X女鞋全国秋冬订货会执行方案要点.docx
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X女鞋全国秋冬订货会执行方案要点
717秋冬女鞋补单订货会
执行方案
2015年7月9日
一、组委会组织机构及职责
(一)组委会组织机构
1、组委会
主任:
副主任:
李开华贾燕茹林玉春
2、秘书处
秘书长:
副秘书长:
韩国强
3、职能小组
接待组组长:
李明敏
展务组组长:
周永敏
商务组组长:
邓元恩
销售组组长:
宋蓝
后勤组组长:
叶逢吉
现场服务组组长:
胡廷文
宣传组组长:
财务组组长:
督导组组长:
(二)组委会工作职责
主任:
负责活动的总指挥工作
副主任:
协助主任做好相关方面的协调、安排工作
秘书长:
负责活动总策划、总协调工作,协助主任搞好活动的全面统筹、协调、指挥工作。
副秘书长:
配合秘书长做好活动的全面统筹、协调、指挥工作,具体负责客户邀约、接待,商管、服务及安保工作等。
接待组:
负责客户邀约、接机(如需要)、相关证件办理、现场客户接待、客户资料搜集、后期跟进管理等。
配合部分物资的发放;
展务组:
负责入驻工厂展会工作督促,临时展位设计,临时参展鞋企招商、相关证件办理等;
商务组:
负责整合工厂资源,组货。
布置3楼订货中心展位,并在订货会期间争取3万双订单;
后勤组:
负责各部门后勤物资统计与采买、车辆调度安排、志愿者工作管理、用餐准备与安排等工作,组织相关物资的发放(如有需要);
安保组:
协助证件办理,做好现场安全保卫工作,协调停车事宜,做好安全、消防等应急预案,处理突发事件等。
现场保洁归属本组管理;
宣传组:
前期物料设计制作、现场与周边氛围布置及导视系统、多渠道(以微信公众号为主)宣传推广、开幕式(揭幕)活动策划与执行、活动影音资料留存、后期宣传等;
财务组:
根据相关制度与流程,为活动提供资金保障,并审计活动费用;
督导组:
不定时对公司员工、志愿者工作情况进行督导,对违规行为进行及时纠正,对多次提醒仍未改进的出具罚单。
二、活动基本情况
(一)活动意义:
717秋冬女鞋补单订货会的筹办,是作为对“616成都女鞋全国秋冬订货会”的重要补充,将6月尚未研发设计完成的秋冬款女鞋再次集中展示订货,为入驻和参展企业带来大量补货的订单!
在616活动基础上,继续推广成都鞋品牌,提升成都鞋在行业内的影响力。
同时,塑造良好的项目形象,为后期招商、运营推广打造良好的基础。
(二)活动概述
Ø活动时间:
2015年7月17—19日
Ø活动地点:
中国女鞋之都·工厂联盟订货中心
Ø展示内容:
秋冬款成品鞋
(三)活动规模
Ø120家工厂(含入驻)参展
Ø1000家、2000人次采购商参会。
(四)主办单位:
Ø中国女鞋之都工厂联盟订货中心
Ø四川省皮革行业协会
Ø四川省制鞋业协会
Ø成都鞋业工厂联盟(成都市鞋业产业商会)
(五)承办单位:
Ø四川女鞋之都商业投资管理有限责任公司
Ø四川西部鞋都产业运营有限公司
(六)协办单位:
Ø四川省鞋业进出口商会成都鞋业同业公会
Ø辽宁省总商会川渝商会鞋业商会河南省经销商协会
Ø广州鞋业皮具商会温州百家真皮鞋业联盟
Ø桐乡市鞋业协会华履管理集团
Ø沈阳越胜企业经营管理有限公司买手联盟
Ø武侯直销鞋城武侯皮革城
(七)支持媒体:
Ø华西都市报成都商报四川日报成都日报
Ø西部皮革中国皮革四川交通广播电台北京皮革
Ø鞋世界环球鞋网169鞋业资讯网慧聪网
Ø四川新闻网大成网
三、场地规划
Ø活动主场地:
工厂联盟订货中心
Ø开幕式场地:
北正大门前(一楼)
Ø投资客户恳谈会:
销售中心(一楼)
Ø成都女鞋电商工厂联盟暨电商工厂订货中心启动大会:
一楼中庭
场地规划示意图
四、订货会日程安排
日期
时间
活动
地点
7月17日
08:
30-09:
30
活动揭幕仪式
北门广场
7月17日
10:
00-12:
30
投资客户恳谈会
1楼销售中心
7月17日
15:
30-18:
00
成都女鞋电商工厂联盟启动大会
1楼中庭
7月17日-19日
09:
00-18:
00
订货大会
3-9楼
五、活动费用预算(不含接待及后勤费用)
序号
活动名称
费用预算
备注
1
开幕式活动
