13种行政公文.docx

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13种行政公文

行政公文写作技巧

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。

它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：

比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。

我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

　　公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。

公文语言总的要求是庄重、平实、概括。

公文语言功夫的核心是选词。

选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。

多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

　　需要特别提出公文结构用语。

一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。

如：

为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。

二是结尾用语。

如：

为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语。

如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。

四是经办用语。

如：

经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

五是称谓用语。

有第一人称：

我、本；第二人称：

你、贵；第三人称：

该。

等等。

　　国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。

　　公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。

这一部分的写作，是公文写作的难点。

　　一、标题

　　1．规范式：

三部分，即：

发文机关＋事由＋文种

　　――用于重要、庄重的公务

　　2．灵活式

　　A二部分：

一是发文机关＋文种

　　（以上标题下可加时间）

　　二是事由＋文种

　　三是“转发+始发机关及原通知标题”

　　Ｂ一部分：

只有文种

　　――常是不大重要的公务，带周知性

　　★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。

文后不写落款及时间。

　　二、正文

　　1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）

　　2．正文

　　A．原由：

一是依据：

　　#情况：

叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹

　　#文件：

常用“根据…”；往往是一句话

　　#意义：

议论：

常用“是…”

　　#作用：

常用“将使…”

　　二是目的：

常用“为…”

　　原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

　　B事项：

（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达）

　　1.并列式。

常见。

一般写的是公务的横向的、静态的情况。

各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。

能够省略某一部分。

这种方法的好处是概括面广，条理性强。

　　并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。

　　要求重轻有序：

重要的放在前边，依次类推。

　　2.递进式。

一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。

各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。

这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

　　在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

　　注意：

自此以下常运用序码。

顺序是一、

（一）、1、

（1）共四层。

　　不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。

　　C结尾：

（可以不要）常见有：

　　一是各文种专用语如：

“请予批准”、“特此通知”等。

　　二是希望、号召类。

　　从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。

　　请示模式

　　请示是向直接上级请求指示、批准的公文。

必须事前行文，一事一文。

上级应在一定的时限内批复。

　　【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。

如：

《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。

可以省去发文机关。

　　【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。

　　只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。

　　【正文】1.请求缘由。

一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。

　　2.请求事项。

分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。

同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。

　　3.结尾。

只是一句祈使性的话：

“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。

　　【附件】可有可无。

是随同请求的有关材料、图表或其它文件。

在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。

　　【印章、发文时间】

　　报告模式

　　报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。

一般事后、事中行文。

不要求上级批复，行文较长。

报告和总结、调查报告的写法大同小异。

常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。

　　【标题】一般是：

“事由＋报告”。

　　【主送机关】与请示相同。

　　【正文】种类繁多，正文内容有差异。

为学习方便，把报告大致分为二种：

　　一是综合性报告正文，或称总结性报告。

政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

　　1.情况简述：

工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。

这种开头称为概述式。

此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。

百字上下。

　　2.成绩做法：

这是主体。

可以简要叙述一下工作过程。

成绩常常通过数字、比较、事实来表现。

安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

　　3.经验教训：

要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。

常常占五分之一篇幅。

　　4.今后计划。

往往写成今后的工作计划。

常常占三分之一篇幅。

　　各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

　　二是专题性报告正文。

着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。

　　1.概述情况。

讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

　　2.说明理由、做法和反映。

或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。

　　3.提出意见。

写基本看法，解决问题的建议和办法。

　　报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

　　【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。

如有附件，与请求相同写法。

　　最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。

　　通知模式

　　通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。

它是最常用的行政公文。

根据其作用分为五种：

发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

　　【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。

但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：

“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。

　　【主送机关】直接上级。

　　【正文】

　　发布性通知和批转性通知的正文：

“主体（发布或转发的文件）＋批语”。

如：

“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。

”

　　事项性通知：

原由＋事项＋结语（特此通知）

　　会议通知：

名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等

　　任免通知：

格式固定

　　【附件】可有可无

　　【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。

十三种行政公文写法概述

一、概  述

（一）公文的概念及特点

1、公文的概念：

 公文是行政机关的行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、公文的特点：

（1）法定性：

公文是由法定机关或组织制发的，代表着法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内，具有法定的权威性和约束力。

