电大专科办公室管理期末考试试题及答案.docx
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电大专科办公室管理期末考试试题及答案.docx
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电大专科办公室管理期末考试试题及答案
《办公室管理》期末复习资料
一、单项选择题
1.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的(D)。
A安置窗帘遮挡室外光线B与其他设备正确连接C投影机要远离热源D应设置电脑的桌面屏幕保护功能
2.文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的(C)。
A准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的(A)。
A.录音时需将监听开关至于“ON”位置
B.想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C机内话筒录音,注意最佳录音距离为30一150厘米
D.录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音
4.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的(C)。
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
5.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的(C)。
A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录
B.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话
C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D如果已经回电,但没打通,切记要再联系
6.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的(A)。
A.以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认
B.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划
C如果会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室
D会议、面谈所必须的文件及资料,要在前一天就准备好
7.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的(B)
A准备旅行计划和旅馆信息
B.代替上司制定约会计划
C为商务洽谈收集资料
D‘把上司商务旅行时需要带的行李列出清单
8.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的(D)。
A用后跟着地走路.
B.正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿
C.男性在任何场合都可戴着手套握手
D.穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰
9.以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的(C)。
A.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好
D.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行
C工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可
D.‘午宴一般不设固定席位,以便于客人社交
10.上司决定参加某个会议时,文员不应该(A)。
A只在便笺上写好会议名称
B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料
C如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便
11.在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的(A)。
A.接通电源可立即复印操作B.选定复印纸后要抖松消除静电
C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.复印完毕应取下复印品和原稿
12,以下文员对办公室零用现金管理的行为中,哪一项是不适宜的(C)。
A.现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里
B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中.
C.标准的零用现金单据有一个签名
D.不允许任何人从零用现金基金里借钱
13.文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的(D)。
A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D.可以按照文员自己的习惯进行工作
14.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的(A)。
A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见
B.必要时可形成文字材料,照本宣科
C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
15.以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的(B)。
A.考虑打电话的时间是否合适
B.打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话
C.有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”
D.对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查此事
16.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的(C)。
A.应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜
B.白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚则应选用香味优雅的香水
C.未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内
D.文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意
17.以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的(D)
A.与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名),需再打电话弄清疑点应找同一人
B.首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求
C.如果预订需要有保证,应事先申明,如果想取消预订,也要在结帐之前打电话
D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
18.文员协助举行宴会时,不用考虑(D)。
A.宴会的形式与气氛B.交通是否方便
C.有无停车场D.有无休息室
19.以下关于说话的要领中,哪一项不适宜(B)。
A.语句要简短B.由过程先说C.利用重复的效果
D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言
20.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是(A)。
A.骑边章B.封存章C.骑缝章D.证见章
21.社交场合很讲究次序礼仪,一般(B)
A.以右为次B.以右为尊
C.以后为次D.以左为尊
22.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?
(A)
A.有共同利益的话题B.夸耀自己的话题
C.保密的话题D.应当忌讳的话题
23.邮件的寄发不要考虑以下因素(D)
A.时间B.便利C.经济D.爱好
24.文员做会议记录时,可以在会议记录中(C)
A.加入自己的主观意见B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致D.对所记内容作评论
25.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?
(C)
A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣
C.按私人公务标准分拣D.按邮件重要性分拣
26.传真机最好用来传送以下哪种邮件?
(A)
A.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信
27.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责(B)
A.订购B.制造C.分配D.储备
28.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(A)
A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信
C.做结案处理的D.没有具体内容的匿名信
29.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议.(C)A.口字型B.教室型C.圆桌型D.U字型
30.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷.如问函与复函等用(A)
A.通讯者特征立卷B.按地区特征立卷C.按文种特征立卷D.按文种特征立卷
31.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是(C)
A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名
C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址、
32.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务(B)
A.准备资料B.发表意见
C.现场服务D.会议或会谈记录
33.邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪些事情与文员的工作要求不一致(D)
A.每天开箱次数与邮局投递次数一致
B.取出邮件立即返回办公室
C.事先带上包袋装邮件
D.应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办
34.以下哪些接打电话的行为是不正确的(A)
A,受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B,给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
35.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪些做法是错误的(D)
A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认
B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知
C.对方越忙越必须早一点联络
D.如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会
36.以下关于名片的使用方式,哪些是错误的(D)
A.文员应在任何时候、任何场合携带名片
B.向别人递送名片时应双手捧交,将文字正面朝向对方
C.如果对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意
D.名片只能当面递送,寄去是不礼貌的
37.文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是(A)
A.下级单位报送的报告、统计报表等
B.未经签发的文电草稿
C.单位内部互相抄送的文件材料
D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料
38.值班人员不应该做以下哪类事情(A)
A.签发文件B.分发会议通知C.询问情况D.传达指示
39.接受忠告的反应应该是(D)
A.以烦躁的心情倾听
B.尽量把责任推给别人
C.应辩解说:
“那是因为⋯⋯”
D.切勿感情用事
40.以下哪些不是办公室事务管理的特征〔B)
A.服务性B.决策性C专业性D.主动性
41.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:
一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力B.说话的技巧C.听话的能力D.听写的能力
42.在办公室的布置方面,(A)的位置是上座。
A.离人口最远B.离人口最近
C.靠近门口D.靠近窗户
43.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜?
(B)
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
44.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进?
(A)
A.工作人员工作尽可能专门化、单一化B.尽可能定量控制办公室工作
C.重复性的工作尽量由机器完成D.合理设计办公室的工作流程
45.以下哪些接打电话的行为是不正确的?
