信息化建设项目系统成本归集操作指引.docx
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信息化建设项目系统成本归集操作指引.docx
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信息化建设项目系统成本归集操作指引
广东长大信息化建设项目系统
成本归集操作指引
重新整理
(成本自动归集实现方案)
目录
一、长大公司实际成本归集管理现状分析5
二、各级管理层对成本归集的需求7
三、实际成本归集对业务数据的要求7
四、系统实现方案8
1.期末实际成本汇总单8
1.1.优化要求及实现思路8
1.2.界面展示8
1.3.特殊说明及数据来源10
1.4.业务约束12
2.劳务分包费归集12
2.1.优化要求及实现思路(已实现)12
2.2.界面展示12
2.3.特殊说明及数据来源13
2.4.业务约束13
3.内部工班成本费用归集(生产类)13
3.1.优化要求及实现思路
3.2.界面展示
3.3.特殊说明及数据来源
3.4.业务约束
4.临聘工成本费用归集(生产类)15
4.1.优化要求及实现思路15
4.2.界面展示15
4.3.特殊说明及数据来源16
4.4.业务约束16
5.消耗性材料的成本费用归集16
5.1.优化要求及实现思路16
5.2.界面展示17
5.3.特殊说明及数据来源18
5.4.业务约束19
6.小五金及低值易耗品的成本费用归集19
6.1.优化要求及实现思路19
6.2.界面展示19
6.3.特殊说明及数据来源20
6.4.业务约束20
7.周转材料的成本费用归集20
7.1.优化要求及实现思路20
7.2.界面展示20
7.3.特殊说明及数据来源22
7.4.业务约束22
8.机械费的成本费用归集22
8.1.优化要求及实现思路22
8.2.界面展示23
8.3.特殊说明及数据来源24
8.4.业务约束24
9.工程分包成本费用归集24
9.1.优化要求及实现思路24
9.2.界面展示25
9.3.特殊说明及数据来源26
9.4.业务约束26
10.其他直接费、间接费的成本归集26
10.1.优化要求及实现思路26
10.2.界面展示27
10.3.特殊说明及数据来源29
10.4.业务约束29
实际成本归集实现方案
根据特级资质信息化对成本管理的要求,成本数据不是简单的数据填报,需与各业务系统建立数据关联。
鉴于此,在优化现有系统前特对长大一、二、三、四分公司的成本管理思路与归集方法进行了调研。
一、长大公司实际成本归集管理现状分析
分公司
成本管理思路
相关制度
计划成本编制部门
成本核算部门
成本归集存在问题
解决方法
共性
特性
一分公司
计划成本编制:
根据工程部提供的施工组织设计、施工图纸、配合比等基础资料计算工料机及其他工程费、间接费的消耗情况,结合各类资源的市场价计算施工成本;实际成本核算:
月末由物资、设备、合同结算、工资薪酬业务的主管部门提供成本数据,提交给经营部或财务部汇总
1、成本对象的划分细度与原则由各业务部门来确定;
2、对发生的成本费用有拆分要求,如:
合同中约定自带小型材料与机械的成本费用,结算时以综合单价结算,但进行成本归集时需由相关部门手动拆分成人工费、材料费、机械费后进成本;
3、自营部分工程成本划分得较细,专业分包部分成本管理相对较粗。
4、对成本科目的对应与细化要求较强烈,如:
项目电费,报销时是一项总费用,而手动录入成本时将其拆分成生产用电与生活用电两部分
1、项目成本管理细则(2003年);2、目标成本调整办法(2006年)
经营部
经营部
1、业务上手动进行成本归集时,大部分成本费用均根据费用类型与成本科目进行了二次拆分,而二次拆分的过程未在系统中体现,系统自动抓取业务模块的数据时达不到现要求手动录入的细度;2、成本归集中直接工程费的人工费与间接费的人工工资与人力资源模块的薪酬的统计方式有差异;3、机材部对固定资产的管理,目前是做两套账。
一项是项目部的台班收取费,计入经营成本,一项是固定资产的折旧费,计入公司的会计成本
1、业务模块源头数据录入时与成本归集的细度一致;
2、按成本归集费用的分类对人力资源模块薪酬方案进行细分;
3、保持按台班费计算成本费用的规则;
4、成本归集是各业务部门参与的活动,需各业务部门提供数据,建议各业务部门出台具体的制度,对计入成本的数据对照优化和简化后的成本科目进行划分
