OA系统使用说明书.docx

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OA系统使用说明书

快速入门

登录后,首先看到的是即时通讯面板，显示当前的所有部门，双击部门图标可以显示部门下属的人员。

点击”所有功能”,可以打开办公系统主界面。

点击左边的导航窗体,可以查看”个人办公”，”即时通讯”，“公共事务”,”“工作流”，“进销存”，“系统管理”的所有功能，点击树状的功能节点，可以进入相应的功能。

点击左边的“系统管理”->“部门人员维护”,出现下面的界面:

系统初始化了一个公司的部门和人员的模型,默认帐号1000，密码1，用户可以在“系统管理”->“部门人员维护”定制自己的部门和人员.

1．修改集团名称

点击“修改集团名称”按钮

2．增加部门

树状机构图选择一个上级部门，点击“增加部门”

3.增加用户

树状机构图选择一个上级部门，点击“增加用户”

输入“登陆帐号”（必须唯一），“姓名”，“登陆密码”，“权限职责”，“考勤类型”点击确定。

1.1个人办公

1.1.1个人文件夹

当打开页面,会默认显示个人文件夹,个人文件夹可以显示当天的通知、邮件、内部短信和工作流,双击相应的记录可以查看详细信息。

1.1.2公告通知

选择”个人办公”导航窗体,点击”公告通知”

点击”打开”按钮,显示详细的通知内容。

1.1.2.1新增公告通知

点击”新增”按钮,选择”重要性”,点击

出现下面界面,

选择要发布的部门（可以多选,

发布的部门范围可以在系统管理->部门人员维护->修改人员->管理维护->通知发布范围设置）,输入标题,最后输入通知的内容,通知内容的编辑方式类似Word,在工具栏和菜单有很多相应的功能.点击菜单->附件->增加附件,可以添加相应的附件.点击

可以发布通知,选择右边的”发送手机短信”可以同时发送手机短信.

如果选择“不允许另存或复制”，表示通知的内容和附件都只能查看，不能拷贝和下载。

1.1.2.2修改公告通知

点击”修改”按钮。

1.1.2.3删除公告通知

点击”删除”按钮。

1.1.3邮件

1.1.3.1新邮件

选择“个人办公”导航窗体,点击“新邮件”

点击

可以选择要收信的部门或人员,可以多选,输入主题,输入邮件的内容,邮件内容的编辑方式类似Word,在工具栏和菜单有很多相应的功能。

点击菜单->附件->增加附件,可以添加相应的附件。

点击

可以保存到“草稿箱”,点击

直接发送邮件。

如果选择“不允许另存或复制”，表示邮件的内容和附件都只能查看，不能拷贝和下载。

1.1.3.2收件箱

选择”个人办公”导航窗体,点击”收件箱”。

点击”回复”按钮,直接回复发件人的邮件。

点击”转发”按钮,直接转发当前的邮件。

点击”打开邮件”按钮,显示详细的邮件内容。

找到附件,点击右键可以打开或另存。

点击收信人页,

在这里可以看到其他收信人的回复信息,也可以修改自己的邮件状态和输入自己的回复信息,同时也可以转发邮件,最后点击”确定”保存。

1.1.3.3草稿箱

选择”个人办公”导航窗体,点击”草稿箱”，“草稿箱”保存的是编辑好但没发送的邮件,点击”打开邮件”可以再次发送。

1.1.3.4发件箱

选择“个人办公“导航窗体,点击“发件箱”，“发件箱”保存的是已经发送成功的邮件,点击“打开邮件”可以查看收信人的查看情况和回复信息。

1.1.3.5废件箱

选择“个人办公”导航窗体,点击“废件箱”，“废件箱”保存的是已经删除的邮件,如果要彻底删除点击“删除”按钮。

1.1.4考勤/工作日志

选择“个人办公”导航窗体,点击“考勤/工作日志”.

