制度建设管理规范.docx
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制度建设管理规范.docx
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制度建设管理规范
制度建设管理规范
一、目的
1.为配合公司建立实用、高效、统一的管理体系,实现制度建设的一体化、流程化、表单化、,特制定本管理规范。
2本规范之管理是指对各类制度的起草、审批、执行、修订、废止等各环节进行统一规范。
二、适用范围
本规范适用集团各部门及下级各子公司、医院的一阶、二阶、三阶文件的编制。
三、职责说明
1.公司制度建设的管理部门为集团行政人事部,其主要职责是:
负责制度体系建设及管理工作;根据工作需要负责向各部门、各下级机构提出制度编写要求;负责制度的初审与会审管理工作;负责制度起草部门编写制度的指导工作、流程编制的辅导与完善工作。
2.公司的制度责任部门即公司制度的编制及督导执行部门。
其职责包含(调研、起草、征求意见、培训、执行情况的检查与意见反馈、申请修订等)。
3.制度的责任部门必须对每一项制度确定制度责任人,负责制度的培训、检查制度执行情况、建立制度档案等。
四、管理细则
1.制度编制要求、规则
1.1制度基本内容:
制度制定的目的、适用范围、权责说明、制度正文、约束条例。
1.2操作流程:
依据基本内容绘制出制度操作的流程图,通常可用VISIO编制。
1.3操作表单:
依据制度基本内容与操作流程所涉及的表单,通常可用WORD、EXCEL绘制。
1.4制度的编写要做到:
排版整齐、标题突出、格式统一。
1.5制度文件主标题为三号宋体加粗,章次标题为小四号宋体加粗,正文内文字为小四号;每自然段1.5倍行高。
1.6制度的编制、审核及核准签名,应使用蓝色、蓝黑或黑色的钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔、铅笔等不易保存字迹的笔签名。
1.7文件内容中避免出现人名,涉及某个人的,用岗位或职务代替。
1.8文件附件的要求
1.8.1涉及多部门接口的流程性制度必须有流程图。
1.8.2流程图符号说明
准备过程决策判断
2.制度编制、修订、废止程序
2.1制度编制的流程(详见附件一)。
管理部门对制度编制需求进行确认→责任部门起草初稿→管理部门与责任部门进行研讨并征求意见→管理部门对制度进行初审→管理部门根据制度的重要程度组织会审或会签→经领导审批后以红头文件下发或经集团内部网发布(审批时须附制度审核单、制度定稿及文件审批单)。
2.1.1制度编制需求的确认。
全面分析和识别制度编制的需求,了解本部门有关职责、国家相关规定、公司及各子公司目前相关制度建设和执行情况。
2.1.2前期研讨、征求意见。
为了工作方便,提高效率,可以组织与制度相关部门进行研讨,以会议纪要的形式确认研讨结果,制度在初稿编制完成后,都必须在公司相关单位范围内征求意见。
2.1.3制度初审。
初审的内容包括:
采纳反馈意见情况;与其他制度的衔接情况;制度程度的判定是否正确;制度编写格式是否规范;有无相应的流程与表单。
管理部门要形成书面的审核意见,填写制度审核单(详见附件二),并随同制度文本一起按下列方式提交公司审定。
2.1.4批准下发。
“很重要”和“重要”的制度须由总经理审核批准后下发,属于“一般”的制度由各部门负责人或主管领导审核批准后下发。
2.2制度的修订流程(详见附件一):
编制制度的责任管理部门提出制度修订的书面申请或建议→管理部门审核→提交公司例会审定→执行制度编制流程。
2.3制度的废止流程(详见附件一)
2.3.1对原制度进行修订后,原制度废止。
2.3.2对不能适应现实状况要求的制度进行废止,按如下流程进行:
