行政政管理制度.docx

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行政政管理制度

苏氏集团行政管理处管理

制度汇编

烟台苏氏集团

2011年2月19日

目录

第一章前言

第二章行政管理原则

第三章员工守则

第四章员工行为规范

第五章公文管理制度

第六章会议管理制度

第七章档案管理制度

第八章车辆管理制度

第九章印章管理制度

第十章IT设备、网络管理制度

第十一章固定资产管理制度

第十二章宿舍管理制度

第十三章卫生管理制度

第十四章办公用品管理制度

第十五章办公区域花卉养护管理制度

第十六章保密制度

第十七章工作汇报制度

第十八章安全管理制度

第一章前言

行政管理处作为苏氏企业集团公司的一个职能部门，主要负责集团的日常行政管理及办公事务管理工作。

为提高苏氏集团行政管理水平和办公效率，特制定本制度。

本制度详细描述了行政管理处的管理规范、操作流程及通用工具表格，用于规范与指导行政管理处的业务工作，是行政管理处的基础管理文件。

第二章行政管理原则

第一条遵从人力资源管理原则。

第二条如有其他更改以修改后的内容为准。

第三章员工守则

为维护公司劳动纪律和各项制度，保障公司各项工作的正常进行，特制定本守则。

第一条员工应遵守公司的一切规章制度，忠实勤勉地履行工作职责。

对经办业务或工作有建设性的意见时，可以口头或书面形式进行提议。

第二条员工应诚实、谦让、廉洁、谨慎、敬业，同事之间要和睦相处。

第三条员工应按时上、下班，不得迟到、早退。

每日及时刷卡，不得委托他人代刷或替他人刷卡。

第四条各级员工每日负责的各项工作应遵守日事日毕，日清日结的原则。

如临时发生的紧要事项，虽非在办公时间亦应抓紧时间办理，不得借故推诿。

第五条员工对待顾客或参观来宾应保持谦和礼貌、诚恳友善的态度。

对顾客委托办理的事项应力求周到处理，不得草率敷衍或任意搁置不办。

第六条员工有服从上级命令的义务，员工对命令有意见时，可以向上级陈述。

第七条员工不得有下列行为：

1、除办理本公司业务以外，不允许对外擅自以公司名义做各类未经公司许可的业务或违法、违规事宜。

2、不准泄漏公司任何机密、秘密，未经许可不允许对外出示公司的各项规章制度、流程等。

3、工作时间内不得无故离岗、串岗、闲聊，应坚守岗位，确保办公环境安静有序。

4、对于所办事项不得收受任何馈赠或变相挪借财物。

5、妥善使用、保管公物，不得占为已有或私自出借、损坏、丢失，违者照价赔偿，并给以相应处罚。

6、不得挪用公物或挪用公款。

7、不得生产、经营与本公司业务类似的产品；不得在外兼任与本公司当前担任职务有业务冲突或雷同的职务。

8、不得随意翻阅不属于自己负责的文件、帐薄、表册或函件等资料。

9、不准将易燃、易爆、危险品带入办公室，办公室内不准堆放杂物和焚烧废弃物，保持办公室干净、卫生、整洁，注意防火，烟头要及时熄灭，焚烧废纸要到室外安全地点。

10、未经许可，不允许携带外来人员参观工作或生产区域，不允许擅自对外接受采访或访谈。

第八条各级员工如违反上述规定，按情节轻重分别予以处罚，有知情不报者亦应负连带责任。

第四章员工行为规范

第一节总则

为了建立、维护和强化公司的日常管理与企业文化建设，营造健康、积极向上的工作氛围，保证各项工作的顺利开展和实施，特制定此行为规范。

第一条集团各职能部门、子公司的全体员工必须坚持按如下理念、方针去开展工作：

企业宗旨：

以员工为根本　以管理为基础　

以顾客为中心　以卓越为目标

核心理念：

励精图治、自强不息、不断完善、与时俱进

服务理念：

服务用户 服务社会 　服务百年

人才理念：

以人为本 重在培养 任人唯贤 人尽其才

质量方针：

建一流企业，树文明诚信，创百年品牌

环境方针：

营造绿色环境，倡导健康文化

健康与安全方针：

 安全第一预防为主科学管理 持续改进

第二条本行为规范适用于集团各职能部门、子公司的全体员工。

第三条集团人力资源处作为本行为规范的主管部门，负责本行为规范的组织实施和监督检查。

第四条本规范符合国家《公民道德规范》的要求，是对其内容的细化。

