商务技巧如何提高工作效率doc.docx

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商务技巧如何提高工作效率商务技巧如何提高工作效率doc1.商务技巧商务技巧-如何提高工作效率如何提高工作效率1提高工作效率通过本课的学习，您将学习到提高工作效率的方法。

了解到个体的需要、态度和工作满意度是提高效率的心理基础，可以反映到工作效率上；学会如何高效沟通、有效决策、恰当激励和合理地管理时间，使工作更加高效。

思维导图个体提高工作效率的因素：

通过本课的学习，我们将了解需要、需求层次理论、工作态度和工作满意度等影响个体提高工作效率的因素。

第一课：

需要。

以下是您的学习目标：

了解什么是需要；掌握马斯洛的需要层次理论；认识需要满足的循环过程。

什么是需要？

概括起来，需要主要有两个方面的涵义：

内部需求的反映；由先天和后天因素共同决定。

内部需求的反映；需要是人脑对生理需求和社会需求的反映，是个体行为和心理活动的内部动力，它在人的活动、心理过程和个性中起重要作用。

由先天和后天因素共同决定。

需要是由我们的遗传因素和生活经历共同决定的，所以，我们的需要既有基本的生理上的需要，也有不断变化的社会需要，生理需要也演化出更多的社会形式。

比如，对薪水的需要可以满足生理需要，但同时它还代表着成功和地位、满足自尊和审美等其他需求。

马斯洛的需要层次理论包含：

5种基本需要；基本需要之间的关系。

美国心理学家马斯洛认为，人类有五种基本需要：

生理需要、安全需要、归属和爱的需要、尊重需要和自我实现的需要。

人类的需要有层次性，各种基本需要相互联系，低层次的需要满足后才会向另一高层次的需要转移。

所以，试图以满足一个已被满足的需要来激励他人是没有用的，正是那些没有被满足的需要才能达到激励的目的。

从图中，我们看出，为满足需要而制定目标、采取行动时会遇到障碍，克服阻力达到目的，这时需要满足，但同时还有未被满足的需要层次。

所以需要满足是一个循环不止的过程。

您已完成本课，并学习了以下内容：

什么是需要；马斯洛的需要层次理论；认识需要满足的循环过程。

第二课：

态度以下是您的学习目标：

了解态度的定义；认识态度的特征；把握自趋力。

什么是态度：

态度是稳定的内在心理状态。

对于社会，我们都会持有一种倾向性，对它的看法、喜好，不同人的态度反映了不同的家庭背景、成长经历、社会文化支持系统，在一定程度上反映了人的立场和经济状况。

态度作为行为的倾向性，包含有情感的因素、思考的成分。

这三个方面联合起来，达成行动前的复杂的心理状态，是相对稳定的内心世界的产物。

对某个工作感兴趣，我们会总结工作的有利方面，表现出我们对它的高度评价和喜爱程度，有积极争取做事的决心和动机。

这就构成了对这份工作的态度。

态度的四个特征：

后天习得的；相对稳定性；内在的；核心是价值。

良好的工作态度提倡自趋力自趋力是一种内在的驱动力，表现为积极努力寻求成功。

一个有自趋力的员工对自己的工作是接纳的、认可的。

相信自己的力量和才能，在认识自己的基础上，从自己的特点、能力及工作需求出发，寻找做好工作的方法。

自趋力的表现方面有：

1.不仅仅为报酬工作，而是思考我能为老板做什么。

2.致力于改进自己的方法，改善自己的行为、态度和人格。

3.企业的优秀员工，行为态度就像管理自己的公司一样。

您已完成本课，并学习了以下内容：

了解态度的定义；认识态度的特征；把握自趋力。

以下是您的学习目标：

了解工作满意度意味着什么；掌握工作满意度的提高方法。

工作满意度意味着什么？

我们在工作中遇到各种问题，对工作的各个方面会有这样的欣赏，也会有那样的意见和不满，而且不满的程度有差别。

对整个工作的满意程度就是工作满意度。

员工的工作满意度的高低直接影响到员工工作积极性的高低、员工的健康程度，甚至影响到工作之余的生活；间接影响到工作的质量和效率。

工作满意度有五个维度：

工作本身；薪水；晋升机会；上级；同事。

一、工作本身。

工作压力一定时，员工的工作积极性和潜能会表现出来。

但是，如果压力过大，员工易感到职业倦怠，从而削弱工作满意度。

满足个人兴趣的工作也会提高满意度。

例如，刚毕业的李庆在出版社的编辑室工作。

