用友U8ERPV100应用操作指南之五基础设置.docx
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用友U8ERPV100应用操作指南之五基础设置
用友U8ERPV10.00
应用操作指南
基础设置
目录
第五章基础设置1
5.1基本信息1
5.1.1会计期间1
5.1.2系统启用4
5.1.3编码方案5
5.1.4编码方案7
5.2基础档案7
5.2.1机构人员设置8
5.2.1.1本单位信息8
5.2.1.2部门档案9
5.2.1.3人员档案11
5.2.1.4人员类别13
5.2.1.5职务档案14
5.2.1.6岗位档案17
5.2.2客商信息设置19
5.2.2.1地区分类19
5.2.2.2行业分类20
5.2.2.3供应商分类21
5.2.2.4供应商档案22
5.2.3存货设置24
5.2.3.1存货分类设置24
5.2.3.2计量单位设置26
5.2.3.3存货档案设置30
5.2.4财务设置32
5.2.4.1会计科目设置32
5.2.4.2凭证类别设置36
5.2.4.3外币设置39
5.2.4.4项目目录设置41
5.2.5收付结算48
5.2.5.1结算方式设置48
5.2.5.2付款条件设置51
5.2.5.3银行档案设置53
5.2.5.4本单位开户银行设置54
5.2.6业务设置56
5.2.6.1仓库档案设置56
5.2.6.2收发类别设置59
5.2.6.3采购类型设置61
5.2.6.4销售类型设置64
5.2.6.5工作日历维护65
5.2.7生产制造设置67
5.2.7.1生产制造参数设定68
5.2.7.2需求时栅维护70
5.2.7.3时格资料维护73
5.2.7.4制造ATP规则维护76
5.2.7.5预测参数78
5.2.7.6预测版本资料维护80
5.2.8对照表设置82
5.2.8.1仓库存货对照表82
5.2.8.2存货货位对照表84
5.2.8.3供应商存货对照表86
5.2.8.4客户存货对照表88
5.2.8.5单据类型与收发类别对照表88
5.2.9其他设置90
第五章基础设置
基础设置是企业编码、命名、供商、客户等统一、规范运行的基础。
基础设置的良好规划,是ERP软件在企业成功运行的基石和保障。
可以说,企业信息的开始,就是从基础信息设置的标准化、规范化开始。
本章节中的基础设置操作以第二章节的企业应用方案为基础进行讲解,并不会面面俱到的将用友系统的所有基础设置项进行完全讲解。
就我个人看来,许多设置如果没有应用到对应的系统模块,是没有必要进行设置的。
用友的基础设置涵盖了人力资源、供应链、生产制造全模块的应用基础。
5.1基本信息
基本信息设置包含的会计期间、系统启用、编码方案、数据精度设置在建立帐套时已经应用。
5.1.1会计期间
在实际的业务应用中,企业的实际核算期常常和正常的自然日期不一致。
U8V10.0支持在一个账套之中保存连续多年的业务数据,为支持不同年度进行不同的会计月历定义,“基本信息”设置中的“会计期间”处理为企业提供了会计期间设置调整功能。
用户根据企业的实际情况,可调整尚未发生业务的会计期间的起止日期,也可以手工新增整年会计月历或删除整年尚未发生业务的会计月历。
1、应用授权用户登入用友用户操作界面后,点击操作界面左下方的“基础设置”,再点击“灶务导航视图”下的“基本信息”栏目,系统即展开“基本信息”栏目下的所有内容。
见图5.1..1-1
2、双击“会计期间”命令,系统弹出“会计期间-调整2012年度”页签,在页签上点击“结整日期”栏位下的日期,系统弹出“日历”选择界面,在“日历”选择界面上选择会计月度的结束日期。
此示例中选择的月结算截止日为每月二十五日。
见图5.1.1-2
3、确认设置无误后,点击“日历”设置页签右下角的“确定”按钮,系统返回“会计期间-调整2012年度”页签,此时会计日历已按设置重新调整。
见图5.1..1-3。
会计期间的具体功能分述如下:
调整
●本账套启用月份以前的日期不可修改
●每月的结账日期可以不同,但其开始日期为上一个截止日期的下一天。
