商务文秘实用写作.docx
- 文档编号:7098474
- 上传时间:2023-01-17
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:23.71KB
商务文秘实用写作.docx
《商务文秘实用写作.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《商务文秘实用写作.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
商务文秘实用写作
商务文秘实用写作
篇一:
秘书实用写作
秘书实用写作》教案《
第一篇秘书实用写作原理
第一章秘书实用写作原理
教学内容:
实用写作的概念;实用写作文的种类;实用写作的特点;学习实用写作的意义;
学习实用写作的方法。
教学目的:
通过精讲理论知识,明确秘书实用写作的概念,了解实用写作的种类,理解实
用写作的特点和学习意义,掌握学习实用写作的方法,为本课程的学习奠定基
础。
教学重点:
1.秘书实用写作的概念和种类;
2.秘书实用写作的特点。
教学难点:
理解秘书实用写作的特点及学习方法。
教学方法:
讲授法、互动教学法
教学时数:
4课时
教学过程:
第一节、秘书实用写作的的概念
秘书实用写作概念的最早使用是在宋代。
欧阳修《免进五代史状》(1060年)说:
“自忝窃于科名,不忍忘其素习,时妄作,皆秘书实用写作字。
”他的《辞副枢密与两府书》(1064年)又说:
修“少本无于远志,早迫逮亲之禄,学为应用之文。
”苏轼《答刘巨济书》说:
“仆老拙百无堪,向在科场时,不得已作秘书实用写作。
”这里“秘书实用写作字”指科举应试文章,可获取功名,含有“应用”之意。
清代刘熙载的《艺概·文概》。
其中说:
“辞命体,推之可为一切应用之文。
秘书实用写作有上行,有平行,有下行,重其辞乃所以重其实也。
”这里的“秘书实用写作”很显然是指公务文书。
其后的徐望之在《尺牍通论》中说:
“有用于周应人事者,若书札、公牍、杂记、序跋、箴铭、颂赞、哀祭等类,我名之曰:
‘应用之文’。
”而这里所说的“秘书实用写作”则主要是指私人事务文书。
当今秘书实用写作概念的使用,已有了质的突破,有广狭义之分。
如郭志林先生在《还
应用写作应有的学科地位》中说:
“纵观古今文苑,写作只有两大类:
一是应用写作,生产秘书实用写作章;一是文学写作,生产文学作品。
?
?
应用写作和文学写作是写作大家族里的孪生姊妹。
”这一界定意味着:
在整个写作领域,除文学写作以外,全为应用写作,而且将应用写作提升到了首位。
而这一点,又与人们的统计相吻合:
在人们每是所接触的书面文字中,百分之九十五甚至更多的是秘书实用写作章。
所以狭义的秘书实用写作专指国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在处理事务、沟通信息时所形成和使用的并具有一定格式的文章。
而广义的秘书实用写作,就指文学文体以外的一切文章。
二、秘书实用写作的种类
对于秘书实用写作种类的划分,学术界有不同的观点。
根据不同的标准,可以划分为不同的种类。
本文从秘书实用写作使用的功能来划分,其种类有:
1.公务秘书实用写作,指人们在办理公务中普遍使用的文书。
(1)法定公文,指公文法规中明确规定的公文。
《国家行政机关公文处理办法》(国务院20XX年8月24日发布,20XX年1月1日起实施)规定,行政机关公文种类为13种:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
《中国共产党机关公文处理条例》(经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发)规定,党的机关公文种类为14种:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。
一般指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。
(2)事务公文,指除法定公文以外的公文。
包括工作计划、工作总结、调查报告、述职报告、简报、公示、规章制度、大事记、会议材料(开幕词、闭幕词、会议报告、会议记录、领导讲话、提案)等。
2.日常秘书实用写作,指人们在日常生活、事务中使用的文书。
(1)宣传类:
演讲稿、发言稿等。
(2)说明类:
启事、声明、海报等。
(3)礼仪类:
请柬、贺(祝)词、题词、感谢信、慰问信、讣告、悼词等。
(4)书函类:
申请书、倡议书、建议书、承诺书、证明、聘书等。
(5)个人事务类:
简历、自荐信、辞职信、日记、读书笔记等。
3、行业秘书实用写作,指专业性较强的文书。
如经济(合同、可行性报告等)、法
律、新闻传播、科研、外交、军事类等文书。
三、秘书实用写作的特点
1.社会功利性。
应用写作,是“为事而作”的写作,这是它不同于文艺创作的根本性特点。
“为事而作”,即“实用”,“实用”即“功利”。
但这种“功利”,从总体上说,是社会性的。
应用写作是服从并服务是社会需求的写作,中国建立社会主义市场经济以来,全方位的社会变革,给应用写作带来了前所未有的勃勃生机。
应用写作自身的社会功利性,正是其发展的根基和动力。
2.文体发展性。
上世纪八十年代以来,由于改革开放、市场经济、港澳回归、中国加入世贸组织等因素的影响,我国的现代应用性文体发生了许多深刻的变化,新型文种大量涌现,不少文体的功能与形式都发生了变化。
在行政管理领域,出现了干部任用条例、任用公示词、誓词、责任书、述职报告及公务员考试用的申论等;在经济文化领域,由于计划经济转为市场经济,为提高管理水平,达到决策的科学化、民主化,各种类型的报告书喷涌而出,如人口普查报告、社会发展报告、资产评估报告、监理报告、市场调查报告、可行性报告、股评等;在经济贸易领域,新生的文体更多,如合资合作协议书、章程、员工手册、建议书、标书、注册申请、专利申请书、认证书、鉴定书、聘书、求职申请、广告、网络购销文体等;此外,在文化经济领域,还有很多策划书,如企业形象策划、广告策划、市场营销策划,在当今日常生活中,我们可以看到,手机短信十分流行。
这些文体都是我们过去很少接触的。
3.内容真实性。
文学作品的真实性,要求的是艺术的真实,而秘书实用写作的真实性完全排斥虚构和杜撰,要求所依据的材料真实、准确,内容实事求是。
4.思维逻辑性。
文学作品运用的是形象思维,秘书实用写作写作在思维方法上更侧重于逻辑思维,需要把观点阐述清楚,把前因后果、现象和本质分析清楚。
5.格式稳定性。
一是文章的结构形式,二是文面形式。
四、学习实用写作的意义
五、实用写作的学习方法
学习的基本方法
要学好本门课程,应当注意以理论为指导,以例文为借鉴,以训练为中心。
进一步提高写作水平的根本途径
进一步提高写作水平的根本途径是必须全面提高修养,即德、才、学、识这四个方面的修养。
篇二:
01512《实用写作》自考文秘专业复习资料
实用写作
1.实用型文章的特征体现在:
(1)主旨单一、集中、明确;2)材料多样、真实、有力;(3)结构合理、谨严、固定;
(4)语言准确、简明、平易、庄重。
2.公文的主要特点是:
(1)法定性、
(2)政策性(3)实用性、(4)时效性、(5)规范性。
3.中华人民共和国国家标准(GB∕T9704―1999)《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为:
(1)眉首
(2)主体(3)版记4:
构成公文标题的三个基本要素。
(1)发文机关名称、
(2)发文事由(3)、发文种类
7.会议纪要具有两大特点:
一是纪实性,二是提要性。
1.调查报告可以分为:
(1)反映情况的调查报告、
(2)总结经验的调查报告、(3)揭露问题的调查报告。
3.按其性质和内容的不同,可将总结划分为两大类:
一类是综合性总结,一类是专题性总结。
4.条例正文的写作格式有两种:
一种是章断条连式;另一种是分条列项式。
5.作为法规与规章的一种,规定有很强的现实针对性,其正文的主体部分一般应包括两方面的内容:
一是原则性的规范要求,二是具体的约束措施。
1.经济新闻的特点主要体现在真、新、精等几个方面。
2.新闻的的开头部分通常被称作导语。
3.新闻的背景材料主要有对比性材料、说明性材料、注释性材料等几种。
4.产品说明书的作用主要体现在指导消费、传播知识、宣传企业等几个方面。
5.撰写产品说明书,必须注意两点:
一是要有责任意识,二是要有大众意识。
6.经济活动分析报告的功能主要体现为诊断功能、建议功能反馈功能和预测功能。
7.合同的特点主要有合法性、合意性、平等性、规范性。
8.合同通常有三种表述形式:
一是文字条款式,二是表格式,三是文字条款加表格式。
1.民事诉讼文书按照写作形式划分,可以分为叙述式、填空式、笔录式和表格式等几种。
2.字据的主要特点是:
证明性和严谨性。
3.启事必须具备:
告知性和简明性。
4.人们常用的检索工具主要有:
目录、索引和文摘。
5.检索文献资料的方法主要有:
常用法、追溯法和循环法等三种。
6.按照记录内容和记录方式的不同,可以将笔记划分为:
摘录笔记、摘要笔记、提要笔记、提纲笔记和心得笔记等几种。
三、简答题
1.调查报告的写作要求有哪些?
