湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表.docx
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湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表.docx
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湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表
湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表
一、党群类
党务综合立卷部门:
党政办
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级文件
上级党政机关和业务主管机关(统称上级机关,下同)或负责人针对本校的有关党的建设的指示、批复、通报、批示、讲话等文件材料
永久
上级机关或负责人调研、检查本校工作形成的文件材料重要的:
永久;一般的:
年
永久或年
上级机关下发的关于党的建设的方针政策、意见、办法、条例、决定等或会议上形成的重要文件材料
永久或年
上级机关下发的属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的文件、简报、发言和参阅材料
年
同级文件
代同级机关草拟被采用的文件底稿和正式发文
永久
同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、批示、通报、批示
永久或年
同级机关或非隶属机关颁发的非本校主管业务但要执行的条例、规定、通知等
年
学校党组织建设、改革、发展等规划、方案及其调研报告、论证材料
永久
学校党委工作规章制度
年
本级文件
本校党委工作规章制度
年
本校党代会材料
()召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级的批复等
永久
()提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
年
()参考文件:
工作人员名单,工作证,代表证、列席证及选票式样
年
本校党委会、常委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、民主生活会、党政联席会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件
永久
以党委名义召开的工作会议材料
永久
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
以学校党字、党办字文号印发的文件
永久或年
党委向上级有关部门的请示有批复的
永久
党委向上级有关部门的请示无批复的
年
党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料
永久
校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
党委工作简报、情况反映、工作信息
永久
党委大事记
永久
党群系统启用或停止使用印章的文件和印模及旧印章
永久
党群系统重要统计材料
永久
党委保密、秘书工作的有关文件
年
重要的群众来信来访及处理材料(有领导批示和处理结果的)
年
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
年
党总支、直属支部上报党委的工作计划、总结、重要报告、请示及批复(各上报单位保留自制件)
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
党务综合立卷部门:
各总支、直属支部
序号
文件材料内容
保管期限
备注
党总支、直属支部工作规章制度
年
党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、决定、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计表
年
党总支、直属支部党建工作及有关材料
年
党总支、直属支部人员奖励材料、先进典型材料
年
党总支、直属支部其他有关重要事件和活动的记录材料
永久或年
党总支、直属支部有保存价值的实物、声像材料
永久或年
党总支、直属支部其他有保存价值的档案材料
永久或年
纪检、监察立卷部门:
纪委(办)监察处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于纪检、监察工作的文件材料重要的或针对本校的:
永久或年;普发的:
年
永久、年或年
纪检、监察工作规章制度
年
纪检、监察工作计划、报告、总结、决定、调查材料及重要统计
永久
纪检、监察会议记录,年度(届次)工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料,在上级会议上交流的经验材料
年
党员处分、复查资料
年
纪检、监察立案调查、处理的材料
年
群众来信来访及处理意见
年
以学校纪检、监察文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物和声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
组织立卷部门:
组织部、党校
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于组织工作的文件重要的或针对本校的:
永久或年;普发的:
年
永久
学校组织工作规章制度
年
学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计
永久
学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
落实政策的有关材料
年
“七一”会议领导讲话,组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料
年
上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知
永久
副处以上干部任免、调动和离休、享受待遇的报告、决定、批复、通知等
永久
副处级以上干部名册
永久
处级以上干部年度考评材料
永久
党总支、支部改选报告、审批材料
年
党总支、直属支部、支部委员名册
年
党员名册
年
吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党文件材料
年
发展新党员、预备党员转正的名册
年
党组织关系转移介绍信存根
年
党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告
年
参加党校各类培训班学习的名单、计划、获得结业证书的学员名单(按教师、学生分列)
出席市级以上党代会代表名单、登记表
永久
以学校组织部文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物和声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
宣传教育立卷部门:
宣传部(统战部)
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于宣传工作的文件重要的或针对本校的:
永久或年普发的:
年
永久、年或年
宣传工作规章制度
年
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、重要统计
永久
教职工政治思想工作动态及调查材料,年度(届次)宣传思想工作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料
年
理论学习的决定、通知、计划、总结
年
反映本校重大活动的剪报及报刊文章图表、照片、录音、录像
永久
本院在各项工作活动中形成的有价值的照片、录音、录像、实物等材料
年及以上