在左上角可以选择年和月,查看相应的考勤和工作日志。

1.1.4.1考勤登记

点击“考勤登记”按钮，点击“登记”可以对当前时间进行考勤登记（具体考勤时间段到“系统管理”－）“考勤设置”进行设置）。

1.1.4.2请假申请

点击”请假申请”按钮。

输入“开始时间”、“结束时间”、“请假类型”、“原因”、“地点”、“审核人”,点击“确定”，如果有工作移交情况，选择工作移交人员。

1.1.4.3工作日志内容

选择一天,点击“日志内容”按钮,可以输入当天的工作日志内容,点击“确定”保存.点击“附件”页

可以增加附件。

1.1.4.4工时报告

选择一天,点击“日志内容”按钮,选择“工时”页，点击“增加”按钮，可以输入当天工时情况,点击“确定”保存。

（工时报告中的项目可以到“系统管理”－）“项目管理设置”维护）

1.1.4.5请假记录

点击“请假记录”页,可以查看自己的请假情况和批复情况。

1.1.5考勤/工作日志查询

选择”个人办公”导航窗体,点击“考勤/工作日志查询”。

在中间的部门用户树先选择一个人员或部门，再在左上角可以选择时间段（默认是查看当天，可以选择本周或本月），可以查看相应的考勤和工作日志和请假记录和工时统计。

（考勤/工作日志的查看范围可以到“系统管理”－）“部门人员维护”－）“修改人员”－）“管理范围”－）“考勤/工作日志查询”设置）

1.1.6请假申请审核

选择“个人办公”导航窗体,点击“请假申请审核”。

选择一条要审核的请假申请,要通过时点击“审核通过”按钮,不通过时点击“审核不通过”按钮。

点击“已审核”页,可以查看已经审核过的请假申请。

1.1.7工作任务

选择“个人办公”导航窗体,点击“工作任务”。

左上角可以选择日期,查看相应的时间内的工作任务。

工作任务分两页，“我的任务”和“分配任务”。

“我的任务”是自己建立的任务，或者是领导下发的任务。

“分配任务”是给下属人员分配的任务。

1.1.7.1新建工作任务

点击“新建”按钮

基本信息页输入“开始时间”、“结束时间”、“优先级”、“状态”、“完成百分比”、“任务内容”,，如果要提醒功能,点击“提醒设置”页,输入到期提醒等信息，如果要增加附件点击“附件”页，点击“增加附件”按钮,输入完成后,点击“确定”。

点击“相关工作流”，可以查看该项任务相关的工作流表单。

（工作任务和工作流的关联到“系统管理”－）“工作流表单设计”，增加数据选择框，选择工作任务）

1.1.7.2修改工作任务

点击“修改”按钮，输入完成后点击“确定”按钮。

1.1.7.3删除工作任务

点击“删除”按钮。

1.1.7.4下发工作任务

点击“分配任务”页。

点击“新建”。

点击人员图标，可以弹出下属人员界面（下属人员到“系统管理”“部门人员维护”“修改人员”“下属人员”配置），可以多选，输入工作任务内容，点击确定按钮。

1.1.8工作任务查询

选择“个人办公”导航窗体,点击“工作任务查询”。

在中间的部门用户树先选择一个人员或部门，再在左上角可以选择时间段（默认是查看当天，可以选择本周或本月），可以查看相应的工作任务。

（工作任务的查看范围可以到“系统管理”“部门人员维护”“修改人员”“管理范围”“工作任务查询”设置）

1.1.8.1查看工作任务

在右边的任务列表选择一个任务，双击打开。

1.1.8.2安排工作任务

在中间的部门用户树先选择一个人员，再点击“安排任务”按钮。

点击

按钮，可以一次选择多人，批量安排任务。

1.1.8.3修改工作任务

在右边的任务列表选择一个任务，找到要修改的任务，点击“修改”按钮。

1.1.8.4删除工作任务

在右边的任务列表选择一个任务，找到要删除的任务，点击“删除”按钮。

1.1.9工时统计

选择“个人办公”导航窗体,点击“工时统计”。

选择时间段，默认是当天，可以选择本周和本月。

点击“图表统计页”，可以以柱状图模式显示。

1.1.10个人通讯录

选择“个人办公”导航窗体,点击“个人通讯录”。

当前用户只能看到本用户的通讯录信息。

增加组－》点击“增加组”按钮。

修改组－》选择一个组，鼠标右键，点击“修改组”。

删除组－》选择一个组，鼠标右键，点击“删除组”。

新建记录－》选择一个组，点击“新建”按钮，输入信息后，点击“确定”保存。

修改记录－》选择一个记录，点击“打开”按钮，修改信息后，点击“确定”保存。

删除记录－》选择一个记录，点击“删除”按钮。

导入Excel文件－》选择一个组，点击“导入Excel”按钮，选择一个现有的通讯录Excel文件，出现下面界面：

选择要导入的字段，如果字段对应不正确，点击“映射”按钮进行对应，点击“导入”按钮。

导出Excel文件－》点击“另存为”按钮。

1.1.11个人资料库

选择“个人办公”导航窗体,点击“个人资料库”.

