第九章5S推行技巧.docx
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第九章5S推行技巧.docx
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第九章5S推行技巧
第九章 5S推行技巧
第一节 会议管理
会议是日常工作生活中必不可少的活动之一,小到一个团队,大到一个国家,会议的踪影无处不见。
在现代企业经营管理中,开会更是司空见惯的事情。
会议是突出领导职能,实现决策民主化、科学化的重要工具。
常见的会议形式有例会、总经理办公会、经营分析会、部门工作会、全体员工大会、客户座谈会、专家研讨会。
一、会议的作用
(1)科学决策。
作为决策科学化的重要手段,会议可以收集众多的情报资料,参与人员可以提出各自的看法和见解,为决策提供全面、客观的依据,有效避免因“一言堂”或“屁股决定脑袋”引起的决策失误。
(2)提高效率。
通过会议,我们可以就大家共同关心的问题迅速取得共识,会后坚决贯彻落实,提高工作效率,不会因思想不一致而导致配合失误。
(3)信息传达。
会议是各种信息有效传达的重要途径。
可以根据信息的密级针对性选择参会人员。
(4)团队精神。
会议可以使每个参与人员了解共同目标,树立全局观念,无形中起了一种沟通、协调的作用,有利于培养团队精神。
二、会议的成本
既然会议的作用和效果显而易见,那么是否会议越多越好?
答案是否定的。
如果对会议控制得不好,企业很容易陷入“文山会海”之中,影响日常工作。
而且会议的成本也非常高昂,造成成本的巨大浪费。
例如,某公司总经理年薪为50万元,副总经理年薪为30万元,部门经理年薪为10万元,一正两副加10位部门经理共13人开会的费用为:
C=sxtxr。
其中,s为参会人员每小时工资总额,t为开会时间,r为调节参数。
排除掉五一、十一、春节、周末的法定休息日,计算出s=(5000000+300000x2+100000x10)/【(365-17)x5/7】/8=1056元,t为3个小时,会议要中断日常日常经营和管理工作,因此考虑到机会成本的因素,r设为2。
由此计算出C=6336元。
也就是说如果13个人开3个小时的会议,仅人工成本费用就是6336元,尚不包括场地租金及水电费用。
由此可见,会议并不是越多越好。
会议的效果应以是否达到会议目的为衡量标准,而不是片面追求会议次数和会议时间。
有的问题通过文件传达、电子邮件等低成本方式也可以解决,此时没有必要开会。
而有的问题靠开一次两次会议也解决不了,必须考虑其他方法。
三、会议的准备
开会之前,必须做好充分的准备工作,才能做到有的放矢,提高会议效率。
必须提前明确的事项有:
(1)会议的目的(Why):
为什么要开这个会,开会要达到的最终目的是什么;
(2)会议的内容(What):
会议的议题有那几个,需要提前准备什么材料;
(3)会议的形式(How):
会议的流程怎样;
(4)参会人员(Who):
谁参加会议;
(5)会议时间(When):
合理预计会议时间并提前告知参会人员,以便安排日常工作;
(6)会议地点(Where):
明确会议地点,并提前预定确认。
以上事项确定之后,必须提前告知所有参会人员。
若有需要讨论或发言或表决的部分,相关人员提前准备讲稿或明确自己的观点。
会议的准备工作是会议成功的前提条件。
四、会议的召开
“会要有议,议要有决,决要有行”是会议的基本原则。
违背了基本原则,会议等于没开。
在会议召开的过程中,应注意;以下事项:
(1)明确议题。
会议主持人一开始应向所有参会者申明会议的议题,介绍背景及概况。
与会议无关的话题要避免。
(2)把握气氛。
主持人以各种方式调动参会者的积极性,以共同关注或感兴趣的话题引起共鸣,把握会议气氛。
有人长篇发言枯燥无味或者讨论中无人发言出现冷场的情况,主持人应采取有效应对措施化解尴尬。
(3)耐心倾听。
不管是谁的发言,都要耐心倾听。
中途打断或面露不屑之色都是对他人的不尊重。
(4)做好记录。
对于他人提出的信息/意见/想法应作一个简单的记录,以备自己发言时有所回应,针对性强。
(5)会场纪律。