制度编制责任部门提出制度废止的书面申请→管理部门审核→提交总经理办公会审定→决定是否废止。
3.制度评审
3.1定期评审:
每年十二月初,集团行政人事部组织对公司的制度进行一次评审,并将评审结果填入制度检查评审报告单(详见附件三)。
3.2不定期评审:
发生下列情况时,管理部门应适时组织公司制度体系或有关制度的评审活动。
3.2.1国家政策调整、新法律法规实施、竞争态势发生变化等影响公司经营环境改变时。
3.2.2公司资源配置、经营方向和领域、组织机构等发生变化时。
3.2.3对本公司的经营、管理策略进行调整时。
4.制度督导执行
4.1制度的贯彻:
公司制度下发一周之内,各相关管理部门要组织相关人员学习,对要制定具体的实施细则的,需在15个工作日内完成,下发一周内,各相关单位要组织相关人员进行学习贯彻。
4.2制度的培训:
制度下发前,制度责任人要编写制度培训教案和培训计划,填写制度执行情况检查计划及制度培训计划表(详见附件四),并提交到管理部门,在制度下发的15天内,管理部门组织会同制度责任部门对相关人员进行培训。
4.3制度的执行:
各级管理制度必须严格执行,各单位检查管理制度在本单位执行情况时,每一个环节都必须有检查执行情况的原始记录,且记录一定要真实、全面,要留下管理的“痕迹”,以作为检查、督导和明确责任的依据。
4.4制度执行中特殊情况的处理
4.4.1制度执行过程中,如果认为制度脱离实际难以落实时,要及时与制度起草部门或管理部门沟通,若无异议就要对制度在本单位的落实负责。
4.4.2制度执行过程中,如果发现重大情况确实不能按制度执行的,制度的执行部门或相关部门必须请示报批程序,经公司总经理同意后方可灵活处理。
4.5制度落实的督导检查
4.5.1制度下发时,应附一年内制度执行情况的检查计划,制度下发执行的前三个月,制度责任人对各相关单位执行制度情况每月都要进行检查,制度下发三个月后,起草部门对制度的落实情况每三个月至少检查一次。
4.5.2制度检查主要内容:
制度是否得到严格贯彻执行,制度本身存在什么问题。
五、附件
5.1附件一:
制度编制、修订、废止审批流程
5.2附件二:
制度审核单
5.3附件三:
制度检查评审报告单
5.4附件四:
制度执行情况检查计划及制度培训计划表
附件一:
制度编制、修订、废止审批流程
附件二:
制度审核单
制度名称
起草部门
制度管理部门的制度审核意见
审核人:
审核时间:
审核单位主管领导:
附件三:
制度检查评审报告单
制度名称
检查(评审)人
起草部门
检查(评审)时间
发布时间
检查(评审)方式
检查意见
可附材料
制度执行存在问题:
制度本身存在问题:
改进建议:
评审结果
结论
1、建议继续使用;
2、建议修改(编制)后使用;
3、建议换版(编制)后使用;
4、建议废止;
5、建议配套编制实施细则后使用;
评审人员:
(签名)
时间:
年月日
确认
制度编制单位确认:
编制单位主管:
时间:
年月日
管理部门确认:
主管:
时间:
年月日
附件4:
制度执行情况检查计划及制度培训计划表
制度责任人
制度执行情况检查计划
检查时间
检查内容
制度
下发次月
1、是否出台实施细则(若需制定);
2、制度出台是否按流程进行;
3、制度档案建设情况;
4、相关部门人员对出台制度的掌握情况;
5、制度培训情况;
6、制度本身存在哪些问题;
7、制度执行中存在哪些问题。
第二月
与上月检查结果对比,执行情况是否有所改进。
第三月
与上月检查结果对比,执行情况是否有所改进。
第六月
1、检查:
对执行情况进行全面检查;
2、审计:
管理部门对本制度执行情况进行专项评审。
第九月
对执行情况进行全面检查
第十二月
对执行情况进行全面检查
培训计划
培训时间
培训人
拟培训单位
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