新建日记－》选择“日记”页，鼠标右键，点击“写新日记”。

新建资料－》选择“资料”页，鼠标右键，点击“增加子节点”或点击“增加相邻节点”。

共享资料－》选择一个日记或资料，鼠标右键，点击“节点共享”，

选择一个共享属性，点击“确定”。

1.1.12网络硬盘

选择“个人办公”导航窗体,点击“网络硬盘”.

新建文件夹－》选择上一级文件夹，点击“新建文件夹”按钮。

修改文件夹－》选择一个文件夹，鼠标右键，点击“修改文件夹”。

删除文件夹－》选择一个文件夹，鼠标右键，点击“删除文件夹”。

上传文件－》选择一个文件夹，点击“上传文件”按钮，选择文件后（按Ctrl或Shift键可以多选），点击“确定”按钮。

下载文件－》选择一个文件，鼠标右键，点击“下载文件”。

删除文件－》选择一个文件或多个文件（按CTRL或SHIFT键），鼠标右键，点击“删除文件”。

共享文件夹－》选择一个文件夹，鼠标右键，点击“共享”。

1.1.13网上邻居

选择“个人办公”导航窗体,点击“网上邻居”.

“网上邻居”类似windows内置的网上邻居功能，可以在局域网内共享本地硬盘给对方，也可以访问别人共享给自己的目录。

选择“我的本地共享”，点击“新建共享”

输入名称，点击

，选择一个本地的目录。

可以设置密码，选择一种共享方式，点击“确定”保存。

如果要访问对方的共享的目录，点击“网上邻居”节点展开。

选择对方共享的目录，可以上传或下传文档。

1.2公共事务

1.2.1组织结构图

选择“公共事务”导航窗体,点击“组织结构图”，可以选择“纵向”或“横向”查看。

1.2.2文档中心

选择“公共事务”导航窗体,点击“文档中心”.（先到“系统管理”“文档中心设置”模块增加根目录和相应的操作人员）

1.2.2.1新建文件夹

选择一个上一级文件夹，点击“新建文件夹”。

1.2.2.2修改文件夹

选择要修改的文件夹，点击“修改文件夹”。

1.2.2.3删除文件夹

选择要删除的文件夹，点击“删除文件夹”。

1.2.2.4新建文档

选择一个文件夹，点击“新建”按钮

输入“名称”，选择一个文档或多个文档，输入“关键词”、“注释”，点击“确定”。

1.2.2.5打开文档

选择一个文档，点击“打开”.

点击“打开文件”按钮可以直接打开文档，点击“编辑文档”可以在线直接编辑文档，点击“下载文件”按钮可以把文档下载到一个目录。

点击“批量下载”功能，可以一次下载多个文件。

点击“编辑文档”，会自动打开文档编辑，如果要在线更新，在文档编辑器关闭前，不要关闭文档详细界面，先关闭文档编辑器后，再在文档详细界面的退出按钮，会提示：

点击是，文档会自动更新到服务端。

1.2.2.6重新上传文档

选择一个文档，点击“重新上传”按钮。

1.2.2.7删除文档

选择一个文档，点击“删除”按钮。

1.2.2.8权限分配

选择一个根目录的文件夹，点击“权限分配”按钮

查看人员的权限可以分为“下载”和“复制Word，Excel”，点击表格里面的方框可以设置。

管理人员的权限可以分为“文件夹新建”、“文件夹修改”、“文件夹删除”、“文件新建”、“文件修改”、“文件删除”，点击表格里面的方框可以设置。

点击管理人员右侧的“添加”按钮，添加管理人员，点击管理人员右侧的“删除”按钮，删除管理人员。

点击分配权限人员右侧的“添加”按钮，添加分配权限人员，点击分配权限人员右侧的“删除”按钮，删除分配权限人员。

设置完成后点击“确定”。

1.2.3公共通讯录

选择“公共事务”导航窗体,点击“公共通讯录”，操作同“个人通讯录”模块，里面的通讯录信息所有用户都能看到。

1.2.4车辆管理

1.2.4.1车辆维护

选择“公共事务”导航窗体,点击“车辆维护”。

上面是所有车辆的基本信息，下面是相应车辆的用车情况。

新建车辆－》点击“新建”按钮，

输入相关的信息，点击“确定”按钮。

修改车辆－》点击“打开”按钮。

删除车辆－》点击“删除”按钮。

1.2.4.2车辆查询

选择“公共事务”导航窗体,点击“车辆查询”。

1.2.4.3用车申请

用车流程分为“用车申请”、“用车审核”、“用车确认”、“用车评价”四个阶段。

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车申请”。

新建用车申请－》点击“新建”