制定详细的会场纪律,要求参会者必须遵守。
除真正紧急的事情之外,任何人不得干扰会议,不得迟到早退。
手机要关机或调到静音,避免干扰。
(6)发言简短明确。
一次发言不可同时讲几个主题,更不可滔滔不绝,离题万里。
讨论要时刻针对主题,而非旁征博引,即兴而发。
(7)形成决议。
会议中讨论的问题,无论开始有多大的分歧都要形成最后的决议,达成统一,“议而不决”乃会议之大忌。
(8)及时总结。
会议结束时,主持人应进行会议总结,重申会议讨论的结果。
对决定的事项应落实到人,并明确完成期限。
五、会议的追踪
(1)会议记录。
会议时选一个人担当会议记录员,此人态度端正,为人公正,有较好的领悟理解及概括能力,能把握记录要点。
会议结束后,将做好的会议记录向相关人员下发。
需要时则有所侧重地形成文件向全体人员颁布。
(2)监督落实。
支持人对会议形成的决议必须定期跟踪落实进度,滞后项目要采取对策。
(3)效果确认。
在下次会议的议程一开始就要求各责任人汇报上次会议决议执行情况,必要时必须提交执行报告,直到确认此项工作完成为止。
六、会议时间的掌控技巧
我们都有这样的经历,原计划2小时的会议,结果拖了3个多小时还没有结束。
这样不仅浪费时间,还打乱了参会人员的工作安排。
任何企业都应该重视会议的时间管理,掌握会议时间管理的技巧,从而大大提高工作效率。
通常情况下,造成会议时间浪费的主要原因有:
(1)会前没有准备或没有目的。
(2)没有会议日程或时间安排。
(3)参会人员错误,参加的人太多或太少,关键人员没有参会。
(4)不能准时开会或散会。
(5)主持人时间掌控能力欠缺。
(6)开会时有外来干扰。
(7)讨论脱离议题。
(8)会议没有形成决议。
(9)没有追踪决议的执行情况。
那么,如何提高会议时间的掌控能力呢?
这里介绍一种“闹钟法”每次开会的时候,由主持人拿一个闹钟放在桌上,按照会议预计的时间定好时,闹钟一响立即结束会议,不管会议是否开完。
有人会问,如果还没有讨论完议题、没有形成决议怎么办?
那就下次会议接着讨论。
第一次实施“闹钟法”的时候,可能会出现未开完的情况,但第二次会议时,大家自然就会有意识地提高效率,减小未开完的概率直到完全做到在规定时间内开完。
久而久之,养成良好习惯后,甚至不带闹钟也可以随意掌控会议时间。
七、会议记录表
下表是一个会议记录表的范例。
会议记录表
会议主题:
会议日期:
会议地点:
会议主持人:
会议记录人:
参会人员:
会议讨论内容摘要
1.
2.
3.
会议形成决议
1.
2.
3.
其他补充事项
第二节 水准自测表
所谓水准自测,就是将5S的某一推行步骤或重要环节或提升活动作为一个执行课题,明确各级水准的基本要求,并进行自我评估。
水准自测与效果确认(或效果评估或内部审核)在本质上是一致的,都是对当前推行情况的一种评测,但在表现形式与推行方法上却不尽相同。
效果确认侧重于对整体推行计划完成情况及完成效果的一种审核,在推行方法上,首先要制定评估标准,然后依标准逐项进行验收,最终会得出合格与否的评价;而水准自测不涉及合格与否的问题,更侧重于对某一项或几项推行主题进行自我评估,在推行方法上,首先要制定水准自测表,明确从低到高每一水准的表现特征,然后依自测表评测目前所处的水准及今后努力的方向。
水准自测表可以应用于5S推行过程中的任何一个阶段,只要确定执行主题和各级水准即可。
水准自测表的主要作用有两个:
明白执行主题目前所处的水准;明确执行主题以后应努力达到的水准。
下面从现场巡视、整理、卡片活动、守时运动、目视管理等十二个主题举例说明水准自测表的运用,如下表所示。
5S活动水准评估表
5S活动水准评估表
根基的改善
好的树木因其根基健康而能够顽强地生长。
公司也是一样,当它的根基处于健康的状态时,才有可能实施品质的改善。
但往往欲速则不达,让我们首先从眼前的事情开始做起吧
执行课题1以主管为主导进行现场巡视
说明
水平1主管1天巡视现场1次以上
水平2主管每天定期去关注现场,实行现场走动管理,主动发现问题
水平3将巡视现场与排除不良状况、进行工作改善相联系,想办法解决问题
水平4按照公司高层的指示,PDCA的管理能经常地循环实施
