XX集团人力资源管理手册.docx
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XX集团人力资源管理手册.docx
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XX集团人力资源管理手册集团人力资源管理手册XX集团有限公司编号名称人力资源管理手册版式2013,共66页,1.0编制:
人力资源部制定:
批准:
生效日期人力资源管理手册目录目的6程序一6招聘6程序二8雇用8程序三11人员变动11程序四13人事记录13程序五13薪酬管理13程序六15社会保险15程序七17名片审批17程序八18居住证办理18程序九18假期管理18程序十21培训21程序十一23员工奖励计划23程序十二27工作表现管理27程序十三28终止/解除劳动合同28程序十四30考勤管理30程序十五30职业行为规范30程序十六34人力资源管理内部审计34程序十七36员工关系管理36程序十八37报表管理37程序十九37利益冲突申报37用工申请单39面试评估表40入职申请表43入职流程45入职引导须知46部门/项目部员工转正申请审批表47试用期员工考核成绩表50内部调动审批表51内部调动工作交接表52调职/调薪申请表53员工工资核准单54部门月度名片申请表56调休申请表57请假申请单58长期请假申请单59XX集团员工培训申请表60培训签到记录表61优秀评选推荐表62员工离职面谈表63员工离职申请表65员工离职交接清单67调离职人员工作交接明细表68离职证明69文件版本及审批表修改内容编制/修改审核审批更新日期本集团人力资源管理手册从2013年1月10日起正式生效执行,直至更新的手册生效为止。
审批人:
审批日期:
目的规范集团人力资源管理流程,完善相关之审批程序,促进工作效率与专业技能的提升适用范围,此手册适用于电子城集团及其所属各企业;此手册所涉及的操作规范包括人力资源部门各项职能,以及需人力资源部统筹、协调其他部门完成的工作。
程序一招聘1、申请职员2、总论
(1)集团中的任何部门若需要招聘预算内职位的空缺,不论是长期或临时工,都必须由用人部门经理填写用工申请表;基层员工:
需用人部门经理提案,分管总监审批,副总裁批准后在人力资源部备案;主管、副经理级别人员:
需用人部门经理提案,分管总监审批,副总裁批准;经理、总监级别人员:
需副总裁提案,总裁批准;副总裁级别人员:
总裁批准。
特别人员由副总裁提案,总裁批准。
对于上述未提及的关键职位的招聘,由总裁批准。
所有申请获得批核后才可进行招聘工作,批核的用工申请表交回人力资源部存档并开始招聘工作。
(2)集团中的任何部门若需要进行新增职位的招聘,不论哪一级别的职位,都必须由用人部门经理提案,总监审批,副总裁批准。
流程负责人1部门经理若认为有需要招聘空缺职位或填补离职人员空缺都必须填写用工申请表。
部门经理2部门经理必须把用工申请表包括岗位职责要求的内容详细填妥之后按本程序
(1)提交审批。
申请获批核后,人力资源部才可以进行招聘工作。
部门经理3已签署的用工申请表需交回人力资源部以便进行招聘工作,并需将此文件存档以作日后分析总结工作之用。
人力资源经理(说明:
职位级别的划分,各部门可向人力资源部查询)3、招募
(1)根据不同职位的性质及要求,可采用不同的招聘方法如内部招聘、网站招聘、人才市场、报刊、广告媒介、职工介绍等等。
流程负责人1员工招募将会在企业内部系统发布招聘通告,企业内部员工应聘程序与对外招聘一致,但同等条件下可优先录用。
人力资源经理2如需刊登报章招聘广告,预先人力资源经理批核草稿、副总裁、总裁批核价格。
人力资源经理4、甄选
(1)所有应聘者均需经过面试及有关技能测试方能聘用。
