吉大15年课程考试秘书学大作业离线作业考核要求满分答案.docx
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吉大15年课程考试秘书学大作业离线作业考核要求满分答案
吉大15年8月课程考试秘书学(大作业)离线作业考核要求
满分答案
1.试述秘书工作中实事求是原则的基本内容。
答:
第一,简政放权,简化行政机构层次,规范机关管理职能。
同时加强法制建设,严格依法办事,减少工作中的任意性;第二,倡导深入实际、求真务实的工作作风,反对官僚主义、文牍主义作风。
第三,汇报调研结果或具体工作时,应坚持原则,实事求是,提供真实可靠的材料;第四,建立正确的信息观,了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求,学习并掌握多种信息沟通手段,严格控制文件和会议的数量与质量,努力改进文风、会风,同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。
2.如何实现秘书工作质量的全面优化?
答:
首先要树立预防为主的思想。
重视平时协调、事先预防,注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。
其次要实行全面质量控制。
从秘书部门领导至一般秘书人员,都应注重质量控制,对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行全过程质量控制,同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。
最后要严格实行岗位责任制,强化树立秘书人员的质量责任意识,制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。
只有这样才能创造出全面优质的秘书工作。
3.联系实际说明“三服务”指导思想的现实意义。
答:
确定“三服务”为秘书工作的宗旨,主要是强调秘书工作的服务性质,帮助秘书人员提高服务意识,端正工作态度,培养无私奉献精神。
秘书部门常为机关起草规章制度,在具体制度设计上要贯彻方便群众、方便下级的服务原则,而不能仅仅从方便办公室工作角度本末倒置地搞一些不合理规定。
其次是强调秘书工作的服务对象的广泛性,明确服务对象除“顶头上司”外,还有各部门、下级单位和广大人民群众。
我认为,虽然为领导工作服务在“三服务”中是第一位的,但由于设立秘书机构的目的就是为本机关领导工作提供服务,因此秘书工作要为本级领导服务是无需强调的,而为各部门、为下级单位和人民群众服务,则容易被忽视,以至出现了对秘书部门工作强烈不满的现象。
“门难进,脸难看,话难听,事难办”的官僚主义作风之所以存在,跟秘书人员不明确自己工作的宗旨是“三服务”而不仅仅是“一服务”(为领导工作服务)有关。
4.您认为秘书人员要与同事增进感情需要特别注意哪些方面的内容?
答:
1、必须学会尊重同事
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在自尊的前提下,秘书人员之间应彼此尊重。
秘书工作中,不能随意插手别的秘书职权范围之内的事情。
有的工作需要大家共同完成时,应互相协商、配合,而不能只顾自己或互相破坏。
2、保持乐观和幽默感
秘书工作似乎千篇一律,变化不大,没有多大的挑战性。
但秘书
千万不要变得灰心丧气,要让自己变得富有幽默感。
乐观和幽默可以消除彼此之间的敌意,更能营造一种亲近的人际氛围。
更有助于秘书与同事的关系变得轻松,消除工作中的劳累,容易让同事感到亲近。
秘书在工作中切忌情绪不佳,牢骚满腹,工作时应该保持高昂的情绪状态,即使遇到挫折、饱受委屈,也应当保持乐观的心境。
切忌逢人诉苦,在其他同事面前抱怨,秘书应当忘记过去的种种,把注意力放到充满希望的未来,做一个生活的强者。
3、化解矛盾,增进情感
秘书与同事之间在遇到矛盾时。
需要和同事进行良好顺畅的情感交流,就能化解各种矛盾,使双方的工作顺利进行。
秘书与同事间出现意见分歧,秘书要能客观冷静的分析,控制自己的情绪,从自身找原因,对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感,如果确实办错了事,应勇于为自己犯下的错误承担责任,真诚地道歉,不推托找借口,对于同事的过失应客观地看待和处理,要尽量学会宽容。
一94一同事之间出现分歧,产生矛盾,是正常现象,适时回避与等待,使对方头脑冷静,便于问题的解决。