第二节语言

第一条在工作中，提倡员工使用普通话。

第二条在任何场合应用语规范、礼貌，语气温和，音量适中，严谨大声喧哗。

第三条同事间工作交流应相互尊重，任何时候不得使用不文明语言和不当肢体动作。

第四条接听外部电话时，态度要和善、友好，不带任何让人感到不愉快的情绪，不推诿，不搪塞，以最大的诚意为客户服务。

通话时，使用以下标准用语：

1、接听时：

“您好！

这里是苏氏集团”；

2、接到需要了解或落实的事情时：

“对不起，您所说的事情我还不太清楚，请您留下联系方式，落实好后，我与您联系，好吗？

”；

3、需要其它部门落实或解决时：

“您所说的事情由××部门负责，我把您的想法（要求）转给××部门，由他们为您落实和解决，之后我再与您联系，您看好吗？

”；

4、接到反映问题的电话时：

“您所反映的情况很好，非常感谢您对我们公司的关心，请您放心，我们一定认真加以落实，妥善处理好，并将结果反馈给您，您看好吗”；

5、接到投诉电话时：

“对不起，由于我们工作做得不到位，给您增添了许多麻烦，我们会马上责成有关部门进行调查处理，同时加强管理，提高服务质量，请您放心，我们会妥善处理好这件事情的”。

第三节行为

第一条遵守企业的上下班时间和各项规章制度，按时开展各项工作。

第二条充分发挥自己的聪明才智，积极、主动、勤奋、认真地探索最佳工作和管理方法，高质量完成所担负的工作任务和工作目标。

第三条敢于负责，大胆工作，勇挑重担。

第四条自觉维护正常的工作秩序，禁止在办公场所和公共区域大声喧哗、嬉戏、打闹。

第五条及时做好个人工作区域内的卫生保洁工作，保持办公物品整齐，地面、桌面清洁、干净，养成随手整理的习惯。

第六条下班前应将桌面收拾整齐，将公文、印章、票据、现金及贵重物品锁入保险柜或抽屉内，闭电源后方可离开。

第七条自觉维护公共卫生，严谨随地吐痰、乱丢纸屑，垃圾桶内不应超过3/4满。

第八条自觉爱护公共财物，不任意损坏、丢弃、窃取单位的财产和物品。

第九条为人正直，作风正派，做事清廉，不得不义之财，不做贪污受贿之人。

第十条待人宽厚，乐于助人，团结友爱，扶危济困。

第十一条尊重领导，服从管理，各司其职。

第十二条尊重同事，和睦相处，互相帮助，互相促进，禁止随意开玩笑，禁止以生理缺陷或隐私取笑他人。

第十三条尊重顾客和消费者，强化服务意识，提高服务质量。

第十四条办公区域严禁吸烟，客人来访吸烟须在指定地点。

第十五条工作期间不得饮酒，不得带有酒精状态上班，接待公司的客人除外。

第十六条工作场合禁止吃零食。

第十七条工作时间禁止上网闲聊、浏览非法黄色网站和玩游戏。

第十八条工作及办公地点，禁止随意躺卧。

第十九条积极参加公司组织的集体活动和劳动，树立大局观念和意识。

第二十条不得利用公司的资源办私事、谋私利。

第二十一条注重上下级之间、同事之间的沟通，增加了解、增进理解，减少误解，禁止背后议论或评论领导和同事，更不得造谣、污蔑和挑拨领导或同事之间的关系。

第二十二条尊重他人的劳动成果，树立勤俭节约意识。

第二十三条各级员工应严格执行工作流程，提高工作效率。

第二十四条生产一线员工应严格执行操作规程，确保安全生产。

第二十五条员工上班期间必须佩戴工牌。

第四节仪容

第一条面部、头发保持清洁。

第二条面部化妆应以淡妆为主，按照自身的特点，保持自然、和谐、庄重、活力的风格，禁止浓妆艳抹。

第三条发型要自然、顺畅，禁止梳另类怪异发型，禁止漂染怪异的发色（如白色）。

男性员工要发不过耳，不准蓄胡须。

第四条工作期间，生产一线操作员工禁止佩戴妨碍工作的手饰，如手链、项链等饰物。

第五条行政人员可佩戴朴素、大方、适宜的饰品。

第六条公司办公区域内禁止佩戴墨镜或有损公司形象的饰物。

第五节仪表

第一条公司各级管理人员、行政人员每周一至周五上班期间应统一着正装，周末可着休闲装。

第二条公司其它员工的着装，按实际工作需要执行。

第三条工作期间男员工不得穿背心、短裤、拖鞋、运动装、运动鞋。

着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；西装应熨烫平整，西裤看出裤中线；女员工不得穿运动服、超短裙、低胸衫或其他奇装异服。