流程负责人1应聘者需携带个人详细简历,身份证、毕业证应聘者2进行职位技能测试及面试,使用面试评估表3第一次面试(初试)人力资源经理或授权人员4第二次面试及技能测试用人部门经理/总监(测试由人力资源部组织)5第三次面试(适用于经理以上职位的招聘)副总裁/总裁6面试人员在第一次面试前应核对清楚应聘者的履历,包括工作经验、毕业院校、离职原因、岗位技能等,并填写面试评估表作为记录。
人力资源部5、聘请流程负责人1于面试评估表上填写聘用不聘用原因。
聘用条件包括建议薪金、到岗日期及试用期期限等等,并签名作实。
人力资源经理2聘用必须经副总监批核方可落实委任。
部门经理及以上人员的聘用需知会总裁,预算外聘用需经总裁批准后方可执行副总裁/总裁3用工申请表及面试评估表的正本存档于员工档案内。
人力资源经理程序二雇用一、员工入职1、报到
(1)街道录用通知后,在制定日期到人力资源部报到,如因故不能按期前往,应与人力资源部取得联系,另行确定报到日期。
(2)提供资料:
1)身份证;2)学历证明(毕业证、学位证书等);3)职称证明书、资格证书;4)免冠彩色近照3张;5)前公司离职证明;6)深圳社会保障卡(或补办);7)三个月内区级以上体检表。
(3)办理入职手续1)填写入职申请表;2)确认工作岗位;3)领取办公用品、临时工牌及胸卡、员工手册、录指纹、工作邮箱、ECP账户及其他相关资料;4)与试用部门负责人见面,接受工作安排,并与指定的入职引导人见面;5)经批准获得公司临时宿舍,到行政管理部后勤组办理宿舍入住登记手续。
(4)员工入职后会由公司统一发放工作邮箱及OA,要求工作邮箱要与员工个人手机绑定,离职后工作邮箱作为交接的一部分,未交回工作邮箱者,不予办理离职。
(5)为方便员工工作之间工作上的往来,节省通讯费用,公司特申请了手机集团短号网,要求入职员工都要开通该业务,每月20日之前有人力资源部统一办理。
(6)公司有权向聘用人员前往雇主或其他关系人咨询其个人情况或做雇佣背景调查。
(7)工牌1)入职1周左右,人力资源部会组织拍工作照,拍完经处理后,按姓名、部门、职位保存。
2)入职满一个月,制作桌卡,给其发放临时工牌,入职2个月转正后,给照片和部门职位打包对厂家制作,制作完成后综合采购部取回交人力资源部,并下发。
二、劳动合同
(1)公司采用合同制聘用员工,所有员工均需跟公司签订劳动合同。
进入公司且通过试用期评估,由部门经理确定聘用的员工均要求与公司签订劳动合同,合同期限根据职级以及服务年限确定。
由总裁授权予人力资源部相关人员代表公司与员工签订。
流程负责人1根据入职时间,确保每位员工在入职一个月内签订劳动合同。
人事专员2安排员工签名确立同意劳动合同所载条文。
劳动合同以本市劳动管理部门规范为准。
人事专员3合同一式两份:
一份由员工保存,一份则存放于员工个人档案内。
人力资源部
(2)员工级别劳动合同期限基层、主管人员一年副经理级别以上人员二年副总监级别人员三年特别人员或未在上述提列表中提及的人员,劳动合同期限由副总裁提案,总裁批准后执行。
三、试用期
(1)试用期是员工于聘用初期的适应期。
在此期间,直属主管/部门经理应帮助员工尽快适应公司管理,以更好地投入新工作。
(2)试用期一般定为2-3个月,若员工未能于这段时间内达到直属主管工作表现,直属主管可要求延长试用期,但最多至半年。
若半年后员工仍未能作出工作改善,经过评估则员工须解雇。
流程负责人1基层员工入职近满两个月时,发放员工转正申请审批表,副总监以上人员入职近三个月时,发放员工转正申请审批表。
人事专员2-直属主管需与新员工一起检讨试用期内的工作表现。
-若需延长试用期,需另行提供详细的主管意见。
-若延长试用期后员工仍未能作出工作改善,经过评估须可进行解雇,除需提供详细的报告,并最终由总裁批准后方可执行。
直属主管3直属主管需填写并签署员工转正申请审批表,经员工确认、按职位级别审批签署后于试用期完结前一周内交人力资源部。
直属主管/部门经理4人力资源部需根据评估表的结果告知给员工直属主管,该员工试用期正式结束的时间,已成为公司的正式员工。
