行政管理制度中小企业通用版.docx

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行政管理制度中小企业通用版

行政管理制度

为规范公司的管理行为，建立完善、高效的运行机制，提高工作效率和质量，特制定本制度。

本制度适用于公司的行政管理，以国家法律法规要求及集团有关管理制度原则为制定依据。

第一章文件收发

第一条董事会的文件由董事会秘书负责拟稿并审核，董事长签发；公司的文件由办公室负责拟稿并审核，公司总经理签发；监事会的文件由监事会拟稿并审核，监事长签发；公司各部门质量管理文件的编制规定详见“质量文件管理制度”。

第二条文件批准后，由办公室统一印发。

未经领导签发的文件，一律不得打印、盖章。

凡发出文件，均需有题目、编码、生效日期、分发单位（含个人）、起草人、审核人、批准人等内容。

第三条董事会文件、公司文件、监事会文件的原稿，由办公室分类归档，保存备查。

其他质量管理文件的保存规定详见“质量文件管理制度”。

第四条属于秘密的文件，拟稿人应当注明“秘密”等级，确定报送范围，并按保密规定由专人按报送范围报送，需按时收回的由报送人按规定时间收回。

第五条文件由办公室负责分发。

质量文件的分发、执行、修订等规定详见“质量文件管理制度”，其他类型的文件参照执行。

第六条外来文件由办公室指定专人领取和签收。

收件人应于当日将文件分类，贴上文件处理单后，送给办公室主任处阅，并按办公室主任写出的处理意见，送公司领导或公司有关部门，不得积压延误。

第二章印章管理

第一条公司章、董事会章、监事会章、法人章、合同章由办公室实行专人保管，逐级审批的使用登记程序。

第二条印章的申请、刻制、废止

1．必要的业务专用章、销售合同章、部门章可以书面形式向办公室提交刻制印章申请表。

申请表必须经部门领导，部门分管领导批准。

其他印章申请严格控制。

2．公司印章的控制由办公室统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。

3．由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交办公室处理。

除特别需要，由办公室将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。

第三条保管印章的人员，应当是忠诚于公司事业、稳重可靠、责任心强的员工。

第四条董事会的印章由董事会秘书处专人保管。

公司的行政公章和人事专用章由办公室专人保管；合同专用章和业务专用章由销售管理部专人保管；财务专用章由财务部专人保管。

各部门的印章由各部门专人保管。

第五条行政公章、人事专用章、财务专用章、合同专用章、业务专用章，必须专章专用，不得混用和代用。

第六条董事会印章必须经董事长批准后才能使用，并逐项登记使用情况。

第七条使用行政或合同公章的结果，有可能使本公司对外承担政治责任、经济责任或其它责任，关系重大的，必须经总经理批准，并逐项登记使用情况。

属上述情况使用公章，如未经批准，保管公章人员有权拒绝。

办理领取邮件、员工子女入学入托、车辆年审等一般性事务需使用行政公章的，经保管公章人员查核属实即可使用，不必登记使用情况。

第八条使用合同专用章，须凭总经理、副总经理签批的《合同审批表》才能使用，并逐项登记使用情况。

第九条使用业务专用章，须凭业务主管部门部长以上的领导批准才能使用，并逐项登记使用情况。

第十条使用部门的印章，须经该部门部长（主任）批准才能使用。

凡以本公司名义发出的公文，不得使用部门印章。

第十一条公司设立印章使用登记册，建立完善的印章使用登记制度。

按规定应当登记而用章人不登记的，保管公章人有权拒绝用章。

印章使用登记册必须妥善保存，以备查核。

第十二条严禁为空白合同书加盖公章。

对开具盖有公章的空白介绍信必须严格控制。

第十三条禁止任何员工携带各种印章外出办事,如遇特殊情况须总经理批准。

第十四条保管公章人员必须坚持原则，严格按规定保管和使用印章，防止印章丢失、被盗、被盗用、混用、代用等。