输入用车申请信息，在“审核”页选择一个审核人员，点击“确定”。

1.2.4.4用车审核

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车审核”。

找到要审核的用车申请，点击“打开”按钮。

可以修改开始时间和结束时间和审核意见，选择“同意”或“不同意”，在“确认”页选择一个确认人员，点击“确定”。

1.2.4.5用车确认

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车确认”.找到要确认的用车申请，点击“打开”按钮

可以修改开始时间，结束时间，里程和确认意见，选择“同意”或“不同意”，在“评价”页选择一个评价人员，点击“确定”。

1.2.4.6用车评价

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车确认”.找到要确认的用车申请，点击“打开”按钮

可以修改开始时间，结束时间，里程和确认意见，点击“确定”。

1.2.4.7用车查询

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车查询”。

1.2.5人事管理

1.2.5.1人事档案管理

选择“公共事务”导航窗体,点击“人事管理”－》“人事档案管理”。

新建人事档案－》选择一个部门，点击“新建”按钮，

输入工号和姓名，点击“确定”按钮，新建完成后，在窗体右边输入具体的人事档案信息，输入完成后点击“保存”按钮。

1.2.5.2人事档案查询

选择“公共事务”导航窗体,点击“人事档案查询”。

1.2.5.3人事档案统计

选择“公共事务”导航窗体,点击“人事档案统计”，输入查询条件，点击“查询”按钮。

1.2.6物品管理

（物品的业务分类配制到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“物品”）

（物品的字段定义配制到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务信息”－）“物品”）

（物品的属性定义配制到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务属性”－）“物品”）

1.2.6.1物品维护

选择“公共事务”导航窗体,点击“物品维护”。

增加分类－》选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮。

修改分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。

删除分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。

新建物品－》选择一个上级分类，点击“新建”按钮，

输入信息后，点击“确定”保存。

（业务分类在系统管理->系统维护->业务分类->物品中维护,再到系统管理->部门人员维护模块,编辑员工所对应的业务分类）

修改物品－》选择一个物品，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除物品－》选择一个物品，点击“删除”按钮。

导入Excel文件－》选择一个分类，点击“导入Excel”按钮，选择一个现有的物品Excel文件，出现下面界面：

选择要导入的字段，如果字段对应不正确，点击“映射”按钮进行对应，点击“导入”按钮。

导出Excel文件－》点击“导出”按钮。

物品属性输入－》物品属性可以由用户在“系统管理”－》“系统维护”－》“业务属性”定义。

选择属性页，双击要输入的属性，输入完成后，点击“确定”。

按条件查询－》点击“查询”按钮

输入查询条件，点击“搜索”按钮。

1.2.6.2物品变动

选择“公共事务”导航窗体,点击“物品变动”。

点击新建，

选择“变动类型”，选择“物品”，输入单价，数量，选择“经办人”,点击“确定”按钮。

1.2.7设备管理

（设备的业务分类配置到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“设备”）

（设备的字段定义配置到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务信息”－）“设备”）

（设备的属性定义配置到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务属性”－）“设备”）

1.2.7.1设备维护

选择“公共事务”导航窗体,点击“设备管理－》设备维护”。

增加分类－》选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮，输入完成后点击“确定”。

修改分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。

删除分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。

新建设备－》选择一个上级分类，点击“新建设备”按钮，

输入“台帐一”和“台帐二”，点击“确定”。

修改设备－》选择一个设备，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除设备－》选择一个设备，点击“删除”按钮。