人力资源经理5员工转正申请审批表存档于员工档案。
人力资源部四、转正试用期满人力资源部会提前提醒你填写员工转正审批表,按流程程序逐级进行审批。
五、特别提示
(1)当个人信息有更改或补充时,请于一个月内向人力资源部申请变更或申明,以确保与个人有关的各项权益:
1)姓名、身份证号码;2)家庭地址、电话号码;3)户籍;4)婚姻状况、家庭成员状况;5)出现事故或紧急情况时的联系人;6)学历教育;7)职称、从业资格;8)其他你认为有必要指挥公司的个人信息。
六、公司有保留审查员工所提供个人资料的权利。
需保证所提供的个人资料的真实性。
如有虚假,一经发现,公司将立即与你解除劳动合同。
程序三人员变动1、职位变动流程负责人1部门经理填写内部调动审批表,清楚阐明建议升职调薪原因。
部门经理2按职位级别相关人员批核加薪幅度(如适用)、新职位及生效日期。
副总裁/总裁3内部调动审批表批核完毕后,交于人力资源部,审批之后告知员工。
人力资源经理2、调动
(1)企业内部调动流程负责人1提出有关申请员工/部门经理2填写内部调动审批表,交到人力资源部。
部门经理3调出部门签署。
调出部门总监4调入部门审核。
调入部门总监5按程序确认调动人力资源经理6内部调动审批表正本存档,并跟进员工到新部门报到。
人力资源部
(2)关联企业间的调动流程负责人1填写员工转移工作单位审批表,交到人力资源部。
调出企业部门经理2调出企业审核。
调出企业分管副总裁3调入企业审核。
调入企业分管副总裁4按程序批准。
副总裁/总裁5由调出企业人力资源部发书面员工调动通知给有关员工。
调出企业人力资源经理3、调职、调薪流程负责人1员工申请调职/调薪申请表,须经批准部门经理2人力资源部复核人力资源部副总监3行政管理中心审核行政管理中心总监4按程序批准副总裁/总裁程序四人事记录1、员工档案人力资源部按员工编号建立及保存每位员工之独立人事档案。
其中有:
(1)入职申请表:
员工于到职日填写。
(2)所有有关薪酬或职位调动文件,如升迁及薪酬调整通知文件等(3)工作表现评估报告(4)劳动合同(5)培训记录(6)利益冲突申报资料(7)证件:
身份证、学历证明、资格(职称)证、计生证、工作证明及离职证明等复印件。
(8)其它个人数据,例如:
体检报告。
2、总监及以上人员可以借阅其直接下属的个人档案,但必须有借条及人力资源副总监签署,且需在当日内归还人力资源部。
程序五薪酬管理1、薪酬架构所有企业的薪酬架构及工资方案均按年度工资预算及集团薪酬审计部批准执行。
(1)薪酬计算:
按劳动法所规定计算:
日工资=本人月工资总额/每月实际应出勤天数。
流程负责人1根据员工出勤记录制考勤异常表,交于个人手中确认出勤记录后,人力资源部将汇总考勤交于财务经营中心制工资表,工资表由财务经营中心副总监/总裁批准。
人力资源部/财务经营中心2根据工资表以银行自动转账形式于当月15日发放上月工资财务经营中心3同时发放工资条。
财务经营中心4工资表保存于财务经营中心。
财务经营中心2、薪金发放
(1)每月按时发放工资。
不足一月的工资按“月工资/该月实际应出勤天数*实际工作天数”计算。
如有错误的核算,误差金额在下月薪金发放日补足或扣取。
(2)超时工作申请及安排员工须按质按量完成应负责的工作。
员工于法定节假日或双休日工作,必须由所属部门经理批准或指派,并需及时填写加班申请单,才能获得超时工作补休或补薪。
3、薪酬调整
(1)年度调整每年的一月,根据公司政策及业绩、市场变动、员工之工作表现、国内通货膨胀率等因素来制定薪酬调整方案。
原则上调整后的月工资标准不低于当地最低工资标准。
流程负责人1集团按照人力资源部的指引制定新一年度的工资方案预算人力资源副总监2人力资源副总监提交建议。
人力资源副总监3人力资源副总监、副总裁、总裁沟通、审核。
副总裁4副总裁审批,总裁批准。
总裁5人力资源部发放员工工资核准单给员工。
