Word 操作与使用.docx

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Word操作与使用

Word操作与使用大全

Word操作与使用大全1

Word操作与使用大全-1

Word功能键使用大全1

新一篇:

Word中目录的编制方法1

Word中目录的编制方法1

Word运用技巧大派送

（1）3

2002中新增功能"安全性"选项的使用方法应用。

6

Word制作试卷“卷头”8

巧用WORD2003编排试卷8

一、输入符号和公式9

二、加入隐藏的答案9

Word中EQ域输入公式详解10

Word2003特殊符号的输入14

Word打印设置技巧六则15

word小技巧：

快速更改文字大小写16

使用Word制作优美印章19

1、用艺术字编辑印章文字20

2、制作印章外形20

一、独门密技之一：

选取文章段落23

二、独门密技之二：

紧急抢救文件23

三、独门密技之三：

自定义常用短语24

_Toc199750728

Word操作与使用大全-

Word功能键使用大全

新一篇:

Word中目录的编制方法

Word中目录的编制方法

　　1.单击要插入目录的位置。

　　2.指向"插入"菜单上的"引用"，再单击"索引和目录"。

　　3.单击"目录"选项卡。

　　4.若要使用现有的设计，请在"格式"框中单击进行选择。

　　5.根据需要，选择其他与目录有关的选项。

　　如果目前未使用大纲级别或内置样式，请进行下列操作之一：

　用大纲级别创建目录　1.指向"视图"菜单上的"工具栏"，再单击"大纲"。

　　2.选择希望在目录中显示的第一个标题。

　　3.在"大纲"工具栏上，选择与选定段落相关的大纲级别。

　　4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤

2和步骤

3。

　　5.单击要插入目录的位置。

　　6.指向"插入"菜单上的"引用"，再单击"索引和目录"。

　　7.单击"目录"选项卡。

　　8.若要使用现有的设计，请在"格式"框中单击进行选择。

　　9.根据需要，选择其他与目录有关的选项。

　　用自定义样式创建目录　　如果已将自定义样式应用于标题，则可以指定

MicrosoftWord

在编制目录时使用哪些样式。

　　1.单击要插入目录的位置。

　　2.指向"插入"菜单上的"引用"，再单击"索引和目录"。

　　3.单击"目录"选项卡。

　　4.单击"选项"按钮。

　　5.在"有效样式"下查找应用于文档的标题样式。

　　6.在样式名右边的"目录级别"下键入

1到9的数字，表示每种标题样式所代表的级别。

　　注意如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如"标题

1"。

7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤5和步骤

6。

8.单击"确定"。

　9.若要使用现有的设计，请在"格式"框中单击一种设计。

　　10.根据需要，选择其他与目录有关的选项。

　　用自己标记的条目编制目录　　使用"标记目录项"框将目录域插入文档。

　　1.请选择要包含在目录中的第一部分文本。

　　2.按

Alt+Shift+O。

　　3.在"级别"框中，选择级别并单击"标记"。

　　4.若要标记其他条目，可选择文本，单击"条目"框，再单击"标记"。

添加条目结束后，请单击"关闭"。

　　5.单击要插入目录的位置。

　　6.指向"插入"菜单上的"引用"，再单击"索引和目录"。

　　7.单击"目录"选项卡。

　　8.单击"选项"按钮。

　　9.在"目录选项"框中，单击选择"目录项域"复选框。

　　10.清除"样式"和"大纲级别"复选框。

　　注意　　·若要创建

Web框架的目录，请指向"格式"菜单上的"框架"，再单击"框架集中的目录"。

只能用内置标题样式创建Web

框架中的目录。

　　·若要与主文档一起工作，请在建立或更新目录以前，在"大纲"工具栏上单击"展开子文档"

