医疗器械经营质量管理规范自查表.docx

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医疗器械经营质量管理规范自查表

医疗器械经营质量管理规范自查表（总13页）

职责与制度

*2.8.1

企业应当依据本规范建立覆盖医疗器械经营全过程的质量管理制度，并保存相关记录或者档案，包括以下内容：

（一）质量管理机构或者质量管理人员的职责；

（二）质量管理的规定；

（三）采购、收货、验收的规定（包括采购记录、验收记录、随货同行单等）；

（四）供货者资格审核的规定（包括供货者及产品合法性审核的相关证明文件等）；

（五）库房贮存、出入库、运输管理的规定（包括温度记录、入库记录、定期检查记录、出库记录等）；

（六）销售和售后服务的规定（包括销售人员授权书、购货者档案、销售记录等）；

（七）不合格医疗器械管理的规定（包括销毁记录等）；

（八）医疗器械退、换货的规定；

（九）医疗器械不良事件监测和报告规定（包括停止经营和通知记录等）；

（十）医疗器械召回规定（包括医疗器械召回记录等）；

（十一）设施设备维护及验证和校准的规定（包括设施设备相关记录和档案等）；

（十二）卫生和人员健康状况的规定（包括员工健康档案等）；

（十三）质量管理培训及考核的规定（包括培训记录等）；

（十四）医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告的规定（包括质量投诉、事故调查和处理报告相应的记录及档案等）。

1.查看质量管理制度；

2.抽查质量管理制度的执行情况。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*2.8.2

从事第二类、第三类医疗器械批发业务和第三类医疗器械零售业务的企业还应当制定购货者资格审核、医疗器械追踪溯源、质量管理制度执行情况考核的规定。

第三类医疗器械经营企业应当建立质量管理自查制度，于每年年底前向所在地设区的市级食品药品监督管理部门提交年度自查报告。

1.查看相关质量管理制度；

2.取得《医疗器械经营许可证》满一年的企业，还应查看上一年度的企业年度自查报告

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

职责与制度

2.9.1

企业应当根据经营范围和经营规模建立相应的质量管理记录制度。

查看企业质量管理记录制度（对照2.8.1、2.8.2检查）。

企业应当根据经营范围和经营规模建立相应的质量管理记录制度。

1、首营企业/首营品种审核记录；2、购进记录；3、进货查验（包括采购、验收）记录；4、在库养护、检查记录；

5、出库、运输、销售记录；6、售后服务记录；7、质量查询、投诉、抽查情况记录；8、退货记录；9、不合格品处置相关记录；10、仓库（温、湿度等）等贮藏条件监控记录；11、运输冷链/保温监测记录；12、计量器具使用、检定记录；13、质量事故调查处理报告记录；14、不良事件监测报告记录；

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

15、医疗器械召回记录；16、质量管理制度执行情况检查和考核记录等。

*2.9.2

企业应当建立并执行进货查验记录制度。

1.查看进货查验记录制度；

2.根据企业经营范围抽查采购、验收记录。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*2.9.3

从事第二类、第三类医疗器械批发业务以及第三类医疗器械零售业务的经营企业应当建立销售记录制度。

1.查看销售记录制度；

2.根据企业经营范围抽查销售记录。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

2.9.4

进货查验记录（包括采购记录、验收记录）和销售记录信息应当真实、准确、完整。

1.抽查企业采购、验收、销售记录；

2.根据相关记录与实物或凭证核对。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

2.9.5

从事医疗器械批发业务的企业，其购进、贮存、销售等记录应当符合可追溯要求。

1.抽查高风险品种进、存、销账目与库存货物的平衡性；

2.核实各项记录的可追溯性。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*2.9.6

进货查验记录和销售记录应当保存至医疗器械有效期后2年；无有效期的，不得少于5年。

植入类医疗器械进货查验记录和销售记录应当永久保存。

1.查看企业质量管理记录制度；

2.在已过有效期的、无有效期的、植入类的产品中选取1~2个品种，查看进货查验和销售记录。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