第四条违反本规范条款的处理措施和标准，依据公司相关制度处理。

第五条本规范未尽事宜，每年年底根据实施情况进行调整和补充。

第五章公文管理制度

第一条公文是传达贯彻上级指示精神、请示、答复、指导或商洽的重要工具。

第二条本公文管理实行统一标准。

第三条以公司名义来往的公文由行政管理处管理。

第四条各子公司与总部职能处（室）来往的公文，由各子公司管理。

第五条公文种类主要有:

1、请示：

请上级指示和批准，用“请示”；

2、报告：

向上级汇报工作，反映情况，用“报告”；

3、批复：

答复请示事项，用“批复”；

4、通知：

传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”；

5、通报：

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。

第六条决定：

对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。

第七条函：

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用“函”。

第八条会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第九条简报：

上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部使用的，用“简报”。

第十条调查报告：

为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。

第十一条备忘录：

平级部门之间用于明确有关事项，协助解决问题时用“备忘录”。

第十二条公文行文格式要求

1、在正式公文中，除文件编号，各种表格和百分比、专用术语用阿拉伯数字书写外，其他一律用汉字书写。

具体要求见附件1《公文行文格式要求》，红头文件发文格式样板见附件2；

2、集团公司发文，一律要由集团公司总裁办统一编号：

（1）以集团公司名义发文，用苏氏[20**]**号

（2）以集团公司部门发文，用苏氏（部门名称）字[20**]**号

第十三条集团公司红头文件由总裁办统一办理收发事宜

1、公司各职能处（室）应指定人员负责来往公文的核稿及收发、登记、督办、入档事宜；

2、发文包括：

拟稿、审稿、签发、校对、缮印、用印、封发等程序，《苏氏集团发文单》见附件3，《苏氏集团文件分发签收记录单》见附件4；

3、草拟公文必须使用统一的公文稿纸或格式；

4、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文；

5、公文在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审稿后送总裁办审稿；

6、公文签发：

以公司名义下发的行政文件由董事长·总裁或执行总裁签发；

7、凡需办理的公文须由起草文件部门主管领导签批意见，再送董事长·总裁或执行总裁批示后办理。

不得直接送交董事长·总裁或执行总裁，董事长·总裁或执行总裁也不得直接接受文件；

8、收文处理包括：

登记、拟办、批办、催办等程序；

9、秘书室人员统一签收、拆分、登记，及时呈送领导批阅；

10、秘书室人员对公司领导批示的公文要认真督促和催办。

第十四条公司内部各职能处（室）往来一般性的批复、指示、回复、落实、执行、存档等工作统一使用《苏氏集团内部业务便签》（见附件5）。

第十五条公文内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如涉及其他部门，其他部门为该项公文的会办部门。

第十六条各行文单位一般不得越级行文，特殊情况必须越级行文的应当抄报越级的单位。

第十七条向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要直接报送领导个人（除直接交办外）。

第十八条签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。

第十九条公文办理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

第二十条公司各职能处（室）、子公司，要有兼职人员负责公文的管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。

第二十一条公司领导或部门负责人参加重要会议带回的文件，汇报传达之后，应将会议文件交秘书室专职人员立卷归档。

第二十二条公司各职能处（室）、子公司，工作中形成的包括文件、会议纪要、照片、图表、音像品等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交归卷存档。