（2）政策性：

公文是处理公务问题的工具，内容必须完全符合党和国家的各项方针，政策，并借助公文这一工具，把党和国家的方针、政策精神切实地贯彻到具体工作中去。

（3）实用性：

每份公文都有其具体的制发目的和公务职能，是针对实际工作的需要而制发的。

（4）时效性：

公文的制发和实施是有严格的时间要求的，公文的效用也常常是有时间限制的，因此在制发和办理过程中必须迅速及时。

（5）规范性：

公文不可以任意撰写，它有规范的体式和严格的规定，公文不规范，将影响其正常运转和公文效用的发挥。

（二）公文的基本功用

1、颁布法规，传达指示；

2、反映情况，请示工作；

3、联系工作，商洽公务；

4、宣传教育；

5、依据凭证。

（三）公文的分类：

1、按行文关系和行文方向分：

（1）上行文：

是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。

主要有请示、报告。

（2）平行文：

指同级机关或不相隶属的机关送交的公文。

主要有函。

（3）下行文：

是指上级机关向下级机关发送的公文。

主要有命令、决定、意见、通告、通知、通报、批复等。

2、按照紧急程度分：

（1）紧急公文：

特急件、急件。

（2）普通公文。

3、按照有无保密要求及机密等级分：

（1）无保密要求文件

（2）有保密要求文件

A．绝密文件

B．机密文件

C．秘密文件

4．按照具体职能分：

①法规性公文

②指挥性公文

③报请性公文

④知照性公文

⑤联系性公文

⑥实录性公文

二、公文的体式

（一）公文的构成要素和格式

1．眉首部分

眉首部分又称文头部分，通常是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

（1）公文份数序号：

公文份数序号，也称印制编号，是将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序号。

有些文件（主要是密级文件）需要一一编上份数序号，份数序号应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限：

是指公文内容涉密程度的等级。

密级标识有“绝密”、“机密”、“秘密”三种。

不涉及保密内容的普通文件，则没有这个项目。

（3）紧急程度：

 是指送达和办理公文时需要标识的紧急程度的要求，标明“特急”或“急件”字样的公文为紧急公文。

没有紧急标识的是按一般程序和方式处理的普通公文。

（4）发文机关标识：

也称公文版头，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字构成。

通常以红色标识。

联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号：

简称文号，指发文机关同一年度公文排列的顺序号。

由发文机关代字、年份、序号组成。

几个机关联合行文，只标注主办机关的发文字号。

（6）签发人：

签发是发文机关负责人经过审核，在同意发出的文稿上签字的公文制发步骤。

而签发人是指批准发出公文的机关负责人。

在上行文中，要标识签发或会签公文的机关领导人姓名。

2．主体部分

主体部分又称行文部分，这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

（1）标题：

公文的标题要能准确地、概括地揭示公文内容，并能透视文种。

公文标题可分为四种形式：

①发文机关名称+发文事由+公文种类

如：

《国务院关于做好当前物价工作和稳定市场的紧急通知》

②事由+公文种类

如：

《关于召开经济工作会议的通知》

③发文机关名称+公文种类

如：

《民政部关于开展农村五保户普查工作的通知》

④只标明文种的公文标题。

这类标题主要见于公开发布的公文，用的不多。

（2）主送机关：

主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

上行文一般只写一个主送机关。

下行文中，专发性的公文只有一个主送机关；普发性的公文有较多个主送机关；为行文简洁，可用统称统指受文机关，甚至可以不写主送机关。

（3）正文：

这是公文的核心部分。

公文质量的高低，主要取决于这一部分。

正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

A、开头。

开头方式常见有：

目的式、根据式、根据式与目的式混合、缘由式等。

B、主体。

主体部分可以说是核心中的核心。

此部分主要围绕公文的基本内容进行表述，要求内容充实、中心突出、表意明确，条理清楚。

C、结尾。

常用的方式有：

归结式、说明式、申明式、祈请式、期望式等。

（4）附件说明：

附件是附在主件之后，对文件内容起说明和补充说明的文字材料。

公文如有附件，应在正文下一行左空2字标识“附件”。

附件有几件，应标出序号与附件的名称和件数。

 （5）成文时间：

是指公文生效的法定时间。

公文上标注的成文时间，一般应以机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（6）公文生效标识

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，都应当加盖红色印章，加盖印章是公文最后生效的标志；联合上报的公文，应由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章；

