文控文员工作总结.docx
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文控文员工作总结.docx
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文控文员工作总结
文控文员工作总结
篇一:
文控文员工作总结
XX年度工作总结
XX年已进入尾声,我们将挥手告别过去非凡的一年,迎接新的一年新的挑战与机遇。
现在我将对过去一年的工作作如下总结:
一、在过去一年的工作中主要分为两方面:
一、品管部日常工作,主要包括:
品管部各项日报表的填制、装钉,部门文件的存档、归集,以及每月月度报表的编制、汇总,品管部人员入职、离职的相关手续。
二、文控中心日常工作,主要包括:
外来文件、工程部发出的各项工艺流程、指导书、物料清单;公司程序文件的整理、编号及保存。
在这过去的一年中,我在公司领导及各位同事的支持与帮助下,能够达到工作岗位要求,做好自已的份内工作,能够保管好公司的工艺资料、物料清单、外来文件等重要资料。
及时将各部门需要的资料发放到位并回收旧资料,没有出现大的疏忽或错误。
与同事间也能和睦相处,共同进步。
与此同时也存在着些许做得不到位的地方,如:
工作还不够细心,一些细微的错误没能及时发现,学习态度需再加强等等。
XX年我将继续保持XX年良好的工作状态,同时也决心改进做得不到位的地方!
做到更细心、更认真、更出色!
最后,在此祝愿我司明天更好美!
品管部黄丽珊
篇二:
文控-个人工作总结
个人工作总结
俗话说:
“活到老,学到老”。
在工作不断地学习新知识,不断提升自己,不断开阔视野。
不知不觉在这呆了三个多月,对于不通当地语言的我在这里工作无疑是件困难的事,但却没有为此而退缩,而努力地去克服。
现将三个多月来的工作进行总结:
一、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务
1、加强对文件的收发与管理。
首先加强对来文的登记与管理,检查分包商单位来文是否严格按照文件格式。
不管是业主抑或分包商单位的来文,都必须要及时送领导传阅,提高文件传递的时效性,然后按领导的批示发送到给相应的人员,基本杜绝了公文处理上的积压、延时、误事等现象的发生。
其次,对于发文更要严格把控。
要认真地、规律地、有效地进行编号,所有的文件都应有对应的编号,要按类别、按专业进行编制,而非随心所欲,同时做好登记工作以便查阅。
对于处理完的文件都要分门别类地妥善保管,为以后装订档案做好准备,而对应的电子版文件应要及时存放于系统,以免丢失,也便于随时查阅。
2、促进档案管理与达标。
所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都得到了进一步的加强和完善,使档案管理工作基本实现了制度化和规范化,为提高档案管理的自身价值和促进全行系统的档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。
3、做到不推卸责任,尽心尽责。
遇到问题时,不去追究是谁的错,而是要及时解决问题,让事情能顺利进行。
对于自己本职的工作尽心尽责,
非自己工作范围,若是自己力所能的事及无妨帮忙处理。
这并非加重自己的工作量,而是能从不同的工作,不同的角度去看待问题,会让自己的处事能力提升,何乐而不为。
4、灵活地处理“急与缓”的关系。
对于时间上要求比较紧的文件,要第一时间处理,但要急中求稳,避免粗枝大叶、急中出乱。
绝不能因为别人的催促,而放松对文件的要求。
对于时间上要求并不急的文件,也要做到不等不拖,做到今天的事今天毕。
二、存在的问题和今后努力的方向
1、开始由于对档案工作不是很熟悉,没有马上就做到得心应手。
也由于自己不通当地语言,有些许胆怯及略缺信心,之后通过抽时间请教同事和对存在疑问的问题的了解,结合自己的经验,熟悉文档工作的流程,提高工作效率。
2、文档虽是一份很枯燥的工作,但却是一个项目链条中很重要的一环,需要细致、专注、耐心、实事求是。
由于遇到的问题形形色色,对于提高一个人的解决问题能力等方面都有很大的帮助。
3、利用空闲时间去学习更多的有关知识,不断地提升自身的素质和能力。
正所谓不积跬步无以至千里,文档工作就是很好的垫脚石,是基础。
一份锻炼抗压能力、提高工作效率的工作。
若想往更高更远的方向前进,则需打劳基础。
篇三:
新员工年终总结范文(PDM专员文控专员)
※最高文凭本科
专业社会工作
学校名称
淮阴工学院
地点江苏淮安
毕业时间
培训时间/147月~11月
执行铁军PDM方面的培训
培训课程
取得证书
※时间起止
至今
所在部门产品开发部
岗位名称文控
负责事项
文档管理、图纸收发、PDM
※