Word功能键使用大全

　功能键的使用：

　　1、F1：

打开帮助。

　　2、Shift+F1：

开帮助工具（小问号）。

　　3、Alt+Ctrl+F1：

显示系统信息。

　　4、Alt+F1：

选中下一个域。

　　5、Alt+Shift+F1：

选中上一个域。

　　6、Shift+F2：

复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。

　　7、Alt+Ctrl+F2：

打开文件。

　　8、Ctrl+F2：

打印预览。

　　9、Alt+Shift+F2：

保存文件。

　　10、F2：

剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。

　　11、Shift+F3：

切换选中的西文字符的大小写。

　　12、Alt+F3：

将选中的文本添加到“自动图文集”中。

　　13、F3：

输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。

　　14、Ctrl+F3：

剪切选中的文本或图片（可以多次使用），并将文本和图片添加到一个名为“spike”的“自动图文集”词条中。

　　15、Ctrl+Shift+F3：

将上述“spike”中的文本和图片插入光标处，并将该词条清除。

　　16：

Ctrl+F4：

关闭当前文档，若没有保存，将提示保存。

　　17、F4：

重复上一步的操作。

　　18、Alt+F4：

关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出WORD。

　　19、Shift+F4：

执行“查找”操作后，关闭“查找”对话框，按此组合键，相当于按“查找下一个”按钮。

　　20、Alt+F5：

将所有打开的WORD文档最大化窗口，还原到原来大小。

　　21、Ctrl+F5：

将当前WORD文档最大化窗口，还原到原来大小。

　　22、Ctrl+Shift+F5：

创建标签。

　　23、F5：

打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。

　　24、Shift+F5：

在最后4个编辑处来回移动光标。

　　25：

Ctrl+F6：

在多个打开的文档窗口之间来回切换（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。

　　26、Alt+F6：

在两个打开文档窗口之间反复切换（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。

　　27、F6：

在任务窗格与文档窗口之间切换。

　　28、Shift+F6：

在任务窗格与文档窗口之间切换。

　　29、Ctrl+Shift+F6：

激活“窗口”菜单中当前活动窗口的前一个文档窗口（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。

　　30、Alt+Shift+F6：

激活“窗口”菜单中当前活动窗口的前一个文档窗口（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。

　　31、Ctrl+F7：

当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口。

　　32、Alt+F7：

选定当前文档中下一个错误的单词，并弹右键，提示修改。

　　33、F7：

实施拼写检查。

　　34、Shift+F7：

打开同意词词库，实施同意词替换。

　　35、Alt+Shift+F7：

打开“翻译”任务窗格。

　　36、Ctrl+Shift+F8：

启用列选择模式，用于选择竖块文本。

　　37、Ctrl+F8：

当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小。

　　38、F8：

激活“扩展”功能，用于快速选定文本。

　　39、Shift+F8：

按全文、段、句、词、插入点的顺序，逐步减小选定文本范围。

　　40、Alt+F8：

打开“宏”对话框，用以运行宏命令。

　　41、Ctrl+F9：

插入一个域记号（{}，这个域记号不能直接用键盘输入），用于直接输入域代码。

　　42、Shift+F9：

在所选中“域”的“域代码”与“域结果”之间切换。

　　43、Ctrl+Shift+F9：

取消选中“域”的链接，并以“域结果”显示。

　　44、Alt+F9：

在文档中所有“域”的“域代码”与“域结果”之间切换。

　　45、Alt+F10：

将所有打开的文档窗口在“最大化”与“原状态”之间切换。

　　46、Ctrl+F10：

将当前文档窗口在“最大化”与“原状态”之间切换。

　　47、F10：

激活菜单栏。

　　48、Ctrl+F11：

锁定选中的域，防止被更新。

只对可能更新的域（如“时间域”等）有效。

　　49、Alt+Shift+F11：

启动“脚本编辑器”（需要安装此功能）。

　　50、F11：

选定下一个域（一个文档中至少有两个域，才能看到此操作的结果）。

　　51、Shift+F11：

选定上一个域（一个文档中至少有两个域，才能看到此操作的结果）。

　　52、Ctrl+Shift+F11：

解除对域的锁定（需要选中）。

　　53、Alt+F11：

打开内嵌的VB编辑器。

　　54、F12：

另存文档。

　　55、Ctrl+F12：

打开文档。

　　56、Ctrl+Shift+F12：

联机打印。

　　57、Shift+F12：

保存文档。

Word运用技巧大派送

（1）

　　1．字体的无级缩放技巧

　　在Word中，我们要缩放文字的大小，可以通过工具栏上的字号列表选取。

但这种方

式是有其局限性的，中文字体只能在初号到八号之间选取，英文字体的磅值也仅限于5磅道72磅之间取舍，不能满足我们打印超大字体的要求。

难道号称全球字处理霸王的

Word就如此的“弱智”，令人失望了吗？

NO！

让我们打开“工具\自定义”，选取“命令”项，在类别列表框中选取“所有命令”，在其右边列表框中找到

“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，将其拖放在Word工具栏上，这两个命令既是

文字的大小的无级缩放命令，前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号，后一个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。