二分公司
1、主要是通过三算对比,即收入(实际完成产值)、目标成本(收入*利润率)、实际成本(财务直接入账的数据)来进行成本管理;
2、所有发生的费用通过财务报销、入账时划分到相应的成本科目,期末进行实际成本汇总。
项目成本核算和
成本分析管理规定
(2010年)
经
营
部
财
务
部
1、对财务人员素质要求高,必须对工程施工及成本归集有完整深入的了解,否则容易造成成本差异;
2、对财务报销制度的要求比较严格,主要是时间、费用科目等。
3、会计成本与工程成本在财务系统需明确予以区分,否则容易造成成本与进度不匹配;4、内部管理账务与财务对外账务由一个部门管理,存在审计风险。
无论是哪个部门进行成本核算,到成本与到财务报销系统的数据源头均是业务系统,建立业务系统的底层数据非常重要
三分公司
计划成本编制:
根据工程部提供的施工组织设计、施工图纸、配合比等基础资料计算工料机及其他工程费、间接费的消耗情况,结合各类资源的市场价计算施工成本;实际成本核算:
月末由物资、设备、合同结算、工资薪酬业务的主管部门提供成本数据,提交给经营部或财务部汇总
1、主营业务为路面、路基工程,劳务、专业分包所占比重大,成本费用可通过合同结算获取。
2、不存在实体仓库,所有领料需在虚拟仓库的基础上进行;
3、设备维修无论是内部修理还是外部休息,都必须先入库再出成本;
4、三算对比,即目标成本(分公司下达)、计划成本(项目部根据分公司制定目标成本*下浮率)、实际成本(财务直接入账的数据);公司各业务部门出台具体的成本摊销管理办法,对实际发生的金额划分到相应的成本科目;
成本管理手册(2004年)
经
营
部
经
营
部
1、成本归集的人工费与人力资源模块的人工费存在交叉;
2、自有周转材料、设备的费用通过折旧和大中修费收取;
3、不存在实体仓库,需建立项目部与供应商两级虚拟仓库,以哪一个仓库的出库为准需进行标识
1、按成本归集费用的分类对人力资源模块薪酬方案进行细分;
2、保持按台班费计算成本费用的规则,对三分公司而言,台班费的收取与折旧+大中修理费相等;
3、入成本的仓库在系统中进行标识
四分公司
1、成本核算部门原为经营部,计划将核算部门改为财务部;
2、对主要材料的限额领料有强烈要求;
3、改为财务部核算成本后与二分公司类似
成本管理手册
经
营
部
财
务
部
同二分公司
业务部门建立管理手册和业务规范,出台各项费用分配的业务细则或指导手册,指导正确处理实际业务
二、各级管理层对成本归集的需求
1、分公司或项目部职能部门需求(经营部、财务部)
分公司或项目部职能部门要求成本归集尽可能到明细节点,到细部成本科目。
因此,在手动统计成本时,在录入成本数据前,大部分费用均人为进行了二次拆分处理。
鉴于此,在进行实际成本归集调研时,成本归集部门期望在成本数据发生的源头严格对成本科目及使用部位(WBS节点)进行区分,以便按成本科目将费用进行对比或按节点分析成本控制的效果。
存在的业务难点是:
物资、设备、合同结算等主管部门必须对成本科目及使用部位辨别清楚。
归集的粗与细必须从数据源头进行控制。
要保持粒度的一致性。
2、总公司经营部需求
总公司经营部对成本归集的数据及分类没有强制性要求,即业务部门提供什么数据,成本核算部门即接受什么数据。
成本归集的粒度、正确性完全受制于业务模块。
现存在的问题是部分业务部门录入的数据,只能满足自己模块管理的需要,而与成本归集的口径不同。
系统直接从业务系统抓去数据,势必不准确。
需要成本管理部门与业务部门就成本科目、数据归集的部位、粗细程度充分进行沟通,并需有相应制度来约束管理行为。
目前总公司层级,只统一规定成本的第一、第二级科目,分公司可根据需要在此基础上细化。
3、总公司或分公司高层管理人员需求
相对与项目部而言,公司高层更关注项目的整体盈亏情况、成本数据的准确性,尤其是累计发生的成本与收入、目标成本、计划成本的差异。
对哪项费用归集到哪个部位,费用隶属的细部科目没有过细的要求。
4、长大需要解决的成本管理基础问题
4.1长大公司需制定严格的各项财产物资的计量、收发领退及盘点制度,三、四公司需完善采购、仓库管理制度;
4.2长大公司需针对项目管理需建立与之配套的成本核算体系,明确各项费用的定义和所对应的成本科目,明确各项费用分摊的办法、业务规则;
4.3实际成本核算需统一明确业务部门,财务部还是经营部?