●有任意子产品月末结账的月份,不可修改该会计月的起止日期。
●在某会计期间中如果总账系统存在凭证,则不能缩短该会计月、不能修改该月起始日期。
●在某会计期间中如果应收款/应付款管理中有已审核的单据,不可修改该会计月的起止日期
新建
●系统默认复制当前最新会计年度的会计期间信息作为下一年的会计月历。
删除
●删除当前最新会计年度整年的会计月历。
5.1.2系统启用
采购、销售、存货、库存四个模块,如果其中有一个模块后启,其启用期间必须大于等于其他模块最大结账月。
应付先启,采购后启,采购的启用月必须大于等于应付的未结账月。
在启用库存前用户必须先审核库存启用日期之前的未审发货单。
委外管理只有在库存管理和存货核算两个模块都启用之后,才能启用。
质量管理必须与库存系统一起使用,只有在库存系统启用后,质量管理系统才可启用,质量管理系统的启用月必须大于等于库存管理的未结账月。
车间管理、产能管理系统应在生产订单系统启用后,才能启用。
各系统的启用日期必须大于或等于账套的启用日期。
要启用网上银行必须先启用总账。
已应用的模块无法反启用。
1、双击“基本信息”下的“系统启用”命令,进入“系统启用”操作页签,见图5.1.2-1
5.1.3编码方案
用于设置有级次档案的分级方式和各级编码长度。
呈灰色显示的栏位的编码级次和位数,都不可调整。
1、双击“基本信息”下的“编码方案”命令,系统弹出“编码方案”调整页签。
见图5.1.3-1
2、在“编码方案”调整页签中将编码的级次、位数按企业实施应用方案的要求进行调整。
见图5.1.3-2
3、设置无误后点击“确定”按钮确认设定,再点击“取消”按钮返回操作界面。
从整体应用来看,在适应企业的应用中规划中,以下各编码方案中的编码级次的调整可能性比较多。
●科目分类编码级次
●客户分类编码级次
●供应商分类编码级次
●存货分类编码级次
●部门编码级次
●地区分类编码级次
●费用项目分类
●结算方式编码级次
●收发类别编码级次
5.1.4编码方案
由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致,为了适应各用户企业的不同需求,用友U8V10.0系统提供了自定义数据精度的功能
1、双击“基本信息”模块下的“数据精度”命令,进入“数据精度”调整页签。
见图5.1.4-1
小经验
●数据精度设定并应用后,企业再次调整时,只能将精度位数调大而不能调小。
5.2基础档案
基础档案模块的主要内容就是设置基础档案、业务内容及会计科目等。
设置基础档案相当于把手工资料经过加工整理,根据本单位建立信息化管理的需要,建立软件系统应用平台,是手工业务的延续和提高,也是信息化处理的必要步骤。
他包括机构人员、客商信息、存货、收付结算、业务、生产制造、对照表、其他几个大的设置模块。
5.2.1机构人员设置
机构人员设置用以确认企业的单位信息、部门档案、人员档案等内容。
5.2.1.1本单位信息
1、双击“基础档案”模块下“机构人员”子模块中的“本单位信息”命令,进入“单位信息”操作页签,对企业信息进行补全处理。
见图5.2.1.1-1
2、点击“单位信息”调整页签上的“下一步”按钮,继续进行信息补充。
见图5.2.1.1-2
3、当一切确认无误后,点击“单位信息”页签上的“完成”按钮,返回操作界面。
5.2.1.2部门档案
部门档案用以设置企业在用的部门,通常情况下,并不是企业所有的部门都必须进入系统。
从系统应用的角度考虑,只录入在系统应用中发生经济业务的部门。
从企业发展的角度考虑,在做部门的时候,企业的所有部门全部并行在某一同级。
而其上下部门关联,通过企业的管理文档进行规定。
这是因为市场的变化决定企业的运营方法,企业的营运方式决定企业的组织架构层次。
如果在系统中固定企业组织架构,一旦因为市场环境原因需对企业组织架构进行调整时,所有的基础处理,都要重新进行。
特别是某些企业在实施途中进行组织架构重置是,有可能会造成整个项目的失败。
1、双击“机构人员”子模块下的“部门档案”命令,进入“部门档案”设置操作界面。