如发现印章丢失、被盗、被盗用，必须立即报告主管领导并采取补救措施。

第十五条对违反印章管理规定的人员，视情节、后果追究行政责任和经济责任；触犯刑律的，提请司法机关依法追究法律责任。

第十六条严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。

违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。

第三章文件印工作管理

第一条公司文印工作由办公室统一管理。

文印人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露工作中接触到的公司秘密。

非文印人员不得观看和打听文件的内容，对有上列行为的人员，文印人员有权予以拒绝。

第二条文印人员必须按时、按质、按量完成各项任务，不得积压延误。

第三条发送传真、邮件等，应及时发送给有关单位和有关人员，并分类逐项登记，以备查核。

因积压延误造成失误或损失的，追究当事人的责任。

第四条复印机实行专人管理。

非专管人员不得随意开机。

对未经部门领导批准的文字资料，复印机专管人员有权予以拒绝。

第五条打印、复印、传真等，原则上不对外。

如确属特殊情况，经办公室主任批准后办理登记收费手续，收费标准由财务部按市场价格确定并收取。

第六条禁止私事使用传真电话和免费复印资料。

违反者补交费用，多次违反者予以罚款。

第七条对有关设备，文印人员应按有关要求操作，发现故障及时报告办公室清除或维修。

平时工作中，应节约用纸，努力降低消耗和费用。

第四章电脑管理

第一条公司电脑由办公室统一管理。

使用者为第一责任人。

使用者应当按有关要求操作和保养电脑，发现故障及时清除或报请维修，努力降低消耗和费用。

下班后必须关闭电源以确保安全。

第二条禁止将电脑用于私人学习或玩游戏。

违反者视情节轻重予以罚款或其它行政处分。

第三条电脑使用人应当严格遵守公司的保密规定。

输入电脑的信息属于公司秘密，未经批准，不得向任何人提供。

泄露信息的，视情节轻重予以处理。

第四条严禁员工随便查看其他部门电脑保存的内容或随意使用其他部门的电脑，如确因工作需要须借用其他部门的电脑，应经电脑所属部门负责人批准后方可使用。

第五条公司手提电脑由办公室负责保管，如员工出差需要借用，必须在办公室办理相关手续，经办公室主任批准后借出。

第五章统计工作

第一条公司指定专人负责统计工作，负责收集整理、加工、保管基本统计数据，并向政府各有关部门报送各类综合性统计报表。

第二条公司各部门对外报表须经办公室核准，报主管领导审核同意后方可发出。

第三条对外宣传所需统计数据，由办公室统一提供，严格杜绝政出多门、数据不一致的情况发生。

第四条任何部门和个人不得擅自向外公布公司的统计数据。

一般性统计数据的公布，须经办公室主任批准；重要统计数据的公布，须经公司领导批准。

第五条各部门的统计工作，由统计员所在部门统一管理，对外报表和提供统计数据，由统计员专门负责，报送前须经领导核准。

第六章车辆购置使用管理

第一条公司购置车辆均应事前由办公室写出申请报告送董事会，经董事会批准后才能购买。

第二条公司根据企业发展的规模、效益及实际业务需要为其用车定编。

第三条公司应保证总监以上人员工作用车（自带车的高管人员除外）及发货，其他人员原则上不予派车。

如发货路线顺路，可搭载员工外出办事。

第四条公司车辆由办公室保管，不得私自借予他人使用。

第五条公司员工因特殊情况私人用车应报办公室并办理审批手续，视用车情况交纳一定费用。

第六条车辆驾驶实行专人专车、专车专管。

如工作需要，办公室可指定有驾驶证的员工开车。

第七条车辆在下班后或节假日应按指定地点停放。

车辆停放时应采取必要的防盗措施。

如不按规定地点停放或不采取防盗措施导致车辆被盗的，车辆保险总额与保险公司赔偿额的差额，由责任人负责赔偿并扣罚责任人三个月效益工资总额的30%。

第八条车辆如需送厂修复，由司机填写修理单，说明修理项目，经办公室主任同意后，报主管领导批准。

第九条长途出车（广州以远含广州）需总经理批准。

副总以上领导出差送至机场，其余员工出差市内交通自行解决。