谁主导谁制定具体的业务规范,方便项目一线操作人员业务操作;
4.4长大公司成本管理办法是2002年制定,需要重新进行修订,以适应目前的需要,建立完整的项目成本管理体系。
4.5长大公司经营部与财务部在实际成本核算需重新定位,各分公司成本核算的归属不同,存在重工程人员的管理,轻财务人员管理的现象。
需在成本管理体系进一步明确相应部门成本管理职责。
三、实际成本归集对业务数据的要求
实际成本数据的源头在于物资、设备、经营、财务、人力资源等部门。
成本数据要做到自动归集,有两点要求:
1、底层数据的完整性:
所有底层数据均需在系统的综合项目管理、人力资源管理、费用报销平台、固定资产管理模块找到数据源;2、数据的规则性:
从各功能模块中获取的数据必须是与成本归集口径一致的数据。
1、劳务分包:
若成本归集对劳务分包中包含的人工工资、材料、机械费用分开进行归集,则合同管理模块录入数据时必须按成本科目进行区分,需业务控制。
2、内部工班工资:
工班工资从人力资源模块的薪酬方案中获取,为防止直接工程费人工与间接费混淆,业务处理时人力资源模块需针对内部工班建立独立的薪酬发放方案。
3、用工工资单:
主要指用于施工生产的零星用工,不包括内部工班及签订劳务合同的用工。
成本管理制度中必须明确其含义。
4、耗材(不含小五金、低值易耗品):
结合施工进度严格进行限额,按工程完成情况进行材料耗用核销,尽可能明确到使用部位。
5、小五金及低值易耗品:
采购入库即代表成本发生,在使用过程中的领用类型需与主要材料、甲供材料、消耗性材料严格区分,防止重复计算成本。
6、周转材料:
台班费用收取的标准是按折旧还是按市场情况由分公司定义,成本按台班收取。
7、设备:
成本管理与单机单车核算走两条线,台班费用收取与折旧由各分公司统一。
8、其他工程费、间接费:
由财务费用报销获取,报销的及时性、成本科目确定是难点。
四、系统实现方案
结合对四个分公司的成本调研情况,综合考虑各分公司区别化的需求,对实际成本的归集方案进行了梳理,该方案的建立需要各业务模块与相关配套管理制度的支撑。
成本归集思路:
1、直接工程费人工费:
包含劳务分包、内部工班工资、零星用工;
2、直接工程费耗材费:
包括主要材料、甲供材料、消耗性材料的领用、小五金及低值易耗品、燃油配件领用;
3、直接工程费周转材料费:
包括台班费用收取、外租周转材料租金、周转材料损耗费用;
4、直接工程费机械费:
设备台班费用收取、外租机械租金、机械可变费用(不含燃油配件);
5、工程分包:
专业合同分包、其他工程费合同分包;
6、其他工程费:
除其他工程费合同分包外发生的费用;
7、间接费:
工资薪酬福利、固定资产使用费、办公费、保险费、科研等相关费用。
8、工程税金:
工程相关税费。
1.期末实际成本汇总单
1.1.优化要求及实现思路
1、界面基本无变化。
“成本清单、工料机费汇总”页签的四项费用需通过点击【
】按钮获取物资、设备、合同等模块的成本数据。
2、在表头的菜单中增加【从上期末实际成本导入】功能。
在“其他直接费”、“现场管理费”“公司管理费”“其他费用”增加【从上期末实际成本导入】功能。
增加此功能的原因为相邻期间的施工节点相似,其耗用的资源也基本类似。
点击后自动带入上期对应节点所耗用的单位消耗资源。
3、【
】按钮功能完善后,为保证业务数据与成本数据的一致性,期末实际成本汇总单应不允许修改,即【
】【
】【
】【从上期末实际成本导入】功能按钮应全部灰掉不可用,考虑到前期试应用阶段的需要暂时放开,不作限制,后期可根据需要将功能按钮隐藏或去调。