1.今年最大的成绩就是参与并且完成了PDM项目的成功上线,使得公司的产品图纸、工艺文件、模检具图、质量问题处理记录、实验分析记录、更改信息等,以及这些资料的签审、发放和存档,使之有了统一的技术管理平台,相关联的资料能达到集中、完整、高效的管理。
电子文件有正规的审核与发布管理,技术资料能共享和及时更新,使得宝贵的技术经验形成公司财产,可以有效积累和传承下去。
有了对问题和更改进行记录、跟踪和追溯的信息化手段。
当然要PDM更好的发挥作用,还需要我们明年继续努力去完善它。
2.接下来就是图文档的管理,纸质档方面新项目的最新图纸、文件都整理完毕,并且附上一张清单,对应零件号、内编号、版本号、受控日期都明确列出,找图纸先看清单,大大节省了时间。
作废的旧版图纸、文件归档在相应的档案盒内,做好标识。
并且做好了相应的文件作废记录。
图纸、文档发放都要改好受控章写好发放日期,并且签字领取。
3.在项目经理的指导下参与了PPAP、工程变更、会议纪要、零件清单等文件的编写,在这个过程中,确实学到了不少东西。
1.作为公司的新人,除了完成自己的本职工作之外就是学习新的东西,所以每当前辈安排任务
我都会虚心学习,努力完成任务。
2.有良好的工作心态,不管怎么样,都要以好的心清去面对每天的工作。
3.擅长PS,需要的时候可以为公司做一下美工。
1.学习文档管理方面的知识,使得文件管控水准更职业化。
2.需要加强APQP/PPAP/FMEA/MSA/SPC五大工具的学习和培训。
3.学习项目管理方面的知识,在专业理念的指导下,更有利于PDM的完善。
※1.整理完善纸质档和PDM里的文件、图纸等资料,这是新的一年比较重要的任务之一。
2.进一步完善PDM关于项目管理方面的内容。
3.现在的工作涉及的内容不仅仅是文档管理,所以接下来的目标就是学习了解更多的业务知
识,有助于工作的完成。
1.学习业务知识优化知识结构,对归档资料做到准确分类归档提高档案利用率。
收集整理未归档的图纸,每天都要有新的图纸进去。
2.多与各PDM用户交流,了解他们需求,可以解决的就自己解决,不能解决的汇总起来,发给管理员和软件供应商解决。
3.抓住一切机会去学习,去锻炼自己,使自己可以胜任更多的工作。
篇四:
文控文秘岗位概述
文控文秘岗位概述
文控文秘
文控文秘主要是指行政人事部办公室内的一些日常工作,岗位为文员,工作是文职工作,职位包括:
前台,秘书,办公文员等。
一、岗位职责
文控文秘主要职责在于文件的控制和信息的传递,有形资料的整理、归档、查询,无形信息的记录、传递、落实。
按行政部门正常设置岗位分为:
前台接待、办公文员和秘书。
前台接待主要职责电话转接、客户接待、文件收发、会议预定、车票机票、通讯信息等,不同公司内容稍有差异,但主要是就是以上几点。
办公文员主要职责,因为这个职位经常是万金油,所以涉及工作内容也比较杂,不仅仅要做行政中份内的工作,比如办公用品、费用催缴、费用报销、文件打印、宿舍、厨房、清洁卫生、活动组织等内容,还可能会协助人事方面的内容,比如说,考勤、入职离职手续等。
秘书主要是为行政副总或人力资源总监配置的,主要工作就是协助副总或总监的工作,完成文件撰写、打印、通知、翻译、上传下达、督促等工作,可能会出席一些应酬活动。
二、任职要求
前台文员对形象要求比较高,长的不能太丑或太妖艳,淑女型为首选。
另外对情绪控制、文明礼貌、电脑操作有一定的要求。
前台的工作相对来说是比较单调的工作,岗位流动率是较大的,一般能做到三年就已经是老员工,为了人才的梯队培养,应该尽快转到下一个岗位即办公文员,当然有些前台文员会谋它路的。
附上一段公司前台的招聘要求:
1、女性,未婚,18岁~30岁,中专以上学历
2、身体健康,五官端正,举止大方,气质佳,有修养
3、普通话和粤语流利
4、有耐心和亲和力,沟通顺畅
5、熟悉办公设备操作及电脑办公软件使用
6、具备商务礼仪知识和技能,有工作经验者优先
办公文员涉及的工作内容非常杂,应该是所有行政人事工作最杂最乱的岗位,要求要有一定的条理性。
做事认真,有安稳的性格,女性较佳,年纪在25岁~30岁左右,太年轻不定性,太老了,家事又影响较重。
有一定的专业经验,能够很快上手的,虽然办公文员的工作专业性要求不高,但还是需要具备一定的工作经验和工作能力的,对电脑,文件处理,撰写文稿要比较擅长,还要有亲和力,因为涉及到和人打交道的。
行政工作杂乱没有什么技术含量,但却非常能够锻炼一个人,一般的行政老大,都是从这步干起的,多积累点经验,多学学与人沟通、处理问题的方法,举一反三,在工作中悟出做人做事的道理,不要为干活而干活,要带着脑袋做事。
不要怨天尤人,每天要死不活的样子,拿出你的认真和细致,把最简单的工作做好,你才可能成大器。
举个例子:
一个省长的秘书,每天的工作无外乎给省长端茶倒水,送递文件,就是这样简单的工作,至少有四五个秘书在做,但大家都知道,一定要混到秘书长这个职务才最有发展。
所有的秘书都重复同样的工作,重复到想吐,慢慢的有些人就可以松懈了,而省长也在观察,五个秘书做同样的工作,表面根本看不出分别,那只有看细节了。
突然有一天一个秘书晕乎乎的敲门而进送递文件,就是这样简单的动作,太熟悉了,结果开门时碰到省长走过来,把文件撞了一地了。
这个秘书基本被PASS了,因为省长使用的是排除法
秘书相当于副总或总监的私人文员,技术含量更高,当然素质要求就更高,这里着重谈素质,因为在这个位置,已经进入公司的中高层。
总监不仅要求你完成任务,还要求你懂得思考,权衡和随机应变。
责任心、忠诚、善于沟通、有亲和力都是你必须具备的能力。
到达这个位置时,作为一个女性的秘书,你有可能就有考虑到什么该坚守,什么该放弃了。
将来事业达到什么样的程度,你想成为一个什么样的人,全在你的选择。
那种只想着完成工作、做好自己,虚荣心很强的人是不适合这个位置的。
篇五:
龙湖·现场文控管理工作总结A
文控管理工作总结
林洋
XX年3月**
目录
一、**一组团文控管理概述
二、文档管理体系的构成
三、建立文件实体的分类分级管理模型
四、表格的建立
(一)、文件登记表的建立
(二)、管理理用表模板
五、文件编号及存档编号规则的建立
六、文件查询体系的建立
七、标准流程及样板
1、文件处理流程
2、图纸收发流程
3、档案验收流程
4、规划验收样板
5、备案样板
6、项目资料移交样板
7、维保合同移交样板
八、计算机运用技巧
一、**一组团文控管理工作概述
**于XX年底成立到现场已是两年多了,经过两年的不断摸索和总结,对文档管理有一定的体会。
我认为作了项目文员,基本职责有两项,一项是文控管理,一项是项目部内部协调,即协助项目经理做好办公室日常事务,后勤保障等。
在这里我主要对文控管理工作进行总结。
**文控工作在项目部成立之初就开始建立了。
经过了大约两个月的摸索,建立了一套较为有序的文档管理体系,为以后的工作打下了良好基础。
但实际上在工作中有很多因素导致了最开始建立的体系不得不作许多调整,这种调整过程也是一种完善过程、一种优化过程。
文控管理主要包含两方面的工作,一方面是对文档的处理归类,一方面是从各种文档中进行统计和分析,为管理提供有用的数据。
在文档处理归类方面,由于前期建立了较系统的分类体系,文件的归类较合理,比较容易查询。
在数据统计分析方面,做了大量工作,但还需进一步提高系统性。
对于统计分析应形成一套标准的表格,形成标准流程,利于标准化管理,也易于数据的查询和使用。
**在文控管理方面有一定的自身特色,有优点也有许多不足。
下面就例举一些实例说明**在文控管理方面的优点与不足。
在工程变更管理方面,做得比较好,主要体现在:
第一,工程变更的编号体系很完善,很容易查找到一个单位工程有多少份变更,为造价结算提供了方便。
第二,每份工程变更均进行了扫描,建立了电子文档,用链接的形式实现络查询。
第三,每份变更单及时复印到工程师手里,督促工程师将变更内容用专用表格登记在图纸上,随时跟踪实施。
第四,工程变更单按单位工程分类成册,易于查询,不易丢失。
工程变更管理也存在不足,主要体现在:
第一,由于工程变更单采用一个单位工程一个编号,当一份变更单对应多个单位工程时,在统计上出现误差,不能真实反映变更数量,应采取改进措施。
第二,工程变更在产生过程中存在把关不严的现象,应增加技术负责人的审签手续。
**的图纸管理总体较好。
建立了图纸管理制度,图纸由专业工程师使用保管。
专门制作了图纸柜,用于图纸堆放。
所有图纸收到后均在封面加盖收图的时间专用章,用于版本控制。
图纸管理也存在不足,主要体现在:
第一,图纸收发记录不完善,不利于查询收发记录,特别是对于过程中的变更图纸,记录不详。
应建立一套较为完善的表格,可以很方便的查找到什么时间收到什么图纸,数量多少,发给哪些单位和部门等。
第二,图纸的电子版管理不完善,设计院未对拷贝的电子版进行清理分类,往往拷贝回来的图纸存在漏、缺、错等情况,由于图纸量大,专业性强,作为文员也不可能一一进行整理。
文件的处理跟踪上,**做得较出色,较少出现文件在处理过程中丢失的情况。
这主要是因为建立了文件处理跟踪记录表,对每一份需处理的文件进行编号跟踪。
最初容易丢失的文件是施工单位报送的签证单。
由于施工单位报送的签证单有的没有编号,不易表述,造成丢失后也不知什么内容的签证单丢失了。
后来,采用扫描跟踪的形式,即使用出现丢失,也可立即查找到文件的内容是什么,以便补办。
文件查询系统的建立上,总体做得较好。
主要以电子表格建立多级索引的形式进行查询。
文件的共享区主要是在fileserver01文件服务器上,在每个人的桌面上建立快捷方式,当需要查询时只需点击桌面上的快捷方式即可打开最新的表格。
