办公室主任工作标准.docx

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办公室主任工作标准

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第三篇办公室主任工作标准

●办公室主任要求标准

●办公室主任职责标准

●办公室主任工作责任制和方法

第十一章办公室主任要求标准

第一节办公室主任的界定与特点

一、办公室主任的含义

1.办公室主任是一种职务名称

办公室主任是一种职务名称，一般是指为本机关、本单位领导工作服务的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长。

“办公室主任”作为一种具体职务出现，在中国时间并不算长，大约起始于现代。

在中国，任何一个机关、团体或企事业单位，都有一个为领导工作、机关工作、基层工作和员工服务的办事机构。

不同层次的机构，其名称也不相同，中央级和省、部级称办公厅；地、市、县级和较大的企事业单位称为办公室。

因而，这些单位的负责人员和行政首长的称谓也就不尽相同，有的称为办公厅主任，有的称为办公室主任，有的则称为秘书长等等。

在此，则统称为办公室主任。

2.办公室主任的双重性角色

办公室主任，是一个双重性的角色。

既是秘书队伍中的一员，又是秘书队伍的管理者、指挥者。

在办公室内部，她是一室之长，对办公室全面工作负有领导之责，是“大管家”，对办公室人员的精神状态、工作水平、工作效能、工作作风起着重要作用；对于领导，她是服务员，是“大秘书”、“大参谋”，对于同级领导层的领导工作有着直接的影响。

其基本职责是：

主持办公室的全面工作；组织本室工作人员积极搞好政务服务；努力完成所承担的各项工作任务；当好领导的参谋和助手。

具体来说，主要有如下几个方面：

（1）协助领导了解、掌握国家的方针、政策和法律、法规的贯彻执行情况。

（2）经常组织和参与调查研究，抓好信息工作，向领导传递综合信息和反馈各方面的信息，为领导决策和指导工作提供可靠的依据，协助领导提高决策的民主化、科学化水平。

（3）做好各种会议的组织准备和会议议定事项的催办落实工作。

（4）组织起草、审核各种文稿，做好文字综合和文书处理工作，把好文字关和政策关。

（5）协助领导协调部门之间的意见分歧和工作矛盾，提出相应的解决办法和备选方案。

（6）承上启下，沟通、协调上下、各方面的联系，安排好公务接待和各项活动。

（7）关心群众疾苦，细心体察民情，认真搞好来信来访工作，积极开展机关管理和后勤服务工作。

（8）根据每个时期的中心任务和领导的要求，研究制定办公室的工作计划和具体措施，搞好机关的思想建设、作风建设、制度建设和业务建设。

（9）加强机关、单位的制度化建设，认真做好机关、单位的安全保卫和保密工作。

（10）完成领导交办的各项任务。

办公室主任要出众准确地履行各项职责，完成领导交办的各项任务，就必须时刻注意提高自己的政治理论水平、文化专业知识和各项业务能力，不断改进自己的工作方法和工作作风、努力提高工作效率，并经过自己的“领头兵”的作用，引导疏通，调动各方面工作的积极性。

二、办公室主任工作的特点

办公室（厅）主任工作特点是指办公室主任工作区别于其它职位工作的特殊本质。

只有透彻地了解某项工作的本质特点，才能更好地掌握其活动规律，才能做好这项工作。

依据国家有关政策、法律规定和室主任工作的实务，办公室主任工作的特点主要是：

1.政治性

办公室主任在协助领导贯彻国家的路线、方针、政策方面，负有重要的责任。

它的每一件工作都与国家的方针政策的贯彻落实有着密切的联系，具有很强的政治性。

无论是向上汇报情况，对下传达领导意图，起草各种文件，还是接待群众来信来访，办理各种具体事物，无不体现国家的路线、方针和政策。

2.辅助性

办公室主任工作的基本职责是当好领导的参谋和助手。

依照机关工作的重大事情而言，办公室主任只有根据领导的意图、指示和决定办事，而不能越俎代庖；她们能够向领导提出解决问题的意见和方案，但也只是在领导经过研究决定采用后，才能下达执行。