学院形象宣传文件材料
永久或年
上级关于学生思想政治工作的文件
年
本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
学生思想政治工作典型调查材料和统计材料
年
关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件
年
学院召开的学生德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等会议文件
年
学院德育基地、社会实践基地建设情况
年
上级有关网络管理、建设等的文件
重要的或针对本院的:
永久属于普发的:
年或年
永久、年或年
校园网络建设与维护规划、实施情况统计报表等
重要的:
永久一般的:
年
永久或年
校园网络安全防护范方案
年
校园网网页设计方案
永久
网络管理工作计划、工作总结
年
以学校宣传部文号印发的文件
永久或年
院报
年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
统战立卷部门:
宣传部(统战部)
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于统战工作的文件针对本校的或重要的:
永久或年普发的:
年
永久、年或年
本校统战工作计划、总结、决定、报告、通知
年
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料
永久
港、澳、台和侨务工作材料
年
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
年
统战工作重要会议记录、纪要
年
以学校统战文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
工会立卷部门:
工会
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关工会工作的文件针对本校或重要的:
永久或年普发的:
年
永久、年或年
工会工作规章制度
年
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
永久
会员代表大会和教职工代表大会的有关文件
()请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告、重要的声像材料
永久
()重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、很需要的贺电贺信、提案及办理结果
年
()筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证
年
表彰工会先进集体个人的材料、名单
年
处分会员的有关材料
年
工会委员会会议记录、纪要
年
会员名册及基层工会干部名册
年
妇女工作材料
年
上级有关计划生育工作的文件,
年或年
本校计划生育工作的有关规定,计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取独生子女证名册
年
以学校工会文号印发的文件
永久或年
工会牵头举办的重要活动
年或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
团委立卷部门:
团委
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于团的工作文件
重要的或针对本校的:
永久或年普发的:
年
永久、年或年
共青团工作规章制度
年
召开的团代会、学代会的材料
()召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件,重要的声像材料
永久
()大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案
年
()筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证
年
团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计
年
团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知
年
团组织、团专职干部统计年报
永久
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
年
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
年
处分团员的材料及复查材料
年
批准入团、离团材料及名单
年
团干部名单
年
团员名册
年
团委会议记录、纪要
年
学生会工作规章制度
年
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
年
各分团委的有关材料
年
团委牵头进行的重大活动的计划、通知、结果等
年或年
团委主办的报纸、刊物
年
以学校团委文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
二、行政类
行政综合立卷部门:
党政办公室
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级文件
上级有关高校行政管理的综合性文件
重要的或针对本校的:
永久或年属于普发的:
年
永久、
年、年
上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话
永久
上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件
永久
同级文件
同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示
永久或年
同级机关或非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等
年
本级文件
全校性的规章制度
永久
学校年度工作计划、报告、总结
永久
院长办公会、院长书记碰头会会议记录、纪要
永久
院务委员会委员名单、工作分工、会议记录、纪要
永久
以学院名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等
年
校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话和参加校外会议发言稿、声像材料
年
学校综合评估材料(教案评估归入教案类)
永久
教职工代表大会文件材料
年
()召开教代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;大会选举办法,选举结果和上级的批复等
永久
()提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
年
()参考文件:
工作人员名单,工作证,代表证、列席证及选票式样
年
本校向上级的请示及其批复
永久或年
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
学校学年报表及综合统计及统计资料汇编
永久
启用新印章的文件及印模及旧印章
永久
本校历史沿革、情况介绍
永久
本校大事记、年鉴
永久
本校工作简报、信息、动态等重要的年一般的:
年
年或年
党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料省部级以上的:
永久省部级以下的:
年
永久或年
学校领导同上级领导关于学校工作的重要来往信件
年
校史工作材料
永久或年
校庆工作材料
永久或年
校友工作材料
年
关于学校著名教授、知名人士在校内校外参加的重要活动的材料
年
学校主办的祝贺或纪念著名教授、知名人士的活动材料、声像材料等
年
学校组织的知名人士治丧活动材料、声像资料等
年
群众来信来访文件材料(有领导批示和处理结果的)
年
普选工作材料
年
以学校院字、院办字文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