第十条司机必须经办公室主任派车才出车，并填写出车登记表，否则按私自用车处理。

第十一条司机必须服从工作安排，安全驾车，严格遵守交通规则，不准开快车、开英雄车。

若因违章发生交通事故，视事故大小给予罚款，直至辞退。

每月无发生交通事故或车辆损坏和违章罚款，公司给予100元奖励。

半年结算一次。

第十二条司机必须爱护车辆，节约用油，勤洗车，勤保养。

发生违章罚款一律不予报销。

第十三条司机须遵守劳动纪律，坚守岗位。

如星期天、节假日需出车由办公室统一安排。

第十四条司机没有经过办公室主任的同意，私自开车外出发生事故，所发生的费用由司机本人承担，并视情节给予相应的罚款处分。

第十五条使用车辆应当办理的各项手续（如年检、保险、交养路费等），由办公室统一办理。

第七章办公用品购置使用

第一条公司办公用品的采购、保管和发放工作由办公室负责。

第二条办公室在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上负责组织购买和领用。

第三条公司各部门每月申购办公用品，（除特殊情况外）均需填写申购计划单，经部门负责人审核签字，于每月20日前报办公室，由办公室根据库存及消耗情况，本着节约、经济、适用的原则按计划统一购买。

第四条公司电脑、打字机、复印机、计算机、空调、电话机等办公设备的申购，须报公司总经理审批。

第五条办公用品的采购工作，要严格执行公司财务管理制度，要做到单据、帐目、手续清楚。

第六条公司各部门员工领用办公用品，均需填写领料单，经部门负责人审核签字之后，报办公室审批，由办公室文员发放，办公室文员同时做好发放登记。

第七条办公室要严格掌握各类办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。

第八条公司办公用品的使用，应遵循经济化的原则，即各部门员工消耗办公用品必须节约使用，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用并负有维护和保养责任。

第八章通讯设备配备使用

第一条各部门的通讯费用记于部门名下，总经理、副总经理、总监记于个人名下，立帐管理，定期公布，超支部分由责任人承担。

月通讯费标准由财务部按年度下达计划。

第二条公司员工购置私人通讯工具，购置费一律由个人承担，通讯费用根据公司相关规定按月补贴。

第三条工作电话为办公配备、使用，私事打市内电话不能妨碍联系公务。

禁止员工为私事挂拨长途电话，违者除补交长途电话费外，给予罚款处理；确有急事者，先到办公室办理有关手续，并按电信资费交纳长途电话费。

工作电话不允许打信息台。

第四条联系业务时应尽量缩短长途电话通话时间，降低费用。

第五条因业务需要拨打国际长途电话（含港澳地区），必须在办公室详细登记。

第九章档案管理

第一条档案归档范围：

1．文书档案

（1）上级机关来文，上级机关主持会议中公司与会人员带回的领导讲话等材料；

（2）公司董事会、监事会和各项会议形成的原始会议记录、会议纪要、决议、决定及其他材料。

（3）公司发展规划、工作计划、总结、营销政策、统计资料、制度规定等；

（4）公司与外单位的往来信函，各部门认为有必要存档的重要经济合同、客户档案、资质证明、协议、委托书、担保书、公证书、经济纠纷仲裁、诉讼、判决书等法律文书；

（5）重要的群众来信、来访及处理结果，公司重大经营活动中形成的专辑资料，报刊资料、录音、电脑软盘、录像、照片、书画等；

（6）公司认为有必要归档的其他材料。

2．财务档案

公司原始凭证、会计帐簿、会计报表、审计报告等。

3．人事档案

公司各级员工的异动、奖惩、考核、培训等个人档案；人事规章档案；人员考勤档案；人事报表档案；福利档案；劳动用工年鉴等。

4．其他具有保存价值的资料

如：

公司经营所具备的营业执照、药品经营许可证、税务登记证、组织机构代码证、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、GMP、GSP证书、土地房产证等各种证件、批件（变更通知书）及获奖荣誉证书及牌匾等。

