公司行政管理岗位知识汇编.docx
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行政管理岗位知识汇编
目录
第一章办公用品管理 -1-
一、日常办公用品分类 -1-
二、办公用品的领取 -1-
三、办公用品购置 -2-
四、管理员职责 -2-
五、办公用品的交接与收回 -2-
第二章固定资产管理 -4-
一、固定资产的定义 -4-
二、固定资产的分类 -4-
三、固定资产的编号 -5-
1、资产代码明细 -5-
2、部门代码明细 -5-
3、编号流程 -5-
四、固定资产的监管 -5-
六、固定资产转移和借用 -6-
1、资产的转移 -6-
2、资产的借用 -6-
八、固定资产的清查 -7-
第三章文件档案的整理方法 -9-
一、基本概念 -9-
1、归档文件 -9-
2、归档文件整理 -9-
3、件 -9-
二、归档文件整理原则及质量要求 -9-
1、整理原则 -10-
2、质量要求 -10-
三、归档文件的整理方法 -10-
1、搜集 -10-
2、分类 -11-
3、具体步聚 -11-
四、排列 -12-
1、事由原则 -12-
2、排列方法 -12-
五、装袋(订) -12-
六、编号(编归档章号) -13-
七、编目 -13-
1、归档文件目录项目 -13-
2、归档文件目录的装订 -14-
八、装盒 -15-
第四章行政后勤成本控制措施 -16-
一、用电的管控措施 -16-
1、照明用电 -16-
2、办公设备用电 -17-
3、空调用电 -17-
二、用水的管控措施 -17-
三、严格控制办公用品使用 -17-
四、宿舍管控措施 -18-
五、办公设施的维修费用管控措施 -18-
六、办公电话费 -18-
七、招待费用 -18-
第五章公司印章管理 -18-
一、范围 -18-
二、公章的管理 -18-
1、公章刻制 -18-
2、公章保管 -19-
3、公司公章的使用范围 -19-
4、公章加盖 -19-
5、公章外借 -19-
三、合同专用章的管理 -20-
1、合同章刻制 -20-
2、合同章保管 -20-
3、合同章加盖 -20-
4、合同章外借 -21-
四、财务印章的管理使用 -21-
1、财务章刻制 -21-
2、财务印章保管 -21-
3、财务印章加盖 -21-
4、财务印章外借 -21-
五、其他印章的管理 -22-
六、印章管理使用责任 -22-
第六章常用公文写作知识 -22-
一、指示 -22-
二、决议 -23-
1、标题 -23-
2、正文 -23-
三、函 -23-
1、标题 -23-
2、正文 -23-
四、决定 -23-
1、标题和日期 -24-
2、正文 -24-
3、结尾 -24-
五、通告 -24-
1、标题 -24-
2、正文 -25-
3、署名和日期 -25-
六、意见 -25-
七、通报 -25-
1、标题 -25-
2、正文 -25-
3、尾部 -26-
八、通知 -26-
1、印发、批转、转发性通知的写法 -26-
2、批示性通知的写法 -26-
3、知照性通知的写法 -26-
4、事务性通知的写法 -26-
5、任免、聘用通知的写法 -26-
九、会议纪要 -26-
1、标题 -27-
2、文件日期 -27-
3、正文 -27-
4、会议纪要写法 -27-
十、请示 -27-
1、标题 -28-
2、正文 -28-
十一、批复 -28-
1、标题 -28-
2、主送单位 -28-
3、正文 -28-
十二、会议记录 -29-
十三、报告 -30-
1、综合性报告的写法 -30-
2、专题报告的写法 -30-
3、回复报告的写法 -31-
第八章合同签订 -31-
一、总则 -31-
二、合同签订的主体 -31-
三、合同起草 -32-
四、合同签订流程 -32-
五、合同存档、备案 -33-
六、合同执行 -33-
七、合同变更、转让与解除 -33-
八、合同保存 -34-
九、合同纠纷 -34-
(附)合同法相关知识 -34-
一、合同特征 -34-
二、合同的法律性质 -34-
三、合同可撤销 -35-
四、合同无效 -35-
五、合同分类 -35-
1、计划合同与普通合同 -35-
2、双务合同与单务合同 -35-
3、有偿合同与无偿合同 -35-
4、诺成合同与实践合同 -36-
5、要式合同与非要式合同 -36-
6、主合同与从合同 -36-
7、本约与预约 -36-
8、当事人与第三人利益 -36-
9、定式合同 -37-
六、合同签订 -37-
1、要约 -37-
2、承诺 -37-
七、签订形式 -37-
1、口头合同 -37-
2、书面合同 -37-
3、经公证或审批的合同 -37-
八、变更解除 -38-
1、变更 -38-
2、解除 -38-
第八章商务谈判 -38-
一、谈判原则 -38-
二、如何成为谈判高手 -39-
1、调整当前的心态 -39-
2、自我优化的素养 -39-
3、找到正确的方法 -39-
三、谈判三部曲 -40-
1、申明价值 -40-
2、创造价值 -40-
3、克服障碍 -40-
四、八字真言 -40-
五、谈判技巧 -41-
1、确定谈判态度 -41-
2、充分了解谈判对手 -42-
3、准备多套谈判方案 -42-
