Office培训手册.docx
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Office培训手册
Office2003培训手册
1.Word2003基本操作
Word是微软公司的Office系列办公组件之一,是目前世界上最流行的文字编辑软件。
使用它我们可以编排出精美的文档,方便地编辑和发送电子邮件,编辑和处理网页等等。
基本界面介绍:
1、菜单栏:
列出word所有可以使用的命令。
2、工具栏:
列出word中最常用命令的按钮。
3、标尺:
可调节文档的结构。
4、正文编辑区:
编写文档的区域。
5、滚动条:
用于快速查看文档。
6、状态栏:
显示编辑文档的行列,位置信息。
1.1基本内容
1.1.1新建文档
Word启动之后自动建立了一个新文档,注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”,单击工具栏上的"新建空白文档"按钮,现在我们就又新建了一个空白的文档,它的名字叫做“文档2.doc”。
再单击这个按钮,就出现了“文档3”。
这是我们新建一个文档最常用的方法。
如图1所示:
图1
1.1.2打开文档
打开和新建一样,单击工具栏上的“打开”按钮,就可以打开一个“打开文件”对话框。
如图2所示:
图2
保存文档:
保存文档和新建也是一样的,单击工具栏上的“保存”按钮,就可对所编辑的文档进行保存,如果该文档是第一次建立它会弹出一个对话框,询问该文档保存的位置,如图3、4所示:
图3
将文件保存到相应位置的对话框:
图4
1.1.3文档和退出Word
单击标题栏中的关闭按钮或是工具栏中的关闭选项都可将当前正在编辑的文档关闭,如果我们当前只编辑了一个word文档,那么这一步操作将连同Word一并关闭。
如图5、6所示:
图5图6
在打开了几个文档的时候可以直接退出Word,打开“文件”菜单,选择“退出”命令,就可以直接退出Word。
选择这个命令后,出现了一个对话框,这是提示我们要关闭的文档没有存盘,要不要现在保存,
图7
这是Word的一项功能。
如果在上次保存之后你又对文档做了改动,它就会提醒你进行保存。
1.1.4Word基本界面
Office2003与Office2000类似同样有个智能菜单的功能,可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。
如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话,Word就会自动把它隐藏起来,减少菜单中直接显示命令的数目。
如果要用隐藏起来的命令,只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。
图8
我们还可以改变菜单栏的位置:
在菜单栏的空白处按下鼠标左键,往下拖动,菜单栏的位置就改变了。
工具栏也可以这样拖动,点住工具栏左边的竖线,拖动鼠标,就可以改变工具栏的位置了。
图9
改变工具栏位置:
图10
还有其他一些工具栏没有显示,如果要显示它们,可以在工具栏上单击右键Word会列出所有工具的快捷选项,我们可以根据需要选择常用的工具。
1.2排版的使用
1.2.1文字的格式
在文档中如何输入一个X的平方:
先输入“X2”,然后将2选中,打开“格式”菜单,单击“字体”命令,打开“字体”对话框,在下面的“效果”栏中选择“上标”,单击“确定”按钮,这样就可以了(如图11)。
图11
这个上标是文字格式的一种,在Word里,有关字的特殊效果基本上是用文字格式来实现的。
下面说一下文字的格式:
1.常用文字格式
文字的格式可以说就是文字的外观,文字的字体和字号是最常用的文字格式。
此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。
我们来看一下:
选中这里第一段的文字,单击工具栏上的这个“加粗”按钮,选中文字的笔画就变粗了;再单击这个按钮,让按钮弹起来,文字又恢复原状了;单击这个“倾斜”按钮,可以把文字变成斜体显示;单击“下划线”按钮,选中的文字下面就出现了下划线。
想把这个下划线设置成红色的波浪线,单击“下划线”按钮中的下拉箭头,选择这种波浪线,下划线变成波浪线了;再单击这个箭头,这次选择“下划线颜色”项,从弹出的颜色面板中选择“红色”,在文档中单击取消选择状态,它就变成你要的样子了。
2.设置动态效果
选中文字,打开“格式”菜单,单击“字体”命令,打开“字体”对话框,单击“文字效果”选项卡,单击“动态效果”列表中的“赤水情深”,单击“确定”按钮,这样就设置好了。
刚才的那个对话框里好像还有很多选项,这些也都是文字的格式,不过我们平常能用到的不多。
如果你感兴趣的话,可以看对话框的预览框中显示的效果(如图12)。
图12
3.西文字体的中文格式
选中要设置的文字,打开“格式”菜单,单击“字体”命令,打开“字体”对话框,在这里就可以设置文字的格式了。
需要说明的是,这里的字体设置是把中文字体是和西文字体分开的,而不是像工具栏把中西文一起设置。
单击“中文字体”下拉列表框,选择“黑体”,单击“西文字体”下拉列表框,选择“使用中文字体”,这样就可以让西文字体也使用黑体。
在“字形”列表框中选择“加粗”,从预览框中可以看到文字的变化,它的作用相当于选择了工具栏中的“加粗”按钮;从字号列表框中选择“二号”,预览框中的文字同时变大了;单击“文字颜色”下拉列表框中的箭头,单击“其它颜色”按钮,从弹出的颜色设置对话框中选择想要的颜色,单击“确定”按钮,把颜色赋给选定的文字;单击“下划线”下拉列表框中的下拉箭头,选择这种较粗的双线,然后这里的“下划线颜色”就成为可选项了。