人力资源副总监
(2)特殊调整流程负责人1根据个别员工的职位变动或工作调动,按工资方案调整薪酬。
人力资源部/部门经理2填写特别调整建议,按流程提交审批。
部门经理3基层员工:
由部门经理提案,需提交人力资源副总监、副总裁审核,总裁批准;主管、副经理级别人员:
由直属主管提案,人力资源副总监及分管总监审核,副总裁与总裁批准;经理、总监级别人员:
由副总裁提案,总裁办公室与薪酬审计部审核,总裁批准。
副总裁级别人员:
由总裁提案,经薪酬审计部讨论,由总裁批准。
特殊人员:
由薪酬审计部讨论决定。
人力资源部4批核完毕后,发放员工工资核准单给员工。
特别调整建议存于个人档案。
人力资源部4、薪酬发放统计公司人力资源部于每月薪金计算结束后,需填报集团月工资发放统计摘要交予企业财务经营中心作成本核算参考,同时随人力资源月报表一起备案于人力资源部。
程序六社会保险1、社保
(1)员工在入职一周后,人力资源部将会为新员工购买工伤和医疗保险,在入职后通过试用期,即在其通过后的下一个工资支付月起,由人力资源部开始为其办理养老保险、失业保险,根据国家劳动法规定,公司为员工办理有关的社会劳动保险包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险等国家规定保险(按当地保险制度的要求)。
人力资源
(2)需提供员工相关基本资料,如:
姓名、年龄、身份证号、职位及薪金等。
1)养老保险:
缴费比例按当地保险制度的要求;员工于法定年龄退休后方可在社保部门领取养老保险金。
2)失业保险:
缴费比例按当地保险制度的要求;公司辞退员工,员工可凭公司出具的相关离职手续到社保部门领取失业保险金(需缴费一年及以上)。
3)医疗保险:
缴纳金额及缴费比例按当地保险制度的要求,具体根据国家政策调整而作变动。
员工生病可凭本人医保卡到指定医院就诊。
4)工伤保险按当地社保部门要求,按一定比例交纳工伤保险费。
5)生育保险按当地社保部门要求,按一定比例交纳生育保险费。
1流程负责人2根据入职申请表、身份证、转正表,在入职一周时为员工购买工伤和医疗保险,转正员工在转正后再购买养老和失业保险人力资源部3办理社保卡需要提供数码回执和相应的制卡费,通过在系统上进行申报后,再到社保局提交相关资料,办理时间为1个月人力资源部4变更社保业务及个人信息,通过系统申报后,携带相关资料到社保局办理相应手续人力资源部5每月进行各个部门社保费用核算人力资源部程序七名片审批目的:
为规范公司名片的申领程序,明确相关岗位职责,确保名片申请中各项内容符合公司要求(职务名称要求等)。
一、名片申请办理处OA工作流新建工作行政名片申请单新建并办理二、名片申请流程1、部门当月统一提交部门月度名片申请表至人力资源部;2、提出申请:
2,3;3、部门经理审查:
3,1,结束;4、HR审核:
4,1,结束;5、采办员办理:
5;6、申请人查阅:
结束。
三、名称申请单填写注意事项1、公司名称:
(1)总监级别以上人员、总裁助理、总裁办专员,公司名称选择【XX集团有限公司】
(2)其他职员,公司名称选填【XX集团有限公司】其他职员。
2、职位:
按照各自职位选填;3、Email:
统一填写各自企业邮箱()4、申请数量:
(1)试用期员工如有需要,可申请1盒;
(2)转正员工如有需要,最多可申请2盒;(3)国际会展中心经理级以下人员,申请一盒名片需在CRM中录入客户信息不得少于60个/月,以此类推。
(4)如有特殊需要,申请2盒以上,须经人力资源部批准。
申请名片需注意事项:
1、每月5号前提交部门月度名片申请表至人力资源部;2、每月15号前在OA上进行OA申请。
程序八居住证办理目的:
因公安局要求外来务工人员必须办理深圳市居住证,未办居住证的人员应领取表格填写,办理居住证须提交一寸照片两张、身份证复印件一张、数码回执照(半年内有效)一份。
一、新办流程:
1、将填写完的深圳市居住证人口信息登记表和深圳市居住证申请表提交至人力资源部,人力资源部根据表格到深圳市居住证就业登记网上申报系统进行录入申报。
2、申报完毕将深圳市居住证人口信息登记表提交到当地房管所,由房管所处进行录入。
3、3-5天左右到深圳市居住证就业登记网上申报系统打印新增员工信息列表,盖公章,将盖好公章的表格交由当地派出所,派出所录入后,将出示深圳市居住证受理回执。
4、根据受理回执的日期及时取回居住证。
二、挂失、补领流程:
1、丢失者本人提交一份身份证复印件并填写深圳市居住证补办/换领/变更更正信息表及相应的手续费用,交于人力资源部专员办理。
2、人力资源部专员将前往当地派出所予以办理挂失、补领手续。
3、根据受理回执的日期及时取回居住证。
程序九假期管理1、国家法定假期根据劳动法及有关国家法律,员工享有如下节日休假:
元旦1天、春节3天、清明1天、劳动节1天、端午节1天、中秋节1天、国庆节3天以及其它法律规定享有的假期,法定节假日期照常支付薪金。
程序负责人1按时发出休假通告通知员工。
人力资源部2若有工作变动而未能安排于法定假期当日休假,应立即通知有关员工。
并按国家规定安排补休/补薪予员工。
部门经理3员工补休需填写调休申请表,并在表上注明所补放之假期,正本交人力资源部存档。
部门经理/分管副总裁2、休息日按国家法例及集团规定。
3、病假4、一般病假原则上应于请假前填写请假申请单并报部门经理及人力资源部批核,凡3个工作日以上的假期应报总裁批核;如遇突发事故或急病而需临时请假,必须立即致电部门经理或人力资源部告之其情况。
复职后,需实时补填请假申请单(所有病假均应附上二级以上医院开具的病假证明),交给人力资源部审批。
病假期间的工资扣减按公司规定执行,扣减日工资的40%。
5、长期病假以下为医疗期时间及医疗期工资:
本公司服务年限医疗期(连续性)病假三月以内发放岗位工资的未满5年3个月60%满5年,未满10年6个月70%满10年,未满15年9个月80%满15年,未满20年12个月90%满20年以上18个月100%6、事假员工因私事需要请事假处理的,原则上先行拆休带薪年假,带薪年假休完才记休假。
事假按法律规定不能享受公司福利并停发工资、奖金和补贴。
全年请事假的时间累计不能超过15天。
超过15天后确有特殊情况需要请事假的,直接由总裁决定是否批准。
7、婚假
(1)按国家规定,婚假为3天,晚婚假为13天。
员工应在员工本人结婚证核发日期一年内一次性取假。
若因工作原因无法申请可酌情延期,但不超过2年。
(2)婚假期间工资照发(奖金及效益工资视各企业制度)流程负责人1填写请假申请单并附上结婚证书复印件,交给部门经理确认、人力资源经理审核,总裁批准后,方可放假。
部门经理/分管副总裁/人力资源部2审核员工假单,并存档于假期记录。
人力资源部8、产假
(1)女职工产假按国家女职工劳动保护规定为90天。
(2)晚育假:
在产假期间未办理独生子女证的,女方除享受女职工劳动保规定的产假90天外,再增加30天,共计120天,男方享受护理假10天;在产假期间办理了独生子女证的,女方除享受国家规定产假90天外,再增加90天,共计180天,男方享受护理假10天。
(3)假期工资待遇:
享受岗位固定工资,无奖金及效益工资(具体视各企业制度)。
(4)怀孕的女职工在劳动时间内进行规定的产前检查(需出据医院证明),应当作劳动时间。
(5)女职工在哺乳未满一周岁婴儿时,哺乳时间(每班两次,每次不少于30分钟而不超过60分钟)应算作劳动时间。
(6)女职工怀孕流产的,公司可根据指定医院/正规县级以上医疗机构的证明给予一定时间的产假。
(详情请参照深圳市计划生育管理条例)7、丧假
(1)按国家规定并结合本集团实际情况,丧假按下列标准执行:
类别亲属定义假期天数备注一类直系亲属(含岳父母、公婆)3天法定直系亲属:
父母、配偶、子女二类祖父母、外祖父母及兄弟姐妹1天不含堂亲及表亲