4、隐藏或去掉期末实际成本单据三个页签中的“计划成本”“计划金额”的字段(见截图)。
因期末实际成本是一个期间值,与每个节点的总的计划消耗量没有可比性。
该字段的保留,造成在实际成本归集汇总资源时还需与计划成本的资源进行匹配,会影响性能。
1.2.界面展示
1.3.特殊说明及数据来源
1、成本清单页签获取的数据内容及来源:
实际成本归集
费用类型
费用大类
费用明细
来源
业务系统
操作约束
直接费
人工费
劳务分包
1、涉及的单据:
期中计量单;2、数据逻辑关系:
取合同类型为“一般劳务合同”、“专业劳务合同”的期间计量单的数量*合同单价。
合同
管理
数据按WBS节点获取
内部工班
1、涉及的单据:
内部工班薪酬发放;2、数据逻辑关系:
取内部工班薪酬发放的“应发合计”的值
财务管理
内部工班薪酬发放方案需与项目管理人员工资发放方案分离开,单独建立
用工工资单(临聘工)
1、涉及的单据:
用工工资单;2、数据逻辑关系:
取用工工资单的本期金额
成本
管理
用工工资单由人劳部或经营部负责编制
材料费
耗材费(主要材料、甲供材料、消耗性材料等)
1、涉及的单据:
领料出库单、限额领料单、其它出库单、其它入库单;2、数据逻辑关系:
取对应期间领料出库单的“实际成本”+限额领料单的“实际成本”+其它出库单中库存类型为“成本盘点”的“实际成本”数量-其它入库单中库存类型为“成本盘点”的“实际成本”数量
物资
管理
1、领料出库单中的使用部位须选择,出处比较明确的选择到明细节点,系统默认为选择顶级节点;2、领料出库单中的“实际成本”字段,建议最好包括该材料从采购入库到出库全过程的费用;3、燃油配件领料出库后直接归集到顶层节点;4、领料出库单、其它出库单在同一WBS节点的相同物料合并后带入,其它入库单的物料直接挂在顶层节点。
5、原材料出库与半成品出库在系统中只选择其一,防止重复入成本;6、实际成本单据中实际消耗数量的值可以为正也可为负。
材料费
小五金及低值易耗品
1、涉及的单据:
采购入库单;2、数据逻辑关系:
取对应期间采购入库单的“实际成本”金额
物资
管理
1、在采购入库单中增加一个“本期入成本”字段;2、业务控制通过采购入库入成本的小五金及低值易耗品在领料出库时不进行成本计算
材料费
自有周材费用(内部租金收取)
1、涉及的单据:
台班(周材)费用单;2、数据逻辑关系:
取台班(周材)费用收取单的“金额”。
物资
管理
1、按台班(周材)费用单中对应的节点进行成本归集;2、台班(周材)费用单只对自有周材进行管理,外租周材不做此单据。
外租周材租金
1、涉及的单据:
期中计量表;2、数据逻辑关系:
合同类型为周转材料租赁的期中计量表中“本期金额”。
合同
管理
周转材料租金费用直接挂到顶层节点
损耗周材费
1、涉及的单据:
周材损耗申请单;2、数据逻辑关系:
取周材损耗申请单的“成本金额”
物资
管理
该费用直接挂在顶层节点
机械费
自有设备(内部租金收取)
1、涉及的单据:
台班(设备)费用收取单;2、数据逻辑关系:
取台班(设备)费用收取单的“费用情况金额”。
设备
管理
自有设备租金费用直接挂到顶层节点
外租设备租金
1、涉及的单据:
期中计量表;2、数据逻辑关系:
合同类型为机械租赁的期中计量表中“本期金额”。
合同
管理
外租设备租金费用直接挂到顶层节点
可变费用(不含燃油配件)
1、涉及的单据:
费用报销单;2、数据逻辑关系:
通过费用报销单选取,费用显示在其他直接费页签中,不单独进行设备费用计算
