公司蒙华项目实验室物资管理制度.doc
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中国中铁
新建蒙西至华中铁路煤运铁路通道工程24标
项目管理实验室活动
物资管理制度汇编
中铁三局集团第二工程有限公司公安县制梁场
二〇一六年四月
物资管理
一、物资管理实施细则
1.总则
1.1为进一步加强梁场物资管理工作,明确物资管理职责,规范物资采购行为,提高物资供应质量和管理水平,依据《蒙西华中铁路股份有限公司煤运通道项目物资设备管理细则》、《中国中铁股份有限公司物资精细化管理办法(试行)》、《关于中国中铁蒙华铁路项目物资集中采购供应实施方案的通知》、《中铁三局集团有限公司物资精细化管理实施细则》的相关要求,以实现物资管理由前台管理向后台管控转变,提高项目运行质量为目的,按照公司物资管理部的有关规定,结合本梁场的实际情况,特制定本细则。
1.2本细则适用于本制梁场
1.3管理模式:
物资工作实行统一领导、分级负责、相互监督、分类管理、共同把关的管理原则。
梁场的物资工作由局指挥部统一领导,实行局指挥部物机部负责监管,物资站负责集中供应,梁场负责验收、保管、发放和消耗核算的管理模式。
2.管理职责
2.1梁场机物室管理职责
2.1.1机物室是物资质量和成本管理的主责科室,对梁场的物资质量和成本负责。
2.1.2根据施工组织安排和工程进度,在技术室配合下,及时提报物资采购申请计划,确保施工用料及时供应。
2.1.3负责权限内工程用料的供方选择及采购管理工作。
2.1.4负责进场物资(含甲供料)的接卸、搬运、报检、验收、仓储、发放、核算;建立进场物资收、发、存管理、报检、发放等相关台帐。
2.1.5负责梁场管理权限内的等周转材料、小型机具及劳保用品的在库保管、发放、回收管理和分期摊销工作
2.1.6负责在库物资的保管保养,并进行标准化标识,维护其使用性能,确保现场管理有序、规范。
2.1.7负责及时填写物资业务单据,月末进行账务数据核对,做到日清月结,帐物相符、帐帐相符。
2.1.8负责物资管理规范化、标准化建设在梁场的落实工作。
2.1.9负责物资消耗的控制工作,建立“分工号主要物资限(定)额供应台账”,实施限额发料。
2.1.10合理归集物资成本,定期进行工地盘点,开展物资成本分析。
2.1.11负责废旧物资的回收利用工作。
组织对废旧物资的鉴定工作,废旧物资处理前向公司物资部上报处理申请,按公司批示要求进行处理,并建立台帐进行管理。
2.1.12在股份公司电子商务平台中建立项目的基本信息,全面运用股份公司物资管理信息系统。
2.1.13及时呈报上级部门要求的物资报表和其他相关资料。
3.物资计划管理
3.1物资计划的编制原则
物资计划是物资管理的基础性工作之一,是做好物资采购供应、控制工程成本的有效依据和手段。
编制物资计划应做到科学、合理、真实、准确。
物资计划的编制应本着统筹兼顾,先重点、后一般,分期分批、留有余地的原则,防止计划偏大,造成物资积压浪费。
按着“谁提计划、谁负责”的原则,确保工程施工需要的物资按时到场,物资申请计划必须及时、准确和全面。
3.2物资计划的编制内容
物资计划分为需求计划和采购(申请)计划。
物资需求计划和物资采购(申请)计划分为总需用计划、年度计划、季度计划、月份计划和调整计划。
3.2.1物资需求计划的编制:
物资需用计划是是由技术室根据施工图纸等设计文件编制的各类物资需用的数量,形成《分工号主要物资需用数量明细表》、《主要物资总需用量计划表》,经技术室负责人审核,梁场总工审批后,传递至机物室。
3.2.2主要物资月度采购(申请)计划由机物室以技术室提供的《主要物资月度需用量计划表》为基础,分“甲供”、“联采”、和“自购(集采)”材料三个类别,核减现有适用资源,适当考虑周转储备后编制。
