第二章 管理信息系统的基本概念.docx

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第二章管理信息系统的基本概念

第二章管理信息系统的基本概念

Informationistheresultofprocessing，manipulatingandorganizingdatainaway.Thecharacteristicsandclassificationofinformationisthebasictounderstandthemeaningofinformation.Thelifecycleofinformationistheprocessofinformationcreation，transaction，transmission，maintenanceandusing.

Systemisagroupofinteracting，interrelated，orinterdependentelementsorpartsthatfunctiontogetherasawholetoaccomplishagoal.Likeinformation，systemhasitscharacteristicsandclassification.Systemstructureisthemannerofconstructionofsomethingandthearrangementofitsparts.

Informationsystemisasystemwhichwasinsistofpeople，proceduresandequipment，forcollecting，manipulating，retrieving，andreportingdata.Thespecificcategoriesofsystemsserveeachorganizationallevelandtheirvaluetotheorganization.

Managementinformationsystemcanbedivideintodifferentcategoriesaccordingtothreeaspectsthataretechnology，organizationallevelandfunction.

Decisionsupportsystemisinteractivecomputer-basedsystemintendedtohelpdecisionmakersutilizedataandmodelstoidentifyandsolveproblemsandmakedecisions.

Anexpertsystemisaknowledgecollectioncombinedwithaninferenceenginecapableofinterpretingqueriesandchainingtogetherseparateitemsofknowledgetodevelopnewinferences.

第一节信息管理与信息系统

一、信息

㈠信息的含义

信息（information）是物质运动的表征，它伴随人类活动而产生，反映客观世界中各种事物的特征和变化，而物质运动是广泛存在的，信息也是广泛存在的，即信息具有普遍性。

然而，在相当长的农业社会和工业社会中，信息却并没有像物质能源一样受到人们的重视，其发挥的作用也非常有限，直到20世纪中期，由于计算机等现代信息技术的迅猛发展，信息才得以同物质、能量并驾齐驱，并在很多领域取代它们的地位和作用。

早在1948年，美国数学工程师、信息论创始人申农（C.E.Shannon）在其发表论文《通信的数学理论》中首次提出信息概念，它认为“信息是用来消除随机不确定的东西”，这是从信息的作用出发的。

而与申农齐名的控制论的创始人维纳（N.Wiener）则从信息的地位入手，指出“信息就是信息，既不是物质也不是能量”，它的定义表明了信息在信息社会中应扮演的角色，从本质上讲，信息是存在于物质运动中，它是一种非物质性的资源，它和物质、能源一起，构成了现代社会发展的三大支柱性资源。

我国学者对信息的内涵也做了大量研究，并从不同的角度给信息下了定义，得出的很多有参考价值的结论，现摘录一些观点如下：

信息是事物之间相互联系、相互作用的状态的描述；

信息是经过加工后的数据，它对接收者的行为能产生影响，它对接收者的决策具有价值；

信息是表现事物特征的一种普遍形式；

信息是数据加工的结果；

信息是使不确定因素减少的有用知识；

…………

信息作用的发挥依赖于信息技术的支持，结合信息技术因素本书给出的信息定义为：

信息是建立在信息技术的基础上，是对数据进行加工后的有用的数据。

㈡信息的生命周期与传播条件

信息是运动的，任何事物都必须经过产生、发展和消亡的过程，信息也不例外。

信息伴随物质的运动而产生，随着时间的推移和人们需求的变化，信息会逐渐老化，成为无用的信息，信息的生命也走到终点。

完整的信息生命周期（lifecircle）可以分为：

信息产生、信息处理（包括加工、传输、存储和维护）、信息利用和信息失效，如图2-1所示。

在信息失效之前，信息的各阶段是交互性的，每个过程都涉及到其它的过程，如信息产生阶段包括了对某种信息的加工和传输，信息利用阶段涉及对信息加工、维护、传输等过程。

图2-1信息的生命周期

按照申农的通讯理论，信息的传播条件包括信源、编码及解码、信道、信宿和反馈，如图2-2所示。

信源指信息的产生者，信宿是信息的接收者，信息在传播的过程中要以某种方式进行传播，接收者要以某种方式接收，这就是编码与解码。

信源和信宿之间信息交换的途径与设备称为信道。

反馈指信息接收者指将接收的信息返回给输出者，并以某种方式改变信息的输入，进而影响信息的整个传播过程。

图2-2信息的传播条件

㈢信息的主要特征

从哲学的角度，信息具有物质的属性，如客观性、普遍性、有用性等。

除此之外，信息还有本身特有的性质，像差异性、共享性与增值性、时效性等。

差异性。

信息是用来消除某种不确定性的东西。

信息本身就是不确定的，就信息接受者来说，由于存在个人需求、文化知识，背景，条件，个人能力及信道干扰等因素的影响，对于同一事物不同的人有不同的理解，比如，某人说下周要下雨，对那些想外出的人可能是重要信息，需要准备雨具；而对于不关心天气的人来说则是无关紧要。

