司合同管理部门。
第五十二条合同纠纷一般由原办理合同单位或部门负责处理,公司合同管理部门应当提供必要的法律帮助。
第五十三条下列合同纠纷应由原办理合同单位或部门负责人报公司法定代表人或总经理统筹安排:
(一)涉外合同纠纷;
(二)标的额一百万元以上的重大合同纠纷;
(三)其他带有全局性影响的合同纠纷。
第五十四条公司委托外部律师代理合同纠纷案件时,由公司合同管理部门根据公司法定代表人授权负责选聘、签订委托代理合同,并办理代理费用的支出。
公司所属单位委托外部律师代理合同纠纷案件时,由所属单位负责选聘、签订委托代理合同,并承担相关费用。
第八章合同统计
第五十五条公司所属单位合同管理部门应按季度向公司合同管理部门报送合同统计表。
第五十六条公司合同统计表应当包括该季度签订合同的总份数与总金额、履行合同的(全部履行的合同、部分履行)份数与金额、履约率、产生纠纷的份数与金额。
上述项目的半年和年度统计数等。
第九章合同档案
第五十七条合同档案分为管理档案和文书档案。
由公司和各单位合同管理部门分级保管和管理。
合同文书档案保存期限自合同签订成立之日起计算,不得少于二十年。
除本办法规定之外,还应按照公司档案管理的要求进行管理。
第五十八条合同管理档案系各单位合同管理方面的文件资料,应包括以下主要内容:
(一)单位合同管理的基本规章;
(二)历年合同立项文件;
(三)公司合同管理员任职及培训文件资料;
(四)历年合同管理台帐;
(五)历年合同情况统计表;
(六)其他合同管理文件。
第五十九条合同文书档案应按年度统一编纂,每项合同业务的文书档案应当包括下列内容:
(一)法定代表人授权委托书;
(二)买入产品合同的采购计划表;
(三)初步审查意见书;
(四)复审意见书、会审意见书;
(五)签约对方当事人主体资格和基本资信证明文件;
(六)合同书、补充协议及其他附件;
(七)合同未履行报告或合同纠纷情况报告;
(八)处理合同纠纷的和解书、调解书、仲裁书及判决书等法律文书。
第十章合同管理工作检查
第六十条公司合同管理部门依照本办法规定每年进行一次合同管理工作的检查,并根据需要随时抽查各类合同的签订和履行情况。
必要时,公司合同管理部门可会同财务、审计等相关部门联合开展合同检查工作。
第六十一条公司合同管理部门进行检查时,有权向有关单位或者合同客户了解具体签订合同的详细情况;查阅合同资料及财务帐册,并有权对合同纠纷和存在的管理问题作初步调查。
公司合同管理部门可以邀请公司计划、财务、审计、纪检等部门人员参加合同管理检查。
公司各单位合同管理部门对上述检查应当予以配合,该部门负责人应当写出书面汇报材料,其他有关人员应当自觉接受质询。
第六十二条合同管理检查内容:
(一)公司所属单位合同管理制度的实施情况;
(二)公司所属单位各类合同的报批、签署及履行等情况;
(三)合同档案的管理情况;
(四)公司合同管理部门认为应当检查的其他内容。
第十一章奖惩
第六十三条公司对在合同管理工作中符合下列条件的单位或个人予以嘉奖:
(一)合同管理工作好,制度健全,无违反管理程序签订合同的;
(二)在合同管理手段上有创新的;
(三)认真依法办事,积极负责,成绩突出的;
(四)运用法律手段,为公司避免或挽回经济损失,效果显著的;
(五)在合同管理工作的其他方面成绩突出的。
第六十四条公司对违反本办法规定,有下列情形之一的单位或个人,给予通报批评,并责令限期改正;情节严重的,提请公司行政监察部门处理;造成公司经济损失的,责令责任单位或责任人予以赔偿;涉嫌犯罪的移送司法机关查处:
(一)违反本办法第三条规定以自己的名义对外签订合同的;
(二)以加盖行政、党务或其他印鉴代替合同专用章的;
(三)未经特别授权擅自对外提供合同担保的、未按规定签订书面合同的、未按规定采用招标投标方式签订合同的、未按规定程序办理法定代表人授权委托书的、未按规定及时报告合同纠纷情况,贻误工作时效的;
(四)XX或超越授权范围或授权终止后签订合同的,擅自将授权事宜转委托的、擅自委托代理人处理合同纠纷的;转借、涂改、出卖法人授权委托书或者将法人授权委托书代作它用的;
(五)未按规定收集、整理和建立合同档案,造成重要合同资料遗失或毁损的,造成严重后果的;