现场是改善的关键,解决问题的钥匙常常就在现场之中。
通过看报告和数据就认为自己“已经把握了现在的问题”,这只不过是一个错觉而已。
对于现场的工作人员来说,很多事情得向上司提出报告或建议。
主管应该主动地深入现场,并给予各种建议。
这样,整个士气就会上涨,活力也会增加。
公司的改善就从这里开始了
执行课题2整理
说明
水平1必要的和不需要的东西混杂在一起,空间被无用的东西占去
水平2让全体员工理解整理的目的以及实施的办法,并制定执行计划
水平3将无效用的物品去除
水平4把陈旧的、无用的规定、标准或手册作废气处理。
对必需品点检维护,制定了执行计划。
进一步废除旧的标准等
整理就是把不要的东西、标准去除,它的目的有以下几个:
1.腾出空间用于流程的改善,保证必需品的保管场所,也为配置新设备提供可能
2.容易寻找必需品
3.将整理过的状态作为正常状态维持。
当这个状态被破坏时,立刻有作为“异常发生”的危险信号进行识别
4.是进行精益、精细管理的第一步
执行课题3整顿
说明
水平1不知道什么东西放在哪里,寻找的时间很多。
是什么,在哪里,哪一个,谁也不很清楚
水平2大家都知道什么东西放在哪里。
在需要的时候,能够容易且安全地取出。
用品的损耗也显著减少
水平3对于用品的整顿完成了。
对于工作的进展状况,大家都能一目了然
水平4对于工作用品、仓库物品的整顿完成了,做到了容易拿出来,放进去,不容易损伤,没有歪斜,不易弄脏,方便管理
水平5对于票据和资料及事务用品的整顿完成了。
运作流程清楚明了
所谓整顿,就是使物品处于“容易寻找、出入方便、不易受损”的状态,并制定相应的机制。
工作流程清楚明了。
要点如下:
1.固定位置的管理
2.直角并行的放置
3.初步进行“目视管理”
4.票据的整理、点检维护
5.资料的整理、维护
6.运作流程的合理化、规范化
执行课题4守时活动
说明
水平1员工没有守时意识,办事拖沓、不认真,我行我素,工作或生活中经常迟到,没有时间观念
水平2提出“守时活动”口号及实施方案
水平3大部分员工能严格遵守时间,个别员工仍无故迟到,守时活动的要求执行不到位,未起到约束作用
水平4不折不扣执行守时活动要求,全员时间观念加强,参加有制度约束的活动时,总能按时到达
水平5提高全员守时意识,员工养成了良好的习惯,无论在什么场所,总能守时
守时活动是指员工在工作或生活的各个方面都应严格遵守时间,具体表现在以下几个方面:
1.上下班遵守时间,不迟到、早退
2.开会时准时到达会议现场
3.预约客户准时上门拜访
4.遵守承诺,按时完成领导交办的工作任务
守时活动的目的是锻炼员工的自律性,营造守时高效的工作氛围
执行课题5卡片活动
说明
水平1员工没有5S意识,对5S的理解很片面,认为5S只是简单地打扫卫生
水平2征集卡片活动主题,配备相应图片,印刷并下发给员工
水平3组织全体员工认真学习卡片内容,讨论卡片的含义,掌握卡片主题内涵
水平4员工根据卡片主题,抒发感想,与自身工作相结合,写出心得体会
水平5员工5S意识增强,将5S真正融入工作中
卡片活动是指通过几组代表不同含义的漫画卡片来培养员工的5S意识,例如问题意识、创新精神、团队精神、服务意识等
卡片只是一种载体,企业真正需要的是卡片上的内容所代表的含义,以及这种含义对企业的积极影响
执行课题6早安活动
说明
水平1员工早上见面时无问候语
水平2运功早上遇到自己自己熟悉的同事能主动问候,遇到其他同事无问候语
水平3早上遇到领导、同事、下属、客户时,都能主动问好
水平4公司形成了和谐的人际关系氛围,人与人之间友好相处,工作效率提高
早安活动是指员工每天早上见面的时候互相微笑着道一声“早上好”
早安活动是很简单的活动,但是却没有几家企业能够长期坚持执行下去
这不仅是素养提升的方法,更是对企业执行力的一种考验。
因此领导要带头长期坚持
执行课题7问好活动
说明
水平1员工见面时无问候语
水平2员工遇到自己熟悉的同事能主动问候,遇到其他同事无问候语
水平3遇到领导、同事、下属、客户时,都能主动问好
水平4公司形成了和谐的人际关系氛围,人与人之间友好相处,工作效率提高
问好活动是加强版的早安活动,这就要求员工不只是早上,任何时候见面都要问一声“你好!