在信息的利用上也存在差异性，信息认识的不同必然会对其利用产生影响，不同的企业对同一市场现象所做出的反应往往会不同。

共享性。

信息不同于物质的一个明显特征是其共享性。

物质具有排它性，正如商品的价值和使用价值一样，出让商品的使用价值得到商品的价值，但两者是不可同时兼有，你有一本书，送给了别人，你就不再拥有它。

信息则不同，同一信息可以多人共有，却不减耗它的信息量，在效用上反倒增加了。

譬如，市场上某种商品滞销，很多产商都发现这一重要信息，于是决定不再生产该产品，避免资源投入浪费。

增值性。

一般的物质资源在使用过程中总是要被消耗的，总量和总功效呈下降的趋势。

信息由于存在差异性和共享性，在使用过程中其价值不减少反而增加。

人们在使用信息时，因观察目的、观察视角和观察层次的不同及信息自身的运动变化，会产生更多的不同的有价值的信息。

共享性使得信息可以在同时异地让不同的利用者使用，避免了一般物质在某时空独占使用的不足，增加了信息利用价值。

时效性。

信息具有反映事物特征的属性。

由于客观事物总是处于不断变化之中，其信息必然会发生相应的变化，信息的效用性也将随着时间的推移而逐渐降低，直至完全失效。

信息成为过时的信息，失去其应有的价值，这在军事、经济领域表现得特别明显。

信息的时效性需要在信息的生命周期中要考虑时间对信息的影响，对于信息产生者来说，需要实时生产信息并选择合适的传播通道及媒介，以便将信息最快地传递给接收者。

对于信息的使用者来说，信息的传输、加工和利用都必须考虑时效性。

㈣信息的分类

信息分类是按一定的分类原则和方法对信息进行分类，分类目的是便于研究，从不同的角度可能得出不同的结论：

按信息的性质分为语法信息、语义信息和语用信息。

按观察过程分为实在信息、先验信息和实得信息。

从信息的地位分为客观信息（初始信息、加工信息）和主观信息（决策信息、指令信息、推测信息、目的信息）。

从信息的作用可分为有用信息、辅助信息、无用信息和有害信息。

从信息的逻辑意义分为真实信息、虚假信息和不定信息。

从信息的传递方向分为前馈信息和反馈信息。

从信息的生成领域分为宇宙信息、自然信息、社会信息和思维信息。

从信息的应用部门分为工业信息、农业、政治、经济、文化、科技、军事、市场和管理。

从信息的表达形式分为语音信息、图像信息、文字、数值和图形信息。

从信息的载体分为电子信息、光学信息和生物信息。

按重要性分类：

战略信息、战术信息、作业信息等。

按加工顺序分类：

原始信息、二次信息、三次信息等。

㈤信息与数据、知识的关系

数据的定义有广义和狭义之分，广义的认为是对客观实体及其属性的符号描述，所有的一切数字、符号、文字、图形、声音等都是数据。

狭义的数据指以某种方式记录下来的，对事物不作解释的最原始的形式。

数据是对客观事实的真实反映，它没有掺杂任何主观性因素。

当对这些数据进行加工处理就变成对人们有价值的信息，如图2-3所示。

在数据加工过程中往往要利用经验、知识及相关的信息技术。

某些信息能直接反映客观事物规律，构成知识的组成部分。

图2-3数据、信息与知识的关系

二、系统

㈠系统含义

系统是由两个或多个要素按照一定的方式组合而成，具有相互联系、相互作用的特殊结构和特定功能的整体。

系统一词来源于拉丁语systema，一般认为是“群”与“集合”的意思。

一般系统论的创始人L.V.贝塔朗菲（L.V.Bertalanffy）把系统定义为相互作用的诸要素的综合体。

系统“要素”的内容很广泛，它可以是具体的某个过程、实物、信息或联系。

系统功能一般并不等于系统内要素的全部功能的代数和，而存在整体效应大于局部效应总和，即1+1>2。

系统的含义是相对的，一个系统相对于高一级系统它便是要素；相对其要素便成了整体。

系统存在于环境中，环境的变动会引起系统的变化。

㈡系统的结构

结构指系统各要素之间的相互联系、相互作用的方式，即各要素在时空上排列和组合的具体形式。