即使同事做了对不起自己的事,也应以德报怨,注意发现对方的长处和优点来弥补自身的不足,增强团结。
秘书还要善于选择沟通交谈的时间、场合和对方感兴趣的话题,态度谦虚诚恳,善于体察对方心情。
讲究说话的技巧,来增进与同事的情感。
5.试述秘书人员协调能力的表现。
答:
协调能力已成为一种主要的公共关系能力,这种能力是现代人生活和生存之必需。
对文秘工作而言尤其需要具备协调能力。
具体表现在以下几个方面:
首先是与主管领导的协调。
文秘人员要及时向领导报告工作,请求对某一问题的指示,以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。
其次是与主管领导之外的其他领导之间的协调。
有一些行政职能交叉的工作,由多个领导分管,需要多个领导协商解决,而领导之间的碰面需要一定的程序,有时要靠文秘人员做好先期的沟通和协调。
再次是同事之间的协调。
文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才能完成,这是内部职能分工的要求。
第四是与服务对象的协调。
文秘人员应认真对待每一位服务对象,对他们的不满要做好说服解释工作,争取他们的理解和支持,对他们不合理的要求和不正确的意见要进行合理疏导,使他们放弃自己的想法,力求给每个服务对象一个满意。
6.试述正确处理秘书与领导者的关系,既要遵循人际关系的一般原则,也要讲究一些特殊的原则和方法。
答:
秘书是领导工作中的辅助人员、参谋助手,是领导与被领导、是服务与被服务、是上级与下级的工作关系。
秘书的重要职责是协助领导工作,当好参谋。
秘书要按领导的意图办事,不能越位,时刻要记得自己是谁,秘书就是秘书,任何时候都不能代替领导做决定。
身为一名秘书,不符合自己职责的事,坚决不能做,这是维护一个领导的尊严、威信。
而秘书在尊重领导和履行自己的职责的前提下并不等于
奴性,不要对领导奴颜婢膝、百依百顺、点头哈腰、阿谀奉承。
并不是所有领导都是完美无暇的,因此,秘书在工作中不该惟命是从,而是要做领导的好帮手,协助领导出谋划策,解决问题,帮助领导做一些决定,心防领导在决定上发生错误。
秘书在给领导提出意见和方案时,要准确无误。
至于领导是否采纳你的意见,秘书绝不能干扰领导做决定,领导是决策者,秘书无权要求领导者采纳自己的意见。
要想领导接纳自己的观点,就要拿出足以说服领导的详细报告。
从而充分发挥自己的能力,以便更好的胜任本职工作。
7.秘书机构责任人的配置应符合的基本条件。
答:
秘书机构责任人的配置符合以下条件:
(一)符合领导干部的“四化”要求党中央提出了培养和选拔领导干部,必须实行“四化”要求,即领导干部必须符合“革命化、年轻化、知识化、专业化”的原则。
(二)应当与秘书机构层次相适应在省、部级以上领导机关,秘书机构负责人的配备分为两种情况。
一种是设办公厅主任和副主任,领导办公厅的工作;另一种是设办公厅秘书长和副秘书长领导办公厅工作。
在中、下层领导机关,秘书机构负责人的配置均与秘书机构层次和名称相适应。
(三)机关领导成员兼任秘书机构的主要领导为了加强对秘书工作的领导,确保领导意图和科学决策能够得到贯彻执行,在一些高层领导机关,秘书机构的主要领导人,大都由直接领导机关的某位领导人兼任。
8.根据用人单位要求,秘书人员的应聘材料主要包括的内容。
答:
(1)学历证明:
毕业证书、学位证书等。
(2)求职申请:
即自荐书。
(3)履历材料:
可以是表格,也可以是文章材料。
(4)推荐信:
视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定。
一般涉外企业比较重视推荐信,或许还有印好固定格式的推荐信表,需要一至两封。
(5)求职申请表:
有的招聘单位印制了此表要求应聘者事先填写,以简洁明确地了解欲知情况。
(6)身份证、工作证、求职证等必要证件。
(7)相关证明:
如技术等级证书、英语和计算机等级证书、驾照等。
9.试述秘书工作的性质。
答:
(一)秘书工作的辅助性
秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。
秘书工作的产生具有必然性,它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。
这就决定了秘书人员在处理解决任何问题的时候,都需要根据领导者的意图和需求来做,而不是代替领导者作出决定。