（业务分类在系统管理->系统维护->业务分类->设备中维护,再到系统管理->部门人员维护模块,编辑员工所对应的业务分类）

1.2.7.2设备统计

选择“公共事务”导航窗体,点击“设备管理”－》“设备统计”，输入查询条件，点击“查询”按钮。

1.2.8项目管理

选择“公共事务”导航窗体,点击“项目管理”，项目管理和工作任务紧密结合，一个项目有多个项目阶段组成，一个项目阶段包含很多个工作任务。

（具体项目的配置请参见“系统管理”－）“项目管理设置”模块。

）

新建任务－》左边的数，选择一个项目或选择一个项目阶段，点击“新建任务”按钮

点击

，可以选择工作任务的参与人员，可以一次多选，输入完成后，点击“确定”按钮。

新建子任务－》选择一个已经存在的任务，点击“新建子任务”按钮。

修改任务－》选择一个已经存在的任务，点击“打开”按钮。

删除任务－》选择一个已经存在的任务，点击“删除”按钮。

点击“表格模式”页，可以以表格的模式显示项目任务，点击“相关工作流”页可以查看和项目相关的工作流表单。

1.2.9业务模型

（业务模型建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务模型”）

（业务模型的业务分类建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“业务模型”）

（业务模型的业务分类分配到“系统管理”－）“部门人员维护”－）“业务分类”）

（业务模型的职责权限分配“系统管理”－）“职责维护”－）“业务模型”）

选择“公共事务”导航窗体,点击相应的业务模型。

增加分类－》选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮。

修改分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。

删除分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。

新建物品－》选择一个上级分类，点击“新建”按钮，

输入信息后，点击“确定”保存。

修改模型－》选择一个物品，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除模型－》选择一个物品，点击“删除”按钮。

1.2.10业务记录

（业务记录建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务记录”）

（业务记录的业务分类建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“业务记录”）

（业务记录的业务分类分配到“系统管理”－）“部门人员维护”－）“业务分类”）

（业务记录的职责权限分配“系统管理”－）“职责维护”－）“业务记录”）

选择“公共事务”导航窗体,点击相应的业务记录。

新建记录，点击“新建”按钮，

输入信息后，点击“确定”保存。

修改记录－》选择一条记录，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除记录－》选择一条记录，点击“删除”按钮。

1.3进销存管理

（参见单独的进销存管理文档）

1.4工作流

（参见单独的工作流文档）

工作流采用先进的Word和Excel两种表单模式，实现任意业务流程、文件流转及审批，同时内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。

工作流由工作流表单设计、工作流流程设计、工作流记录、工作流统计模块组成。

工作流表单设计的作用是编制业务的表单和数据项，数据项可以是文本、数字、日期、时间、图片、手写签名。

工作流流程设计的作用是编制业务表单的走向和具体步骤，以及每个步骤之间应该处理的数据项和步骤之间的走向，以及配置每个步骤的经办人。

工作流记录是具体的每一个工作流的实际数据和流程。

工作流统计可以通过输入查询条件，去查询和检索工作流记录。

工作流实现的顺序是工作流表单设计－》工作流流程设计－》工作流记录－》工作流统计。

系统内置了20多个典型的的工作流模板，用户可以根据自己的需要创建新的工作流，可以修改现有的工作流以满足自己的需要，可以到我们主页上下载各个行业的工作流模板。

具体的详细配置可以参见“工作流详细说明书.doc”文档。

1.4.1工作流表单定义

选择”系统管理”导航窗体,点击”工作流表单定义”。

工作流表单是工作流的基础，可以说也是工作流的输入界面，系统采用了类似Word的自定义工具，用户可以根据自己的需要来定制自己的界面。

Word格式

Excel格式

表单的文字和表格等操作方法和word一样，不再说明。

表单的数据输入控件有下面几种：

1.单行文本框2.多行文本框3.下拉框4.列表框5.日期框6.时间框7.手写签名8.图片控件9.计算框10资源选择框

点击工具条相应的按钮可以增加：

在弹出的界面中输入控件名称，如果有默认值也可以输入.

表单编辑完成后点击工具条上的保存按钮返回。

1.4.2工作流流程定义

选择”系统管理”导航窗体,点击”工作流流程定义”

工作流流程定义工作环节，每个环节可以定义相应的处理人和处理方式。

1.4.2.1新建流程

选择一个流程分类，点击“新建流程”按钮。

输入“流程名称”，选择“流程类型”和“表单”。

“流程类型”可以分为固定流程和自由流程，固定流程是按照配置好的流程步骤进行工作流转，自由流程是用户自己选择下一步的工作流程的步骤。

1.4.2.2新建流程步骤

如果流程类型是“固定流程”，就可以定义流程步骤。

点击“新建流程步骤”按钮，输入序号和步骤名称。

第一页可以选择下一步骤。

第二页可以选择当前步骤可以编辑的字段。

第三页可以增加当前步骤的人员。

第四页可以增加当前步骤的部门,第五页可以增加当前步骤的角色。

1.4.3新建工作流

点击“工作流”，找到一个你要创建的工作流程，如“发文登记单”。

点击新建可以开始一个工作流程。

输入完成后点击“提交”，选择下一次流程步骤，点击确定。

1.4.4处理工作流

点击“工作流”，找到一个你要处理的工作流程，如“收文”。

在下方的“收文”列表中，找到你要处理的工作，双击打开，输入完成后点击“提交”，选择下一次流