”
通过长期坚持早安活动、问好活动这样简单的活动,能够创造和谐的人际关系、提升团队协作精神以及保持愉快的心情从而提高工作效率
执行课题8知识竞赛活动
说明
水平1员工5S知识匮乏,不感兴趣
水平2公司组织5S知识竞赛活动,参与寥寥无几,答题率及准确率较低
水平3全员学习5S知识,积极参与5S知识竞赛,答题率及准确率达到80%以上
水平4员工理解5S内涵,根据5S知识提出更多的问题,将5S知识进一步深化
知识竞赛活动旨在掀起员工学习5S、参与5S的热潮。
竞赛内容可根据公司推行进度、员工关注点而有所调整,竞赛方式灵活多样,比如笔试、抢答、短信过关等
知识竞赛强调全员学习的效果,而不是参与竞赛的几个人在学习,其他人观看的场面
执行课题915秒取放活动
说明
水平1员工工作u生活物品到处摆放,没有固定位置,取放时间长
水平2员工各自为政,将自己物品摆放整齐,15秒内基本完成取放
水平3所有物品定位摆放,达到局部与整体的统一,员工取放任何物品都能在15秒内完成
水平4员工看到摆放不合理的物品提出合理化建议,将时间最大化利用,提高工作效率
15秒取放活动是指所有文档资料要分类清晰,放置于标识明确的文件夹中,并确信每份文件只有一个最适合被放置的地方,能够做到15秒内快速找到任何一分指定文件或者随意抽取任何一份文件后15秒内快速放回原处或者任何新增文件15秒内放到相应规范位置
5S推行的后期,15秒取放活动不仅是指文档资料,还可以延伸到所有物品
执行课题10目视管理
说明
水平1任何物品都是乱七八糟。
对于使用的步骤,除了具体的操作者以外谁也不清楚
水平2在工作现场,对工具、设施、办公用品等,实施目视管理
水平3在工作进度管理上进行目视管理,使得不同计划和进度一目了然
水平4建立了工作运作异常时能迅速反应的异常体制,即使在远处,管理人员也能把我异常情况
水平5出现异常发生的信号时,工作人员毫不疏忽,讷讷敏捷地捕捉它并采取迅速的行动。
“一旦发觉,立即行动”的认识固定下来了
这里说的“目视管理”指的是“建立和运用可以检查、通知异常的机制”。
即建立一个“异常发生时,不论是谁都能一眼看出的机制”并维持这种机制,一旦“发生异常,立即采取行动”。
目视管理有以下要点:
1.建立异常发生时,任何人,包括在远处的人都看得见的机制
2.实物和信息的一体化
3.用低成本可以建立的机制
4.通过目视管理加强对员工的训练,使之在异常发生时能敏锐地捕捉住
5.反复进行训练,使“发现异常情况后,能迅速采取行动”的意识深入人心
执行课题11杜绝浪费
说明
水平1何谓浪费?