人员与培训

3.10.1

企业法定代表人、负责人、质量管理人员应当熟悉医疗器械监督管理的法律法规、规章规范和所经营医疗器械的相关知识，并符合有关法律法规及本规范规定的资格要求。

1.可采取现场询问、答卷等方式了解相关人员对法律法规、规章规范和所经营医疗器械的相关知识熟悉程度。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*3.10.2

企业法定代表人、负责人、质量管理人员不得有相关法律法规禁止从业的情形。

1.由监管部门核实或由企业承诺其相关人员无《医疗器械监督管理条》第63条、第64条、第65条规定的情形。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

3.11.1

企业应当具有与经营范围和经营规模相适应的质量管理机构或者质量管理人员。

1.查看企业质量组织机构图、员工花名册、质量管理人员任命文件。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

3.11.2

企业质量管理人员应当具有国家认可的相关专业学历或职称。

第三类医疗器械经营企业质量负责人应当具备医疗器械相关专业（相关专业指医疗器械、生物医学工程、机械、电子、医学、生物工程、化学、药学、护理学、康复、检验学、管理等）大专以上学历或者中级以上专业技术职称，同时应当具有3年以上医疗器械经营质量管理工作经历。

1.查看企业质量负责人的劳动用工合同或任职证明、简历、离职证明、学历或职称等证明文件。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

人员与培训

3.12

企业应当设置或配备与经营规模、经营范围相适应的，并符合相关资格要求的质量管理、经营等关键岗位人员。

从事质量管理工作的人员应当在职在岗。

（一）从事体外诊断试剂的质量管理人员中，应当有1人为主管检验师，或具有检验学相关专业大学以上学历并从事检验相关工作3年以上工作经历。

从事体外诊断试剂验收和售后服务工作的人员，应当具有检验学相关专业中专以上学历或者具有检验师初级以上专业技术职称。

（二）从事植入和介入类医疗器械经营人员中，应当配备医学相关专业大专以上学历，并经过生产企业或者供应商培训的人员。

（三）从事角膜接触镜、助听器等其他有特殊要求的医疗器械经营人员中，应当配备具有相关专业或者职业资格的人员。

1.查看企业关键岗位人员（质量管理、验收、销售等）劳动用工合同、简历；

2.查看质量管理人员的学历或职称证明、离职证明，履行职责的相关记录；

3.查看验收、售后服务人员学历或职称证明（从事体外诊断试剂经营的）；

4.查看经营人员学历或培训记录（从事植入和介入类医疗器械经营的）；

5.查看经营人员学历或职业资格证明（从事角膜接触镜、助听器等产品经营的）。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

3.13

企业应当配备与经营规模、经营范围相适应的售后服务人员和售后服务条件，也可以约定由生产企业或者第三方提供售后服务支持。

售后服务人员应当经过生产企业或者其他第三方的技术培训并取得企业售后服务上岗证。

1.查看企业售后服务人员的劳动用工合同、简历、学历、职称或职业资格证明文件和（生产企业、代理商、专业培训机构等第三方）技术培训记录等；

2.查看企业售后服务条件（办公室、电话、计算机、维修设备、配件等）；3.查看售后服务协议（由生产企业或者第三方提供售后服务支持的）。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

3.14

企业应当对质量负责人及各岗位人员进行与其职责和工作内容相关的岗前培训和继续培训，建立培训记录，并经考核合格后方可上岗。

培训内容应当包括相关法律法规、医疗器械专业知识及技能、质量管理制度、职责及岗位操作规程等。

1.对照人员花名册查看相关人员的培训计划和培训、考核记录。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