附件1：

公文行文格式要求

附件2：

公文格式样板

附件3：

苏氏集团发文单

附件4：

苏氏集团文件分发签收记录单

附件5：

苏氏集团内部联系单

附件1：

公文行文格式要求

公文行文格式要求

封面部分

大标题

用“苏氏集团**部规章制度”，宋体，二号，加粗，居中，距顶端8行

部门

大标题下空4行，写“**处（室）”，宋体，三号，加粗，居中

日期

“2010年*月*日”，宋体，三号，加粗，居中，距底端2行

目录部分

目录

目录两个字中间空两格，宋体三号，加粗居中，距顶端1行

目录内容

目录内容两端对齐，包括“章”和“节”，“章”采用宋体小三，“节”采用宋体四号

正文部分

章标题

“第一章***”字样，宋体小三，居中、加粗，上下各空一行，“章”字后面空两格字符格

小节

“第一节***”字样，宋体四号，居中、加粗，上下各空一行，“节”字后面空两格字符格

内容

小节下面一级标题用“第*条”字样，二级标题用“1”、“2”字样，三级标题用“

（1）”、“

（2）”字样。

原则上不允许用四级标题。

一级标题

一级标题及内容采用宋体，五号，“第*条”前面空四个字符格，后面空两个字符格

二级标题

二级标题及内容采用宋体，五号，“1”前面空四个字符格，后面以顿号隔开

三级标题

三级标题及内容采用宋体，五号、“

（1）”前面空四个字符格

篇末

篇末列明附件顺序及名称，采用宋体，四号，“附件”前面空四个字符格

附件部分

附件

每个附件要单独起一页，首行顶格写明“附件*：

***”，采用宋体，四号，加粗。

其他部分

其他说明

每一节按顺序设置条数，下一节重新开始设置条数

全文所有空格行行距设置为固定值28磅，正文行距设置为固定值28磅

页边距设为:

上边距：

2.54厘米；下边距：

2厘米；左边距:

2.5厘米；右边距：

2厘米

页眉：

1.5厘米;页脚：

1.5厘米；页眉插入统一的《苏氏企业集团》的字样，宋体，小五，局右对齐；页脚居中插入默认“1”“2”页码

附件2：

公文格式样板

烟台苏氏集团文件

苏氏[20**]**号签发人：

关于印发《苏氏集团**********》的

通知

公司全体员工：

为规范**********,现印发给你们，请遵照执行。

特此通知

附件：

《**********》

二O**年*月*日

（此页五正文）

主题词：

******通知

抄报：

董事长·总裁、执行总裁、副总裁、各职能处（室）、子公司、

总裁办：

存档

苏氏企业集团公司总裁办2011年*月*日印发共印（*份）

附件3：

苏氏集团发文单

苏氏集团发文单

签发:

规范审核

核稿人：

经济审核

核稿人：

主办单位：

拟稿人：

会签：

共打印份，其中文份；附件份；

标题：

主送：

抄报：

附件：

抄送：

缓急：

密级：

打字：

校对：

缮印：

监印：

发文字号年月日封发

主题词：

附件4：

苏氏集团文件分发签收记录单

发文日期

发文部门

发文字号

文件标题

公司领导

总裁办

人力资源处

财务处

行政管理处

外联事务处

物资采购处

计划经营处

注：

总裁办留存

附件5：

苏氏集团内部业务便签

　　　　　　　　　　　　　　　　　　□指示、√通知、□批复

编号：

苏氏行政[2011]00*号□请示、□报告、□接洽

给（TO）：

***、***

日期（DATE）：

由（FROM）***处

□请回复（REPLY）□请存档（FILE）

标题（SUBJECT）

内容（MESSAGE）

起草

审核

抄报：

批复

回复

签字：

抄送:

第六章会议管理制度

为规范企业会议管理，缩短会议时间，提高会议效率，特制订本制度。

本制度适用于集团及子公司所有会议的管理。

第一节各类会议说明

集团会议分为集团层面会议、生产经营周例会、部门例会、专题会四类。

第一条集团层面会议

集团层面会议包括：

集团年度会议、季度会议、月度例会、周例会。

1、集团层面会议是集团所有部门、子公司进行工作总结和下阶段工作安排的例会；

2、会议参加人员为集团董事长·总裁、执行总裁、副总裁、各职能处（室）处长（主任）及子公司总经理（副总经理）；

3、会议由总裁办组织、通知、记录，会议纪要报执行总裁审核后发送至各有关处（室）、子公司。

第二条生产经营周例会

1、生产经营周例会是针对集团各项业务工作进行总结、协调、计划的会议；

2、会议参加人员同《集团层面会议》参加人。

3、会议时间为每周六上午8:

30—11:

30；

4、会议由总裁办组织、通知、记录，会议纪要报执行审核后发送至各有关处（室）、子公司。

第三条部门周例会

1、部门周例会是各职能处（室）、子公司对本部门上周工作总结、评价和下周工作安排的例会；

2、例会时间由各职能处（室）、子公司根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则；原则上安排在每周一的上午，因工作原因不能按时召开的，以不超过周二晚上下班时间为准；