系统的一般结构模型包括系统的输入、加工、输出及反馈与控制，如图2-4所示。

图2-4系统的结构

㈢系统的主要特点

从系统的含义可以得出系统的特征有：

⑴目的性。

系统构成和系统活动都有其特定目的。

医院的目标是治病救人，企业的目标是获得利润，学校的目标是培养人。

明确系统的目标是建设系统首先要考虑的问题。

如果一个系统不能实现既定的目标，这个系统就没有存在的价值。

⑵整合性。

系统是由相互联系的若干要素组成，各要素以一定的组合方式构成一个综合的，具有单个要素所没有的功能的整体。

虽然各要素没有系统的整体作用，但这种组合却能实现系统的总体功效，这就是系统的整合性。

在构建系统时，在考虑各要素功能和系统整体功能基础上，应注意要素的组合方式与协调，提高系统的有序性和整体的运行效果。

⑶环境适应性。

系统离不开环境，需要同外界环境进行物质、能量、信息的交换。

环境的变动会引起系统与环境交换的变化，既而影响系统内部结构及系统功能的变化。

系统的稳定性同环境的变动性相矛盾，因此，系统必须具有通过信息反馈而适应环境的能力。

现在的学习型组织就是要通过不断地学习以适应环境的变化。

⑷层次性。

系统由若干要素组成，每个要素可看成一个子系统；子系统也由更小的要素组成，以此类推，系统逐层分解成小系统，系统也可以逐层构成更高级的系统。

系统层次性常常按各要素所起到的不同作用，确定其不同的系统层次，如企业组织中，将管理层次分类战略层、管理层、作业层等。

㈣系统分类

系统可分为以下类型：

⑴按系统的自然发展层次，系统可划分为无机系统和有机系统。

由自然界的无机物质构成的系统称为无机系统，如原子结构系统、物质结构系统；由生命物质构成的系统称为生物系统，如生物系统、社会系统等。

⑵按系统的形成方式，系统可划分为自然系统与人造系统。

自然系统指由矿物、植物、动物等自然物自然形成的系统，如生态系统、气象系统、星空系统等。

人造系统是人类为某种目的创造和建立出来的系统，如生产销售、交通运输、经营管理等系统。

一般人造系统包括3种类型，一是由人们从加工自然物中获得的零部件装配而成的工程技术系统；二是由一定的制度、组织、程序、手续等所构成的管理系统；三是根据人们对自然现象和社会现象的科学认识所创立的学科体系和技术体系。

⑶按系统与环境联系的方式及紧密程度划分，系统可分为封闭系统、相对孤立系统和开放系统。

封闭系统又称孤立系统，此系统不与外界环境发生物质、能量和信息的交流。

现实中绝对的封闭系统是不存在的，只是有时为了研究的方便，把某些与外界联系较少的系统近似地看作封闭系统。

开放系统是指系统与环境经常有较多的物质、能量、信息交换，而且这种交换影响着系统的结构、功能和发展。

自然界实际存在的系统全部是开放系统，脱离环境的系统最终会被环境所淘汰。

相对封闭系统理论上属于开放系统，它比开放系统与外界联系要少，但实际上开放系统与相对封闭系统的界限并不明确。

人们常常根据研究需要确定系统的开放程度。

⑷按系统的状态与时间的关系，系统可划分为静态系统和动态系统。

静态系统指其状态在—段较长的时间内不随时间发展而变化，现实中完全的静态系统是不存在的。

动态系统指其状态将在较短的时间内发生变化。

所谓“运动是永恒的”，任何系统都是动态性，它不仅和环境存在物质、能源和信息交换，其内部也存在着各种形式的交换。

当系统状态的变化可以忽略不计，我们就可以近似地把它看作一个静态系统。

⑸按照具体研究对象和功能可以将系统分成各种各样的类型，如社会系统、经济系统、政治系统、法律系统、医疗系统、管理系统、操作系统、信息系统等等。

不同的系统为不同的领域服务，具有不同的特点，系统工作的好坏主要看这些功能的优劣，因此这样的分法是最重要的分法。

⑹按照系统的抽象程度，系统可分为概念系统、逻辑系统和实在系统。

概念系统则是最抽象的系统，它是由概念、原理、方法、法则、制度、程序等非物质组成的系统，如学科体系系统、数学理论体系、法律体系系统、政策制度体系系统、计算机软件体系系统等。