4、建立融洽的谈判气氛 -42-
5、设定好谈判的禁区 -43-
6、语言表述简练 -43-
7、做一颗柔软的钉子 -43-
8、曲线进攻 -44-
9、谈判是用耳朵取胜,而不是嘴巴 -44-
10、控制谈判局势 -44-
11、让步式进攻 -45-
第九章行政办公基本礼仪 -46-
一、礼仪作用 -46-
1、提高个人的素质 -46-
2、有助于建立良好的人际沟通 -46-
3、维护个人和企业形象 -46-
二、握手礼仪 -46-
1、握手的顺序 -47-
2、握手的方法 -47-
三、仪表礼仪 -47-
1、化妆的原则 -47-
2、化妆禁忌 -48-
3、服饰及其礼节 -48-
4、白领女士的禁忌 -48-
5、男士西装三个三原则 -48-
四、举止礼仪 -49-
五、谈吐礼仪 -50-
1、交际用语 -50-
2.令人讨厌的行为 -51-
3.损害个人魅力的错误 -51-
六、会面礼仪 -52-
1、问候 -52-
2、介绍 -53-
七、电话礼仪 -53-
1、及时接电话 -53-
2、确认对方 -53-
3、讲究艺术 -54-
4、调整心态 -54-
第一章办公用品管理
一、日常办公用品分类
办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品。
1、一般消耗品包括胶水、胶棒、橡皮、回形针、涂改液、签字笔、笔记本、荧光笔、铅笔、记号笔、白板笔、笔芯、便利贴、打印纸、钉书钉、回形针、大头针、账册、档案袋、标签、电池、长尾夹等。
2、耐用消耗品包括剪刀、直尺、订书机、美工刀、白板、夹子、计算器、笔筒、文件盒、文件架、起钉器、插线板、印台、U盘、读卡器等。
4、办公用品应为办公所用,不得据为己有或挪作私用。
5、不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
二、办公用品的领取
1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个。
2、个人领用办公用品应据实填写《物品领用申领单》,经本部门负责人审核签字后交运营部审核,由管理员根据运营部审核的数量给予办公用品的领取(附件:
表1《物品领用申请单》。
3、耐用消耗品以部门为单位且只能领取一次,特殊情况除外。
例:
2016年12月1日营销部孙华已领取计算器一个,2017年2月14日张晴拿着签过字的《物品领用申请单》上仍然有计算器,原则上管理员应不予发放计算器,但因开盘需要,可给予领取。
4、发放完毕后,领用人根据管理员发放的办公用品名称、数量逐一详实登记至本部门《办公物品领取登记表》。
管理员要妥善保管各部门登记建立的物品领取档案,便于随时查阅、核算与管控。
(附件:
表2《办公物品领取登记表》)。
5、办公用品的重复申领应说明原因或凭耗损原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
如人为损坏或遗失由责任人负责赔偿。
6、会议期间办公用品的领取
(1)公司会议期间会务组按需填写《会务办公用品申领单》或《办公用品借用单》,由会务负责人审核签字后交运营部审核同意方可进行领用或借用。
(附件:
表3《会务办公用品申领单》,表4《办公用品借用单》)。
(2)管理员认真核实申领单后方可发放或借出物品,同时要在《办公物品领取登记表》上做好本次会议期间物品领取登记信息的标注,注明会议主题、时间、会务组名称、主持人等以备核查。
三、办公用品购置
运营部管理员根据办公用品消耗、使用以及库存情况,及时编制《物品购置申请表》,报本部门负责人和总经理审批通过后方可购置。
购置完毕后,验收人员根据购置清单和实物进行验收,验收人员应是本部门非同类岗位人员验收(例如人事专员、人事主管、保安队长等)。
验收完毕后,管理员要及时将购置的物品登记入库,入库单上要有采购人、验收人、管理员、主管人员的签字确认(附件:
表5《物品购置申请单》)。
四、管理员职责
1、管理员须建立和登记办公用品台账,定期核查所领物品登记表,做好办公用品的购置、发放和库存管理。
2、管理员须防止办公用品受潮、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能。
3、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。
五、办公用品的交接与收回
员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时,应严格遵守交接回收程序。
1、移交人需在《办公用品交接登记表》逐项列出物品清单,接收人在监交人的监督下,仔细点验,遇有毁损的要求移交人书面标明,视该物品金额的大小情况,是否追究移交人(保管人)的责任,另行处理(附件:
表6《办公用品交接登记表》)。
2、移交人需将《办公用品交接登记表》复印件交至运营部存档备查。
若接收人为管理员本人时,管理员需仔细点验,并且做好登记入库工作(附件:
表6《办公用品交接登记表》)。
附件:
表1物品领用申请单
申请部门
申请人
申请日期
序号
物品名称
单位
数量
备注
审批
部门负责人
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