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。

主办机关印章在前。

（7）附注：

是对文件的传达范围，使用办法的规定及对名词术语的解释等。

是明确在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目。

3．版记部分

版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成。

（1）主题词：

是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。

一份公文的主题词一般最多不能超过7个。

标注主题词必须根据主题词本身的涵义由小到大或由大到小，由内容到形式有序地将其排列出来。

（2）抄送机关名称：

是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。

标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范化简称、统称。

（3）印发机关和印发时间：

公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。

印发时间是指公文开印的具体时间。

（4）反线：

版记中各要素之下均加上一条反线。

（二）公文的印装规格

1、公文用纸的规格

2、公文排版的规格和要求

3、印刷要求

4、装订要求

三、公文写作的基本要求

（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定。

（二）要了解实际情况。

（三）要遵循各项行文规则。

1、文种的选用要正确。

根据行文的需要，正确选用文种。

2、行文关系的确定要妥当。

行文关系应当根据各自隶属关系和职权范围确定。

3、制发程序的安排要合理。

公文的制发过程主要包括几个步骤：

①拟稿；②审稿；③签发；④复核；⑤缮印；⑥开印；⑦登记、分发。

十三种行政公文写法示例之命令的写法

一、命令（令）

1、命令（令）的用途：

（1）依照有关法律公布行政法规和规章；

（2）宣布施行重大强制性行政措施；

（3）嘉惩有关单位及人员。

2、命令（令）的种类：

（1）发布令

（2）行政令

（3）嘉奖令

4、命令（令）的写作：

（1）发布令：

标题：

发令机关名称或发令机关领导人职务名称+文种，如：

《中华人民共和国国务院令》。

令号：

位于标题下面，令号不按年度编排，而是从发令机关领导人任职开始编流水号，至任满为止，下任另行编写。

正文：

说明公布的法规名称，通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。

落款：

签署发令机关领导人的职务名称和姓名，然后注明发令日期。

（2）行政令：

标题：

发文机关名称+主要事由+文种，如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。

正文：

①说明发布命令的缘由，做到理由充足，使人信服；②写出命令的具体内容，包括强制性行政措施及执行机关等，要求条目清晰，层次分明，便于执行。

（3）嘉惩令：

标题：

发文机关名称+主要事由+文种，如：

《××省人民政府关于授予××同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》；或仅注明文种，即只有“嘉奖令”三个字。