这种辅助是不可缺少的。

3.服务性

办公室主任工作不能脱离领导工作而独立存在，它的一切工作都是围绕领导工作展开的，都是为领导工作服务的。

4.综合性和全面性

办公室工作涉及四面八方，既有政务，又有事务；既有政治、经济，又有教育、科学、文化、卫生，具有很强的整体性和综合性。

作为领导的助手和参谋，凡是领导抓的工作，办公室主任都要了解、辅助；其它机构不论的事，办公室主任也应主动地加以协调，提出改进意见，供领导参考，这都体现了办公室主任工作的综合性和全面性。

5.机密性

办公室主任直接或间接为领导决策提供咨询、参谋服务，接触的事物较多，具有很强的机密性。

因此，凡是没有公布的国家方针政策和领导的意图，决不可提前向无关人员透露；工作中的重要情况，各种保密性的数字，人事的任免、调动、安排，处理意见，在公布和实施之前，也不得向任何人泄露。

同时，办公室主任要经常督促、教育所属工作人员，要严守组织机密，维护组织利益，在工作中和生活中模范地执行国家的有关法律、法令，养成保守机密、守口如瓶的习惯。

第二节办公室主任基本要求和条件

一、办公室主任工作的基本要求

办公室工作和办公室主任工作的性质和任务，就决定了办公室主任工作的基本要求。

即：

准确、及时、保密、落实。

1.准确

准确是办公室主任工作的基本要求的首要一条。

办公室主任协助领导决策，协助领导对下级机关和下属单位实施正确的领导，首先必须掌握准确的情况，这是正确决策的前提和基础。

在承办、管理具体事务时，办公室主任更应当做到准确无误，不得有丝毫的疏忽大意。

如，办公室主任在制发文件、审核文稿、督促检查、接待上级机关和平行单位来人、来访时，必须力求准确。

数字要准，时间要准，概念要准，名称要准，否则，就会误时误事，贻害无穷。

2.及时

及时就是办事办文不拖拉，讲求效率。

它既是办公室工作的最基本要求，也是办公室主任工作的最基本要求。

时间就是金钱，效率就是生命，没有及时，就没有效率，就会贻误领导工作。

所有办公室工作都必须牢记这一点。

凡是应当办理的工作事项，都应当按照领导要求，迅速办理，不拖拉，不怠慢，真正做到今日事、今日毕。

3.保密

办公室主任每天都要接触大量的文件、材料。

其中很多都具有一定的机密性，而且越是高层机关，其机密文件和材料越多，往往越容易习以为常，放松机关的安全保卫和保密工作。

因此，办公室主任一定要认真做好保密工作，要建立严格的保密制度，配备适量的保密工作人员，提醒或协助领导定期做好保密工作，经常进行保密教育。

要教育每个工作人员增强保密观念，严格遵守保密守则，不该说的机密绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传送机密事项；不携带机密材料游览、参观、访友和出入公共场所等等。

4.落实

办公室主任的大部分工作特别是事务管理性的工作都很具体，有的还相当琐碎。

如为各种会议安排食宿和大小会场；为领导下基层调研安排交通工具；为从事各种工作的人员准备、供应办公用具；接待上级机关和平行单位来人、接待群众来访来信；安排本单位值班、保卫、通讯联络等工作事项，都需要办公室主任作出妥善而又周密的安排，狠抓具体落实，落实到单位，落实到个人，并及时进行督促检查。