3.2万元
2
客户恳谈会
4万元
3
成都女鞋电商工厂联盟启动大会
3.3万元
含桌椅租赁
4
氛围包装及广告制作
6万元
5
物料印刷
5万
6
宣传推广
10万元
含媒体接待
7
摄影摄像
3万元
含剪辑费
8
费用总计
34.5万元
717秋冬女鞋补单订货会开幕庆典
执行方案
一、活动时间:
2015年7月17日(星期五)上午8:
30—9:
30
二、活动地点
中国女鞋之都﹒工厂联盟订货中心(北门广场)
三、开幕式流程
1、8:
00-9:
00签到、站队
2、9:
00-9:
05主持人开场白,介绍出席嘉宾
3、9:
05-9:
10主办方(X总)致欢迎词
4、9:
10-9:
13采购商代表致辞
5、9:
13-9:
16工厂代表致辞
6、9:
16-9:
20数名嘉宾共同揭幕
7、9:
20-9:
30开幕式结束,进场
四、拟邀请领导及嘉宾:
(一)行业协会名单(待落实)
(二)鞋厂老板、采购商嘉宾名单(待落实)
五、工作安排
主要分工与人员安排
职责
责任分解
嘉宾邀请、接待
责任人:
总、韩总
组员:
周永敏、叶逢吉
1、负责邀请接待协会嘉宾;
2、负责统计嘉宾名单,并于7月15日报策划部。
7月16日下午再次确认。
采购商邀请、接待、办证
责任人:
国强
组员:
招商2部全体
1、8:
30前,完成采购商集合;
2、负责落实的采购商方阵站队
韩国强:
统筹安排相关工作
苟大浪:
负责现场方阵站队的指挥、组织工作
工厂客户组织、接待
负责人:
组员:
招商1部全体
1、组织工厂方阵站队
2、协助采购商证临时办证处
周永敏:
负责组织工厂方阵,并督促按时到位(刘清协助)
氛围设计、制作安装
负责人:
组员:
1、订货会导示系统(园区内)的设计、制作和安装
2、3-7楼内部氛围设计制作
3、鞋城外部环境氛围设计
负责落实整个园区的鞋展导示系统设计和展场内部氛围的设计;
负责鞋城外部环境氛围、鞋城内部环境氛围的设计
邓静:
总体把控,并负责在7月15日前完成相关制作和安装等工作
媒体邀请、接待
负责人:
组员:
1、负责邀请媒体莅临参加订货会开幕式
2、负责安排摄影、摄像等工作
3、媒体礼金的预算、发放、新闻通稿发放
何丽霞、刘萍:
媒体邀约
媒体签到,稿件和媒体礼金发放;
公关活动执行
责任人:
1、活动方案的落实到位
2、王总:
签到处、舞台及观礼席的全面检查工作
3、主持人的对接工作
邓静:
整体活动把控;协助公关公司完成整个会场的布置工作;活动流程把控,协调礼仪完成现场嘉宾上台发言等事宜
罗小亮:
开幕式发言稿件准备;
后勤服务
责任人:
叶逢吉
组员:
曹春艳、陈文超、龙雯君
1、负责物资准备
2、负责活动的督导
3、负责人员的协调
(1)协助领导嘉宾(主要是主办方领导)的前期接待工作;
(2)配合物业完成观礼区人员站位安排;
(3)其它物料准备;
(4)人员分工、督导工作。
现场服务
责任人:
胡廷文
组员:
物业公司
1、保安、保洁定点岗;
2、工程、客服服务;
3、交通线路指引
六、流程执行细案:
序号
时间
事项
责任部门
备注
一、准备时段
1
8:
00
组委会全体人员、公关公司、物管公司、志愿者到位
1、叶逢吉负责活动期间的督导、部署工作分工、提出工作要求(15日全员大会过方案)
2、领导嘉宾接待区(茶楼)的准备工作
3、茶楼负责:
贵宾接待区茶水准备
2
8:
00
专业主持人到位
策划部
公关公司负责音响、话筒等设施的调试(任浩协助)
保安人员到位、现场维护
二、迎宾时段
1
8:
00—8:
50
领导、嘉宾接待
公关公司
茶楼
(1)2名礼仪人员(公关公司负责),引领领导嘉宾进入贵宾接待区;
(2)茶楼接待
2
8:
00—8:
50
媒体签到
策划部
(1)何丽霞:
新闻稿件、礼金准备;
3
8:
00-8:
30
工厂方阵(列队完毕)
刘清
负责工厂方阵。
安排5名举牌的志愿者,物业配合。
4
8:
00-8:
50
采购商方阵(列队完毕)
招二
组织采购商方阵,安排5名举牌的志愿者、配置保安。
三、典礼时段
1
8:
50—9:
00
引领领导、嘉宾入场
总、总、公关公司
(1)8:
502名礼仪引领观礼领导及嘉宾至嘉宾观礼区。
