八大交易循环之内部控制与稽核.doc
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八大交易循环之内部控制与稽核.doc
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八大交易循環之內部控制與稽核
一.共通性觀念說明 :
1.公司治理
1.1公司運作包含:
主要活動:
研發(設計)-生產-銷售-交貨-服務
支援活動:
採購,財會,人資,資訊等
1.2公司治理中稽核扮演的角色:
比較
糾正b
修正a
辨識實際
設立標準
採取改善
差異分析
回饋
差異
稽核的功能 :
修正a+糾正b= 改善c, c+持續 d=進步
達到內控三大功能
1.3八大循環電腦化(e化)產生的現象
1.3.1Audittrail的模糊,使得稽核的困難度加大.
1.3.2產生的資料太快,大量的資訊分類整理增加困難.
1.3.3骨牌效應,資料引用造成全盤皆錯.
1.3.4重複犯錯,錯誤資料重複使用
1.3.5資料隱密性,電腦自動運算,無法驗證.
1.3.6資料集中,計算機大量運算儲存功能
1.3.7職責劃分,設定職責
1.3.8增加管理的可能性(在程式中設立管制點避免錯誤的可能)
1.3.9依賴系統外的控制,需設立系統外的控管.
1.4管理的過程中控制作業面可分為八大循環(證期會版),內部控制可經由授權,
核准,紀錄,報告(表),核對,檢查,盤點,比較,分析的查核來評量。
1.5職責劃分為內部控制的起點Authorization授權
Recording 紀錄分開處理
Custody保管
職權分離的原則,分險>=成本增加
2.八大循環e化的內控
2.1一般控制:
2.2處理控制
2.1.1組織與作業控制 2.2.1輸入控制(例:
設定參數檢查碼)
2.1.2系統開發2.2.2處理控制(例:
if@gotonext)
2.1.3文書管理2.2.3輸出控制(例:
拾荒法,木馬屠城記)
2.1.4系統修改 (合法)
2.1.5接近控制 (accesscontrol)
3.電腦e化後卻無法確實執行內控的原因有:
3.1成本3.2方便性
4.序號控制(numberingcontrol)確保
–交易完整性控制
–資產安全性
4.1重要憑證需事先編號控管(電腦化可自動編號 )accountabledocuments
列印
領用
使用
空白
作廢
遺失
張
No.
張
No.
張
No.
張
No.
張
No.
張
No.
4.2課責憑證內控
4.2.1事先編號10=10=1+2+3+4
4.2.2專人保管
4.2.3使用經授權
4.2.4使用需紀錄
4.2.5按序使用
4.2.6作廢保留
4.2.7定期檢查
4.2.8遺失追蹤
二.八大交易循環
1.銷貨及收款循環控制與稽核
1.1一般控制
1.1.1組織分工,職能分工,保管與紀錄功能需分開
1.1.2表單文件
1.1.3作業表格、控制總數、彙總報告明確規範
1.1.4連線系統之控制措施
1.1.5實體安全
1.1.6銷售循環(稽核控制重點)
執行
差異分析
銷售預算匴
銷售預測
估報價
成本估算,報價職權分離
信用控管
P/N#
數量
品質
規格
其他
收到訂單
信用狀況
信用額度
帳款餘額
付款條件
銷退折讓
交貨
開立帳單
客戶對帳
收款
入帳沖帳
呆帳處理
結案
生產
訂單確認
訂單審核
客訴處理
會計vs
會計
銷售總帳
明細帳
A/R總帳
明細帳
產生A/R
快速安全原則
客票
自票
抬頭/禁背/畫線
2.採購與應付帳款-內部控制
2.1採購
基於公司的需要向合格供應商經採購商品與勞務
甄選評鑑:
品管
品質
製造
管理
財務
合法性
價格比較
成本分析
價值分析
提供最佳價格
品名
數量
質量
交期
服務
2.2採購內部控制:
2.2.1建立書面作業程序,授權人或部門負責及明確採購權限
2.2.2應獨立作業,與會計,出貨,驗收作業分離
2.3驗收內部控制
2.3.1未經訂購之貨品不得收料.
2.3.2經驗收單確定簽認,並經品質檢驗
2.3.3短收損壞應即通知採購及會計部門
2.4應收帳款的內部控制
2.4.1會計審核發票
2.4.2付款需經採購,請款,出納或支票簽署者審核.
2.4.3退貨應即停止支付廠商貨款貨扣款
3.生產循環控制與稽核
3.1製程規劃
3.1.1作業程序:
製程規劃,製程作業.
3.1.2製程規劃控制重點:
原料及人工使用必須經濟合理
製程作業控制重點:
作業經查核修正
3.2負荷規劃
3.2.1作業程序:
人機負荷
3.2.1.1步驟:
1.測定基本生產能量2.決定工作負荷量,人工/機器負荷量
3綜合工作負荷表4.確定工作負荷量5.依預算生產能量
3.2.1.2超負荷解決方式:
加班,分批交貨,外包
3.2.1.3加班控管.核准依規章辦理.