答:
1,要认真进行调查研究,充分占有材料。
2,要以正确的立场和方法,认真分析并合理组织材料。
3,要讲究结构形式和语言特色。
2.简述计划的写作要求。
答:
1,要符合政策。
2,要从实际出发。
3,要具体明确。
4,要留有余地。
3.撰写总结,必须注意哪些问题?
答:
1,要充分占有资料,并实事求是地反映情况。
2,要善于分析材料,并找出规律性的东西来。
3,要合理地取舍内容,以突出重点。
4,要深入研究问题,以写出特色。
4.撰写述职报告应当注意哪几点?
答:
1,内容要客观真实。
2,表述要具体实在。
3,详略要得当,重点要突出。
4,语言要得体。
1.撰写经济活动分析报告必须注意哪几点?
答:
1,要准确、全面地掌握材料。
2,要合理地运用分析方法。
3,要及时完成报告。
2.撰写可行性研究报告应注意什么?
答:
1,要放宽眼界。
2,要实事求是。
3,要讲求科学。
4,要充分论证。
5,要注意运用专业知识。
3.签订合同应注意哪几点?
答:
1,要熟悉有关法律法规和方针、政策。
2,要精通业务,了解情况。
3,要在平等协商、取得一致意见的基础上确定各项条款。
4,要认真书写,并不得随意涂抹。
1.请简要说明民事起诉状“事实与理由”部分的基本写法及注意事项。
答:
陈述事实应当写明原告与被告民事法律关系存在的事实,以及双方发生民事权益争议的时间、地点、原因、经过、情节和结果。
陈述事实应当注意两点:
1,必须实事求是地反映事情的真相,不能隐瞒或者歪曲事实;2,要围绕诉讼请求写明事实,既要反映案件的全貌,又要突出重点。
理由一般包含两层意思:
首先是依事论理,写明被告的侵权行为或者双方争议的性质、已经造成的后果以及被告应当承担的民事责任。
然后是依法论理,写明原告提起诉讼所依据的法律条款。
阐述理由应当注意两点:
1,依事论理要以事实为根据,要抓住重点,击中要害;2,依法论理要能准确地引用法律条款。
2.如何写好民事答辩
状的正文?
答:
1,针对所写事实不实进行反驳;2,针对适用法律不当进行反驳。
3,还可以针对原告的诉讼请求向人民法院提出请求。
3.行政起诉状的正文包括哪几部分?
请简要说明每一部分的写法。
答:
正文主要包括:
诉讼请求、事实与理由、证据等内容。
诉讼请求是原告向人民法院提起诉讼所要达到的目的,例如,要求撤销、部分撤销或变更行政行为,请求行政赔偿等。
在事实部分,应当实事求是地写明作为被告的行政机关及其工作人员侵犯原告合法权益的事实经过、原因和结果。
在理由部分,首先应当指明具体行政行为的不妥之处,然后说明其错误所在,表明自己的行为不应当受到此种处理或处罚的原因和依据。
列举证据的要求与民事起诉状相同。
4.如何利用图书情报机构,提高文献检索的效率?
请简述之。
答:
利用图书情报机构,提高文献检索的效率应做到以下几点:
1,要熟悉图书分类方法,2,要善于使用检索工具。
3,要选用合理的检索方法。
5.笔记主要有哪三种形式?
请分别说明它们特点。
答:
笔记主要有以下三种形式:
1,在文献上加记号、写眉批;这种方法的特点:
在文献上加记号、写眉批可以跟读随作,不影响思维的连贯性,也不影响阅读的速度,简便易行,是常见的阅读方式和笔记形式。
2,成册的笔记本;这种方法的特点:
成册的笔记本具有容量大并且易于收藏、管理。
3,卡片和活页纸;这种方法的特点:
卡片可以把各种记载文字分别写在卡片上,进行对比、核对,以便判明真假、辨明是非;活页纸的特点:
用火页纸写出文献的提纲,记下文献的总体框架,就可以掌握文献的观点和材料,明确它的整个构成体系
1、报告和请示有什么区别?