几乎所有的人对此都没有概念。
公司到处都潜藏着浪费,可谁也没意识到
水平2展开了杜绝浪费的启蒙运动,全体员工对于浪费有一定的理解
水平3各部门开展了“杜绝浪费”的活动。
以所在单位为对象,通过各自的努
不产生附加价值的流程、物品或信息都是浪费,用这种眼光去分析公司,我们就会注意到隐藏着的浪费
以下是对于如何发现浪费的几点提示:
1.把“为什么”作为关键词,追究流程、物品或者信息的“目的”
2.跨多个部门分析“业务流程”,发现重复的
执行课题11杜绝浪费
说明
水平3力开展“杜绝浪费”的活动
水平4学习杜绝浪费的技巧,并向高层次的浪费挑战。
此外,还应该跨部门实施杜绝浪费的活动
水平5在各部门实施“杜绝浪费竞赛”,发表各自的成果,并对优胜者进行表彰、奖励。
让“发现浪费的眼睛”和“杜绝浪费的技巧”的活动得到发扬。
使杜绝浪费作为公司的文化被完全固定下来
工作
3.分析工作情况,进行归纳、点检,发现无用的工作
4.着眼于“等待”、“修改”、“停滞”的浪费
5.着眼于工作状态不良上的浪费
执行课题12凡事彻底
说明
水平1不打招呼,没穿工作服也不在乎。
缺乏“互相交流”的开放式气氛。
对于决定好的事情、约定,以及上司的指示常常不能履行或遵守。
“光说”。
“光做”、“不好好执行”等,不管做什么都不彻底是公司的风气
水平2逐渐地对上级,下级,同事,公司外的人都能愉快地打招呼了。
做任何事情也能逐步遵守规定
水平3能够认真谨慎地使用设备、工具以及其他东西,能够认真地完成工作。
全体员工懂得了提高工作速度并不等于是“牺牲谨慎”。
“认真谨慎”成为值得骄傲的公司文化而深入人心
水平4把“遵守相互的约定”、“履行大家一致达成的事情”、“接受指示后就要负责地执行”等作为公司的座右铭,不断地对员工进行教育培训,为尽可能把工作做的彻底而继续努力
水平5工作完成后再次确认“行了吗”、写好票据后确认有无差错等,即做完一件事后还应进行确认、总结,而不是做完就万事大吉。
还有,;一系列的工作完成后,应点检工作的状态,按要求做好,认真做好最后的“总结”。
像这样的“总结”,有必要作为一个良好的习惯对员工进行彻底的教育、培训
这是属于5S的“素养教育”中最重要也是最基本的内容。
当然,如果你完全做到了左边所示的水平2以上的内容,也不能完全保证公司一定盈利;但如果公司处于水平1的状态,则肯定不可能成为优秀的企业
全体员工应就“优秀的企业到底是什么样的”这样的问题进行彻底的思考,至少很好地完成下面最基本的4项内容:
1.相互打招呼
2.穿好工作服
3.清扫点检
4.互相交流
如果连基本的事情都做不到,又何谈优秀企业呢
在水平5中,对于“认真做好确认”、“做好总结”,无论是个人还是公司,如果连这些也做不到的话,那么在事情进展到八、九分的瞬间,可能一下就崩溃了
第三节文件管理
文件资料对于一个企业的重要意义不言而喻。
文件管理的优劣直接决定着工作效率的高低。
因此文件管理也是5S活动的重要内容之一。
一、文件的分类
在5S管理中,文件分类主要是从文件处理的角度来考量,首先区分有用文件和无用文件,然后将有用文件区分为现有文件和过时文件。
每一类文件的处理方法也不尽相同,如下所示:
(1)对无用文件——坚决清理,毫不留情。
(2)对过时文件——整理归档,放入资料库保存,以备后查。
(3)对现用文件——按工作需要明确分类,用文件夹装订好,放入工作职场内的文件柜中,以便随时取阅。
二、文件的定位
文件的定位是文件管理中最重要的内容,决定了文件管理水平的高低。
因为文件的定位影响文件的使用效率,继而影响员工工作效率和企业生产效率,最终影响企业健康、高速发展。
文件的定位应遵循分类明确、查找快速、效率最高的原则。
通常使用的文件定位方法主要有示意图定位法、目录定位法、编号定位法、颜色定位法、斜线定位法和混合定位法。
下面一一介绍:
(1)示意图定位法——顾名思义,就是将文件和文件夹摆放的位置用示意图的形式标示出来,形象直观,一目了然。
(2)目录定位法——这种方法主要应用在文件夹(或文件盒)的首页,用来查找其中某份具体文件。
首先将文件按照一定顺序(比如时间、内容、重要性级别等)整齐摆放在文件夹或文件盒内,然后在文件的右下角标注页码,最后再编制目录放于首页。