第二条归档要求：

归档的各类文件、资料首先要求各部门按照自然形成、历史完整、真实准确的要求规范立卷。

1、归档材料一律存放原件，要用钢笔或毛笔书写，起草文件一律用16开公文纸。

2、各部门兼职档案员应对收集的档案进行系统整理、分类、编目、登记、装订。

首先，应在案卷上注明保管期限（永久、长期、短期）和秘密等级（绝密、机密、秘密）。

其次，须在卷首附上卷内目录，并编制必要检索工具和参考资料。

3、归档的文件、资料，其种类、份数、每份文件的页数均应齐全、完整。

4、卷内文件、资料应区分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，按照批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后等顺序进行排列，并按排列顺序依次编写页码或件号。

5、归档文件要剔除金属物，破损的应修补好。

案卷装订要结实、整齐、美观。

第三条档案整理

1、档案管理人员应对收集的档案进行系统整理、分类、编目、登记、装订。

首先，应在案卷上注明保管期限（永久、长期、短期）和秘密等级（绝密、机密、秘密）。

其次，须在卷首附上卷内目录（电子版），并编制必要检索工具和参考资料。

2、归档的文件、资料，其种类、份数、每份文件的页数均应齐全、完整。

3、卷内文件、资料应区分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，按照批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后等顺序进行排列，并按排列顺序依次编写页码或件号。

第四条档案保管

根据国家档案局颁布的有关规定，结合本公司实际情况，档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

具体划分标准如下：

1、反映公司主要发展过程和基本历史面貌，需长远利用的，列为永久保管。

如：

行政会议记录等；

2、在相当长的时间内需要查考的列为长期保管，保管期限为十六年至五十年左右。

如：

部分基建、设备档案、部分上级机关来文、公司规章制度、财务帐本、会计报表等；

3、在较短时间内需查考的档案，列为短期保管，保管期限为十五年以下。

如：

财务凭证、部分上级来文、汇报资料等。

第十章办公工作规范

第一条工作规范

1、各级员工应尊重并严格服从上级的领导，员工之间积极配合，以礼待人，言辞文明。

2、各级员工应保持办公室内安静，禁止在办公室内高声喧哗、呼唤。

打电话尽量放低音量，以免影响他人工作。

3、不得在工作期间从事与工作内容无关的内容；上班时间内严禁利用电脑玩游戏及上网浏览与工作无关的信息，违者扣除相应的绩效考核薪酬。

4、办公室内应保持清洁整齐，各部门每天应安排人员进行卫生值日。

5、每天下班，各部门必须关好门窗、切断电源，注意防火防盗。

6、工作着装必须大方、整洁、得体。

第二条接待来访制度

1．接听电话

（1）听到电话铃声，应立即接听，并注意礼貌用语。

一般接起外线电话，说声“您好，公司公司”；接起内线电话，说声“您好，XX部门”。

（2）对方所要找的人不在时，切忌立即挂断电话，应该询问一下对方是否希望留言并或留下回电号码。

（3）通完电话之后，应该轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒。

2．接待管理规定

（1）公司接待工作分为两类：

第一类是以公司名义邀请有关部门直接与公司联系的考察或访问；第二类是公司所属各部门因工作、业务需要与重要客户的往来。

所有接待活动以工作的联系认定接待部门。

第一类由公司办公室负责接待，第二类由部门负责接待。

接待部门负责承担接待过程中发生的相关费用和保密责任，如来访工作涉及多个部门，则由部门之间协商议定接待工作分工和相关费用承担事宜。

（2）部门的重要宾客来访需要与公司领导会晤或进行参观交流活动，需提前1-2天与办公室联系，以便落实。

（3）有关人员应该在前一天提醒有关部门准备重要的来访，如果事先有约，必须于前一天与对方的联系人联络一次，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的、事项等。