1)具体功用不同。
报告是呈阅性公文,主要作用是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,属于陈述性公文;而请示是呈批性公文,主要作用是向上级机关请求指示批准。
(2)内容含量不同。
综合性报告大多涉及多个事项,即使是专题报告,也往往要涉及一个事项的几个方面,内容含量大、篇幅较长的报告比较多见;而请示的撰写强调一文一事,内容单一、篇幅较短的请示比较多见。
(3)行文时机不同。
报告既可以写在工作开展之前,也可以写在工作进行当中或完成之后;请示必须写在事前,而不能先斩后奏2.述职报告与工作总结有什么不同?
1概率不同,述职报告是各类公职人员向所在单
位的组织,人事部门,上级机关和职工群众,如实陈述本人在一定时期内履行岗位职责情况的一种事务文书,个人工作总结则是个人对做过的某一阶段的工作进行系统的回顾,分析,从中找出收获经验教训及带有规律性的认识的一种事务文书
2目的作用不同,总结主要是阶段性工作回顾和分析,述职报告主要以个人履职情况为主,范围这窄于总结。
3回答的问题不同:
写作的侧重点不同,结束语不同,表达方式不同
4、对公文词语选择的基本要求:
1.认真辨析词语的确切含义,使词语的意义符合客观实际。
2.注意分辨词语的感情色彩,以正确责达作者的立场观点。
3.注意同语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果。
4.注意同语间的正确搭配,遵循语言法则。
5.注意公文具体使用场合对同语风格的要求,维护公文的严肃性及强制影响性。
6.注意针对公文具体收受对象的特点选词,以便有的放矢,便于理解和执行。
3公文主旨与材料之间的关系是怎样的?
1要在研究材料的基础上形成主旨2主旨在文章中统帅材料
3缺乏具体材料,只是空空洞洞地做了一点概略介绍,不能反映人、事、物的具体情况,虽然也有主旨,但全文写得“空”而不“实”,苍白无力,不能感动人。
没有明确的主旨,光是把看到听到的情况一一罗列出来,说到哪里算哪里,或者从头到尾记了一本“流水账”,说了半天读者还是不知道究竟说的是什么意思。
有了材料,也确定了主旨,却不能围绕中心选择和组织材料,有的材料和观点不相适应,有的材料使用时详略不当,以致影响了主旨的表达。
三、简答题
1.调查报告的写作要求有哪些?
答:
1,要认真进行调查研究,充分占有材料。
2,要以正确的立场和方法,认真分析并合理组织材料。
3,要讲究结构形式和语言特色。
2.简述计划的写作要求。
答:
1,要符合政策。
2,要从实际出发。
3,要具体明确。
4,要留有余地。
3.撰写总结,必须注意哪些问题?
答:
1,要充分占有资料,并实事求是地反映情况。
2,要善于分析材料,并找出规律性的东西来。
3,要合理地取舍内容,以突出重点。
4,要深入研究问题,以写出特色。
4.撰写述职报告应当注意哪几点?
答:
1,内容要客观真实。
2,表述要具体实在。
3,详略要得当,重点要突出。
4,语言要得体。
1.撰写经济活动分析报告必须注意哪几点?
答:
1,要准确、全面地掌握材料。
2,要合理地运用分析方法。
3,要及时完成报告。
2.撰写可行性研究报告应注意什么?
答:
1,要放宽眼界。
2,要实事求是。
3,要讲求科学。
4,要充分论证。
5,要注意运用专业知识。
3.签订合同应注意哪几点?
