办公自动化系统使用管理制度.docx
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办公自动化系统使用管理制度.docx
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办公自动化系统使用管理制度
办公自动化系统使用管理制度
一、总则
(一)、为了提高公司工作效率,保障信息传递畅通,根据公司的实际情况,制定本制度。
(二)、公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是以用友U8智能办公系统为管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。
OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
(三)、为了加强对公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》等有关规定,结合公司实际,制定本制度。
二、组织职责
(一)、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。
主要职责为:
1、负责制定OA系统规章制度;
2、负责OA系统核心工作流程设计、修改;
3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核;
4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限;
5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转;
6、负责工作流程的归档,并为其他部门提供查询;
7、协助人事部组织的操作培训;
8、协助各个部门信息搜集、整理优化系统的需求;
9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督;
10、负责对系统内的保密设置进行定期检查;
11、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督;
(二)人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。
主要职责为:
1、负责现有用户、及新增用户的审核;
2、负责提供用户(变更或注销)信息给行政部。
3、人力资源部必须在确认账号完成注销后,才能为其办理离职手续。
4、新入职人员提出OA账号申请后,由人资部审核后交由行政部开通OA并激活相应权限。
(三)、各个部门提供OA办公系统中用户的流动、权限变更信息。
三、登陆规范
(一)、OA所有用户至少在每个工作日上午、中午下班前一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次,以保证审批流程的正常流转和信息的及时传送,最好能长期登陆进OA办公(可远程办公)。
(二)、OA用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码、并定期更换。
多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统,以免他人介入工作环境。
(三)、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
四、安全保密
(一)、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。
(二)、按照公司《计算机管理制度》的规定,为了保证各单位的网络畅通,严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件,严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。
系统用户必须安装杀毒软件,拒装者取消其上网资格(包括个人笔记本电脑)。
(三)、OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
(四)、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。
不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。
(五)、未经管理人员的同意,任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容,更不许下载受控的内容;
(六)、发生泄密的情况,将追究相关人员责任。
五、审批时限
OA流程审批必须及时有效的处理,保证信息能在最快、最短的时间内传递。
(一)、OA流程的分类:
1、OA流程按时效性及重要程度分为:
一般、重要、非常重要三级。
2、一般流程处理时限为一个工作日;重要流程处理时限为4小时以内;非常重要处理时限为2小时以内。
3、处理时限按流程审批人接收时间到审批完成时间计算。
4、流程审批人不在公司,无法审批流程时,由其授权代理人执行本规定相关条款。
5、对于重要流程、非常重要流程的审批,创建人发起后要根据流程进行跟踪,并电话或者口头提醒审批人审批流程。
6、流程所述情况需经调查、验证、研究等,流程处理时间可延迟。
(另附情况说明)
7、所有OA流程的审批人,务必于当日18:
10之前到达自己节点的所有流程的审批(特殊情况除外,特殊情况要另附说明);如果需要请假(或休假)的审批人,需全部将已到达自己节点的流程审批完结后方可请假(或休假)。
8、为了更加顺利开展工作。
所有流程被“回退”或“不同意”时,需OA审批人注明原因,否则将按照超时处罚规定进行处理。
六、超时处罚
(一)、各审批人未在18:
:
10前审批完自己工作流的人员,将进行处罚,处罚规定如下:
1、一般流程在该员工节点处,该员工处罚100元/条;
2、重要流程在该员工节点处,该员工处罚200元/条;
3、非常重要流程在该员工节点处,该员工处罚500元/条;
七、附则
(一)、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理制度,违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。
(二)、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。
(三)、本制度由公司行政部负责解释、补充,经总裁审批通过后颁布执行。
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