(3)编号定位法——这是最常用的一种文件定位方法。
就是用字母和数字或者其他符合对文件进行唯一编号以相互区别的一种方法。
编号定位法最关键的环节是使用统一的、全员皆知的编号原则。
还有一种相对简单的编号方法,适合于对文档管理不是非常严格的服务企业。
这种方法的原则是:
首先用两位字母代表部门,然后用六位数字代表发文年月,最后用三到六位数字代表文件序号。
例如,某企业某份文件的编号为CW20050600128,含义就是财务部2005年6月发的总第128号文。
文件夹(或文件盒)也可以使用编号定位法。
最简单的一种编号就是“文件类别+编号+特征”,这样从哪儿取的文件夹(或文件盒)可以很容易根据类别和编号放回原处,不容易产生混乱。
拿取同一类文件的时候还可以根据特征来区分。
(4)颜色定位法——这种定位方法实际上是对编号定位法的一种有效辅助和补充,其主要作用就是用视觉效果明显的颜色来区分文件夹(或文件盒)的类别,便于快速查找。
也就是说,拿取或放置文件夹(或文件盒)时,首先根据颜色快速寻找到相应类别,然后根据编号找到具体位置。
(5)斜线定位法——这是专门用来定位文件夹(或文件盒)的一种独特的定位方法。
以最左端文件夹(或文件盒)的左上角和最右端文件夹(或文件盒)的右下角为两个端点画一条斜线,这样根据每个文件夹(或文件盒)上的一段斜线就能够明确其位置。
(6)混合定位法——很显然,以上每种定位方法并不是孤立和排他的,所以混合定位法就是根据企业实际状况,将两种或两种以上的定位方法搭配使用,以取得更加良好的效果。
比如,编号定位法和颜色定位法,斜线定位法和颜色定位法,示意图定位法、编号定位法和目录定位法,等等。
三、文件管理的效果确认
判断文件管理水平的一个重要基准就是每份文件只能有唯一一个应该放置和拿取的位置,也就是说,每份文件只能有一个“家”。
道理很简单,只有当所有员工都按照同样的规则去放置和拿取文件的时候,才不会导致混乱,尤其是对公共文件。
下面介绍一种检验文件管理效果的好方法:
15秒取放活动。
15秒取放活动是指所有文档资料要分类清晰,放置于标识明确的文件夹中,并确信每份文件只有一个最适合被放置的地方,能够做到15秒内快速找到任何一份指定文件或者随意抽取任何一份文件后15秒内快速放回原处或者新增文件15秒内放到相应规范的位置。
此活动旨在衡量和检验员工文件管理的效果,应该长期坚持、定期举行。
15秒取放活动既可以作为员工或部门文件管理效果的自检自查,也可以开展企业内的竞赛活动。
另外,需要说明的一点是,15秒并非是一个固定不变的数值,而是根据企业文件管理水平的高低而变化的。
比如,某企业在推行5S文件管理前期,开展了30秒取放活动,经过一段时间文件管理水平提高之后,又开展了15秒取放活动,最后,在开展全企业文件管理竞赛时,制定了10秒取放的标准,通过逐步提高标准来促进企业文件管理水平的提升。
四、电子文件的管理
随着社会信息化程度的不断提高,IT技术在企业管理和运营中的不断应用,“无纸化”办公在许多先进的企业已经成为现实,因此,电子文件的收集、整理、归档以及保管就变得越来越重要。
下面介绍电子文件管理的知识。
(1)专门的机构或人员。
对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管应实行全过程管理,由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。
电子文件形成部门负责电子文件的收集和整理工作,档案部门要进行指导与监督;电子文件的归档和保管由档案部门负责,形成部门要提供协助和支持。
在许多大型的企业中,每个部门内应该有专门的文件管理人员,负责本部门文件的统一管理以及与档案部门进行沟通协。
(2)严格的管理制度。
为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性、管理制度由专业的档案部门负责制定,全企业共同遵守。
(3)硬拷贝的使用。
具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时,必须将电子文件
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