3.15

企业应当建立员工健康档案，质量管理、验收、库房管理等直接接触医疗器械岗位的人员，应当至少每年进行一次健康检查。

身体条件不符合相应岗位特定要求的，不得从事相关工作。

1.查看直接接触医疗器械岗位人员上年度或本年度的体检报告或健康证明（体检证明包括唐山市食药监局指定体检机构出具的健康证明或由辖区食药监局指定体检机构出具的体检报告，体检需包含入职体检项目）；

2.抽查直接接触医疗器械岗位人员的健康档案。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

设施与设备

*4.16.1

企业应当具有与经营范围和经营规模相适应、独立的经营场所和库房，经营场所和库房的面积应当满足经营要求。

经营场所和库房不得设在居民住宅内、军事管理区（不含可租赁区）以及其他不适合经营的场所。

1.查看经营场所、库房的产权证明和使用权证明文件；

2.查看经营场所、库房面积。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.16.2

经营场所应当整洁、卫生。

1.查看经营场所卫生条件。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*4.17

库房的选址、设计、布局、建造、改造和维护是否符合医疗器械贮存的要求，能防止医疗器械的混淆、差错或被污损，并具有符合医疗器械产品特性要求的贮存设施、设备。

1.查看库房平面布局图、库房现场及设施设备

备注：

1）不需设立库房的医疗器械经营企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的医疗器械经营企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.18

有下列经营行为之一的，企业可以不单独设立医疗器械库房：

（一）单一门店零售企业的经营场所陈列条件能符合其所经营医疗器械产品性能要求、经营场所能满足其经营规模及品种陈列需要的；

（二）连锁零售经营医疗器械的；

（三）全部委托为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务的医疗器械经营企业进行存储的；

（四）专营医疗器械软件或者医用磁共振、医用X射线、医用高能射线、医用核素设备等大型医用设备的；

（五）省级食品药品监督管理部门规定的其他可以不单独设立医疗器械库房的情形。

1.单一零售门店，查看经营场所陈列条件与所经营产品、规模的匹配性；

2.连锁零售门店，查看所经营产品的配送协议或其他证明文件；

3.全部委托贮存、配送的，查看受托企业资质证明文件、委托贮存、配送服务协议及其他相关证明文件；

4.专营软件或大型医用设备的，查看其《医疗器械经营许可证》或备案凭证中的经营范围。

备注：

设立库房的医疗器械经营企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

设施与设备

4.19.1

企业在库房贮存医疗器械，应当按质量状态采取控制措施，实行分区管理，包括待验区、合格品区、不合格品区、发货区等，并有明显区分（如可采用色标管理，设置待验区为黄色、合格品区和发货区为绿色、不合格品区为红色），退货产品应当单独存放。

1.查看库房现场分区管理情况。

备注：

1）不需设立库房的企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.19.2

医疗器械贮存作业区、辅助作业区应当与办公区和生活区分开一定距离或者有隔离措施。

1.查看库房等分区情况。

备注：

1）不需设立库房的企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.20

企业库房的条件应当符合以下要求：

（一）库房内外环境整洁，无污染源；

（二）库房内墙光洁，地面平整，房屋结构严密；

（三）有防止室外装卸、搬运、接收、发运等作业受异常天气影响的措施；

（四）库房有可靠的安全防护措施，能够对无关人员进入实行可控管理。

1.查看库房现场条件。

备注：

1）不需设立库房的企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.21

企业库房应当配备与经营范围和经营规模相适应的设施设备，包括：

（一）医疗器械与地面之间有效隔离的设备，包括货架、托盘等；

（二）避光、通风、防潮、防虫、防鼠等设施；

（三）符合安全用电要求的照明设备；

（四）包装物料的存放场所；

（五）有特殊要求的医疗器械应配备相应的设备。

1.查看库房设施设备。

备注：

1）不需设立库房的企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*4.22.1

库房温度、湿度应当符合所经营医疗器械说明书或标签标示的要求。

1.查看库房温度、湿度设置范围；

2.抽查企业经营产品，确认库房温度、湿度与其说明书或标签标示的要求是否一致。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