见图5.2.1.2-1
2、点击操作界面上的“增加”按钮,进行部门档案增加操作。
见图5.2.1.2-2
3、第一个部门档案设置完成后,点击“保存”按钮,再次点击“增加”按钮,按照实施方案中的要求,继续增加其他部门档案。
小经验:
●在用友的基础档案设置中,操作界面最下方“编码规则”后的星号是提示编码的级数与位数。
●部门档案中部门负责人的设置在人员档案设置完成后,可以返回补充完整。
●部门属性栏通常指向此部门的实际业务功能。
5.2.1.3人员档案
本模块用以设置企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息,必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案。
除了固定资产和成本管理产品外,其他产品均需使用职员档案。
如果企业不需要对职员进行核算和管理要求,则可以不设置职员档案。
本实施方案中不涉及企业的人事薪资管理方案,故可以不做人员档案设置。
为了让各位朋友对人员档案设置有所了解,仍做部分演示。
1、双击“机构人员”子模块下的“人员档案”命令,进入“人员档案”设置操作界面。
见图5.2.1.3-1
2、点击操作界面上的“增加”按钮,系统弹出“人员档案”设置页签。
在“人员档案”设置页签对人员编码、人员姓名、人员部门、人员性别等一一进行设置。
见图
3、点击页签上的“保存”按钮后,系统更新成新的“人员档案”页签到,我们可以继续进行人员增加的操作。
小经验:
●人员姓名、编码等呈蓝色显示的栏位,必须输入资料。
人员编码不能修改,但人员的姓名可随时修改;
●如果本人作为操作员,则同时保存到操作员表中;同时保存到操作员表中的操作员密码默认为操作员编码;
●生效日期:
作为业务员时可操作业务产品的日期,默认为建立人员时的登录日期,可修改;
●注销日期:
已经做业务的业务员不能被删除,当他不再做业务时,取消其使用业务功能的权利;已注销的业务员可以取消注销日期。
5.2.1.4人员类别
对企业的人员类别进行分类设置和管理。
一般是按树形层次结构进行分类,系统预置在职人员、离退人员、离职人员和其他人员四类顶级类别,用户可以自定义扩充人员子类别
1、双击“机构人员”子模块下的“人员档类别”命令,进入“人员类别”设置操作界面。
见图5.2.1.4-1
2、视企业情况在“人员类别”设置操作界面增加人员类别。
在示例中,在离退人员档中再增加了一项病退人员的档案。
见图5.2.1.4-2
3、点击“增加档案项”操作页签上的“确定”按钮,视企业情况继续补充增加档案。
小经验:
●被人员档案中引用过的人员类别项不可增加删除或修改
●人员档案和人事管理配合应用时,方能体现效果。
5.2.1.5职务档案
实现对公司职务的管理,提供新建、修改、删除职务,编辑职务的任职资格、职务工作描述等,输出职务一览表功能。
点击“基础设置”菜单下的[机构人员-职务档案],进入功能界面。
1、双击“机构人员”子模块下的“职务档案”命令,进入“职务管理”设置操作界面。
见图5.2.1.5-1
2、在“职务管理”操作界面点击“增加”按钮,系统弹出“职务管理”操作页签。
在“职务管理”操作页签上增加联务,并指定职备的职务簇别。
见图5.2.1.5-2
3、职务增加完成后,点击“职务管理”操作页签上的退出按钮,返回到“职务管理”操作界面,此时,新增加的职务已出现在指定的职务簇之下。
见图5.2.1.5-3
5.2.1.6岗位档案
岗位档案模块提供对企业各个岗位的管理。
他包括新建、修改、撤消、删除岗位、编辑岗位的基本情况、工作目标、岗位职责、监督信息、接触情况、工作权限、任职资格、岗位培训、发展计划以及各自定义信息子集、输出岗位信息等功能。
此功能宜和人事薪资管理配合使用,企业应用方案中不曾涉及。
1、双击“机构人员”子模块下的“岗位档案”命令,进入“岗位管理”设置操作界面。
见图5.2.1.6-1
2、点击“岗位管理”操作界面上的“增加”按钮,进入“岗位管理”设置页签。
在设置页签上根据企业情况对岗位资料进行填写。
见图5.2.1.6-2