物资采购(申请)计划经梁场场长审批后实施,其中“甲供”、“联采”和“自购(集采)”的物资采购(申请)计划上报局指挥部物机部。
除以上三种方式规定以外的其他工程辅助材料的采购按照集团公司、局指挥部的具体要求,以及公司物资部《二三项料网络竞价管理办法》中的具体规定实施采购。
3.2.3主要物资月度采购(申请)计划应包含物资名称、规格型号、计量单位、数量、技术性能指标、要求供应时间、到站、收料单位、收料联系人、联系电话等内容。
3.2.4上报月份物资(采购)申请计划后,提前一周上报分批次进料计划给物资站,并同时上报局指挥部物机部备案。
3.3物资计划编制上报时间
3.3.1物资总需用计划:
梁场“甲供”、“联采”、“自购(集采)”物资总需用量计划于工程施工图纸到齐一个月内编制完毕上报局指挥部物机部。
3.3.2年度物资需用计划:
每年9月20日之前由技术室提报下一年度“甲供”、“联采”、“自购(集采)”物资需用计划。
3.3.3季度(分月)物资需求计划:
每季度末月的5日前,技术室将“甲供”、“联采”、“自购(集采)”季度(分月)物资需求计划报送到机物室。
如季度计划确需调整时,提出调整计划并详细说明原因,由机物室负责上报局指挥部物机部审核批复。
3.3.4月度物资需求计划及采购申请计划:
技术室按照施工进度计划安排,在前月15日前编报。
3.3.5技术室的物资总需求计划、物资年度计划、物资季度(分月)需求计划、物资月度需求计划纸质版需要有机物室负责人、技术室负责人、梁场总工、梁场领导签字确认,加盖单位公章。
物资月度采购(申请)计划还需要添加财务室负责人签字。
3.3.6甲供、联采物资计划的上报按业主单位的相关要求执行。
3.4物资计划的调整
3.4.1技术室在发生变更设计或调整施工任务时必须于3个工作日内提报物资需求调整计划,机物室必须在当日对物资需求和采购计划进行调整,防止因调整不及时而影响现场施工或造成库存积压。
3.4.2甲供、联采物资计划、供应、保管管理按局指挥部物资管理实施细则中《甲供、联采物资专项管理》的规定执行。
4.采购合同管理
4.1采购合同内容
采购合同的签订必须符合有关法律、法规的要求,具体应包括以下内容:
4.1.1物资的名称、规格、型号、质量要求、计量单位、数量、价格,有关费用的分担及结算方式、付款期限、结算银行及帐号等。
4.1.2合理的损耗及计算方法,包装物的供应、回收及费用分担。
4.1.3供货时间、运输方式、交货地点、接货单位或提货人、验收的质量标准及验收方法。
4.1.4出现分歧的解决方式。
4.1.5双方的违约责任。
4.2合同签订原则
4.2.1甲供、联采、集采物资合同评审及签订流程按集团公司、局指挥部物资管理实施细则执行。
4.2.2自购物资合同评审流程及签订按公司合同管理办法规定执行,原则上每批采购物资金额达20万元以上及与同一供应商预计累计采购金额超过20万元以上的或采购对工程安全、质量有重要影响的物资,均应签订书面采购合同,物资采购合同应执行公司法务部发布的《二公司工程项目标准合同示范文本》中规定的范本,并补充完善相应的合同条款。
4.3合同的评审
4.3.1签订物资采购合同前必须履行合同评审程序。
4.3.2评审内容包括:
合同条款表述的准确性、合法性,内容完整性,物资质量要求的合规性,供应时限要求的适应性,服务承诺的实现性,是否切实维护企业合法权益。
4.3.3对于权限范围内的自采物资采购合同及相关补充协议签前订须进行两级合同评审,报公司审批后签订。
4.4建立《物资采购合同管理台帐》
机物室施行“一合同一登记”制度,建立《物资采购合同目录》并认真填写《物资采购合同管理台帐》,按月将合同签订及结算动态反馈至上级物资主管部门,主动接受上级主管部门的监管。
4.5合同交底
机物室要对应知晓合同内容的合同执行人员及相关部门进行针对性交底,交底内容包括:
定价模式及计算方法、付款比例及方式、物资验收方法、质量标准、违约责任等。
4.6合同执行
