公司个人借款及报销管理规定.doc

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个人借款及报销管理规定

1总则

1.1目的

为进一步规范财务管理，严格执行财务制度，明确相关责任与权利，加强资金安全性和使用效率，保证借款的及时报账，规范个人借款行为，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于×××××××××。

2借款范围

本规定所指个人借款是指公司内部职工以个人名义向公司所借或公司垫付的款项，主要类型包括：

2.1会议用款

单位组织重大会议的大额用款，经办人可依据会议场地、住宿、用餐预订单办理审批手续后提请计划财务部预付部分款项给接待单位，付款暂挂经办人个人借款，业务办理完毕后由经办人持发票到计划财务部办理冲账手续。

会议保障杂费支出，可办理个人现金借款，现金借款部分不超过整个会议项目预算的％。

公司组织节庆、年庆等重大活动的用款原则上参照会议借款规定。

2.2公派培训

2.2.1培训费用

仅指培训机构收取的授课费、教材费等，不含代收的食宿费和交通费。

2.2.2国内培训

国内公派培训项目每人次培训费用总额在0.5万元（含）以下的，用个人信用卡或现金自行支付。

培训费用超过0.5万元的，参训人员可持相关培训审批单办理审批手续后提请本单位计划财务部付款到培训机构，付款暂挂经办人个人借款，业务办理完毕后由经办人持发票到计划财务部办理冲账手续。

培训期间超过10天（含/每人次）的食宿交通费用可按《差旅费管理办法》中规定标准办理个人现金借款；少于10天的培训期间食宿交通费用由个人信用卡或现金先垫付，培训完成后办理报账。

2.2.3国外培训

公派出境培训由公司根据培训合同与培训机构直接结算；若公司直接结算有困难，经办人可与培训机构以及计划财务部协商适当的结算方式，尽量减少个人培训借款。

境外培训期间食宿交通等费用根据《差旅费管理办法》和出国培训审批单办理，借款额度不超过规定标准计算的总额。

2.3境外出差

2.3.1机票：

境外出差原则上优先乘坐集团内部航班。

2.3.2接待费用：

经办人可根据审批后的预算申请单（扣除食宿费用外）按不超过预算金额％的额度提出借款申请。

2.3.3出差人持有个人外币信用卡的，可使用信用卡垫支剩余费用。

2.3.4由政府等单位统一组织出访的，由经办人申请由各单位直接与组织单位或其指定单位结算。

2.4境内出差

原则上使用个人信用卡垫付差旅支出，不得办理个人借款，出差返程后可及时报销。

培训、出差期间超过10天（含/每人次）的食宿交通按不超过预算审批的食宿交通费可办理个人借款。

2.5其他特殊情况

由于公司业务发展的需要，确实需要借支现金的而本管理办法未涉及到的情况，经公司领导审批同意后，可以适当放宽借款条件。

3个人借款细则

3.1个人借款申请

办理公司业务需要借款，申请人依照公司规定在公文流转系统内申报公文审批后，持借款事项的预算审批单、出差审批单、培训通知函等相关文件，依照本规定到公司计划财务部办理借款手续。

借款人如无审批完毕的预算文件或其他可证明办理业务借款的文件，一律不给予办理借款。

特殊情况，借款人须说明原因并报归口管理部门→计划财务部→财务总监→总裁。

3.2个人借款额度

已公文申请借款金额的，以不大于预算额度借支。

4借款程序

4.1个人借款公文审批程序

4.1.12万元（含）以下的借款公文流转路径：

借款人→归口管理部门→计划财务部→财务总监。

4.1.22万元（含）以上的借款公文流转路径：

借款人→归口管理部门→计划财务部→财务总监→总裁。

4.2相关要求

4.2.1借款单据一式二联,一联为借款入账依据,另一联为借款核销凭据。

4.2.2借款单据应按规定填写清楚，注明借款部门、借款人及借款事由，要求金额大小写齐全、准确，不得涂改。

4.2.3借款人处需填写本人姓名,除备用金外的其他借款必须在借款单内注明还款日期。

4.2.4财务记账人员应在摘要栏内说明借款事由并注明还款日期,以便后期清理。

4.2.5财务人员根据借款单进行个人明细核算。

4.3个人借款账务处理

4.3.1付款

审批程序结束后，借款人持借款单向计划财务部出纳员借款，出纳人员按规定对借款单据的填写金额、单据完整、审批环节完备等进行审核无误后，通过银行划付到借款申请人银行账号内。

4.3.2账务

个人借款挂“其它应收款——员工借款”进行个人明细核算，在编制凭证时，应在记账凭证摘要栏内说明借款事由。

5基本原则

5.1个人借款遵循“前款未清，后款不借”的原则，力争减少资金占用，加快资金周转。

5.2对于前款未清而再次借款的，先开收据扣回前款，只支付剩余差额部分。

5.3借款必须专款专用不得挪用。

5.4及时性原则

用款业务活动完成后，须在一周内（最长不得超过一个月）办理还款冲账及报销手续。

6归还借款及报销管理

6.1个人借款必须遵守借款单上列明的还款期限，及时办理还款冲账及报销手续，对于未按还款期限办理还款冲账手续的人员，计划财务部会将名单反馈至所在部门，每延期一天，按银行借款的相关规定加扣罚金；延期10天，报人资行政部从当月工资中扣除。

同时对于未按还款期限办理还款报销手续的人员不得再借款。

6.2费用报销应严格执行费用审批制度并在借款期限内办理日常的费用报销业务。

还款时由现金出纳员向借款人开具内部收款收据。

6.3若还款和报销费用同时进行,一般情况下必须将本次借款一次还清。

现金出纳员应在开出的收款收据摘要栏内分别注明:

6.3.1收到的票据金额。

6.3.2交回现金金额。

票据金额和交回现金金额的合计为本次借款金额。

6.3.3若实际报销费用金额大于原借款金额,现金出纳员除按原借款金额开出收款收据（注明：

收到票据金额）外，必须在费用报销凭证上注明本次补付现金金额，并加盖“现金付讫”戳记。

6.3.4依据《现金管理办法》规定，费用报销单笔超过元的单据，不得使用现金支付，通过银行划款支付。

7个人借款的检查

计划财务部应不定期对个人借款进行检查，追踪各部门个人借款的偿还情况。

及时关注离职员工的借款归还情况，督促离职员工在办理离职手续前完成个人借款的清账手续。

8附则

8.1本规定自下发之日起执行。

8.2本规定由计划财务部负责解释和修订。

附件1：

借款单

填报日期：

　　年　　月　　日

姓　　名

借　款　用　途

预计还款时间

金额

一式两联

合　　计

合计人民币（大写）　拾　万　仟　佰　拾　元　角　分

总裁

财务总监

分管领导

财务总经理

归口部门审核

所属部门审核

借款人

附件2：

未及时办理还款人员登记表

时间

部门

员工编号

姓名

金额

当事人签字

备注

注：

⒈相关内容填写完整规范。

⒉违规当事人需签字确认。

如当事人拒不签字，可代为记下姓名，并由部门领导在备注栏中签字证明。

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