领导满足了他的工作愿望，聘用他做文字编辑，给他提供了明亮的办公室和崭新的办公设备。

李庆对新环境很满意，很快就投入到工作中。

二、绩效公平。

对工作成就的积极反馈，包括口头的认可和经济上的薪酬奖金，都会提高员工的努力程度，同时跳槽率会低。

三、人际关系因素。

工作中的人际关系包括上级、同事及下属关系。

当人际关系处于健康状态而且相互信任时，外界的观点与自己的观点达到一致时，人们会表现出积极性和满足感。

四、职业匹配因素。

以周围人为参照，自己的职业级别高时，工作满意度会高。

工作条件与自身需要的匹配可以增加满意感。

另外，感兴趣的工作更容易令人满意。

例如，李艳的性格是活泼好动、处事灵活、喜欢与人交流。

她在公关部的工作中发挥所长，策划创意、出新点子，这些都是在多问多看多交流中学到的，任务与兴趣结合，形成良性互动。

工作促进了她的成长，工作成绩有目共睹，工作效率也在不断提高。

五、上级管理。

上级在工作过程中是否关注员工的工作、考察员工的情况、给出建议帮助员工及提供适当的培训。

这些方面做得不好会引起员工的不满和抱怨，降低员工对工作的信心和工作效率。

工作满意度被证实与绩效正相关，即使个人的工作效率提高不明显，也会引起部门和组织的绩效提高。

工作满意度与缺勤、离职率负相关。

工作满意度的提高方式有：

建立完善的制度，包括薪酬制度、考核用人制度；建立共同愿景，将个人目标与组织目标相结合；善于运用各种沟通渠道，组织员工参与和支持决策，运用包括薪酬、培训在内的各种激励，提高工作满意度，最终保证工作效率的实现并提高工作效率。

例如：

通过每年的培训，李延加强了与各个部门的同事之间的交流，在组织运营上哪个环节出问题，直接找到相关的负责人协商解决，解决问题更顺手。

不仅如此，培训是他很珍惜的充电机会，知识技能的学习和运用，使他的能力和自信提高，随后成功地处理了几个复杂的工作事务，减少失误环节，得到了领导的嘉奖。

自己很有成就感，做事的效率更高了。

您已完成本课，并学习了以下内容：

了解工作满意度意味着什么；掌握工作满意度的提高方法。

以下是您的学习目标：

了解沟通的定义；认识沟通的模式。

沟通的定义沟通是人们分享信息、思想和情感的任何过程，通过信息交互作用来影响看法、决策和行为。

工作中指导、授权、传达信息、与他人合作，可以说处处皆沟通。

沟通像一座桥，是连接我们内心与外部世界的通道，通过通道，我们的内心更加丰富；通过通道，我们才了解外部世界和洞察别人的世界，从而改造我们的世界。

研究显示：

生活中70%的错误是由沟通造成的。

对于同一个事物，我们有不同的理解，表达的看法可能完全相反。

我们过去的经验、教育程度、价值观等都影响着沟通。

因此，沟通的顺利进行对工作效率的提高有重要意义。

沟通方式有：

口头沟通：

交流的有效形式。

书面沟通：

交流更确切、更正式。

非语言沟通：

包括面部表情、手势、身体的姿势、触摸、目光交流、衣着等。

沟通的三因素模型：

传送者和接收者；信息；渠道。

沟通要有传送者和接收者。

沟通的目的是为了引起改变。

在这里，传送者常作为改变者而接收者作为被改变者。

这种改变可能包括简单的信息储存的增加、被改变者情绪变化，甚至一些事情的发生。

沟通始于信息，信息必须被转换成“代码”，以书面语、口头语、符号语言等形式被表达出来。

通常，我们可以不只使用一种代码。

沟通要有渠道。

口头交流借助于空气，把声波从嘴传送到耳，或者是电话系统。

书面交流可以是邮件、电传或公告栏。

干扰沟通模式的因素主要有两个，这两个因素很大程度上影响了沟通模式，可能会产生理解的偏差，导致效率降低。

噪音妨碍信息的传递。

小到背景杂音，大到使接收者感到头疼的刺耳噪音。

过滤系统。

对传送者来说非常清楚的信息，对接收者而言可能同样清楚地是指另外一件事情。

第二课：

影响沟通的主要因素和主要障碍。

以下是您的学习目标：

了解性格类型沟通；理解认知的偏差；把握角色定位与沟通；学习沟通网络的特点。

人的性格类型分多种，不同的性格类型有不同的沟通形式。

低适应性（紧张、自我怀疑、喜怒无常），低社交（羞怯、不自信、退缩），低责任心（冲动、粗心、无责任心），低合作性（独立、冷漠、粗鲁），低心智开放（迟钝、没有想象力、平淡）的人格会导致沟通障碍。