(六)对生效合同疏于执行,贻误合同履行的;
(七)违反本办法规定的其他情形。
第十二章附则
第六十五条本办法不适用于劳动合同。
本办法如有与国家法律法规相抵触的,以国家法律法规为准。
第六十六条本办法所称公司是指贵州XX投资控股(集团)有限公司。
本办法所称以上及以下,都含本数。
第六十七条本办法的解释权、修改权属于集团公司。
第六十八条本办法自公布之日起实施。
原《XX煤电(集团)有限责任公司合同管理办法》同时废止。
Q/PMD0001—2002
合同条款术语及编制要求
1范围
本标准规定了XX煤电(集团)有限公司对外签订合同条款时应遵循的术语涵义和一般表述要求。
本标准适用于编写公司与国内的法人、其他组织、自然人之间所签订的买卖、赠与、借款、租赁、融资租赁、承揽、建设工程、运输、技术、保管、仓储、委托、行纪、居间、供用电(水、气、热力)及其他法律、法规所规定的合同的起草。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB3100国际单位制及其应用;
GB3101有关量、单位和符号的一般原则。
GB8170数值修约规则;
《中华人民共和国商标法》1982年8月23日通过;2001年10月27日第二次修正;
《中华人民共和国民法通则》1986年4月12日公布;1987年1月1日施行;
《中华人民共和国担保法》1995年6月30日;1995年10月1日施行;
《中华人民共和国建筑法》1997年11月1日通过;1998年3月1日施行。
《中华人民共和国合同法》;1999年3月15日公布;1999年10月1日施行;
《中华人民共和国质量法》;2000年7月8日公布;2000年9月1日施行;
3术语及定义
3.1合同
是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
3.2合同当事人
是指具体合同法律关系中参与合同订立,并根据合同约定享有相应民事权利,承担相应民事义务的人,包括自然人、法人、其他组织。
3.3自然人
是指基于自然规律而生,具有生命形式的人。
根据《中华人民共和国民法通则》的规定,包括本国公民(含个人合伙、个体工商户、农村承包经营户)、外国人、无国籍人。
3.4法人
是指依法定程序成立,拥有自己所有或自主经营的财产,基于法律的拟制而成为民事主体的人,是法律拟制的人。
根据《中华人民共和国民法通则》的规定,法人是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。
3.5其他组织
是指合法成立,有一定的组织机构和财产,但又不具备法人资格的组织。
如公司的分公司、其它企业法人所属的分支机构、合伙型联营企业等。
3.6合同标的
是指合同法律关系主体权利义务共同指向的对象,可分为物、行为、智力成果。
3.7数量
是指以数字、计量单位来衡量的合同标的,是计算合同价款的依据。
3.8质量
是指合同标的(产品、过程或服务)满足规定要求(或需求)的特征和特性总和。
鼓励采用GB/T19000-ISO9000:
2000版标准对“质量”的定义“一组固有特性满足要求的程度”。
3.9价款或者报酬
是指一方当事人取得标的物或接受劳务所支付的代价。
3.10交付标的的时间
是指合同当事人一方交付标的的具体时间。
3.11交付标的的地点
是指一方当事人交付标的,另一方当事人接受标的的具体地点。
3.12交付标的的方式
是指合同当事人一方交付标的的具体方式、方法。
3.13支付价款(报酬)的时间
是指合同当事人一方支付价款(报酬),另一方接受价款(报酬)的具体时间。
3.14支付价款(报酬)的地点
是指合同当事人一方支付价款(报酬),另一方接受价款(报酬)的具体地点。
3.15支付价款(报酬)的方式
是指合同当事人一方支付价款(报酬)的具体方式、方法。
3.16违约责任
是指合同当事人因不履行合同义务或履行合同义务不符合约定而承担的民事责任。
3.17
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