(2)8:
59领导及嘉宾站位完毕
2
9:
00-9:
05
主持人宣布仪式开始,介绍嘉宾
公关公司
(1)主持人开场白;
3
9:
05—9:
10
主办方(彭总)致欢迎词
总、策划部、公关公司
(1)领导发言稿由策划部提供并提前提交发言领导审核;
(2)嘉宾发言约为3分钟
4
9:
10—9:
15
工厂代表致辞
总确定上场嘉宾
5
9:
15—9:
17
狮子点睛
公关公司
6
9:
18-9:
20
领导嘉宾共同揭幕
公关公司
揭幕,放鞭炮。
7
9:
20-9:
30
进场
物业公司
七、物料制作及费用预算
序号
物料名
数量规格
单价(元)
总价(元)
责任人
1
活动布置、执行费用(含背景、舞狮、礼仪、地毯等包干价)
1
30000
30000
何丽霞(详见公关公司提供的物料清单)
2
鞭炮、礼炮
1套
2000
2000
3
总计
32000
新老投资客户恳谈会方案另附
成都女鞋电商工厂联盟
暨电商工厂订货中心
启动大会
活动方案
一、活动目的
1、向鞋业电商工厂传递“鞋都安家、星火燎原”的主题,传达抱团发展的重要性;
2、通过对项目进行全面系统的诠释,让参会电商工厂更清晰的了解本项目后期对电商订货中心的规划;
3、通过分析联盟模式的优势,强调成立联盟的重要性,并现场发展联盟筹委会核心成员
4、通过详细分析项目的优势,进驻的好处,为未来吸引电商工厂入驻打下基础。
二、活动主题
成都女鞋电商工厂联盟暨电商工厂订货中心启动大会
三、活动时间
2015年7月17日(星期五)15:
30—18:
00
四、活动地点
中国女鞋之都·工厂联盟订货中心1F中庭
五、邀请人员
电商工厂鞋厂老板400人
六、活动流程
14:
30-15:
30签到(会场暖场视频循环播放)
15:
30活动正式开始
15:
30-15:
35主持人开场,让713会议参会人员起来,之后让
筹委会12人依次自我介绍
15:
35-15:
4512人自我介绍
15:
45-15:
46主持人邀请5人代表上台交流
15:
46-16:
15主题交流环节
16:
15-16:
25工厂联盟代表分享联盟发展经验
16:
25-16:
30go2负责人讲话
16:
30-17:
00彭总介绍项目整体规划
17:
00-17:
15电商联盟成立仪式
17:
15-17:
30彭总介绍818计划和未来发展愿景
七、职责分工
小组名称
负责人
说明
组员
指挥组
总
总指挥
总、总
负责整体活动的指挥、调度、安排。
鞋企接待组
邀请、接待
招商1部
网商工厂的邀请及接待
相关工作人员
提供713前各参会人员名单
联络并确认5名上台代表
小组名称
负责人
说明
小组成员
活动策划执行组
静
1、活动策划、执行
何丽霞
阳定松
刘萍
2、主持人串词整理
3、视频、PPT播放
4、媒体邀约接待
5、摄影摄像安排
氛围营造组
、
1、活动现场、会场氛围营造;
刘萍
2、相关物料印刷、制作;
客户服务组
负责会场茶歇服务工作
保安4名(或协调志愿者);保洁1名;客服2名
负责会场环境和秩序维护工作
将大会议室六把椅子搬下去
讨论环节结束搬下椅子
彭总讲话完后帮搬“启动设备”
后勤支持组
1、购买水果、矿泉水;
李刚建
2、会场联系、绿化布置;
曹春艳
3、人员安排、工作监督
备注:
各小组负责人根据工作安排各自组员,资源整合提前完成工作。
十、物料准备
物料名
数量/规格
责任人
物料准备
会议背景喷绘
2幅
阳定松
签到背景喷绘
1幅
卷帘门广告
4幅
指示牌
5个
水果、矿泉水
300人份
叶逢吉、曹春艳
带扶手座椅(大会议室)
6
桌椅租赁(参考713)
300人
大小植物若干
签字笔
300支
塑料凳
40张
演讲台
演讲台1个
桌花1个
带烟灰缸垃圾桶
4个
胡廷文
资料
稿件
项目PPT资料播放
邓静
流程表
50份
何丽霞
十一、费用预算
序号
费用名称
预计总价(元)
备注
1
物料制作准备
10,000
2
水果、矿泉水、植物租摆
3,000
3
公关费用(含桌椅租摆)
20,000
总计
33,000
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