（4）本着热情礼貌、勤俭节约的原则，积极做好对外接待工作。

公司所有接待工作原则上安排在公司内进行，以茶水招待，一般情况安排工作餐。

特殊情况下，贵宾接待可以矿泉水、茶水、水果或其他方式招待，安排在市内酒店进餐。

（5）员工接待来访者，均必须礼貌周到，不要让来访者感到窘迫和尴尬。

（6）不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式。

（7）接待部门应做好在接待过程中的保密管理工作，严禁发生公司商业机密的泄露事故。

第十一章督办工作

第一条坚持实事求是、分工合作、适时督办的原则，督办事项确定后，要明确责任、明确时限，确保各项决策工作责任到人，做到事事有人承办，有人负责，提高工作效率，督办事项的完成情况与部室绩效考核挂钩。

第二条办公室确定督办工作事项计划，明确督办事项的承办部门、时限和具体要求等。

督办事项包括由公司总经理办公会、日常例会等会议形成的会议决议或会议交办事项以及董事长、总经理或相关领导交办的督办事项、相关部门之间需协调督办的事项等。

第三条办公室通过RTX等方式将督办工作事项计划分别交相关责任部门办理，交办工作过程中应努力做到工作任务量化、时限具体化、责任明确化。

第四条督办工作事项交办后，办公室应及时了解督办事件的运行和办理情况，并适时加以催办。

在催办过程中，办公室应根据督办事项实施的进度，分阶段、有侧重地进行检查，正在落实的查进度，已经落实的查效果，没有落实的查原因。

在督办跟进过程中，本着事事有着落，件件有答复的原则，做好情况反馈工作，使领导及时掌握整个工作进程。

对于难以把握的重大问题，应及时提出意见和建议，并向公司领导汇报。

第五条办公室将各部门责任事项的完成情况或督办通报纳入对相关部门的日常考核。

如因督办不力导致工作进展滞后的，由办公室负责；如因执行力不力导致工作进展滞后的，由承办部门及责任人承担相应责任。

第十二章例会规定

第一条为了加强会议管理工作，健全和完善例会管理体系，从而提高公司沟通效率和服务质量。

第二条总经理办公会议由总经理主持，公司高层管理人员参加，集体讨论、研究有关公司经营、管理事项的会议。

总经理办公会议原则上在每月15日前召开，特殊情况可由总经理临时召集会议。

第三条经营班子述职会议由董事长主持，公司高层管理人员参加并对季度或年度工作进行述职。

季度述职会议于4、7、10月15日之前召开，年度述职会议于次年1月20日前召开。

第四条中层干部述职会议由总经理主持、其他高层管理人员参加，各职能部门负责人定期对季度或年度工作进行述职。

季度述职会议于4、7、10月15日之前召开，年度述职会议于次年1月20日前召开。

第五条营销工作会议包括营销年会、营销半年会、大区分区会等。

会议由销售管理部组织进行。

第六条质量分析会议按照GMP规定会议由质量保证部组织进行，按实际情况召开季度、半年度、年度质量分析会，次数不少于2次/年度。

第七条财务分析会议是定期通报公司财务状况和各部门费用指标落实情况的会议。

会议由财务部组织进行，会议于1、4、7、10月18日之前召开。

会议组织部门应提前两天确定会议具体时间，并通知有关参会人员准备会议所需讨论的计划等相关内容，做好会议记录工作。

在会议结束后形成会议纪要，将纪要送有关领导和参会部门，并负责督办。

督办情况和结果向主持会议的领导汇报，并在下一次会议上通报。

除各专项会议和总经理办公会议外，其他会议由办公室负责召集。

附一：

例会具体时间安排表：

时间

名称

组织

参加人员

准备工作

1月

营销年终会

销售管理部

销售员

会务安排

1月15号前

中层述职会

办公室

中层以上

述职报告

1月15号前

高层述职会

办公室

高管人员

述职报告

1月18号前

财务分析会

财务部

中层以上

财务报告

2月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

3月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

4月15号前

中层述职会

办公室

中层以上

述职报告

4月15号前

高层述职会