但这种方式存在很大不足,主要体现在:
由于界面不友好,工程师极少去查看它,工程师对文件的查询还主要依赖于人工查找,给文员工作带来很大压力。
目前**正在偿试建立页式查询方式,依靠局域资源,将需要的数据、文件放在页上,以友好的界面实现各种数据的查询。
文控管理最核心最重要的工作是数据统计和分析。
所有资料只有统计和分析后才能从中提练出可沉淀的数据,为以后的工作积累经验,为管理提供可靠的依据。
**在数据统计分析上还做得不够,虽做了很多表格,但还需进一步理清思路,将统计分析表格结构化,形成标准模式。
这些统计分析表包括对面积指标的统计、对工程变更的统计分析、对工程进度的统计、对节点计划执行情况的统计、对项目部人力资源管理的统计、对项目进展有着重要影响的大事记的统计等。
以上内容仅是对文控管理工作中的部分内容进行了总结,下面将对文控管理工作的一些思路和方法作阐述。
二、文档管理体系的构成
项目工程文档管理体系由两大类构成:
文件实体和表格。
文件实体包括建设方文件、监理文件、施工单位文件及政府职能部门有关文件。
建设方文件包括立项报建文件、设计文件、勘察测量文件、招投标及合同文件、建设方通知等。
监理文件包括监理规划、监理细则、监理会议、监理通知、监理月报、监理总结、质量进度检查文件等。
施工单位文件包括技术资料、质保资料、往来信函、进度报表、结算报表等。
政府职能部门文件主要指国家行政事业单位颁发的有关规章、规定、通知、通报等,是建设过程中指导项目管理必须遵守的文件。
表格由文件登记查询表和管理用表构成。
文件登记查询表是将不同类型的文件用表格索引的形式统一起来,并建立链接查询,形成系统的文件体系。
管理用表是对管理过程中形成的数据进行统计、分析,从而指导管理。
文件是表格的基础,是数据的来源,表格是对文件数据的统计、提练和分析。
三、建立文件实体的分类分级管理模型
不论是纸质文件还是电子文件,都必须以一定的有序方式放在指定的位置上,这样才能有利于文件的查询。
为了实现这一点,我们必须建立分类分级的文件夹体系用于存放不同类型的文件。
文件夹体系的建立包括纸质文件盒的建立和电子文件夹的建立。
电子文件夹的建立相对容易且对文件夹容量大小无限制。
而纸质文件盒则有固定的容量的限制,且不可能像电子文件夹那样在文件夹中还可建立子文件夹。
因此文件夹的分类分级设置必须将电子文档和纸质文件盒结合起来考虑。
文件夹的分级大小也必须考虑,分级太大,文件夹少,文件不同类型混杂,不利于查询;分级太小,文件盒太多,也不利于查询。
文档的分类可以从纵向和横向两个方面来考虑,纵向就是按项目实施阶段为依据,分为前期准备阶段、工程实施管理阶段、工程验收及移交阶段和项目后期评价阶段。
横向分类主要以工程实施管理相关单位、单位工程、专业等为依据进行分类。
文档的分类原则:
1力求简洁清晰,分级体系不宜过多,查找路径尽可能少。
2、符合国家档案管理现行规范。
3、易于各专业工程师理解和查找。
4、便于权限的设置。
5、利于项目竣工后进行档案整理。
(一)、文档分类分级模型
根据国家现行档案管理规范,结合实际需要**建立了如下分类分级模型:
篇六:
文控中心管理
公司文控中心管理办法
第一章总则
一、为规范公司资料管理,加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际,制定本办法。
二、资料范围
公司建档范围确定为:
公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。
转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、
协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料,以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的,对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料:
照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动)。
三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责
四、实行集中与分散管理相结合的体制。
由集团总经办负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
总经办设立文控中心,配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作,由系统管理部直接领导。