你还可以把“ShrinkFont

onepoint”和“GrowFontonepoint”这两项命令也拖放在Word工具栏上，它们执行的命令分

别是将所选文字减小一磅和增大一磅。

如果你不愿意添加上述按钮，可以使用如下快捷键。

放大字体：

“Ctri+]”或者“Ctrl+>”；缩小字体：

“Ctrl+[”或者“Ctrl+<”。

　　2．在文档中插入图标

　　俗话说：

“说一百句，不如画上一笔。

”在文档中加上一个图标，不但可以形象的说明问题，而且能够使文章图文并茂、生动灿烂（编辑老爷也喜欢嘛，我们这些在他老人家

手中讨饭吃的可怜作者，还是尽量讨他的欢心为妙哦）！

做法是：

执行“插入\对象”，打开对话框，将“显示为图标”打钩，然后在“对象类别”列标框中选取所需，

确定即可。

如不满意图标的样式，单击“更改图标”键吧。

　　3．用图片替换文字的技巧

　　用一段文字替换另一段文字，其方法大家都懂，我这里就不再赘述啦（以免编辑老爷怀疑我有故意灌水骗取稿酬之嫌），我这里介绍的是用图片替换文字的技巧，你以前没试

过吧？

因为你无法在“替换为”框中输入图片，现在我告诉你方法。

首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在

“替换为”框中输入“^c”（注意：

输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换即可。

“^c”的意思就是指令Word

XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容。

按此原理，“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。

　　4．备份个性化设置

　　Word自带有一个备份个性化设置的工具。

打开开始菜单，指向“MicrosoftOfficetools\SaveMySettings

Wizard”单击，将出现个性设置对话框，按提示作就行啦，可以备份到任何地方。

提示：

备份个性化设置时要先关闭Word，否则不成功。

题外话：

对初学者而言，在进行个性化设置时容易把菜单搞乱，甚至误操作导致菜单全

部失踪，这时可按“F1”键帮助恢复。

还可以打开“工具\选项\保存”对话框，在“提示保存Normal模块”上打钩，这样，每当菜单栏工具栏有任何细小的改动，Word

XP在关闭时就会自动弹出警示框预告：

“所作修改会影响共用模板：

Normal。

是否保存所作修改？

”你自己看作办吧。

　　5．替换特殊格式的字体技巧

　　如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“Word”改为红色、斜

体、下划线，一个一个的改当然费时费力。

我有办法一下搞定，其方法如下：

打开替换对话框，在“查找内容”中输入“Word”（实际输入时不带引号），在“替换为”

中同样输入“Word”（同上），然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为红色、斜体、下划线，单击“全部替换”。

　　6．妙用通配符替换文件

　　如果要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，就需要我们使用通配符。

通配符有两个：

“*”号和“?

”号。

“*”表示多个字符，“？

”表示一

个字符。

操作方法如下：

打开替换对话框，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容”

中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。

　　7．将文字快速转换为图片

　　如果你发Email给海外的亲友，但对方计算机又没有中文系统，无法进行汉字浏览，是

不是很扫兴呢？

别遗憾，我有办法，其实我们只要把文字转换为图片，就会保持文档格式的原貌，这样，你的海外亲友就能读到祖国的语言啦。

将文字快速转换为图片并不需

要专门的图形编辑器，Word一样可以做到。

方法如下：

首先，将编辑的文件存为doc格式，然后将其关闭。

再在Word

XP中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但Word已经把它转

换成图片啦。

用Email发送给你的海外亲友吧。

　　8．不经过剪贴板复制文件

　　我们都知道用剪贴板来复制文件，你知不知道还可以用Ctrl键加鼠标拖曳而且不经过剪

贴板也能达到复制的目的呢？

方法是：

用鼠标选中复制的对象（包括文字和图片），按住Ctrl键的同时用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。

该方法简单易行，堪称复制的快

捷方式，而且不经过剪贴板，对于内存小的机子，是不是可以减轻一点负荷呢？

　　9．自动滚屏功能

　　如果我们读一篇长文件，一页一页的“PageDown”太不方便啦。

其实Word内置有自

动滚屏的功能，只是默认值下系统并未显示在工具栏上，需要我们手动添加。

方法是：

打开“自定义\命令”，在类型中单击“工具”，在其右边的命令列表中找到“自动滚

动”项，拖至工具栏即可。

使用时只要轻轻一点，即可实现屏幕平滑滚动，可上滚也可下滚，还可以调节滚屏的速度，爽吧？

不比任何专业的读书软件差哦。

若想停止滚

屏，单击一下鼠标就可关闭自动滚屏功能。

方便吧？

（经验提示：

把字放大些读，简直爽之极矣哉！

）

　　10．快速创建和撤销上、下标

　　我们一般创建和撤销上、下标的方法是通过点击工具栏上的上、下标按钮，其实他们都有快捷键可用，掌握和使用它们，让我们的工作更省时。

创建上标：

“Ctrl+加号”，

再按一次即撤销。

创建下标：

“Ctrl+减号”，再按一次即撤销。

　　11．快速把文本升为标题

　　将光标置于需要升为标题的文本所在行，按下“Alt+Shift+?

