报销和付款操作指引详解.docx

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报销和付款操作指引详解

费用报销及付款操作指引

为规范和指引各单位费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。

一、原始票据规定

各项目经营过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务推广、项目后续维护、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的财务收支结算业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务核算的原始依据。

（一）原始票据分类：

1、增殖税专用发票；

2、产品销售普通发票；

3、服务行业专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）；

4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）；

5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）；

6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据；

7、国家规定的其他票据；

8、公司内部自制的结算票据（工资单、转账通知单、资产入出仓单、内部使用的收付款凭据等）

（二）原始票据填写规定：

1、增值税专用发票应包括的内容：

购货单位全称、法定地址、税务登记号码、开户银行及账号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增值税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、税务登记号码、发票或财务专用印章、经办人等

2、除增值税发票以外的其他票据包括的内容：

发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名章；

3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定；

4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。

5、增值税票、运输票开出的日期与付款日期必须是为180天有效期内。

6、业务费发票除了用于业务招待费、岗位业务费以外，原则上不得用于其他费用报销。

特殊情况凭报告报销。

（商品或服务项目尽量少涉及业务费，）

二、单据粘贴规定

1、所有单据的附件必须收集完整，附件资料与相应的发票归集在一起，排列顺序从上到下依次为发票、业务报告、合同文件、价格文件、验收或入库凭证和其它附件资料；

2、票据必须正面向上粘贴，增值税发票必须用大头针或曲别针钉装，其它发票和附件资料用胶水粘贴整齐，粘贴位置以单据左上角为准，向右、向下厚度均匀，不得将发票内容覆盖，也不得用钉书机钉装。

粘贴的票据不得超出单据所覆盖的范围，超出部分需裁剪或折叠整齐。

各财务中心必须严格把关单据粘贴，不符合要求的单据必须退单重贴。

四、机械费付款规定

1、一次性使用的机械台班费如需要当天使用结束时就付款的，需要在使用机械台班前就预报好需要付款的情况，在付款时需要对方提供机械台班使用单、机械费发票（最好是增值税专用发票）、收款收据。

2、长期使用的机械台班，需与对方签订机械台班使用合同，平时作好台班使用记录，每次使用后要求对方出具机械台班使用单，签字后各留一份，每月核对往来，按月或按季度付款，付款时需提供机械台班使用单、对账单、

五、材料付款规定

（一）材料月度付款

1、各单位每月27日前提交《付款审批明细表》，按照合同/协议结算并注明付款方式，经财务部长审批后3个工作日将付款计划导入SCP系统，便于供应商查询，出纳每月15日前按计划付款完毕；

2、为提高付款效率，月度付款原则上只安排当月应付帐款余额不低于一万元的单位，当月应付帐款余额不足1万元的累计到以后月份再付；

1、特殊情况付款：

对于以下几种情况，可以根据实际情况列入月度付款计划，但各产品公司财务必须在每月27日前知会财务部并报送书面资料：

1）小额付款，即金额不足1万元的付款；2）已签订终止协议的供应商清算余款；3）因特殊原因需暂时调减其付款金额。

（二）货到付款

付款资料要求：

发票、材料入库单、采购合同（或免招标申请、紧急采购申请单）。

（三）预付材料款

1、为降低风险，原则上不对供应商预付货款。

特殊情况需预付货款的，必须提交书面申请，经财务部部长同意后方可办理（经销商指定供应商或生产急需小批量的材料、条码和菲林采购预付款除外）；

2、预付款必须签订合同，合同必须载明确定的数量和金额以及预付款的条款；

3、付款资料要求：

预付款申请、采购合同（或紧急采购申请）、审批报告；

4、采购部门在收到材料后，必须督促供应商在15日内开具发票并提交财务入账，以核销相应的预付款。

超期核销的，财务部门将通知人力资源中心在其工资中扣除。

八、劳务费付款规定

九、退还保证金规定

1、退还保证金必须提交收据原件；

2、已终止合作关系的供应商退还质量保证金，需提交《供应商业务结算单》、收据原件和合同复印件，如果是分次退还，第一次退款时复印收据一份，由财务在复印件上注明未退金额，作为第二次退款依据。