3、确认设置无误后,在“岗位管理”操作页签上点击“保存”按钮,系统弹出空白页签,按企业实际情况,继续进行岗位职位设定。
设定完成后点击“退出”按钮返回“岗位管理”操作界面。
增添的岗位就会出现在“岗位管理”操作界面中的“岗位列表”下。
见图5.2.1.6-2
5.2.2客商信息设置
客商信息设置细分为客户档案设置、供应商档案设置、地区分类设置
5.2.2.1地区分类
企业可以根据自身管理要求出发对客户、供应商的所属地区进行相应的分类,建立地区分类体系,以便对业务数据的统计、分析。
在U8V10.0系统中的采购管理、销售管理、库存管理和应收应付款管理系统都会用地区分类。
1、双击“客商信息”子模块下的“地区分类”命令,进入“地区分类”设置页签。
见图5.2.2.1-1
2、按企业实施应用方案对地区进行分类设置。
见图5.2.2.1-2
3、设定完毕后,点击“退出”按钮,返回用友用户操作界面。
5.2.2.2行业分类
企业依据自身管理要求对客户的所属行业进行相应的分类,建立行业分类体系,以便对业务数据可以按行业来进行统计分析。
行业分类最多可以设置五级,在本企业应用方案中为三级。
1、双击“客商信息”子模块下的“行业分类”命令,进入“行业分类”设置页签。
见图5.2.2.2-1
2、根据企业实施方案,在“行业分类”页签上先输入类别编码,再输入类别名称,然后,点击页签上的保存按钮对资料进行保存。
然后,再次点击增加按钮,依次对行业的分类操作。
见图5.2.2.2-2
5.2.2.3供应商分类
企业根据自身管理的需要对供应商进行分类管理,建立供应商分类体系。
可将供应商按行业、地区等进行划分,设置供应商分类后,根据不同的分类建立供应商档案。
在没有对供应商进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。
1、指向“基础档案”模块下的“客商信息”下的“供应商分类”。
见图5.2.2.3-1
2、双击“供应商分类”命令,进入“供应商分类”操作页签。
按企业实施方案设定。
见图页签5.2.2.3-1
5.2.2.4供应商档案
供应商档案用来设置往来供应商的档案信息,以便于对供应商资料管理和业务数据的录入、统计、分析。
如企业在建立账套时选择了供应商分类,则必须在设置完成供应商分类档案的情况下才能编辑供应商档案。
建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。
在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案,因此必须应先设立供应商档案,以便减少工作差错。
在输入单据时,如果单据上的供货单位不在供应商档案中,则必须在此建立该供应商的档案。
供应商档案建立的操作页面分为基本信息页、联系信息页、其他信息页,在实际应用操作中,视资料情况,一一对应输入。
1、双击“客商信息”子模块下的“供应商档案”命令,进入“供应商档案”操作界面。
见图5.2.2.4-1
2、点击“供应商档案”操作上的“增加”按钮,系统弹出“增加供应商档案”操作页面,在操作页签上按实施方案添加供应商档案资料。
见图5.2.2.4-1
3、点击操作页面上的联系、信用、其它页签,分别按提示输入对应资料。
然后保存,继续增添其他供应商的资料。
小经验:
●在供应商的档案资料中,显蓝色显示的栏目为必输栏目,其他资料,可以在应用中持续增补。
5.2.3存货设置
存货设置包括计量单位设置、存货分类设置、存货档案设置。
5.2.3.1存货分类设置
企业根据对存货的管理要求对存货进行分类管理,以便于对业务数据的统计和分析。
存货分类最多可分8级,编码总长不能超过30位,每级级长用户可自由定义。
存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。
1、指向“基础档案”模块下“存货”子模块下的“存货分类”。
见图5.2.3.1-1
2、双击“存货分类”命令,进入存货分类操作页面。
见图5.2.3.1-2。
3、按方案描述要求,逐一增加存货分类。
