各部门会议接待程序.doc
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各部门会议接待程序.doc
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会议团队接待服务方案及承诺
一、销售部接待程序:
销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后,应着手做以下工作:
1、及时与会务方负责人进行联络
(1)清楚了解会议性质(属接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:
时
间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,
由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽
快落实是否有适合客人要求的场地和客房。
当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、
房务部发出预留场地及房间的通知书。
3、商谈价格
当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。
如该活动涉及多项
内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。
价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。
4、签订会议协议,收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会
议押金;
5、下发会议接待通知单
签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下
发至各部门,并保存该次会议的档案;
6、会议接待
发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪
会议进程;
7、会议结账
会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;
8、会议送别
恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,
加深友情;
9、会议结束
会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部
应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。
二、房务部接待程序:
房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:
1、会议接待的前期工作
(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;
(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;
(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、加床;
(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;
(5)落实参会嘉宾是否分批到达;
(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。
2、会议排房
按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安
排同类客房中处于最佳状态的房间。
3、会议空房
确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。
4、会议嘉宾入住
(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切
宾客入住前的准备工作;
(2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登
记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;
(3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运
送客人的行李。
若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。
5、会议嘉宾离店
(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;
(2)前台收银处快速结账;
(3)协助客人安排好车辆。
6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。
三、餐饮部接待程序
餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:
1、会议接待前期工作
(1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待
标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;
(2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;
(3)由宴会主管按酒店服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆
放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即
整改,力求没有疏漏;
(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为会议客
人预留用餐场所。
2、会议接待中
(1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;
(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;
(2)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,准备与会务方负责人结账。
3、会议结束
(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;
(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。
4、会议用餐及送别
(1)引领会议客人用餐,并提供优质服务;
(2)做好餐饮帐务的结账工作。
5、送别
(1)恭送会议客人,为宾客留下美好感受;
(2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。
6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。
四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单,做好相应接待工作。
服务承诺
一、及时准确提供酒店、大小交通(机票、火车票)、旅游信息,针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。
二、如果您需要亲临现场考察,我们会有专人协助您的工作。
三、执行双方确认的协议条款,在保证您所需的服务的前提下,保护双方合法权益。
四、提供会议签到台,并有专人协助会务组分发资料,办理相关入住手续。
五、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。
六、参会代表离店前,有专人协助办理离店手续节省大家时间,同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。
七、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。
八、协助会务组布置会场和绿化。
九、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。
十、根据实际情况,提供收费/免费机场、火车站接送服务,如有参会者需提前返程,可在会堂一角设返程机票预定。
十一、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品,我们会提供必要的服务及信息,并协助您采购。
十二、如果您在会后需要为参会嘉宾提提供一次难得的旅游活动,我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆,同时报给您一个合适公道的价格。
十三、公关礼仪:
礼义小姐(现场礼仪接待,派发资料,形象展示)文艺演出(专业表演团,可挑选节目)空飘(氢气球充气、升空)花蓝(大、中、小号订做)主持人(男、女均可)签到笔薄(专业用品)摄影摄像(专业摄影公司、专业摄影师)。
十四、印刷设计:
很多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。
名片单色/多色制作;意见调查表格;相关资料打字、复印、印刷;彩旗的制作;背景牌:
有材料做夹板,进口萤光纸。
十五、物品运输:
会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。
小件展品的运输:
展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;大件展品运输:
大型器械,大件物品的运送;特种展品运输:
化学用品,医药用品以及复杂物品的运送;远程展品运输:
远距离的展品运送;参展资料运输:
宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送:
贵重展品运输:
电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。
十六、物品配送:
酒水食品:
如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常用品,我方可代购:
办公用品:
代办会议期间,会务组所需的办公用品:
纪念礼品:
提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。
云南民族服饰:
参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰,会对外界(其他人群)产生一种特殊的感觉与影响:
旅行袋:
印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋,除能帮助参会喜宾装载物品外,更多一份纪念意义;笔记本:
特殊纪念意义的笔记本,能让客户铭记本次活动与会议主办方。
十七、订票服务:
代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;免费代全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。
十八、邮政速递:
文件资料包含印刷品,信函、明信片、大、小件包裹的代为发送寄出。
十九、汽车租赁:
专车免费全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。
丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
二十、医疗保建:
如客户需要,我们可派出随团医生,保障会议期间客人的身体健康。
二十一、酒店根据客户的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。
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