即使秘书人员对某些问题提出了解决方案,这些方案也需要经过领导机关权衡确定后才能执行。
秘书工作机构或秘书人员只能站在辅助的位置上行使职能,既不能缺位,也不能错位,更不能越位。
秘书工作人员需要对自身进行准确定位,努力发挥好秘书工作在领导工作中的参谋辅助作用。
(二)秘书工作的枢纽性
秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。
由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障,因此只有秘书工作井然有序,高质量、高效率地运转,才能够实现整个机关工作的各项职能,做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一,并带动职能部门同步运转。
这种枢纽与核心地位决定了秘书工作的重要性。
(三)秘书工作的机要性
秘书工作是一项机要性很强的工作,这点主要是针对秘书工作的具体内容而言的。
汉语中“秘书”一词,包含有“秘密”的意思,而英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”,意思也是“秘密”。
因此,单从“秘书”一词的字面意思就可以反映出秘书工作的机要性。
由于秘书工作是辅助领导工作的,而各级领导中枢都是机密核心。
秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关,秘书人员在领导身边工作,必然要接触到各种机密。
特别是重要部门领导人的秘书,由于掌握更多的重要情况,其机要性更强。
(四)秘书工作的政治性
秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而格外强调的。
这是因为秘书部门处于核心要害部门,秘书人员在领导身边工作,接触到工作中的机密核心文件也会很多。
这就需要在对秘书工作人员的选拔和任用上要格外慎重,要求其能够做到政治上绝对忠实可靠,有高度的保密观念,严格遵守保密纪律,严守各种机密。
此外,我们党和国
家对秘书人员的选用条件还专门制定颁发了机要秘书工作的规定,其中,任用前要进行政治审查,任用后要经常进行保密教育,都是出于秘书工作的客观现实需要。
10.基于秘书工作的基本原则考虑,在秘书工作中如何去做才能坚持迅速及时的原则?
答:
迅速及时是对秘书工作的时效性要求。
秘书人员在现实工作中,必须讲求时效,力求以最小的投入、最少的时间,取得最好的效果。
迅速及时的原则应体现在秘书工作的各个方面。
从公文起草工作来看,秘书人员在接到任务后,应抓紧时间进行承办。
如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时,应优先办理,以免耽误工作。
对于没有明确时间要求的文件,也不应随意延缓,公文文件都具有现行效用,在优先办理紧急文件的前提下,对普通文件也应该及时进行处理,防止积压。
总之,办文工作应该统筹安排,区别轻重缓急,尽量缩短文件在机关内的运转周期。
由于秘书工作处于从属地位,其工作往往呈现被动性的特点,因此这就需要秘书人员在解决问题或处理工作时,更要注重时效性。
例如,从领导决策的要求来看,秘书人员应在决策之前提供有关信息;待决策形成之后,根据领导要求立即着手公布实施,及时发挥决策的作用;若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时,秘书部门应当及时进行沟通协调。
而在实际工作中遇到突发事件时,领导者需要迅速作出反应,此时则需要秘书部门及时提出处理建议,直接办理一些具体事
务,避免造成更大的损失。
在工作中坚持迅速及时的原则,需要秘书人员准确掌握以下几点:
第一,切实全面提高政治和业务素质,增强事业心和责任感,牢固树立服务观念,时刻以领导工作的需要为先,强化时效观念,以敏捷迅速的工作作风对待工作中的各项任务;第二,加大科学管理力度,健全并严格执行秘书工作中的规章制度,加强工作的条理性和计划性,区分工作事项的轻重缓急,实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理;第三,加大秘书机关机构体制改革力度,精简办公机构,简化办公手续,改善办公人员结构,提高秘书人员素质;第四,讲求科学的工作方法,努力推进秘书工作的现代化、标准化进程。
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