”组合键，可将文本快速升为标题，且样式为1，按“Alt+Shift+à”

组合键，可将标题逐渐降为2、3……9。

12．快速插入特定的文字

　　我们经常会在稿件的后面添上自己的通讯地址和Email，方便报社准确无误的寄稿酬（这一点相当的重要哦）！

但次次都要一个字一个字的敲入，是不是很麻烦呢？

其实我

们可以把它制作成一个按钮放在工具栏里，需要使用鼠标一点即可。

方法是：

在“自动图文集”中添加一项“通讯地址”（包括Emai），然后打开“自定义”对话框，选取

“命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添加的“通讯地址”项，将其拖放到工具栏即可。

　　13．快速还原图形尺寸

　　有时我们会在文档中放置一些图片，并作适当的修改，如果修改得不满意，想还原后重新来过，可按住Ctrl键，用鼠标双击该图片，即可快速还原原来的尺寸。

　　14．快速重复输入字符

　　要想重复最后一步操作，可按“F4”键。

特别是用于重复输入某个字符，非常有用。

比

如我们要输入“咚咚咚咚咚咚”一组象声词，在输入第一个“咚”以后，按下F4键，将在光标所在处重复输入又一个“咚”，连续不断的按，将连续不断的输入“咚”。

如果

你想重复复制大段大段的文件，按“F4”是绝佳的选择！

　　15．快速取消项目编号格式

　　当我们在文档中输入了项目编号1，回车之后Word会自动为我们生成项目编号2、3、

4……如果我们想取消这些项目编号，一般的方法比较繁琐，我有一简便法子：

将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，在Word中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即

可快速取消项目编号。

　　16．快速选定字符块

　　在文件左边空白处：

单击鼠标可以选定一行文字；双击则选定整个段落；按住Ctrl单击

鼠标，选定全文。

在文档中：

双击鼠标选定词组；三击鼠标选定段落；按住Ctrl单击鼠标，选定一个句子。

　　17．快速插入当前日期和时间

　　一般情况下我们要在文档中插入日期和时间，所用的方法是打开菜单栏的“插入”下拉菜单，选取“日期与时间”获得。

现在你可以使用以下这两个组合键快速插入啦，插入

日期：

“Alt+Shift+D”键；插入时间：

“Alt+Shift+T”键。

　　18．快速切换文档

　　Word允许我们打开多个文档进行编辑，每个文档都会在任务栏上显示一个图标，方

便我们在各文档中进行切换。

事实上这种切换方式并不方便，如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。

那就跟着我添加吧。

打开“工具\自定义\命令”，在类别列表中选取“所有命令”，然后在右边的命令框中找到“NewWindow”和“PrevWindow”两个命令，将其拖放在工具栏上，这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两

个按钮，其功能就是向前和向后切换文档，与IE的“前进”和“后退”方式一模一样，而且可以循环切换啰。

　　19．一次选取数个图片

　　如果我们要在文档中插入数个图片，不必一个一个的选取，可以按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，然后“插入”即可。

　　20．快速画出水平线

　　打开“工具\自动更正\键入时自动套用格式”，在列表中找到“连字符替换为长划线”

并打钩，然后确定。

使用时，只要输入三个连字符（包括：

#、&、*、-、=、——等等）回车，系统就会自动生成一行水平线。

　　21.快速计算表格中的数据

　　虽然在OFFICE套件中电子表格用EXECL更方便，但有时一些不是很复杂的表格其实并没有必要去启动庞大的EXECL，在WORD中就有一些基本的表格计算功能。

　　直接在要计算的表格栏中选择表格中的公式命令，然后输入公式就可以了。

假如，如果要计算一行的数据之和，直接使用公式"=SUM（LEFT）"就可以直接计算。

但在WORD中有一个小问题，就是不能用一个公式计算很多行的数值，此时有一个好的方法就是，先将"=SUM（LEFT）"公式复制一下，然后在要计算的表格栏内按CTRL＋F9，此时出现｛　｝标志，此时就处在输入公式的状态，按CTRL＋C将公式粘贴进来，依次类推，很快就可以将要计算的表格单位全部打上公式，此时选中整个表格，按F9，就可以通过公式算出所要的数值。