4.6.1联采物资设备合同变更,由梁场提出变更申请并说明原因,经蒙西华中铁路股份有限公司湖北指挥部审核同意后,方可变更,补充协议签订后报蒙西华中铁路股份有限公司湖北指挥部备案。
合同因故终止或不能完全履行合同约定时及时与对方签订合同终止协议。
4.6.2权限范围内的自购物资采购合同数量、单价等重要条款出现变更时,需上报公司物资部履行审批手续,并签订补充协议。
4.6.3合同终止或不能完全履行合同约定时应及时与对方签订合同终止协议。
5.物资采购管理
5.1物资采购机构设置
成立物资采购领导小组,由梁场场长任领导小组组长,书记、总工、副场长组长,机物室、财务室、技术室、工经室、安全环保部、质量管理部、试验室等各科室负责人任物资采购领导小组成员,主要负责权限内物资采购的组织实施工作。
机物室作为主责部门,负责具体工作事宜。
5.2物资分类及采购权限:
梁场梁场所需物资分为甲供、联采、集中采购、自购四类。
5.2.1甲供物资按照建设单位相关要求执行。
包括:
高聚物改性沥青防水卷材,聚氨酯防水涂料,高聚物改性沥青防水卷材处理剂等。
5.2.2联采物资按照建设单位相关要求执行。
包括:
钢材(钢筋、钢绞线)、水泥。
5.2.3集中采购物资由物资公司实施采购供应。
包括:
压浆剂、膨胀剂、聚丙烯纤维、河砂、碎石、粉煤灰、减水剂、锚具、预埋T钢、支座板、泄水管等物资。
5.2.4自购物资:
除上述外的材料,包含临建用料、T梁模板、二三项料等,按照集团公司、中铁三局蒙华梁场及公司物资管理部的相关要求执行,采购额度超过100万的通过电商平台实施招标或竞争性谈判采购。
另外,辅助材料网络竞价采购模式为由公司物资部负责梁场的物资采购、支付,局指挥部负责辅助物资网络竞价采购的监督管理、数据汇总,梁场梁场负责采购计划提报、收货,并汇总网购采购成交数据上报至局指挥部。
5.3根据集团公司、公司相关规定,属于梁场采购的物资应坚持“质量合格、服务优良、低价中标”的比质、比价、比服务的宗旨择优选择供应方案。
严格按照《中铁三局集团二公司物资招标采购管理办法》的规定,按集团公司、公司物资部确定的采购方案(公司集中招标采购、梁场招标采购、竞争性谈判)来实施采购行为,绝不化整为零或者以其他方式规避招标采购。
经公司确认不具备招标采购条件的物资以议价的形式,货比三家,择优自行进行采购,但采购时必须经工区物资采购领导小组人员会签并形成纪要存档。
在任何施工生产组织模式下,梁场必须作为主要物资的采购主体,统一策划和组织主要物资的采购行为,坚决杜绝作业队对主要材料自行采购的现象。
6.物资验收管理
6.1物资验收主要内容包括物资接运、物资验收、进货检验和试验、物资入库等一系列工作,验收工作要做到接运及时、验收及时、准确。
6.2进场验收
6.2.1物资到达交货地点后,梁场应及时通知有关单位人员共同进行验收。
进场验收完成后,由物资人员填写验收记录单并向供应商出具收货凭证。
甲供物资设备由蒙西华中铁路股份有限公司湖北指挥部组织进场验收(随进场物资设备配送的备品备件、专用工具、劳动保护用品数量、规格、质量等均属现场验收范围)。
6.2.2机物室对供应到现场的金属类物资应截取标准长度进行称重,登记“物资进场称重记录表”,并根据国家标准进行核对,确认无误后进行收料登记。
6.2.3所有物资进场验收合格后,物资管理人员及时登记“进场/入库物资验收登记薄”,并填写《物资进场送检单》并及时移交给试验室(包括进场物资质量证明原件、合格证)同时做好移交签认手续。
配合试验人员做好取样工作。
6.2.4对进场物资检验合格后应及时组织卸货并妥善保管。
6.2.5物资管理人员必须及时向试验部门索要复检报告,确保所有进场入库物资设备是合格的。
6.2.6验收时间规定:
金属物资验收不超过3个工作日,需理
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