财务
管理
燃油配件
1、涉及的单据:
领料出库单;2、数据逻辑关系:
取对应期间领料出库单的“实际成本”+其它出库单中物料类型为“主要材料”、“其它材料”的“实际成本”数量-其它入库单中物料类型为“主要材料”、“其它材料”的“实际成本”数量
物资
管理
1、该费用直接挂在顶层节点;2、以在领料出库时入成本
工程分包
专业分包结算
1、涉及的单据:
期中计量单;2、数据逻辑关系:
取合同类型为专业分包合同的期间计量单的数量*合同单价
合同
管理
已实现
其它类分包合同结算
1、涉及的单据:
期中计量表;2、数据逻辑关系:
取合同类型属性为其它类分包合同的期间计量单的数量*合同单价
合同
管理
在合同类型属性中增加一项“其它类分包合同”类型,所有需要通过结算入成本的其它类分包合同全部选择这一属性
其他直接费
其他直接费
其他直接费
财务模块“费用单”
财务
管理
手动勾选
间接费
间接费
工资薪酬
人力资源管理模块薪酬发放
财务
管理
固定资产使用费、办公费、保险费、科研等相关费用
财务模块“费用单”
财务
管理
手动勾选
2、实际成本汇总涉及到的相关单据均需增加成本科目字段,费用发生时业务部需进行成本科目选择。
要求操作与成本管理相关单据的人员清楚成本科目的内涵。
以便在建立成本基础数据时能准确选择到成本科目。
3、将实际成本数据与总体计划成本数据分离开,因总体计划成本来源与实际成本来源不同,原先加入计划成本是为录入实际成本提供一个参考。
现实际成本实现自动归集后,与总体计划成本量的对比性不强。
因此建议从实际成本汇总单中去掉计划成本相关字段。
而实际成本与计划成本的期间对比与累计对比,可由报表形式展现,不在实际成本汇总单中体现。
1.4.业务约束
无。
2.劳务分包费归集
2.1.优化要求及实现思路
获取对应期间内合同类型为一般劳务、专业劳务的中间计量单明细清单的工程部位、工程细目、清单编号、业务编号、清单名称、单位、合同单价、合计数量。
2.2.界面展示
1、在合同新增与录入界面的合同清单中增加“成本科目”字段,设定为必填项。
2、数据源头界面
中间计量单中增加“成本科目”字段,该字段根据清单名称自动从合同录入与新增界面的成本科目带入:
2.3.特殊说明及数据来源
1、期末实际成本汇总单中在“成本清单”页签点击【
】按钮,系统自动获取对应期间内合同类型为一般劳务分包、专业劳务分包的中间计量单的数据。
2、在合同录入、新增界面的合同清单与合同计量单中增加“成本科目”字段。
合同计量单的成本科目字段自动从合同录入界面带入。
3、取数时,期末实际成本汇总单与中间计量单的取数对应关系如下:
工作分解结构(工程部位)、资源(取劳务清单对应的资源)、月末实际成本数量(合计数量)、实际单价(从中间计量单的后台取合同金额)、实际金额(默认等于月末实际成本数量*实际单价)
4、期末实际成本汇总单获取的实际消耗劳务资源应按中间计量单对应的WBS节点进行展示。
5、月度实际成本归集时,需检查当前期间内期中计量单是否已全部审核生效,未审核的单据必须给出提示。
审核生效后,不允许再在当前期间做合同期中计量单。
2.4.业务约束
1、合同期中计量单必须按期间及时进行录入。
经营部需对月度结算时间进行限制,该时间必须在当月实际成本归集前审核生效,否则容易造成成本数据归纳不全。
月度实际成本审核生效后,不允许在当前期间做劳务合同结算。
3.人员工资单(以后在人力资源模块做单)
3.1.优化要求及实现思路
1、新增一张人员工资单,作为归集管理人员工资、内部工班工资的依据。