见图5.2.3.1-3。
5.2.3.2计量单位设置
计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类别,每个计量单位组中有一个主计量单位、多个辅助计量单位,可以设置主辅计量单位之间的换算率;还可以设置采购、销售、库存和成本系统所默认的计量单位。
先增加计量单位组,再增加组下的具体计量单位内容。
1、指向“基础档案”模块下“存货”子模块下的“计量单位”命令。
见图5.2.3.2-1
2、双击“计量单位”命令,进入“计量单位”操作界面。
见图5.2.3.2-2。
3、点击“计量单位”操作界面上的“分组”按钮,进入到“计量单位组”操作页签。
见图5.2.3.2-3。
4、在“计量单位组”操作页签上点击“增加”按钮,进行计量单位分组的操作。
见图5.2.3.2-4。
5、操作完成后,保存退出到“计量单位”操作界面。
见图5.2.3.2-5。
6、选中需要进行单位设置的计量单位组后,点击“计量单位”上的“单位”按钮,进入到“计量单位”操作页签。
见图5.2.3.2-6。
7、点击“计量单位”页签到上的“增加”按钮,进行计量单位的增加操作。
见图5.2.3.2-7
5.2.3.3存货档案设置
存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息,以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。
本功能完成对存货目录的设立和管理,随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。
同时提供基础档案在输入中的方便性,完备基础档案中数据项,提供存货档案的多计量单位设置。
1、指向“基础档案”模块下“存货”子模块下的“存货档案”命令。
见图5.2.3.3-1
2、双击“存货档案”命令,进入“存货档案”操作界面。
见图5.2.3.3-2。
3、点击“存货档案”操作界面上的“增加”按钮,系统弹出“存货档案操作页签到”。
见图5.2.3.3-3。
4、在“存货档案”操作页面,按企业存货编码方案,将存货编码、存货名称、规格型号等一一输入。
小经验:
通常情况下,在企业实施应用软件时,为了减少数据输入的强度,软件供应商会提供期初数据导入、存货档案导入等工具对企业所有已正确编码的存货进行一次性导入。
后续应用中的零散存货增加,才会在此操作界面进行。
在存货资料输入时,需要特别注意的是档案基本页的蓝色显示栏为秘输栏目,委外、自制、外购这几个选项,决定了系统在运行MRP时,存货的可采用增加方式。
5.2.4财务设置
系统中的财务设置包括科目档案的设置、凭证明类别的设置、外币币种的设置、备查科目设置、成本中心档案、成本中心对照、成本中心组以及项目管理中项目目录、成本对象、存货核算、项目成本等相关的设置。
5.2.4.1会计科目设置
会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。
会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。
会计科目是一个完整的体系,它是区别于流水账的标志,是复式记账和分类核算的基础。
会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施,会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。
每个会计科目核算的经济内容是不同的,根据国家会会计法的要求,企业中的会计科目分为:
资产、负债、所有者权益、成本、损益这五大类。
一、会计科目的修改
1、指向“基础档案”模块中“财务”子模块下的“会计科目”命令。
见图5.24.1-1
2、双击“会计科目”命令,进入到“会计科目”操作设置页签。
见图5.2.4.1-1
3、选中要见修改的科目后,双击要改的科目内容,系统弹出“会计科目_修改”操作页签。
见图5.2.4.1-3