十、付款流程跟踪

为跟踪各项付款单据的流转和付款情况，保证业务的正常进行，特对各项付款审批和查询做出如下规定：

（一）财务管理部在共享中心中按照分权及授权情况建立各项付款的审批流程，选择路径为：

财务共享中心各项报销或付款流程；

（二）出纳分工：

1、出纳的分工：

何少霞负责电饭煲、商用厨房，冯淑婷负责电磁炉、炊具、电子公司，韩少娴负责饮水设备，周敏宁负责职能部门生活国际；

（三）各经办人不能确定流程节点人员时，请与对应会计人员咨询；

（四）现金付款或材料月度付款计划不需要启动电子审批流程；

（五）对于紧急付款的，经办人在启动流程时要予以说明，同时在提交实物单据时告知出纳人员。

紧急付款仅限于严重影响正常经营活动的情况；

（六）出纳人员每天下班前从资金系统中将未付款单据清单提交给各专业负责人，并对未付款单据跟踪情况。

对提交后正常付款10个工作日及紧急付款2个工作日未付出的款项，要提交未付款明细及说明给项目经理审核；

（七）各单位将出纳提交的未付款清单转给相关人员，也可以自行在资金系统中查询审批或出款情况，原则上出纳人员不接收各经办人或供应商的查询；

（八）会计管理中心每月对出纳人员跟踪付款情况纳入月度绩效考核。

十二、本指引由财务会计负责修订和解释，自发布日起执行。

附件

财务票据整理和粘贴要求

在日常报销工作中，经常发现有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，或者是把票据粘贴在报纸上，这些都给会计报销的后续工作（会计合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报销者的时间，鉴于上述情况，我们将财务票据粘贴要求规范如下，希望大家配合执行。

　　一、票据整理、粘贴要求

　　1、分开需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据。

对于集中较多票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。

其中差旅费应单独填写差旅费报销专用凭证，单次出差须形成回形路线。

如有替代发票，请在填报时按发票信息填写报销单，再用便签条注明替代的是哪个业务。

2、将需要粘贴和不需要粘贴的票据分别分类，同类票据（如餐费类、出租车票类等）应集中在一起。

　　3、粘贴票据的纸张大小：

应用和支出凭单同样大小的结实的白纸（使用过的纸亦可，外露部分应保持洁白），不要用报纸或比较薄的信纸粘贴，粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围。

　　4、粘贴要求：

粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴，确保粘贴后依然平整。

其中，车票的粘贴如下图。

　　5、粘贴在一张纸上的所有票据作为一张附件计算，并将合计金额写在右下角。

                  图 1 火车票的粘贴

            图  2 车辆通行费发票的粘贴 

                 图  3 出租车票的粘贴  

如图：

靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外。

         6、按照上面的粘贴好后，填单报销，齐右上角粘贴在如上图已整理好的发票正面，注意粘贴面不要过大而影响发票的有效性。

　　二、注意事项

　　1、不要将票据颠倒放置、粘贴；不要用订书机订票据。

　　2、粘贴票据只能用适量的胶水，不能用固体胶棒粘贴。

　　3、对于粘贴不规范的票据，请自行重新粘贴。

4、票粘贴纸为A4纸；图中左侧空白区域为装订区，宽度为1cm，高度为A4纸宽度，请注意票据的金额及其他主要信息不要贴到直角区域（如图一已经盖住票据信息，审核将核减该发票金额）。

5、粘贴系统打印出报销单时请注意对齐左上角

6、发票和收据及其它凭证分开粘贴，分开汇总报账。

三、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：

1）  阿拉伯数字要加上人民币符号，如：

报账金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00元。

2）  大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”并用圆圈圈住ⓧ，在数字是0的位置填写汉字“零”。

例如，报账金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写：

ⓧ拾ⓧ万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分

3） 汉字的数字大写标准写法为：

壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾

佰仟万元角分

四、报账流程

1、认真整理、粘贴发票，正确规范填写发票粘贴单↓

2、所属项目费用业务负责人签字↓

3、项目经理签字↓

4、报经理审批，持领导签过字的发票粘贴单到财务，由财务负责报账审核的会计逐项审核发票↓

5、财务付款，核销暂借款等