善于沟通的职员通常被认为是合作的、有创造力的、有责任心的、热心诚恳的、自信大方的，事实证明善于沟通者体现出高效率、有能力的形象，在绩效上的表现优于沟通障碍者。

认知上的偏差包括知觉错觉和首因近因效应。

偏差有心理因素的影响。

知觉错觉包括知觉防御（保护自己的观念、目标、情形，避免受到威胁），定型（仅仅根据一个人被归属的类别，就把某种品质赋予在某个人身上），晕轮效应（仅仅在一种喜欢、不喜欢的印象基础上对人进行评价）。

比如王岩在单位和高学历的同事相处，内心的自尊心强，便以“高学历的人不过是书呆子”的心理贬低别人，不虚心请教别人，结果不懂装懂，造成工作绩效极差。

正是这种自我防御的心理导致了效率的下降。

人们对最初或最近获得的信息所形成的印象不易改变，甚至会干扰对其他信息的解释。

因此，我们可以利用这种效应，建立良好的第一印象，来促进与别人良好沟通的进程。

同时，避免以片段的印象给人下结论，而阻碍与他人的沟通。

角色定位与沟通：

在合适的角色下沟通会获得高绩效，达到高工作效率。

因此，角色的运用对于沟通非常重要。

相互作用分析的理论（人格结构的PAC分析理论）认为，个体的个性由三种心理状态构成，即“父母”（有权威感、优越感）、“成人”（客观、理智）、“儿童”（服从、冲动）状态。