(A)
A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B.给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
46.在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)。
A.“顷悉”、“际此”B.“谨启”、“钧启”
C.“台鉴”、“惠鉴”D.“台安”、“钧安”
47.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM一120CM,应该是(A)o
A.个人区B.社交区
C.亲密区D.公众区
48.以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?
(D)
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C.开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿
D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
49.下列接受名片时唯一正确的做法是(A)。
A.接受名片时要用双手
B.大声念出名片上的头衔
C.接过名片马上放人兜内
D.传递名片将正面朝向自己
50.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A)。
A.通知上司家人把衣服送达B.自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换D.去买新的服装
51.对新情况、新问题,无章可循时,上司又没有明确的指示,文员可参照有关政策,作出合乎情理的处理。
这是采用的(C)方法。
A.进言c.变通B.受意D.挡驾
52.文员在为上司筛选电话时,以下做法不正确的是(D)
A.文员在说了迎接词,对方发出声音之后,就能迅速辨昕出对方
B.了解单位每个人的工作和职务,提醒正要接听转接电话的人,说明情况及转接理由
C.有时需要文员编织一些"美丽的谎言"以应付那些上司不想接待的人
D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司
53.办公室,顾名思义,是办公的场所。
下列诸项中(B)应不属于办公室范畴。
A.厂长室B.实验室
c.院长室D.经理室
54.请示是文员工作上有疑难,无法处理时,向上司请求指示,或无权处理时,向上司请求批准。
下面请示中(C)是不当的。
A.对口请示B.事先请示
c.越级请示D.请示要单一
55.以下关于办公室职能的说法,那一种是正确的(C)
A.办公室为上司服务,其他职能部门不用顾及
B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能
c.办公室管理具有集中性和整体性
D.办公室事务管理不仅有被动性,体现出来更多的是主动性
56.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(C)
A.会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定
B.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便
c.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作
57.以下餐巾的使用方法正确的是(B)
A.中途离座,把餐巾放在椅子上B.用来擦嘴唇嘴角
c.用来擦刀叉D.塞入衣服领口里
58、文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在(B)
A.右下角B.左上角C.右上角D.左下角
59.文员如果误拆了非本公司的信,应该(A)
A.在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去
B.在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去
C.在信封上注明“误拆”,把信重新封好并退回去
D.写上“查无此人”,并把信重新封好退回去
60.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应该(D)
A.不作声,等无人时查字典
B作判断,用同偏旁的字音读
C不用读,只称呼姓即可
D.请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?
”
61。
会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应(D)
A.不理睬
B.不征求主持人意见,停止笔录
C.征求主持人意见,停止笔录,不关录音机
D.征求主持人意见,停止笔录,关录音机
62.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应(D)
A。
向上司报告B.送礼
C.写信D.查证消息的可靠性
63。
文书立卷的归档制度包括三方面:
归档范围、(A)和归档要求。
A.归档时间B.归档凭证
C.归档模式D.归档历史
二、判断题(正确打“√”,错误打“X”)。
1.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
√
2.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。
√
3。
文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
X
4.当上司要求文员协助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
√
5.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信。
X
6.面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。
√
7.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。
√
8.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。
X
9.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离。
√
10.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。
X
11.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。
(√)
12.凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用通知有关单位。
(X)
13.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
.(√)
14.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
(X)
15.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。
(X)
16.如果两位来访者均未预约,应该按照先来后到的原则引见给上司。
X
17.受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。
(√)
18.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。
(X)
19.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。
请帖上指定打“黑领结”,便表示穿无尾正式礼服。
(√)
20.拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报。
(√)
21.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。
(X)
22.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
(√)
23.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。
(X)
24.如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门。
(丫)
25.文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人。
(X)
26.假如上司不准备参加某个会议,应立即将会议通知丢掉,以免干扰其他事情。
(X)
27.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。
(丫)
28.文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁人抽屉。
(X)
29.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。
(丫)
30.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣.(丫)
(√)31。
没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
(X)32.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
(√)33.男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握。
(X)34.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
(X)35.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。
(X)36.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。
37.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
(X)
38.日常交往中的上下级角色关系不应淡化。
(X)
39.如果需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,如果这一时间有空,就可答应下来。
(X)
40.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。
(√)
41.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。
(X)
42.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。
(X)
43.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声。
(√)
44.受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。
(√)
45.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
(√)
46.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
(√)
47.办公室桌、椅,特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。
(X)
48.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
(√)
49.请示与报告可以合并使用,如"关于xxxx问题的请示报告"。
(X)
50.小办公室的配置,打字、复印间应离上司办公室稍远一些。
(√)
51.文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
(√)
52.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。
(X)
53.口头语言视时间、场合唱对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;对一般同事或顾客说话,就可通俗。
(√)
54.办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。
(丫)
55.小办公室的优点是节省空间,空气流通,联系方便。
(X)
56.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
X
57.对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查。
(X)
58.文员在接听电话时,如果投诉者无端辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据,再慢慢地向他解释:
“邓先生,如果你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。
”(丫)
59.女性文员应留短、薄式的发型,以免妨碍工作。
(丫)
三、简答题
1.文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。
请说明这一系列过程。
答:
(1)拟稿。
(2)核稿。
是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
(3)签发。
指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
(4)编号。
已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。
(5)缮印。
对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。
(6)校对,指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章。
(8)登记。
(9)分发。
指对准备发出的文件:
进行分装和发送。
2.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?
决定时间、地点时要注意什么?
答:
(1)要获得上司的许可;
(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认
(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、
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