答:
1,要熟悉有关法律法规和方针、政策。
2,要精通业务,了解情况。
3,要在平等协商、取得一致意见的基础上确定各项条款。
4,要认真书写,并不得随意涂抹。
1.请简要说明民事起诉状“事实与理由”部分的基本写法及注意事项。
答:
陈述事实应当写明原告与被告民事法律关系存在的事实,以及双方发生民事权益争议的时间、地点、原因、经过、情节和结果。
陈述事实应当注意两点:
1,必须实事求是地反映事情的真相,不能隐瞒或者歪曲事实;2,要围绕诉讼请求写明事实,既要反映案件的全貌,又要突出重点。
理由一般包含两层意思:
首先是依事论理,写明被告的侵权行为或者双方争议的性质、已经造成的后果以及被告应当承担的民事责任。
然后是依法论理,写明原告提起诉讼所依据的法律条
款。
阐述理由应当注意两点:
1,依事论理要以事实为根据,要抓住重点,击中要害;2,依法论理要能准确地引用法律条款。
2.如何写好民事答辩状的正文?
答:
1,针对所写事实不实进行反驳;2,针对适用法律不当进行反驳。
3,还可以针对原告的诉讼请求向人民法院提出请求。
3.行政起诉状的正文包括哪几部分?
请简要说明每一部分的写法。
答:
正文主要包括:
诉讼请求、事实与理由、证据等内容。
诉讼请求是原告向人民法院提起诉讼所要达到的目的,例如,要求撤销、部分撤销或变更行政行为,请求行政赔偿等。
在事实部分,应当实事求是地写明作为被告的行政机关及其工作人员侵犯原告合法权益的事实经过、原因和结果。
在理由部分,首先应当指明具体行政行为的不妥之处,然后说明其错误所在,表明自己的行为不应当受到此种处理或处罚的原因和依据。
列举证据的要求与民事起诉状相同。
4.如何利用图书情报机构,提高文献检索的效率?
请简述之。
答:
利用图书情报机构,提高文献检索的效率应做到以下几点:
1,要熟悉图书分类方法,2,要善于使用检索工具。
3,要选用合理的检索方法。
5.笔记主要有哪三种形式?
请分别说明它们特点。
答:
笔记主要有以下三种形式:
1,在文献上加记号、写眉批;这种方法的特点:
在文献上加记号、写眉批可以跟读随作,不影响思维的连贯性,也不影响阅读的速度,简便易行,是常见的阅读方式和笔记形式。
2,成册的笔记本;这种方法的特点:
成册的笔记本具有容量大并且易于收藏、管理。
3,卡片和活页纸;这种方法的特点:
卡片可以把各种记载文字分别写在卡片上,进行对比、核对,以便判明真假、辨明是非;活页纸的特点:
用火页纸写出文献的提纲,记下文献的总体框架,就可以掌握文献的观点和材料,明确它的整个构成体系。
篇三:
秘书写作:
写好商务文书步骤
步骤一:
制定正确的行动目标
在撰写某一个商务文书之前,我们应该首先回到一个问题,即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动;这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。
1.主动目标与被动目标
需要强调的是,这个行动的主体是收取商务文书的对方。
因此,我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”,而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。
2.将被动目标转化为主动目标
正如前文中提到的单向沟通一样,大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中,即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务,而忽略了接收文书的对方的感受。
认识到这样一个误区,将被动目标转变为主动目标,就需要在明确之前的第一个问题的基础上,再获取以下这个问题的答案:
作为商务文书的撰写者的我们在乎什么?
换而言之,我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中,能够收获到什么成果。
只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致,那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。
外语xx
【案例】
有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件
在某公司中,总经理让其秘书组织全公司的秘书开会,要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。
这个邮件实际上就是一个商务文书,相当于一个通知。
在撰写这个邮件的过程中,我们可以分析得到:
总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。
因此,邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够,因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会;而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。
要写好这个商务文书,总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标:
自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情,是因为总经理交代自己组织这个会议,如果与会的秘书没有到齐,那么就意味着自己组织工作的失败;换而言之,自己希望在总经理面前有一个良好的表现,就需要确保会议顺利组织成功,而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐,所以需要他们给自己一个能否与会的确认。
【自检1-1】
请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标:
(1)某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况;
(2)某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件;
(3)某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信,批评其恶劣的服务态度;为收集与该事件相关的信息,该副总经理着手给张丽发邮件,并抄送给其部门经理。
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
参考答案1-1
(1)就本月的销售任务完成状况,请部门经理给与评价或者指正。
如果销售任务完成得好,
那么该销售人员希望其经理对其进行表扬;而如果销售任务完成得不好,那么该销售人员则希望经理可以予以理解。
(2)公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。
(3)希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈,了解事情的实际情况。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 商务 文秘 实用 写作
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)