备注：

1）不需设立库房的企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

设施与设备

*4.22.2

对有特殊温湿度贮存要求的医疗器械，应当配备有效调控及监测温湿度的设备或者仪器。

1.查看库房温度、湿度调控及监测设备；

2.确认相关设备的运行状态及与库房规模的匹配程度。

备注：

1）经营无温度、湿度要求的企业豁免检查；2）不需设立库房的企业豁免检查；3）全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*4.23

批发需要冷藏、冷冻贮存运输的医疗器械，应当配备以下设施设备：

（一）与其经营规模和经营品种相适应的冷库；

（二）用于冷库温度监测、显示、记录、调控、报警的设备；

（三）能确保制冷设备正常运转的设施（如备用发电机组或者双回路供电系统）；

（四）需要进行运输的企业，应根据相应的运输规模和运输环境要求配备冷藏车、保温车，或者冷藏箱、保温箱等设备；

（五）对有特殊低温要求的医疗器械，应当配备符合其贮存要求的设施设备。

1.查看冷藏、冷冻贮存运输设施设备；

2.确认相关设备的运行状态、功能及与经营规模的匹配程度。

备注：

1）零售企业或批发不经营需要冷藏、冷冻贮存运输的企业豁免检查；2）需要冷藏、冷冻的医疗器械委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.24

医疗器械零售的经营场所应当与其经营医疗器械范围相适应，并符合以下要求：

（一）配备陈列货架和柜台；

（二）相关证照悬挂在醒目位置；

（三）经营需要冷藏的医疗器械，是否配备具有温度监测、显示的冷柜；

（四）经营可拆零医疗器械，是否配备医疗器械拆零销售所需的工具、包装用品。

1.查看经营场所设施设备及相关证照；

2.确认相关设备的运行状态、功能。

备注：

仅从事批发业务的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.25

零售的医疗器械陈列应当符合以下要求：

（一）按分类以及贮存要求分区陈列，并设置醒目标志，类别标签字迹清晰、放置准确；

（二）医疗器械的摆放应整齐有序，避免阳光直射；

（三）冷藏医疗器械放置在冷藏设备中，是否对温度进行监测和记录；

（四）医疗器械与非医疗器械是否分开陈列，有明显隔离，并有醒目标示。

1.查看医疗器械的陈列及相关记录。

备注：

仅从事批发业务的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

设施与设备

4.26.1

零售企业应当定期对零售陈列、存放的医疗器械进行检查，重点检查拆零医疗器械和近效期医疗器械。

1.查看医疗器械拆零和效期管理规定；

2.查看医疗器械定期检查记录。

备注：

仅从事批发业务的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*4.26.2

零售企业发现有质量疑问的医疗器械应当及时撤柜、停止销售，由质量管理人员确认和处理，并保留相关记录。

1.查看医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告的规定及相关记录。

备注：

仅从事批发业务的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.27

企业应当对基础设施及相关设备进行定期检查、清洁和维护，并建立记录和档案。

1.查看基础设施设备维护、验证、校准的规定及相关记录和档案。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

4.28

企业应当按照国家有关规定，对温湿度监测设备等计量器具定期进行校准或者检定，并保存校准或检定记录。

1.查看温湿度监测设备等计量器具校准或检定的相关规定；

2.查看相关设备的检定、校准记录或证明（国家规定需要强制检定的计量器具和设备）。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

设施与设备

4.29

企业应当对冷库以及冷藏、保温等运输设施设备进行使用前验证、定期验证，并形成验证控制文件，包括验证方案、报告、评价和预防措施等，并根据验证结果及时修订相关质量管理制度。

相关设施设备停用重新使用时应当进行验证。

1.查看冷藏贮存、运输设施设备验证管理规定；

2.查看相应设施设备验证形成的控制文件。

备注：

1）不经营需要冷藏、冷冻贮存运输产品的企业豁免检查；2）全部委托其他医疗器械经营企业贮存配送的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*4.30

