行政管理部门及岗位职责.docx

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行政管理部门及岗位职责

行政管理部职责

部门名称

行政管理部

部门负责人岗位名称

行政总监

部门主管上级岗位名称

总经理

部门使命

全面系统规划、执行公司行政管理工作，为公司的发展提供行政后勤保障支持，完善公司公司数据、档案管理，提炼公司企业文化。

部门职责与工作内容：

制度建设

Ø负责制订公司系统行政、总务后勤、信息化、档案、印章等管理制度，并监督执行；

Ø负责公司公文管理；

Ø参与组织各部门对公司所有业务流程、制度进行修订。

数据、档案和印章管理

Ø组织公司对内对外所有输入、输出数据的整理，规范使用和保存，确保在期限内追溯；

Ø组织公司对内对外所有行政文件的编号、印发、督办、立卷归档，规范文件的使用和保存；

Ø组织公司所有文件的归档整理，并指导各部门的资料建档工作，做好保密措施，确保有价值的档案在规定时期内得到妥善保管；

Ø根据制度规定对档案进行清理和销毁工作；

Ø根据公司印章管理规定，管理和使用公司各类行政印章，保证印章使用的规范化和合法化。

办公设备设施建设、管理

Ø组织企业网站建设和维护，及时更新和宣传公司信息；

Ø进行电脑及相关设备、网络、各种办公和业务软件的管理；

Ø对公司及分子公司固定资产实施统一监督管理；

Ø根据公司办公用品管理规定，实施公司办公器材、用品的采购、分发、维护及管理，为员工工作的顺利开展提供必要的硬件设施；

行政办公费用管理

Ø组织编制公司公司的年度行政办公费用预算并组织实施和控管。

经营资质和执业资格管理

Ø根据公司公司发展战略及年度工作计划，统筹办理公司公司经营资质的申报、年审、变更、注销等手续；并对下属公司的经营资质进行统一管理。

后勤服务

Ø根据公司后勤管理制度，以维护正常的办公秩序及办公环境；

Ø根据各部门的会议需求，协调会议室的使用，并根据需要提供会务服务；

Ø根据公司公司车辆管理制度进行所属办公车辆的管理，确保车辆使用的合法性和安全性；

Ø负责公司及下属分子公司的安全、消防工作；

企业文化建设

Ø根据公司公司企业文化建设意见组织制定企业文化建设方案并实施；

Ø组织企业愿景、使命、核心价值观的推广宣传。

会议管理

Ø进行公司的相关会议管理。

公共关系（含危机处理）

Ø组织联络政府和各相关业务单位，建立良好社会形象和合作关系；

Ø组织处理对外相关事务；

Ø组织处理有关往来函件；

Ø组织处理公司的重大危机事务。

行政管理部

行政经理岗位说明书

岗位名称

行政经理

岗位编号

所属部门

行政管理部

任职者

直属主管

行政部总监

所辖人数

直属下级

行政事务主管、办公事务主管、安全保卫主管、行政业务主管

工资等级

编制日期

2018年8月1日（修改）

本职:

负责协助行政总监完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

协助行政总监完成公司公司行政管理工作。

工作

任务

1．协助制定公司公司各项行政管理规章制度，并监督执行，实施行政奖惩。

2．起草行政管理部有关文字材料。

3．负责上传下达，协调公司内部关系，确保政令通畅。

职

责

二

职责描述：

协助完成公司公文、合同行文及呈报流程。

工作

任务

1．协助检查公司公司各单位行文规范和流程管理。

2．整理汇编公司公司综合性工作计划、总结和工作报告，并下发。

3．做好公司文件的编号、打印、发放管理。

4．协助进行对下属公司的检查及监管。

职

责

三

职责描述：

协助公司公司会务安排及相关活动组织。

工作

任务

1．按照行政经理指示，做好会务安排。

2．做好公司公司各类活动的协调工作。

职

责

四

职责描述：

协助做好行政性财产物资管理。

工作

任务

1．负责检查公司公司行政性财产物资的登记、造册及定期盘点情况，并督察公司资产调拨、借用手续的办理。

2．协助对公司各单位资产管理工作定期进行检查。

职

责

五

职责描述：

负责办公行政费用的缴付。

工作

任务

1．协助行政经理合理控制公司公司各项行政费用支出，确认费用分摊范围，完成费用分摊工作。

2．协调与物业公司关系，审核并支付物管、水电等费用。

3．核实与关联企业对接物管、水电等有关费用的分摊。

职

责

六

职责描述：

协助做好后勤保障管理。

工作

任务

1．督促相关人员做好办公室卫生打扫、饮用水更换等日常工作。

2．宣传治安保卫、消防安全知识并督促管理，尤其做好节假日安全保障工作。

职

责

七

职责描述：

协助做好计划及总结管理。

工作

任务

1.配合计划中心做好部门年度、月度及周计划及总结。

2.负责收集、整理并检查本中心员工计划及总结。

职

责

八

职责描述：

其他临时交办的工作。

工作

任务

行政经理交办的相关临时工作。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

22-35岁

性别

男女不限

专业

行政管理、中文等相关专业

职称

无要求

培训经历

相关继续教育培训

工作经验

3年以上行政、文秘或相关工作经验。

知识

掌握相关行政管理知识。

技能技巧

1、熟练使用办公软件，具备计算机软、硬件的基本维护和计算机网络管理知识。

2、能协助行政经理完成行政管理工作。

3、能独立完成一般性行政事务。

个人素质

积极主动、原则性强、善于沟通，具有较强的工作责任心和学习能力，良好的团队合作意识和服务意识。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

/

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理部

行政主管岗位说明书

岗位名称

行政主管

岗位编号

所属部门

行政管理部

任职者

直属主管

行政总监

所辖人数

直属下级

工资等级

编制日期

2015年12月17日（修订）

本职:

参与公司企业发展战略决策；负责公司管理体系、运营机制建设；统筹公司企业文化建设；负责集

团公司内部行政事务管理；负责公司内外关系协调与公共关系。

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

参与公司企业发展战略决策。

工作

任务

1．研究国家政策、经济发展趋势和行业发展动态，组织收集整理分析信息，为公司发展战略决策提供支持。

2．参与制定公司发展战略、经营战略和重要方案。

3．协助总裁组织企业整体经济活动运行，协调各单位高管层落实行政管理部公会决议，做好专题调研及反馈工作。

职

责

二

职责描述：

负责公司管理体系、运营机制建设并指导贯彻实施。

工作

任务

1．建立完善公司母子公司法人治理结构及运营机制，理顺内部管理体系，发挥资源整合、管理协作效应。

职

责

三

职责描述：

统筹公司企业文化建设。

工作

任务

1．参与提炼公司企业宗旨、企业精神、经营理念等核心文化，并做好企业文化在制度文化等方面的传导和实施。

2．在公司范围内组织开展企业文化培训及各项活动，增强员工凝聚力和团队合力。

3．统筹公司各单位企业文化阵地建设。

职

责

四

职责描述：

公司公司内部行政事务管理。

工作

任务

1．负责公司公司行政事务总协调，指导检查公司各单位行政工作开展。

2．接受公司各单位/员工的投诉或申诉，并及时处理或上报。

3．负责公司公司档案管理、资产管理和对下属公司档案、资产管理进行指导和监控。

4．制定推行行政管理部工作计划、工作目标与资金计划，审核控制本部门各项费用。

5．对行政管理部下级合理授权，及时、准确传达上级指示，指导、监督、检查所属下级的各项工作，批阅本中心上报的文件。

6．定期听取下级述职及对其工作进行评定，受理下级上报的合理化建议，按程序处理。

7．对下属进行专业技能和业务能力进行指导和培养。

职

责

五

职责描述：

公司内外关系和公共关系协调。

工作

任务

1．负责公司各单位关系协调，掌握中层以上员工思想动态并做好疏导沟通工作。

2．参与公司对外事务的处理，维护企业公关形象。

职

责

六

职责描述：

后勤、接待管理。

工作

任务

1.负责公司重大活动、会议的接待协调工作。

2.负责园林基地接待处的管理工作。

职

责

七

职责表述:

完成领导交办的其他任务。

工作权限：

决策权：

参与公司的各项重大战略决策制定；

审核权：

对本中心所涉行政、奖罚等管理工作有审核权；

解释权：

对公司行政规章制度有解释权；

监督检查权：

对公司各项决策决议、规章制度的贯彻执行有监督检查权；

处罚权：

对公司内违反相关规章制度的行为有处罚权。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

28-45岁

性别

男女不限

专业

行政管理、工商管理或经济类相关专业

职称

相关行业中级以上职称

培训经历

相关继续教育培训

工作经验

3年以上行政管理工作经验，2年以上汽车租赁运营公司同岗位工作经验。

知识

掌握相关行政管理、法律法规等知识，了解汽车租赁运营企业运作流程。

技能技巧

1、熟练使用WORD、EXCEL等办公软件，具备一定的网络知识。

2、具有一定的社会资源，能独立处理公司对外事务。

3、能独立完成公司及子公司行政管理体系与制度的建设和完善。

个人素质

具有很强的领导能力、判断与决策能力、人际沟通能力、计划执行能力、写作能力和表达能力。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

行政办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

/

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理部

车辆主管岗位说明书

岗位名称

车辆主管

岗位编号

所属部门

行政管理部

任职者

直属主管

行政经理

所辖人数

直属下级

司机

工资等级

编制日期

本职:

负责公司日常用车及接待用车的调配及车辆费用的监管，保证公司车辆运行及接待用车顺畅，提高运作效率。

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责公司车辆的日常管理。

工作

任务

1．全面负责车辆的日常派车及协调。

2．负责登记公司行政车辆的调度和车辆使用情况。

3.协助办理车辆保险、年检等相关事宜。

4．负责建立公司公司车辆使用台账，对公司行政车辆的日常维护、保养情况进行登记。

5．登记公司交通费用和驾驶员日常工作情况。

职

责

二

职责表述：

负责车辆相关费用的审核及管控。

工作

任务

1.负责核对车辆费用，包括油费、维修费、停车费等。

2.负责对车辆的运行费用进行监管。

职

责

三

职责表述：

负责配合完成接待任务。

工作

任务

1.负责接待用车的协调。

2.负责配合完成接待的其他任务。

职

责

四

职责表述:

完成领导交办的其他任务。

任职资格：

教育水平

高中及以上以上学历

年龄

22-45岁

性别

男

专业

不限，需持有C1以上驾照

职称

/

培训经历

相关继续教育培训

工作经验

5年以上专职司机的工作经验

知识

具备汽车维护保养知识、交通法规知识。

技能技巧

1、精湛的驾驶技术。

2、简单的汽车故障维修能力。

3、了解道路状况。

个人素质

具有良好的职业道德，身体健康，吃苦耐劳，工作细心，驾计娴熟；做事成熟稳重，待人接物大方有度。

其它：

使用工具/设备

车辆。

工作环境

办公室、车辆

工作时间

特征

日常工作时间

备注：

/

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理部

行政业务主管岗位说明书

岗位名称

行政业务主管

岗位编号

所属部门

行政管理部

任职者

直属主管

行政经理

所辖人数

直属下级

无

工资等级

编制日期

2011年11月07日（修改）

本职:

负责协助行政经理完成公司对外行政性事务工作及部门内部日常事务工作。

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

协助行政经理完成公司外联行政工作。

工作

任务

1．协助行政经理协调公司对外业务的沟通联系和督办。

2．协助处理来宾接待工作。

3.协助行政经理联络各业务单位，做好公共关系事务。

职

责

二

职责描述：

协助处理对外有关往来函件。

工作

任务

按照行政经理指示，做好对外有关函件的处理工作。

职

责

三

职责表述：

指导督办公司法务体系的建设。

工作

任务

1．制定、完善公司相关法务体系及制度。

2．指导、监督、检查下属公司法务体系建设工作的执行；法律纠纷的处理。

3．制定相关法律制度予以培训并执行。

职

责

四

职责描述：

协助处理接待处的相关接待事宜。

工作

任务

协助督办行政经理处理接待任务。

职

责

五

职责描述：

其他临时交办的工作。

工作

任务

行政经理交办的相关临时工作。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

22-35岁

性别

女

专业

行政管理、中文等相关专业

职称

无要求

培训经历

相关继续教育培训

工作经验

2年以上行政、文秘或相关工作经验。

知识

掌握相关公关、接待、商务礼仪知识等。

技能技巧

1．掌握一定的人际关系学，具备基本的行政外联公关技巧，有一定社会资源。

2．具有一定的大型会议、活动策划、组织、协调能力。

3．具有应酬、沟通、应变基本技能，能独立开展对外事务的接待及关系维护工作。

个人素质

良好的沟通表达能力、应酬能力、开拓能力、理解能力、应变能力，有较丰富的实践工作经验。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

/

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理部

安全保卫主管岗位说明书

岗位名称

安全保卫主管

岗位编号

所属部门

行政管理部

任职者

直属主管

行政部经理

所辖人数

直属下级

保安

工资等级

编制日期

2012年04月06日（修改）

本职:

确保公司范围内的消防、保卫与交通安全

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责公司范围内的消防、保卫制度的检查执行。

工作

任务

1．负责公司有关防火、防盗、防爆、保卫等规章制度实施细则的执行情况并做好记录。

2．定期组织公司范围内各部位的防火安全设施和各部门采取的措施并做好记录，及时发现隐患并上报，督促和监督有关部门整改。

3．负责公司消防器材设施配置、维护、更换、定检工作，保证完好有效。

4、组织处理治安、火灾、爆炸等突发事件，及时调查事件原因。

职

责

二

职责表述：

负责对员工进行消防、保卫的培训

工作

任务

1．组织义务消防队的日常训练、演习、扑救火灾事件。

2．负责组织对员工进行法制、防火安全、保密思想教育和安全技能培训。

3、搜集公司治安保卫、防火、保密信息，编制公司安全保卫、防火、保密工作档案。

职

责

三

职责表述：

内部治安安全工作。

工作

任务

1．负责公司范围内治安防范工作。

2．检查值班巡逻情况的具体落实情况。

3、员工中重点人员的监控工作。

4、外来人员身份审核、拜访人员的确认。

职

责

四

职责表述：

完成领导交办的其他任务。

主要权力：

1.有对各部门的安全保卫、防火、卫生工作的监督检查权。

2.对各部门的安全隐患有期限整改权。

3、对进出公司的人员和车辆有盘查权。

4、在突发事件发生时有现场指挥、维持秩序权。

5、对违反公司安全保卫制度的行为有制止权和命令整改权。

任职资格：

教育水平

技校、职业高中毕业

年龄

22-45岁

性别

男

专业

公安、保卫专业

职称

/

培训经历

经过公安机关专业培训、岗位培训合格证

工作经验

3年以上相关工作经验

知识

具备相关治安保卫、消防知识和行政管理知识

技能技巧

具有一定的领导能力、判断与决策能力、沟通能力计划于执行能力、具有较强的责任心和高度的警惕性。

其它：

使用工具/设备

一般办公设备、保安器材

工作环境

办公室、以及需要检查的各个场所

工作时间

特征

正常工作时间，特殊情况需要加班。

备注：

/

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理部

法务专员岗位说明书

岗位名称

法务专员

岗位编号

所属部门

行政管理部

任职者

直属主管

行政业务主管

所辖人数

直属下级

无

工资等级

编制日期

2012年04月06日（修改）

本职:

负责公司法律事务的全面工作，检查下属公司合同履约、法律事务工作，负责处理公司系统重大诉

讼案件与非诉讼法律事务及法律风险防范及跟踪处理。

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协调督办公司法律事务管理。

工作

任务

1．与公司法律顾问进行对接，负责公司呈报总裁或对外重要资料、合同的法律提醒及把关。

2．协调公司有关法律诉讼事务。

3．协调公司与法院、仲裁委员会等单位的公共关系处理。

职

责

二

职责表述：

指导公司下属公司法律事务管理。

工作

任务

1.负责对公司下属公司法律事务管理的指导、检查。

职

责

三

职责表述：

合同审核。

工作

任务

1．依据我国合同法及建筑法律法规，对合同法律条款予以审核。

2．对合同内容从整体上予以审核，保证合同的完整性、严谨性。

职

责

四

职责表述：

合同文本控制管理

工作

任务

1．负责盖章后的合同保管。

2.合同复印件及电子文档的收集、整理。

3．作废合同文本交档案专员处理

职

责

五

职责表述：

参与招标文件会签及经济标开标，对投标单位进行资格审查。

工作

任务

1．参与招标文件的会签。

2．参与经济标的开标。

3．参与对招标征召小组提供投标单位的资格预审。

4．参与对投票单位实地考察（包括办公地点、企业证照、企业资质、业绩审核、承建项目、履约能力、法律纠纷等）。

5．完成资格审查记录和资格审查合格单位名单，并报领导批准。

6．参与工程质量和参建单位履约能力评价。

职

责

六

职责表述：

合同台账、重要信息汇总。

工作

任务

1．按照合同性质形成合同管理台账。

2．对公司及下属公司合同管理台账及关键信息、重要信息的收集、汇总。

职

责

七

职责表述：

部分合同的起草。

工作

任务

1．搜集合同相关信息。

2．合同初稿起草。

3．让立项部门反馈信息。

4．合同定稿。

职

责

八

职责表述：

组织合同履约监督审查。

工作

任务

1．组织提供重点合同履行情况分析报告。

2．组织纠正合同履行偏差，维护公司权益。

3．组织对合同付款的审核。

职

责

九

职责表述：

协助相关部门处理劳资纠纷及各类案件

工作

任务

1.为公司人力资源中心处理各类劳资纠纷提供法律咨询及资料的收集准备。

2.为公司各类案件提供法律咨询服务及应诉材料的准备

职

责

十

职责表述：

行业信息调研

工作

任务

1.收集、整理行业及相关行业新出台法律、法规、政策。

2.收集、整理行业及相关行业信息。

职

责

十

一

职责表述：

完成领导交办的其他任务。

工作权限：

1.对公司及各子公司法律事务督查权

2.合同审核权。

3.对合同文本控制管理权。

4.对合同法律条款的解释权。

5．公司招投标管理制度调整参与权与建议权。

6．合同履约监督审查权。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

25岁-35岁

性别

不限

专业

法律及相关专业

职称

初级以上职称

培训经历

相关继续教育培训

工作经验

3年以上律师事务所或者企业法务专员工作经验

知识

具备相应的法律知识，熟悉公司法，合同法，经济法等各种与公司经营相关的法律法规，熟悉房地产企业法务工作。

技能技巧

1、有律师执业资格。

2、能独立处理公司内外法律事务，具备优秀的分析、处理及解决法务的工作能力。

3、能监督并支持子公司法务工作，充分运用法律知识和手段保护公司资产，对公司的经营风险加以控制。

个人素质

良好的沟通、协调能力和团队合作精神，工作严谨细致，能够承受较强工作压力。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

/

（如有请注明，如无，请划记“/”）

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