3.2.2控制重點
3.2.2.1測定工作能量,以便及早規劃人力及機器
3.2.2.2加班進度工時有無確實紀錄.
3.3委外加工
3.3.1協力廠商選擇合適的審查標準,
a)品質能力b)供應能力c)供貨價格d)管理制度
3.3.2提供給協力廠商的規範,a)加工程序(圖)b)操作標準c)檢查標準,
d)不符合標準之罰責.e)規格數量
3.3.3品質管理a)按合約驗收b)不合格品的處理c)定期不定期廠商稽核
d)檢驗及稽核的結果應加以紀錄.
3.4排程生產作業
3.4.1a)編訂基準日程表b)編訂大日程計劃c)編訂中日程計劃d)編訂小日
程計劃e)工作分派
3.4.2a)動作時間研究b)加工的先後次序作適當的安排.c)寬許時間
d)全面管制人,物料e)進度與成本詳加紀錄.
4.研發循環控制與稽核
4.1基礎研究
4.1.1風險:
基礎研究之管理不當誤失產品開發機會或浪費研發支出.
4.1.2控制重點:
4.1.2.1產品企劃
4.1.2.2持續收集資訊架構新產品,並將構想紀錄.
4.1.2.3設計規劃
4.1.2.4評估研究發展項目是否符合公司目標策略,是否有生產技術能力,
市場行銷能力,對現有產品的影響,所需資源,效益,是否繼續.
4.1.2.5此階段應作成
(1)新產品需求規劃書
(2)開發計劃進度表(3)成本預算
4.2產品設計/技術研發
4.2.1風險:
產品設計/技術研發延誤或與計畫不一致.
4.2.2控制重點
4.2.2.1是否依個別產品設計規範.
4.2.2.2過程紀錄並呈報.
4.2.2.3進度與計劃比較並檢討.
4.3產品試作與測試
4.3.1風險:
研發產品未經適當之試作與測試
4.3.2控制重點:
4.3.2.1是否依產品設計階段之各項輸出進行prototype,以利功能性驗證作業.
4.3.2.2測試確認規格特性,產品可靠度.
4.3.2.3因規範測試需求進行設計測試.
4.3.2.4測試結果再檢討分析.
4.3.6作成紀錄呈核相關主管
4.4產品完成
4.4.1風險:
研發產品在量產及上市前未經適當之控制程序
4.4.2控制重點:
4.4.2.1最後確認設計基準文件.
4.4.2.2產品發表會對相關單位介紹並安排訓練課程.
4.4.2.3各階段文件及紀錄與檔案由專人保管
4.4.2.4是否申請專利
5.薪工循環控制與稽核
5.1風險:
未能確保人力資源規劃依有關規章辦理
5.1.1控制重點:
1)實施人力資源規劃2)人員進用作業
5.2風險:
未能確保員工考核訓練,升遷,福利,待遇給與,獎懲與退休依規定
5.2.1控制重點:
1)人員考核,訓練,升遷作業2)福利待遇獎懲資遣與退休
管理作業
5.3風險:
未能確保各項人事資料之完整性與正確性,並經適當的保管更新
5.3.1控制重點:
人事業務資料管理作業
5.4風險:
未能確保行事曆計劃工時規劃之正確,且各職級時資依規定
5.4.1控制重點:
1)是否依據行事曆考量單位排休或週班2)各職級人士費
是否明確區分正確計算
5.5風險:
勞工請假,休假,違反勞動基準發之規定
5.5.1控制重點:
訂定辦法,員工依辦法請休假(核准),代理人制度.
5.6風險:
員工加班未經適當管制,增加公司營運成本
5.6.1控制重點:
事前提出申請並經核准
5.7風險:
員工離職為依規定辦妥離職手續,使公司遭受損失
5.7.1控制重點:
制定離職辦法,清償欠款,電腦授權取消.
5.8風險:
未能確保各項核薪作業,代扣款與薪資發放作業依規定辦理
5.8.1控制重點:
1)薪給之訂定2)核薪作業3)代扣繳事項4)薪資發放
6.融資循環控制與稽核
6.1內容:
控制重點:
6.1.1公積與盈餘作業核對表列與明細分類帳,總帳是否相符
6.1.2股本作業股務按時申報董監事股權異動
6.1.3股務作業空白股票之保管
6.1.4背書保證作業依規定辦理並經董事會通過且按時申報
6.1.5短期借款作業款項收付日期帳戶金額是否與帳載相符
6.1.6中長期借款作業原始憑證合約會計憑證與帳列相符
6.1.7現金作業報表對帳
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