实在系统就是由实物所组成的系统，它最具体，抽象程度最低。

如机械、矿物、森林、石油等人造物和自然物组成的系统。

逻辑系统的抽象程度介于两者之间。

三、信息管理与信息系统

㈠信息系统定义

首先了解一下信息管理的含义，信息管理不仅是指对信息进行组织、加工、控制等管理，而且对涉及信息活动的各个要素（人、设备、机构等）进行合理的组织与控制，以实现信息及相关资源的合理配置，从而有效地满足组织对信息的需求。

当今社会处于“信息爆炸”时代，信息产生量远远超出人们接受范围；信息的时效性又迫使人们及时地对大量的信息进行加工处理、并将其利用到实际需要中去，处理大量的信息仅仅依靠人力不仅耗时、耗力，而且容易使重要的信息流失，一些信息得不到利用而失效。

因此现代信息处理需要信息技术的支持，信息技术的使用，就是能够使人们方便、快速、准确地处理各种信息，获取最有价值的信息，并将它们付诸于实践。

信息和信息技术的结合便构成信息系统的基础，信息系统的主要特征是以处理信息为主，对大量复杂的信息进行高效、自动化处理，并为组织管理服务。

信息系统指利用计算机、通信、网络、数据库等现代信息技术，对组织中的数据和信息进行输入、处理与输出，并具有反馈与控制功能，为组织活动服务的综合性系统。

通常，我们讲的信息系统是基于计算机技术的人机系统。

信息系统属于系统范畴，因此具有一般系统的特点，它主要包括输入、处理、输出及与环境的关系，数据和信息的各种活动贯穿于整个系统过程。

从信息系统的定义可以得出一般信息系统模型，如图2-5所示。

图2-5信息系统结构

㈡信息系统的特性

信息系统的特性应具有三个方面的性质，首先它属于系统范畴，当然继承了系统的主要特性，如目的性、整合性（主要是人机整合）、开放性、功能性等；其次是具有信息的特性，信息系统主要处理数据和信息，信息的特点必然反映在信息系统上，比如信息时效性影响信息系统处理信息的速度；最后它具有计算机等技术特性，比如批处理、高效率、自动化、准确性等等。

第二节管理信息系统的含义

一、管理信息系统的概念与特点

1985年，管理信息系统（managementinformationsystem，MIS）的创始人，明尼苏达大学卡尔森管理学院教授GordonB.Davis给出了较完整的管理信息系统定义：

是一个利用计算机硬件、软件、手工作业步骤和分析、计划、控制、决策模型以及数据库的集成的用户—机器系统，它能够向企业或组织提供信息以支持其运行、管理以及决策支持功能。

20世纪80年代初，中国学者在《中国企业管理百科全书》中给出了管理信息系统的定义：

管理信息系统是由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统；管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。

从对MIS的定义和结构分析可以看出，MIS具有以下显著特点：

①MIS是人机结合的辅助性的信息系统。

各级管理者既充当MIS的使用者，同时又是其组成部分。

组织中的管理决策活动由管理者完成，MIS只是组织进行管理的一种工具，起着辅助管理的作用，它不能代表管理者进行管理活动。

MIS主要解决组织的结构化问题，以数据处理为中心，完成例行的信息处理业务，包括数据输入、存储、加工、输出等任务。

MIS功能的发挥必须与先进的管理手段和方法结合起来。

MIS不是简单的计算机应用，而是在其设计与使用时融入管理思想和方法。

多学科交叉性，MIS的理论基础来源于计算机科学与技术、应用数学、管理理论、决策理论、运筹学等相关学科，因此在使用MIS时，还必须考虑这些学科的理论知识。

二、管理信息系统的功能

管理信息系统的功能可分为两个大的方面：

一是与信息处理相关的作用，如信息收集、信息加工处理、信息存储、信息利用等，另一个是管理信息系统的目的出发，包括支持决策，管理，计划，执行、反馈与控制等管理职能。

㈠信息收集

信息收集指根据管理和实际工作的需要，以一定的信息组织方式全面收集有关的数据和信息，它是管理信息系统其它各项功能的基础准备。

信息收集需要注意信息收集的全面性和准确性，这与信息检索中的检全率和检准率有相似之处。

根据信息源的差异，收集的信息可分为原始信息和加工信息。

原始信息指在人们在社会实践中直接取得各种数据、概念、知识、经验及其总结。

加工信息指根据实际需要对信息加工处理后存储在某种介质上的信息。

此外，信息收集过程中还要遵循若干原则，如针对性、系统性、科学性、计划性、预见性等等。

㈡信息加工处理

信息收集是基础，信息加工处理是关键。

因为人们开始收集的信息并不能直接反映客观事物，也不能直接应用，这就需要信息工作者根据信息特点和信息使用目的对信息进行加工处理，使其更好地反映事物的本质，变成有用的信息资源。