三种状态平行交往是符合正常的人际关系的，交叉交往就往往不能获得适当的反应，或预期的反应，沟通就会中断。

因此可以通过类型分析改善人际交往。

沟通网络的特点：

沟通网络是信息随时间在个体间流动的沟通模式。

沟通网络能影响组织的选拔、学习速度和轻松度、组织的有效性和效率以及个体对组织的满意度。

网络包括星型网络（所有沟通仅来自一人）、Y型网络、链型网络、圆形网络（每个人做一次传递者接收者）、全通道网络（每个人又作传递者又作接收者）。

星型网络最集中，最体现控制权；其他成员高度依赖控制信息者，满意度最低。

处理简单问题最有效。

对于最少沟通的工作最有效。

全通道网络解决复杂问题最有效。

对于需大量合作的工作最有效。

其他网络类型的效率水平居中。

组织必须选择最适合目标和任务的沟通网络类型，才能达到效率最大化的目的。

您已完成本课，并学习了以下内容：

了解性格类型沟通；理解认知的偏差；把握角色定位与沟通；学习沟通网络的特点。

第三课：

提高人际沟通的技巧和途径。

以下是您的学习目标：

了解沟通的开放性；掌握建设性反馈；掌握积极倾听；认识具体沟通方式。

沟通技巧和途径沟通是建立在相互信任和了解的基础上。

因此是以一系列特定的对话和行为为特征的。

其中包括沟通的开放性、建设性的反馈、积极倾听和具体沟通方式。

一、沟通的开放性。

沟通的开放性可以看成是封闭向开放的过渡。

封闭端的特点是防御的、保守的、不信任的，开放端的特点是率直的、支持的和信任的。

心理区域包括开放区域和秘密区域。

对一般关系、朋友关系、恋爱关系、夫妻关系中，秘密区域在开放区域中的比例是不同的。

对于最亲密的关系而言，秘密区域不一定等同于开放区域，却是最大化；对于一般关系而言，秘密区域开放的最小。

作为沟通对象，主动把开放区扩大一些，有利于双方之间的交流。

例如，为了增进同事之间的亲近感，李延很喜欢把自己儿子的照片和趣事介绍给大家，同事了解了之后也很开心，工作之余互相探讨育子经验，带着子女组团旅游。

无形中沟通增加，合作增加，工作效率得到了提高。

二、建设性反馈。

在给予反馈时，人们与别人分享想法和感受；反馈是特定的，不是概化的。

针对事情反馈，而不要对人概括指责；给予反馈的时间是在接收者准备好接受时。

当人处在愤怒、防御性时，给他建议和反馈不会起到很好的效果。

反馈要有可行性，可以有所作为。

三、积极倾听。

积极倾听包括倾听的理由和目的。

寻找其中合理的、有意义的成分加以理解。

把注意力集中在倾诉人身上，做到不分心。

四、具体沟通方式。

综合来看，我们重视面对面的沟通。

通过面对面的沟通，我们可以以一种更准确、便捷、及时的方式获得信息，为讨论、澄清问题、理解和即刻反馈提供了场所。

而且在沟通时候要观察对方身体语言、语音语调这些丰富口头交流的重要因素，避免其他交流方式产生的误导或者难以理解。

根据个性喜好选择合理的沟通方式。

有些人喜欢得到书面汇报，有些希望你口头汇报。

可以根据喜好与自身的优势，合理安排。

有些人喜欢用数据说话，大小事务均要用具体的数商务谈判前的准备工作有哪些商务谈判前的准备工作有哪些_注意事项是什么注意事项是什么商务谈判前的准备工作有哪些_注意事项是什么商务谈判前的准备工作：

谈判前的准备资料搜集与分析情报搜集与分析情报是谈判的第一要务，也是许多谈判者容易忽略的地方。

谈判者很多时候都是在谈判桌上跟着感觉走，感觉对方需要什么、目的是什么，有时候感觉是对的，更多的时候感觉是错的。

为了提高谈判准确率，必须搜集与分析情报。

在国内一些招投标项目中，搜集与分析情报至关重要。

招标方对于这次招标是如何定义的，是寻求标的物的性价比，还是仅仅要求价格最低，或者是为了照顾关系户，自己不过是陪太子读书的角色;招标方对标的物最在意的是质量、工艺，还是价格这些都需要对情报进行搜集分析。

这也是为什么招投标前，许多公司会把关键人物集中起来，封闭在某一个酒店内，严禁与外部联系。

迪吧诺公司是纽约有名的面包公司，但其附近一家大型饭店却一直没有向他们订购面包，这种局面长达四年。

迪吧诺先生每周都去拜访这家大饭店的经理，甚至以客人的身份入住该饭店，一次又一次地与他们进行推销谈判，但无论采用什么手段，就是不能促成谈判成功。

此后，迪吧诺一改过去的推销策略和谈判技巧，开始对这家饭店的经理所关心和爱好的问题进行调查。

通过长时间详尽细致的调查，迪吧诺发现，饭店的经理是美国饭店协会的会员，热衷于协会事业，还担任会长一职。

当他再一次去拜会饭店经理时，就以饭店协会为话题，围绕协会的创立和发展以及有关事项与饭店经理交谈。

这一话题引起了饭店经理的极大兴趣，他眼里闪着兴奋的光，还邀请迪吧诺参加这个协会。

几天以后，饭店的采购部门突然给迪吧诺打来电话，让他立刻把面包的样品以及价格表送去。

饭店的采购组负责人在双方的谈判过程中笑着对迪吧诺说：

我真猜不出您究竟使用了什么样的绝招，使我们的经理那么赏识你，并且决定与你们公司进行长期的业务合作。

过去4年里进行了若干次推销谈判，一块面包都没销售出去，如今迪吧诺对对方关心的事表示了关注，事情却发生了180度的转变。

谈判的实质结构谈判可以分为五个结构：

权力结构、议题结构、成员结构、阵营结构、实质结构。

谈判之前，我们尤其需要对谈判的实质结构加以了解，例如本次谈判参加者是谁、头衔分别是什么、性格特点是什么;是在自己地盘谈判，还是在对方地盘谈判，或者是在第三方地点谈判。

谈判的参加者与地点都是谈判中的结构，会直接影响到谈判的结果。

比如，在自家地盘谈判，自己比较熟悉情况，可以随时与上层领导商谈汇报，还能掌握时间上的主动，这些都是对自己有利的因素;如果去对方地盘谈判，可能需要长途跋涉，时间上无法把控，对自己反而不利。