(2)丧假期间工资照发。
(奖金及效益工资参考有关政策)流程负责人1先填写请假申请单并附上亲属之死亡证明复印件,交给部门经理、人力资源部批准后,方可放假;如特殊情况可先休假后补批手续,但如无法提供死亡亲属之证明的只能算无薪事假。
部门经理/总监/分管副总人力资源部2审核员工假单,并存档于假期记录。
人力资源部8、假期记录流程负责人1按人按序保存员工之假期申请表,存档于假期记录。
人力资源部2每半年编制一次员工休假情况,填写假期统计表,显示员工该年度的取假情况及累积假期数目人力资源部3所有记录均需存档。
人力资源部程序十培训1、培训计划流程负责人1企业各部门制定本部门年度培训计划及申请,报人力资源部。
部门经理/总监/副总裁2将部门计划汇总、审核,并制定企业部门培训计划表(HR013),人力资源副总监审批。
培训主管3于每次审批后的企业部门培训计划表报人力资源部存档、备案。
培训主管4人力资源部汇总计划,根据集团计划作出统筹协调,与有关部门协商确认后,报副总裁审批。
培训主管/人力资源副总监/总裁5将审批后的年度培训计划发布至各部门,副本至总裁。
培训主管6集团人力资源部照计划开展培训培训主管2、培训申请及审批
(1)在年度计划内的培训,可直接开展,无需另行申请审批;
(2)在年度计划外的培训,需要申请及审批流程负责人1由部门经理填写培训申请表,交人力资源部。
部门经理/分管总监/副总裁2人力资源部审核通过后,报总裁审批。
人力资源部3经审批后的培训申请可由培训部协调、统筹组织培训。
人力资源部3、培训开展
(1)人力资源部做好培训工作的协调、统筹工作。
(2)课程开发(3)培训后及时汇总记录并填写员工培训记录表。
4、培训记录
(1)建立培训档案,人力资源部应有专人负责。
(2)培训存档资料:
部门培训计划表、培训申请表、培训签到表、培训记录表、其他如报告、试卷等。
所有记录均需汇总存档。
5、入职(上岗)培训
(1)所有新入职员工均需进行入职(上岗)培训,由培训部主管负责统筹。
(2)该培训由三部分组成,分企业文化、公司规章制度和流程、员工心态三个部分,培训后需完成入职(上岗)培训表。
流程负责人1员工在入职时,培训部需安排进行入职培训,对公司简介、企业制度、企业歌、员工职业发展指引、薪酬福利、劳动纪律等进行介绍,并由介绍人与员工签名确认。
培训主管2对新入职员工发放相应物品,如员工手册、员工胸卡、工牌、工作服等,需由员工签名确认。
培训主管3最后将培训签到表交回人力资源部。
人力资源部6、特殊工种培训企业内所有特殊工种均需取得特殊工种上岗证,取证、核证过程由人力资源部负责统筹,并填写特殊工种培训表。
程序十一员工奖励计划1、奖励类别
(1)员工建议奖(月度)
(2)优秀员工奖(季度)(3)年度优秀员工奖(年度)(4)特别贡献奖(不定期)2、评审委员会各部门成立“评审委员会”,由总裁任评审组长,副总裁任副组长,各部门总监为组员。
3、评审标准及程序员工建议奖、优秀员工奖、年度优秀员工奖评审由绩效改善经理负责统筹,评审委员会最终表决评定;特别贡献奖由分管副总裁与总裁共同评定。
(1)员工建议奖在办公区设定置宣传栏与员工建议箱,收集员工提出的合理化建议并进行评估,对达到标准要求的给予奖励。
(2)评审程序1)员工奖励计划建议书均采用统一格式表格,由人力资源部发放至各部门。
2)人力资源部派专人负责管理建议箱,在每周最后一个工作日定期开箱,将所有建议书进行分类、筛选,并根据建议书内容反馈相关部门经理。
3)对口反馈:
涉及建议的各相关部门必须在5个工作日内给予反馈,分管总监与总裁签署后将建议/反馈表交人力资源部汇总。
4)综合审议会议:
由评审委员会进行可行性分析及综合审议,并需有超过评审
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- XX 集团 人力资源 管理 手册