值得注意的是，在EXECL中，如果表格中的源数据出现变化，结果是及时更新的，而在WORD中源数据变化，结果是不会自动更新的，要重新选择整个表格，然后按F9更新所选域数据才会更新。

　　22.快速生成编号

　　在实现应用中，有时会出现需要打印很多编号的工作，虽然用程序或者一些其它的方法可以生成，但总的来说对一些不懂编程的人很麻烦。

其实直接用WORD可以很方便的生产编号。

如现在我们要产生1－4000的一个编号，首先在WORD中使用表格菜单中的插入表格在选项卡中输入需要的行和列，此时我们输入20和200，如果要打印成一列，最好选择1和4000。

此时生成了一个有4000个单元格的表格，选中整个表格，然后选择格式菜单中的项目符号和编号，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，可能需要一段时间，如笔者的P3　733,128M内存的机子也需要10几秒，大家千万不要以为死机了。

生成编号后，选中整个表格，用CTRL＋X剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现表格，然后根据自己的需要进行适当的调整就行了。

　　23.删除一些第三方软件加上的菜单栏

　　有一些第三方软件安装后会在WORD中添加一些快捷菜单栏，如金山快译2002，而且此菜单栏不能关闭，这次关了，下次重新启动WORD时又会自动打开，这对一些用不上这个功能的人来说非常讨厌。

现在有办法了，只要打开注册表进入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中，将WordAddIn.KSWordAddIn.1子项全部删除（删除前先备个份，以免后悔）。

这样再启动WORD时就不会出现这个讨厌的菜单栏了。

用通Word2002文档的安全性

微软公司的新版本officeXP即office

2002发布后，引起了巨大的轰动，它的功能在原来的基础上又增强了许多，并修复了旧版本的一些错误。

下面，我们来看看它在word

2002中新增功能"安全性"选项的使用方法应用。

　　一、防止word宏病毒

　　1、用户可以购买并安装专门的杀毒软件（包括可以查杀宏病毒）。

　　2、可以设置word宏的安全级别

　　在"工具"菜单上，单击"选项"。

单击"安全性"选项卡。

在"宏安全性"之下，单击"宏安全性"。

单击"安全级"选项卡，里面包含了高、中、低三种安全级别，选择所要使用的安全级即可。

这样，根据宏安全设置的不同，在打开一个宏时，您会收到一条警告，而且已安装的模板和加载项（包括向导）中的宏可能会被禁用。

接着单击"可靠来源"选项卡。

清除"信任所有安装的加载项和模板"复选框。

　　3、为宏添加数字签名

　　您可以使用数字证书来对文件或宏方案进行数字签名。

如果您还没有数字证书，则必须获取一个。

由于使用数字证书比较复杂，这里不作进一步讨论。

　　二、保护文档免受XX的更改

　　1、给文档添加数字许可号，您可以使用数字证书来对文件或宏方案进行数字签名。

　　在"工具"菜单上，单击"选项"，再单击"安全性"选项卡。

单击"数字签名"。

单击"添加"。

选择要添加的证书，然后单击"确定"。

　　2、打开或修改文档时需要密码　　在创建密码之后，请将其记录下来并保存在安全的地方。

如果丢失密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。

　　打开文件。

在"工具"菜单上，单击"选项"，再单击"安全性"选项卡。

在"打开权限密码"框中键入密码，再单击"确定"。

在"请再键入一遍打开权限密码"框中再次键入该密码，然后单击"确定"。

在"修改权限密码"框中键入密码，再单击"确定"。

在"请再键入一遍修改权限密码"框中再次键入该密码，然后单击"确定"。

　　提示：

若要创建一个长密码，最长可达

255个字符，请单击"高级"，然后选择RC4加密类型。

　　3、使MicrosoftWord

建议以只读方式打开文档这个选项　　您可以以非强制性的方式建议用户以只读方式打开文档。

如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。

　　在"工具"菜单上，单击"选项"。

单击"安全性"。

选中"建议以只读方式打开文档"复选框，再单击"确定"。

　　4、您可以保护正在处理的窗体，以及窗体的最终版本，防止用户在填充的过程当中对其进行更改。

　　单击"工具"菜单中的"保护文档"命令。

单击"窗体"。

若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，请在"密码（非必选项）"框中键入密码。

不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。

如果要保护整个窗体，请单击"确定"按钮。

若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中，请单击"节"，然后清除