经营第三类医疗器械的企业，应当具有符合医疗器械经营质量管理要求的计算机信息管理系统，保证经营的产品可追溯。

计算机信息管理系统是否具有以下功能：

（一）具有实现部门之间、岗位之间信息传输和数据共享的功能；

（二）具有医疗器械经营业务票据生成、打印和管理功能；

（三）具有记录医疗器械产品信息（名称、注册证号或者备案凭证编号、规格型号、生产批号或者序列号、生产日期或者失效日期）和生产企业信息以及实现质量追溯跟踪的功能；

（四）具有包括采购、收货、验收、贮存、检查、销售、出库、复核等各经营环节的质量控制功能，能对各经营环节进行判断、控制，确保各项质量控制功能的实时和有效；

（五）具有供货者、购货者以及购销医疗器械的合法性、有效性审核控制功能；

（六）具有对库存医疗器械的有效期进行自动跟踪和控制功能，有近效期预警及超过有效期自动锁定等功能，防止过期医疗器械销售。

1.查看计算机信息管理系统备注：

仅经营第二类医疗器械的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*4.31

企业为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务，应当还符合以下要求：

（一）具备从事现代物流储运业务的条件；

（二）具有与委托方实施实时电子数据交换和实现产品经营全过程可追溯、可追踪管理的计算机信息平台和技术手段；

（三）具有接受食品药品监督管理部门电子监管的数据接口；

（四）食品药品监督管理部门的其他有关要求。

1.查看企业物流储运条件、计算机管理信息平台功能。

备注：

不为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

采购收货与验收

*5.32.1

企业在采购前应当审核供货者的合法资格、所购入医疗器械的合法性并获取加盖供货者公章的相关证明文件或复印件，包括：

（一）营业执照；

（二）医疗器械生产许可证或者经营许可证或者备案凭证；

（三）医疗器械注册证或者备案凭证；

1.查看供货者及产品资质审核管理规定；

2.抽查所经营产品资质审核档案。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

（四）销售人员身份证复印件，加盖本企业公章的授权书原件。

授权书是否载明授权销售的品种、地域、期限，注明销售人员的身份证号码。

5.32.2

如有必要，企业应当派人员到供货者进行现场核查，对供货者质量管理情况进行评价。

发现供货方存在违法违规经营行为时，应当及时向企业所在地食品药品监督管理部门报告。

1.查看对供货者现场核查及质量管理情况评价的相关记录。

备注：

连锁零售门店经营的产品全部由总部配送并由总部统一保留资质的豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

5.33

企业应当与供货者签署采购合同或者协议，明确医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产企业、供货者、数量、单价、金额等。

1.抽查采购合同或者协议。

备注：

连锁零售门店经营的产品全部由总部配送并由总部统一保留资质的豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

采购收货与验收

5.34

企业应当在采购合同或协议中，与供货者约定质量责任和售后服务责任，以保证医疗器械售后的安全使用。

1.抽查采购合同或协议。

备注：

连锁零售门店经营的产品全部由总部配送并由总部统一保留资质的豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

*5.35

企业采购记录应当列明医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或备案凭证号、单位、数量、单价、金额、供货者、购货日期等。

1.抽查采购记录确认内容的合规性。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

5.36.1

企业收货人员在接收医疗器械时，应当核实运输方式及产品是否符合要求，并对照相关采购记录和随货同行单与到货的医疗器械进行核对。

交货和收货双方是否对交运情况当场签字确认。

对不符合要求的货品应立即报告质量负责人并拒收。

1.查看收货管理规定及岗位操作规程；

2.通过收货人员实际操作确认其操作的合规性。

备注：

全部委托其他医疗器械经营企业贮存的企业豁免检查。

符合规定   □

合理缺项   □

不符合规定 □

问题描述：

5.36.2

随货同行单应当包括供货者、生产企业及生产企业许可证号（或者备案凭证编号）、医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、数量、储运条件、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货者出库印章。