办公室

高管人员

述职报告

4月18号前

财务分析会

财务部

中层以上

财务报告

5月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

6月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

7月

营销半年会

销售管理部

销售员

会务安排

7月

质量分析会

质量部

相关人员

分析报告

7月15号前

中层述职会

办公室

中层以上

述职报告

7月15号前

高层述职会

办公室

高管人员

述职报告

7月18号前

财务分析会

财务部

中层以上

财务报告

8月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

9月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

10月15号前

中层述职会

办公室

中层以上

述职报告

10月15号前

高层述职会

办公室

高管人员

述职报告

10月18号前

财务分析会

财务部

中层以上

财务报告

11月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

12月15号前

总经理办公会

办公室

高管人员

12月

质量分析会

质量部

相关人员

分析报告

附二、总经理办公会议事规则：

第一条总经理办公会议是指总经理在经营管理过程中为解决重大的经营管理活动决策事宜，召集分管经理及其他有关人员共同研究，从而确保决策的科学性正确性合理性，最大限度降低经营决策风险的经营管理会议。

第二条总经理办公会议议事范围包括但不限于以下事项：

1．实施董事会关于公司年度经营纲要的决议；

2．实施董事会关于公司专项经营管理活动的决议；

3．向董事会提出公司基本管理制度制订或修改的意见；

4．向董事会提出公司内部管理机构设置或调整的意见；

5．决定公司各部门具体规章；

6．拟定公司重大资金运作方案、招投标项目等；

7．决定提议召开董事会临时会议；

8．决定提请董事会聘任或者解聘分管经理；

9．聘任或者解聘公司中层管理人员；

10．决定公司除应由董事会决定之外的职工工资福利标准和以公司名义作出的各类奖惩事项；

11．由各部门提出经总经理同意列入总经理办公会议讨论的重要事项；

12．决定对重大危机事件的处理意见；

13．应由总经理办公会议决定的其他事项。

第三条有下列情形之一的，总经理应在三个工作日内召开临时总经理办公会议：

1．董事长提出要求时；

2．总经理认为必要时；

3．有重大经营事项必须立即决定时；

4．有突发性危机事件发生时。

第四条总经理办公会议参加人员为总经理、分管经理等高级管理人员以及人事、财务部门负责人。

公司董事、监事认为必要时可随时出席总经理办公会议。

总经理认为必要时，其他有关人员可列席会议，列席人员有发言权，无表决权。

第五条总经理办公会议应有公司二分之一以上高级管理人员参加方可举行。

第六条总经理办公会议坚持民主集中制原则，在深入民主讨论的基础上，会议主持人根据讨论情况，最后做出结论性发言，并以此作为会议决议或会议决定。

会议主持人的结论发言，要对决议或议定事项的内容及落实时间、承办单位或人员、办理的程序等作出具体要求和明确表述。

对经会议讨论尚不宜作出决议的议题，总经理有权决定下次再议。

第七条总经理办公会议决议以公司文件、总经理办公会议纪要、会议简报或通知的形式发布执行。

第十三章经济合同管理

第一条为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，保障公司经济的健康发展，特制订本细则。

第二条本细则适用于公司和各部门对外签订的及其相互之间签订的各类经济合同。

第三条本细则制定依据为《中华人民共和国合同法》以及其他有关法规

第四条公司高层管理人员、中层管理人员及合同经办人对本细则的实施负责。

第五条公司实行以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理制度