对于那些参与领导决策的政务性工作，办公室主任也应当狠抓落实。

当领导作出正确决策或决定后，办公室主任要组织人员认真学习、领会，并采取切实有效的措施具体贯彻、落实。

二、办公室主任工作的基本条件

做好办公室主任工作的条件是多方面的，既有主观的条件，又有客观的条件；既有内部的条件，又有外部的条件；既有直接的条件，又有间接的条件。

概括地说，主要有如下四个方面：

1.要有得力的领导班子和素质较高的管理队伍

为适应办公室工作和领导工作的需要，配备强有力的领导班子。

同时，要注意领导班子结构的合理化，要形成一个知识结构互补、专业结构配套、气质结构协调、年龄结构合理的坚强有力的领导集体。

办公室的所有工作人员，除具备较高的政策水平、较为丰富的文化科学知识和较好的体质之外，还应当做到：

业务娴熟、思想敏锐、作风正派，要具有创新的精神和求实的勇气，锐意改革，勇于创新，埋头苦干，认真负责。

2.要有合理的组织机构和规范、科学的工作程序

要从办公室主任工作和领导工作的实际需要出发，合理地设置、调整机构，要明确分工职责，充分发挥各职能部门的作用，使每个部门、每个工作人员各司其职，各尽其责。

要改变单纯凭经验和惯例办事的做法，使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上。

对过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法，应当根据新形势和新任务的要求加以重新认识，从而形成一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法。

3.要有灵敏的信息传递渠道

各级各类办公室主任都应当加强信息网络建设，强化信息工作职能，建立、健全灵敏的信息沟通渠道，为领导决策提供全面、及时、准确的信息。

同时，要完善信息管理体系，加强信息沟通，切实改变传统的单凭经验和惯例办事的工作方式、方法，实行科学化管理，真正形成一个点面结合、纵横交错的信息网络和畅通的信息环流渠道。

4.要有良好的办公条件和服务手段

做好办公室主任工作，一方面需要办公室全体工作人员要密切配合、互相协作；同时，也不能满足于传统的手工作业方式，而应当随着科学技术的发展，根据财力、物力的宽允程序，配备良好的办公用具，交通工具和现代化通讯设备，以便高质量、高效率地做好服务工作。

因此，在可能的条件下，办公室主任在抓好单位、机关日常工作和业务工作的同时，要加快办公手段、服务手段现代化的步伐，一时不具备条件的，也应当努力创造条件，争取尽快配备，以适应领导工作现代化对办公室主任工作提出的要求。

第三节办公室主任的地位

一、办公室主任在同级领导层中的地位

办公室主任在同级领导层中所处的位置，它是办公室主任职责权限的具体体现。

大多数情况下，办公室主任是一个双重性的角色，她既是领导层的一个成员，又是对领导层集体主要负服务责任的工作人员；既是领导决策的辅助者，又是决策的承办者、执行者。

办公室主任在同级领导层中地位集中地体现在办公室主任在同级领导层中的任职情况。

办公室主任在同级领导层中的地位，具体体现在以下三个方面：

1.“辅助者”的地位

从领导者的决策功能看，她处在“辅助者”的地位。

决策，是各级领导者的基本功能，而决策的全过程一般都与办公室主任密切相关。

决策选题，主要领导往往预先与办公室主任沟通、协调决策论证，办公室主任要负责组织一些调查研究，汇集信息，为领导决策提供参考依据；决策实施，往往需要办公室主任向有关部门传达，并给有关部门以帮助，同时，在决策实施过程中，办公室主任要及时掌握并向领导反映进展情况，以利领导者进行指导、控制。

2.“承办者”的地位

从决策的执行情况看，她处于“承办者”的地位。

这一地位是众所公认的。

各级领导层中的主要领导者当然要经常地、直接地处理一些问题，自己动手办一些事情。

可是，她们在处理公务时，不可能事必躬亲，更多的是“交办”，而不是“亲办”；是“转办”，而不是“直办”。

在这方面，办公室主任则是日常工作中最便利、最主要的“交办”、“转办”的承担者，无论是领导层的集体决议，还是主要领导者的个人意见，一般都需要由办公室主任具体负责向有关部门、有关人员传达，或者直接组织落实。

3.“代理者”的地位

对于决策之外的一些日常具体事务，她还处在“代理者”的地位。

办公室主任除辅助领导决策外，还要处理大量的日常具体事务。

比如，接待一般性、礼节性的来访，会见一般的客人，参加一些不太重要的活动，或者领导不在单位时的一些具体工作、事务的安排等等。

有时，办公室主任还能够受领导之托，代理领导处理一些问题；对一些时间性较强而又不是特别重大的问题，能够当机立断。

“先斩后奏”。

有人把办公室主任戏称为所在党政机关的“内当家”，虽不准确，但也从某一方面描述了办公室主任在领导层中的地位。