另一方面，利用谈判的人员与地点结构安排，也可以改变谈判的局势。

1992年，上海甲公司引进外墙防水涂料生产技术，日本乙公司与香港丙公司报价分别为22万美元和18万美元。

经调查了解，两家公司技术与服务条件大致相当，甲有意与丙公司成交。

在终局谈判中，甲公司安排总经理与总工程师同乙公司谈判，而全权委托技术科长与丙公司谈判。

丙公司得知此消息后，主动大幅度降价至10万美元与甲签约。

这正是通过谈判结构的安排，让谈判的局势发生改变。

标的物的目标与底线在谈判中，谈判的标的物哪些是我们必须要的（Must），哪些是可以要的（Want），哪些是可以放弃给别人（Give）做交换的。

这些优先次序，需要我们提前做好判断。

曾经有一家电梯公司与一家房地产企业进行电梯销售谈判，电梯公司销售部经理就将公司的销售制度与财务管理制度结合，对标的物进行明细划分如上表。

了解对方的礼仪习俗这一点在国际商务谈判中体现得尤为明显。

不同国家的生活习惯、商业习惯、社会文化、商务礼节、礼仪禁忌等不同，会导致双方对某种行为的认知不同。

如果在商务谈判中触及到对方的礼仪禁忌，会导致对方难以接受，谈判也因此无法继续进行。

除了了解对方所处的社会文化、礼仪禁忌等大环境外，我们还需要了解谈判对手的个性与爱好，可以根据其特点有的放矢。

我在从事渠道开拓工作岗位时，曾经与北京某一家企业进行进场谈判。

我事先了解到，负责谈判的对手是陕西人，32岁，性格内向，喜欢收集邮票，便约他到一家静谧的陕西餐馆用餐，并购买了市面上最新发行的一套生肖邮票集送给他。

他看到后十分高兴，后面的谈判也进行得十分顺利。

提前准备必要的东西如果去对方地盘谈判，你不知道谈判中会发生什么。

曾经有一家台湾公司前往日本参加谈判，一下飞机就直接被对方接去公司，一连谈判几个小时，人困马乏，饥肠辘辘，精神萎靡，无法集中注意力听对方讲什么。

在这种情况下，很容易在谈判中做出让步，必须及时中止谈判，对不起，山本先生，我们现在刚到贵地，人困马乏，想先安顿休息一下，再开始谈判，可否?

面对这种请求，对手也不好意思再执意要求。

但有时候，你不能预料对方会有什么样的策略出来，比如告知：

总经理有事要出差，所以才不得不匆忙谈判。

在这种情况下，需要提前准备必要的东西，比如食品、饮料，在谈判前及时补充能量，养足精神，才开始谈判。

另外，还需要准备录音笔、记录本、记录笔等，当自己能够记录别人的言语时，其实就是自己冷静思考的过程，也方便自己整理思路。

凡事预则立，不预则废。

商务谈判前做足充分准备，虽无法保证一定达成目的，但可以让自己处于有利的处境，保证谈判顺利进行。

商务谈判前的准备工作：

谈判礼仪准备第一，合理选择商务谈判时间商务谈判时间不能由谈判一方单独做决定，需要双方商议决定，否则视为失礼。

要选择对对方最有利的时间进行谈判，避免双方在连续工作之后身心状态处于低潮的情况下进行谈判。

第二，合理选择谈判地点。

谈判地点最好选择在自己熟悉的地点，因为，自己熟悉的环境有助于争取谈判的主动权。

倘若不能争取到，也可以选择谈判双方都熟悉的场所。

如果谈判次数较多，可以考虑变换谈判场所，以便缓解紧张的谈判气氛，达到最佳谈判效果。

第三，合理选择谈判人员。

商务谈判队伍一般来说由主谈判人、谈判助理、谈判专家和其他谈判人员组成。

谈判人员的素质修养与仪表形象始终可以传达一种信息，这种信息与谈判的实质内容一起传递给谈判对象，相互影响与感染。

第四，合理收集谈判资料信息。

谈判人员要关注与谈判相关的任何情况，并提前进行调查研究，收集大量的资料信息。

准备谈判资料信息，主要是为了根据主题行情，评估对方的实力;调查和掌握对方的文化背景和社会风俗，了解多方的法律制度，以便在谈判中掌握主动权。

谈判过程中要注意的问题1、自我介绍态度要诚恳大方谈判阶段，双方相互间需要进行自我介绍，一定要态度诚恳，举止大方，尽量面带微笑，让对方感受到诚意，并能够缓解双方谈判的紧张情绪。

寒暄的时候，要注意话题的严肃性，不要谈论一些政治、宗教等敏感问题。

在整个谈判过程中，都要保持高度集中的注意力，因为谈判是双方智慧的交流和较量，因此，必须要全身心投入到谈判中，抓住对方的一些说法，分析其深层次的真实想法，以使自己在谈判中赢得优势。

谈判需要双方斗智斗勇，但是，这种斗智斗勇应该是在一种轻松和谐的环境中体现的，因此，千万不要在气氛还没有调节起来的时候，抛出过于严苛的问题，这样容易引起对方的反感，所以，一定要把握好节奏，在合适的时候，谈合适的事，效果会更好一些。

对于谈判中的一些问题，要学会做到无关紧要的事情，多做让步，原则问题坚决不让，态度要坚决，开诚布公，不能让对方感觉出原则问题还有商量的余地，这样会对谈判的进展非常不利。