行政综合立卷部门:
发展研究室
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级级关于学校建设、发展、改革的文件
重要的或针对本院的:
永久属于普发的:
年或年
永久
学校综合发展规划、计划、合作办学等请示、报告及批示、批复
永久
学校建设、改革、发展等规划、方案的调研报告、论证材料
永久
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
人事立卷部门:
人事处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级机关有关人事工作的文件
重要的或针对本院的:
永久或年普发的:
年
永久、年、年
本院人事工作的规章制度
年
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
永久
学院人事、劳资、师资、人员状况的统计报表
年
关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复
永久
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
人事处权限内的干部任免文件及名册
永久
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料省级以上的:
永久省级以下的:
年
永久或年
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
年
教职工动态月报
年
人才引进、师资培养、管理工作计划、规定、总结
年
人事聘用工作计划、聘任书、合同书、登记表等材料
年
教师进修计划、安排、总结
年
省、学院高校青年骨干教师名单、培养过程及验收材料
永久
获得国务院、国家教育部、省、市、学院学科带头人等称谓的名单、培养过程及验收材料
永久
教师工作量的规定及执行情况
年
教师业务考核材料
年
人事统计报表
永久
教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表
永久
教研室、研究室正副主任名册
年
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复
年
教职工工资调整材料、名册
年
教职工转正定级材料
年
教职工校内调动材料
年
教职工录用、调入有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)
年
教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)
年
教职工援外和支援边远地区材料
年
教职工退职、离职和出国的有关材料
年
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
年
教职工退休后重新工作的材料
年
教职工福利工作
年
教职工商调函件
年
使用临时工有关材料
年
人民来信来访材料(有领导批示和处理结果的)
年
以学校人字文号印发的文件
永久或年
学校召开的人才(师资)工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料
年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
人事立卷部门:
离退休工作处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于离退休职工管理工作的文件重要的或针对本校的:
永久或年普发的:
年
年或年
离退休职工管理工作规章制度
年
本校离退休职工管理工作计划、决定、总结、很重要统计报表
永久
离退休职工管理工作情况调查
年
离退休人员花名册
永久
关心下一代工作委员会工作计划、报告、总结、报表等
年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
审计立卷部门:
审计处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关审计工作的文件重要的或针对本校的:
永久或年普发的:
年
永久、年
或年
本校审计工作方面的规章制度
年
审计工作计划、总结、调查报告
年
审计工作统计年报及重要报表
年
上级机关对本校或本校某一项目的审计材料
永久或年
本校审计处开展的审计项目的有关材料
永久或年
本校审计处委托审计的有关材料
重要的来信来访材料
年
以学校审计文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
武装、保卫立卷部门:
保卫处(维稳办)
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关公安保卫工作的文件重要的或针对本校的:
永久或年普发的:
年
永久、年或年
本校公安保卫工作方面的规章制度
年
本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
年
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
年
本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
年
要害部门的公安保卫、消防工作
年
保卫工作简报、情况反映
年
学校安全措施及隐患的解决方案
年
门卫工作规章制度及岗位职责
年
治安、保卫、消防安全负责人名单
年
上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件
年或年
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)
年
关于户口管理的有关文件材料
年
以学校保卫文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
总务立卷部门:
后勤处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关总务工作的文件重要的或针对本校的:
永久或年普发的:
年
永久、年或年
本校后勤处及各科规章制度
年
本校后勤工作计划、报告、调查材料
年
校内水、电、气等管网维修、改造计划、报告、批复、图纸等材料
永久
防震、防汛、三废治理工作的文件材料
永久
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
年
师生员工健康状况调查材料及统计表
年
车辆工作的有关文件材料
年
伙食工作的有关材料
年
校园绿化工作的有关材料
年
以学校总务文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
档案立卷部门:
档案室
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关档案工作的文件
年或年
学校档案工作规章制度
年
本校档案工作计划、报告、总结
年
档案简况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久
档案编研成果及出版物
永久或年
档案移交目录
永久
档案销毁报告及销毁清册
永久
档案馆指南、全宗介绍
永久
以学校档字文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
图书、文博立卷部门:
图书馆
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关图书工作的文件
年或年
学校图书馆工作规章制度
年
本校图书馆工作计划、报告、总结
年
学校图书馆简况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久
学校图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册等文件材料
年
学校图书馆与校
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