正文：

包括嘉奖缘由、嘉奖事项、发出号召三个方面内容组成。

5、写作命令（令）的注意事项

（1）内容要符合有关法律和政策。

（2）态度要鲜明。

（3）文字要简练，结构要严谨，中心要突出，语言要肯定。

（4）发文机关要合乎要求。

二、决定：

1、决定的用途：

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定是一种重要的指挥性和约束性公文。

2、决定的写法：

（1）标题：

做出决定的机关或通过决定的会议名称+决定的事由+文种，如：

《××市关于平衡财政收支、严格财政管理的决定》。

（2）题注：

会议通过的决定，要加上题注，说明这个决定是什么时间，在什么会议上通过的。

（3）正文：

按其具体用途和内容不同分为两类：

①对重要事项做出安排的决定。

主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、人事安排决定、授权决定及发布法规性事项的决定等。

其正文包括两部分，一是说明做出“决定”的根据和执行名称；一是分条写明决定事项。

②对重大行动做出安排的决定。

这是一种事先对某项重要工作的开展进行布置的决定，指挥性极强。

正文通常包含两层意思，即通过或制发决定缘由和决定的事项。

（4）结尾：

重申要求，明确工作步骤或申明要求发出号召。

3、写作决定的注意事项：

（1）要作好调查研究。

（2）要做到观点鲜明。

三、公告

1、公告的用途

公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。

2、公告的写作：

（1）标题：

①发文机关+文种，如：

《中国人民银行公告》。

②发文机关+事由+文种，如：

《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。

（2）正文：

大都只限于宣布具体事项。

也有的公告正文相对复杂一些，即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。

其常用“特此公告”作结或省去结语。

四、通告

1、通告的用途

通告适用于公布社会各有关方面应为遵守或者周知的事项。

2、通告的写作：

标题：

（1）发文机关+事由+文种，如：

《××市电话号码升八位号前割接试验通告》。

（2）发文机关+文种，如《监察部的通告》。

（3）事由+文种，如：

《关于招标的通告》。

（4）只写公文名称，也就是只有“通告”二字的标题。

正文：

一般包括发布通告的目的或根据，通告事项及结语三方面的内容。

3、写作公告与通告的注意事项：

（1）要写得通俗。

（2）要写得具体。

（3）要写得清楚。

五、通知

1、通知的用途

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、通知的写法：

（1）格式：

用公文的一般格式。

（2）标题：

发文机关+事由+文种，如：

《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》。

事由+文种，如：

《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。

（3）正文：

1）批示性通知

批示性通知含“颁发”型通知、“转发”型通知和“批转”型通知三种。

a）“颁发”型通知

“颁发”型通知又称“发布”或“印发”型通知，是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。

其正文部分，一般首先说明制订所发布的规章的目的、根据，然后写明发布事项，最后是提出执行要求。

b）“转发”型通知

是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。

其正文有两种写法，一种正文包括两部分：

开头部分先写明转发文件的名称，表明态度，提出原则要求。

最后以“现转发给你们，请认真贯彻执行”，“请结合具体情况，参照执行”、“请研究执行”等惯用语句提出执行要求。

一种正文只写转发决定和执行要求，十分简洁。

c）“批转”型通知

是指转发下级机关发来的公文的通知，其写法与“转发”型通知基本相同。

正文一般先写明转发文件的名称，表明态度，宣布转发，阐明意义，提出要求。

2）指示性通知

是指上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不命（令）或指示的。

这类通知又称规定性通知或布置性通知。

其正文包括：

概述情况和问题，写明通知事项，提出工作要求，或用“特此通知，望认真执行”等结语。

3）告知性通知：

是指告知某一具体事项，这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。

其正文先写明发文机关的决定事项及做出该决定的目的，“现就有关问题通知如下”是常用的过渡句。

然后写明对有关事宜的安排，应知事项等。

最后用“特此通知”结束。

会议通知是告知性通知的一个重要类别，其正文部分应写明召开的会议名称，须知事项两部分，须知事项包括会议名称、议题、时间、地点，与会人员，报到时间、地点，需带的材料，食宿安排，联系方式等内容。

4）任免通知

任免通知的正文一般比较简单，直接写明任命谁什么担任什么职务，或者免去什么人的什么职务即可。

六、通报

1、通报的用途

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2、通报的特点：

（1）严肃性。

（2）教育性。

（3）典型性。

（4）时间性。

3、通报的写法

（1）格式：

用公文的一般格式。

（2）标题：

发文机关+事由+文种，如：

《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》

事由+文种，如：

《关于××学校相继发生食物中毒事件的通报》

（3）正文：

1）表彰性通报

正文包括介绍先进事迹、宣布表彰决定、发出学习号召和提出希望要求等几项内容。

2）批评性通报

正文包括叙述错误事实，指明危害，分析错误性质，申明通报决定，提出引以为戒的要求和切实可行的防范措施等几项内容。

3）情况通报

正文写法主要有两种，一种先写发布通报的缘由，然后写明通报事项，最后提出要求和希望；一种是将内容按问题分类，分成若干个部分来写。

七、议案

1、议案的用途：

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

2、议案的写法：

（1）格式：

按公文的一般格式

（2）标题：

发文机关名称+事由+文种，如：

《国务院关于提请审议设立海南省的议案》。

（3）正文：

写明提交议案的缘由及提交审议的事项，结尾是“现提请审议”。

（4）落款：

发文单位；发文日期。

3．写作议案的注意事项：

（1）要依照国家法律规定的职权范围行文。

（2）要言之有理。

八、报告

1、报告的用途

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

2、报告种类：

（1）按性质可分为综合报告和专题报告。

（2）按行文目的分为：

呈报性报告和呈转性报告。

3、报告的写法

（1）格式：

用公文的一般格式。

（2）标题：

发文机关+事由+文种，如：

《中央慰问团赴云南慰问地震灾区的情况报告》。

事由+文种，如：

《全国物价大检查总结报告》。

（3）正文：

呈报性报告：

开头：

概括情况，提起下文。

主体：

具体陈述情况，指明工作中的经验和教训，提出意见和打算。

结尾：

常用“以上报告妥否，请指示”、“特此报告，请审阅”。

呈转发性报告：

开头：

概括介绍情况，说明原因。

主体：

汇报工作或反映情况、提出意见或建议，并写明具体的措施和办法。

结语：

常用“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等。

九、请示

1、请示的用途

请示适用于向上级机关请求指示，批准。

2、请示的写法：

（1）格式：

用公文的一般格式。

（2）标题：

发文机关+事由+文种，如：

《××公司关于请拨设备改造资金问题的请示》。

事由+文种，如：

《关于要求