信息加工包括对信息的分类排序、分析综合、运算、建模处理等等。

㈢信息组织与存储

信息不能单独存在，它需要以某种组织形式依存于特定介质才能发挥作用，这就是信息组织与存储。

信息组织与存储是基于信息共享而来的，它主要实现一次输入，多次使用，一地存储，多方共享。

信息存储常以数据库方式存贮，信息存储时需要考虑存储量、信息格式、存取方式、存储时间、安全保密等问题。

㈣信息的传递

信息传递是现代化管理的基本要求。

信息传递是信息在媒介体之间的转移。

信息传递是通过文字、语言、图像等载体实现。

信息传送方式有单向传送、双向传送、半双向传送（每次传送只能一个方向）、多道传送（一个通道通过多个信号）。

㈤信息检索

信息检索是从大量存储的信息中找出管理决策所需要的信息的过程，其目标是在允许的时间范围内，尽可能全面而准确地找出具体管理决策所需要的信息。

㈥信息输出与提供利用

在恰当的时间、恰当的地点输出管理信息系统加工后的信息，目的在于管理者方便地利用，有助于管理活动的进行，提高管理效率。

第三节管理信息系统的结构

管理信息系统结构是指构成系统的各子系统组合方式，从不同的角度可以将MIS的结构划分成多种形式。

MIS是面向信息处理为主的系统，而完整的信息处理模式包括信源、信道、信宿等过程，信息整个过程中涉及到许多信息技术的问题，因此可以从信息技术角度给管理信息系统进行划分，可分为硬件系统、软件系统、数据库系统、通讯与网络系统等。

组织的管理层次从上至下可分为战略规划层，管理控制层，作业控制层，不同的管理层次对信息需求不同，越靠近上层，其对信息需求的综合性要求越高。

管理信息系统是支持管理活动的，所以根据管理层次也分为战略规划信息系统、管理控制信息系统和事务处理信息系统。

系统应具有其目的性和功能性，管理信息系统作为整个组织系统的子系统，它的作用发挥是建立在组织的基础上的，且不同的组织具有不同的功能，组织功能影响组织结构，因此可以根据系统的职能将系统划分成生产与销售系统、市场系统、人事管理系统、办公自动化系统与财务与会计系统等。

一、管理信息系统的技术结构

信息系统的技术支持结构由计算机硬件系统、软件系统、信息管理机构等几个部分组成，如图2-6所示。

图2-6管理信息系统的技术结构

二、管理信息系统的层次结构

人们常将组织的层次分为战略决策层、管理控制层和作业操作层，处于不同组织层次需要解决的问题不同，对信息的要求也不一样。

越是高层，面对的多是一些非结构性的、非常规的问题，需要那种涵盖面广、概括性强的信息。

而靠近低层，问题多为结构性的、有章可循的，一些日常的信息即可满足要求。

管理信息系统也依据组织层次分为战略决策信息子系统、管理控制信息子系统和作业操作信

息子系统。

管理信息系统层次结构如图2-7所示。

图2-7管理信息系统的层次结构

㈠作业操作信息子系统

作业操作层是面向当前的具体作业，主要是解决结构化的问题，保证作业按照确定的流程顺利运行。

此层的信息系统通常称为事务处理系统（transactionprocessingsystem，TPS），其功能是及时而准确地处理大量作业信息，控制作业的正常运行，并为管理控制层及有关各方提供信息服务。

TPS的基本过程也就是信息的基本过程，它包括数据输入、处理、维护、查询、利用等信息活动。

㈡管理控制信息子系统

在组织中，管理控制层是连接决策层和执行层的桥梁，承担着双重职责，它既要执行决策层下达的任务，又要指导、监督执行层的日常活动。

管理控制层通常要解决很多半结构化和结构化的问题，前者多为执行决策层的内务，根据组织的整体目标和长期规划制定中、短期活动计划及发展项目；后者主要是指导、监督执行层的各种活动，使他们按既定方向活动或修正执行中出现的问题。

信息系统应具有这两方面的辅助功能，为管理者提供各种计划、预算、分析、决策、反馈、监督等有关信息。

㈢战略决策信息子系统

战略层要总揽全局，把握形势，确定组织发展的目标并为组织发展做出各种战略决策，信息系统的作用就是向决策者提供组织内、外环境的信息及方法，协助他们完成管理决策活动。

现实中，支持管理决策的信息系统有决策支持系统（DSS）和专家系统。

决策系统旨在于扩展决策者的决策能力，它是决策者的一种辅助工具，而非代替人进行决策。

美国学者斯派奇（sprague）在他的论文《开