文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控中心的主要职责:
1.负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4.严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5.开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。
6.发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。
8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作。
9.做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。
第三章文件材料的管理工作
六、文件资料材料的收集:
1.建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。
2.对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;
3.及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理:
1.区分全宗,确定立档单位。
2.分类:
依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
分类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。
2.1大类分为:
制度/规定:
S;文件:
F;资料:
D;档案:
A;合同:
B。
2.2部门拼音缩写:
物控:
WK;生管:
SG;仓储:
CC;品管:
PG;研发:
YF;技术:
JS;客服:
KF;采购:
CG;生产:
SH;市场:
SC;销售:
XS;设备:
SB;财务:
CW;OEM:
WB;后总:
HZ;总经办:
ZJ;人力资源:
RL;制造中心:
ZZ;营销中心:
YX;研发技术中心:
YJ;财务中心:
CW;广州分公司:
GZ;上海分1公司:
SH;北京分公司:
BJ;香港分公司:
XG;信念公司:
XN。
2.3保密用Y表示,非密级则用N表示。
2.4密级:
绝密:
AS;机密:
CS;秘密:
PS;无:
OP
编码原则:
编码共为十二位数,□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。
如总经办XX年某份制度编码为:
SZJNOP040001。
3.归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。
4.案卷排列:
立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录。
5.整理案卷,使之厚度适宜,控制在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。
6.对所有公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录(卡片),按一定次序排列和存放。
7.每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材
料进行修补和复制。
8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。
集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次,分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。
9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。
介于两种保管期限的,保管期限从长。
对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
10.公司应采取严密管理措施,防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管:
1.防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全;
2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;
3.做好文
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