2、在人员工资单中必须对费用类型、资源名称、成本科目、工资类型等进行设定。
3.2.界面展示
3.3.特殊说明及数据来源
1、单据标题、单据编码、所属组织、工程项目、期间、为必录项。
2、分录中:
费用名称、费用类型、资源编码、资源名称、工资类型、成本科目、单位、金额为必录项。
3、工资类型为“内部工班工资”时,用工部位为必录项,且默认为顶级节点,允许手动修改。
4、费用类型为枚举格式;固定值为直接工程费、其他工程费、间接费;成本科目为F7选择项目成本科目,工资类型为枚举类型,固定值为管理人员工资、内部工班工资
5、取数时,期末实际成本汇总单与人员工资单的取数对应关系如下:
若工资类型为“管理人员工资”,数据获取到期末实际成本汇总单的“其他工程费”页签,字段对应关系为:
资源名称(资源名称)、成本科目(成本科目)、月末实际成本数量(数量)、实际单价(单价)、实际金额(金额)。
若工资类型为“内部工班工资”,数据获取到期末实际成本汇总单的“成本清单”页签,字段对应关系为:
工作分解结构(用工部位)、资源名称(资源名称)、成本科目(成本科目)、月末实际成本数量(数量)、实际单价(单价)、实际金额(金额);
3.4.业务约束
无。
4.临聘工成本费用归集(以后在人力资源模块做单)
4.1.优化要求及实现思路
1、新增一张用工工资单,作为计算非劳务类合同、非内部工班的人工费成本的依据。
2、在用工工资单中必须对费用类型与成本科目进行设定。
费用类型固定值为直接工程费、其他工程费、间接费。
4.2.界面展示
4.3.特殊说明及数据来源
6、单据标题、单据编码、期间、用工开始时间、用工结束时间、用工名称、用工部位、费用类型设置为必录项。
7、用工明细表中的用工部位为F7选择工作分解结构,默认为顶级节点;费用类型为下拉格式;固定值为直接工程费、其他工程费、间接费;成本科目为F7选择项目成本科目。
8、用工工资单只有进行了【
】勾选的单据才归入实际成本,系统默认录入金额后自动勾选;
9、取数时,期末实际成本汇总单与用工任务单的取数对应关系如下:
工作分解结构(用工部位)、资源名称(资源名称)、成本科目(成本科目)、月末实际成本数量(数量)、实际单价(单价)、实际金额(金额);
4.4.业务约束
1、当约定的用工包含小型机具、材料时,若成本归集或财务入账需将该费用分解成人工工资、材料费、机械费三项时,则人劳部或经营部门在编制用工工资单时,需在该单据中自动分成三条录入。
2、对由项目部以工资表形式发放的人员工资,不以用工工资单体现,以防止人工费重复。
5.消耗性材料的成本费用归集
5.1.优化要求及实现思路
1、耗材成本包括:
主要材料、甲供材料、消耗性材料(不含小五金、低值易耗品)。
其成本的发生主要在物资管理模块,管理中默认为领用即消耗,即其成本费用可通过领料出库来获取。
2、在领料出库单、限额领料单、其它出库单与其它入库单上的分录中增加成本科目字段。
材料在领用出库时,必须选择使用部位与成本科目,使用部位默认为顶级节点。
3、考虑到部分材料领用后未消耗的情况,系统可通过其它出库单与其它入库单对相邻期间盘点未消耗的材料进行调配。
该功能系统已建立,但需靠业务约束来调整进度与领用材料的平衡问题。
4、鉴于目前领料出库单中的其它材料中的小型工具等属于非一次性消耗的材料,可能存在
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- 信息化 建设项目 系统 成本 操作 指引