4、点击“会计科目_修改”操作页签右下角的“修改”按钮,操作页签上的科目编码、科目名称等栏目中的内容不再是灰色,表示已可以进行修改操作。
见图5.2.4.1-4
二、会行科目的增加
5、点击“会计科目”操作页签上的“增加”按钮,系统弹出“新增会计科目”操作页签。
见图5.2.4.1-5
6、根据国家会计科目的设置原则和要求,结合企业实际需要,进行会计科目设置。
见图5.2.4.1-6
3、新增科目确认无误后,点击操作页签上的确定按钮,继续进行增加操作或是关闭后退出。
小经验:
科目的修改,必需是此科目没有应用的情况下
如果一个科目有子科目,需将子科目删除完毕后,才能删除此科目
5.2.4.2凭证类别设置
许多单位为了便于管理或登账方便,一般对记账凭证进行分类编制,但各单位的分类方法不尽相同,所以本系统提供了【凭证类别】功能,用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。
如果是第一次进行凭证类别设置,可以按以下几种常用分类方式进行定义。
工业企业通常会将凭证设为“记账凭证”或者“收款凭证、付款凭证、转账凭证”,如果企业要进行较为严格的管理,则将凭证设为“收付转”这三类凭证,如果因为某些原因不能进行较为严格的管理,则可以只设为“记帐凭证”。
个人习惯,通常是建议企业设为收付转,看起来是增加了许多不必要的麻烦,但实际上这样的设置对企业的标准化、规范化管理是有很大促进作用。
1、将鼠标指针指向“基础档案”模块中“财务”子模块下的“凭证类别”命令。
见图5.24.2-1
2、双击“凭证类别”命令,系统弹出“凭证类别预置”操作页签。
在这里,我们选择“记帐凭证”为例进行设置操作。
见图5.24.2-2
3、点击“凭证类别预置”操作页签上的“确定”按钮。
进行凭证类别设置的确认。
系统进入“凭证类别”操作页签。
见图5.24.2-3
4、在此页签可根企业需要进行增加或是删除操作。
见图5.2.4.2-4
5、设置无误后,保存,退出操作界面。
5.2.4.3外币设置
外币设置是专为外币汇率核算管理进行服务的。
系统可以对账套中所使用的外币进行定义,而要注意的是:
在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义,以便制单时调用,减少录入汇率的次数和差错。
当汇率变化时,应预先在此进行定义,否则,制单时不能正确录入汇率。
1、将鼠标指针指向“基础档案”模块中“财务”子模块下的“外币设置”命令。
见图5.2.4.3-1
2、双击“外币设置”命令,进入到“外币设置”操作页签。
见图5.2.4.3-2
3、点击“外币设置”操作页签上的“增加”按钮,进行外币增加操作。
见图5.2.4.3-3
4、确认外币设置操作无误后,点击“确认”按钮,保存此次操作。
小经验:
1.对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户,在填制每月的凭证前,应预先在此录入该月的记账汇率,否则在填制该月外币凭证时,将会出现汇率为零的错误
2.对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户,在填制该天的凭证前,应预先在此录入该天的记账汇率。
5.2.4.4项目目录设置
企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理,例如在建工程、技术改造项目、项目成本管理等。
系统可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。
一个项目大类可以核算多个项目,为了便于管理,还可以对这些项目进行分类管理。
比如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。
使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案,项目档案
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