3、部门周例会要做好会议纪要，纪要应在每周三前发送至直接分管副总裁审阅，同时发送总裁办备案。

第四条专题会议

1、专题会议是针对某一事项召开，以讨论、协调、解决问题为目的专门会议；

2、会议由事项主导处（室）、子公司组织，会议通知发送相关处（室）、子公司组织，抄送总裁办备案；

3、会议纪要由主导处（室）、子公司负责整理，相关人员审核后发送各有关领导、处（室）及子公司。

第二节会议的组织原则

第一条优化原则：

会议的内容、规模、时间、参加人数必须是能够达到预期目的的最佳选择。

第二条紧迫性原则：

会议应突出其时效性，选择最佳时期召开，并在预定时间内结束。

第三条效率原则：

会议必须以最小的人力、物力和时间投入获取最好的效果，与会人员的发言应简明、准确。

第四条重要原则：

会议安排应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

第五条约束性原则：

会议一旦形成决议，未经同级或更高级别的会议做出修正或更改，任何人不能改变会议决议。

第三节会议管理规定

第一条各职能处（室）、子公司组织的不定期会议的时间、地点和主要参会人员等不应与公司确定的例会冲突。

第二条会议组织部门应至少提前一天下发会议通知和相关资料给各职能处（室）、子公司，以便各职能处（室）、子公司提前做好准备。

第三条会议通知按照《集团会议通知模板》（见附件1）格式下发。

第四条相关部门应根据会议通知要求做好准备，会前将资料发给组织部门。

第五条会议通知中参会人员应按时参会，因故不能出席会议者，必须提前向会议主持人请假并委托他人代参加，否则视为缺席。

第六条组织会议的主导者负责会议签到及纪律维持。

第七条会议期间参会人员应仔细听取、记录会议内容，不得私自讨论与会议无关的内容，不得随意走动。

第八条参会人员应将手机调成关机或震动状态，原则上不得接听电话，确有特殊情况时必须示意主持人，到会议室外接听。

第九条会议要有专人记录会议纪要，并有审核人。

会后两天内将会议纪要下发各相关部门，各职能处（室）应按照决议执行。

第十条会议纪要按照《会议纪要模板》（见附件2）格式下发，集团层面会议纪要除外。

第十一条会后参会人员应将会议桌面清理干净，会议组织者负责会议室的会后整理。

第十二条会议考勤及纪律的考核由会议的召集部门执行，报总裁办备案。

第四节会议室管理

第一条会议室是公司举行会议、接待来宾（含客户）的重要场所，要时刻保持整洁、有序，功能设备完整。

第二条公司内各职能处（室）、分子公司需要使用会议室时，应提前申请并填写《会议室使用登记表》（见附件3）。

第三条会议室的使用者应爱护会议室的设施，保持会议室清洁，任何人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等设施带出会议室。

第四条总裁办负责会议室内设备及桌椅等设施及其它物品的完好及安全，提供会议用茶水、日常清扫等工作。

附件1：

集团会议通知模板

附件2：

会议纪要模板

附件3：

会议室使用登记表

附件1：

集团会议通知模板

******会会议通知

时间：

地点：

召集部门：

会议主持人：

参会人员：

主要议题：

会议议程：

会议议程是为了明确会议进行的顺序和需要在会上发言的相关人员。

序号

议程

负责人

时间段

1

2

3

4

5

6

会议要求：

1、各参会人员需提前做好参会准备，按时参会。

2、不能按时参加者请提前告知，并安排替代人员参会。

3、******************

附件2：

会议纪要模板

****会会议纪要

（正文通篇字体为宋体小四，表格内字体为宋体五号）

时间：

地点：

召集部门：

会议主持人：

出席人员：

缺席人员：

记录员：

签发人：

主要议题：

会议纪要：

一、

二、

三、

会议决议：

会议决议是会议讨论过程中领导对某些事项的下一步工作指导或者大家达成的共识，需要在会后进行跟踪执行并得出结果的事项，具有明确性、时限性、强制性。

模板如下：

序号

决议

完成时间

责任部门

责任人

支持部门

1

2

3

4

5

附件3：

会议室使用登记表

会议名称

人数

使用部门

负责人

会议时间

会议地点

会议室

检查情况

是否有损坏

□有□无

损坏明细填入下表

使用处（室）负责人

时间

注：

1、使用处（室）如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。

2、场内禁止吸烟，禁止吃零食或口香糖，不准在场内随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒或导入花卉盆中，如出现上述情况，使用处（室）有责任劝止。

3、不准非工作人员随意进入。

4、不得破坏、弄脏原有装修，不准在桌椅上任意写画、刻画，不得将会议室物品携出室外。

5、在使用完毕后，使用处（室）负责整理桌椅，清洁会场，总裁办秘书负责检查会场设施的使用情况，此表交由总裁办秘书保管。

第七章档案管理制度

第一节总则

第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共