单击这个下拉箭头,从面板中选择“粉红”,单击“确定”按钮,选中的文字格式就设置好了。
1.2.2段落的格式
1.段落间距
把光标定位在要设置的段落中,打开“格式”菜单,选择“段落”命令,打开“段落”对话框,在“间距”选择区中,单击“段后”设置框中向上的箭头,把间距设置为“6磅”,单击“确定”按钮,这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了,这里的段和段之间并不是用回车来分开的。
2.对齐方式
在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种,分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。
这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐;我们单击这个“居中”按钮,这是居中的效果;单击“右对齐”按钮,这是右对齐的效果,再单击这个“分散对齐”按钮,文字就这样来排列了。
Word的左对齐,因为用得比较少,所以在W
ord里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。
日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。
实际上,左对齐的段落里最右边是不整齐的,会有一些不规则的空,而两端对齐的段落则没有这个问题。
3.段落行距
行距就是行和行之间的距离,选中全文,打开“格式”菜单,单击“段落”命令,单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头,选择“1.5倍行距”,单击“确定”按钮,就可以改变整个文档的全部行距了。
4.段落的缩进
段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式,标尺上有这几种缩进所对应的标记。
这几个标记分别代表了段落不同部分的位置:
首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格,首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置;标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的,但是拖动不同的标记会有不同的效果;拖动左缩进标记,可以看到首行缩进标记也在跟着移动,也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置,而左缩进标记则是影响到整个段落的。
如果要把整个段的左边往右挪的话,直接拖这个左缩进标记就行了,而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。
右缩进标记表示的是段落右边的位置,拖动这个标记,段落右边的位置发生了变化。
需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记,这样就可以平滑地拖动了。
5.自动套用格式
此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式:
打开“格式”菜单,单击“自动套用格式”命令,打开“自动套用格式”对话框,选择套用文档类型为“常用文档”,单击“确定”按钮,Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了;当然也可以选择“信函”和“电子邮件”两种样式来进行设置。
6.使用对话框
段落格式也可以通过对话框来设置:
打开“格式”菜单,单击“段落”命令,打开“段落”对话框,在“缩进”一栏中单击“特殊格式”下拉列表框,从列表中选择“首行缩进”,在后面的输入框中输入缩进的数值,设置好左右缩进的距离,(可以设置负值)单击“确定”按钮,段落的格式就设置好了(如图13)。
图13
1.2.3边框和底纹
1.段落的边框和底纹
把光标定位到要设置的段落中,打开“格式”菜单,打开“边框和底纹”对话框,选择“方框”,在“线型”列表框中选择虚线,单击“颜色”下拉列表框中的箭头,从弹出的面板中选择“蓝色”,然后在这个“应用范围”下拉列表框中选择“段落”,单击“确定”按钮,我们就给这个段落加上了一个边框(如图14)。
图14
再来加一个底纹:
打开刚才的对话框,单击“底纹”选项卡,将填充颜色选择为“灰色-30%”,同样把“应用范围”选择为“段落”,单击“确定”按钮,段落的底纹就设置好了(如图15)。
图15
还可以通过工具栏来给段落设置边框和底纹,单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮,在界面中出现“表格和边框”工具栏,单击“绘制表格”按钮,取消绘制表格状态;选中要添加边框的段落,单击“边框”按钮的下拉箭头,从弹出的面板中选择“外部边框”按钮,选中的段周围就出现了边框,单击“底纹”按钮的下拉箭头,选择“灰色30%”,就给选中的文字添加了底纹。
这里还可以自己定义边框线:
使用“线型”下拉列表框选择线型为双线;选择颜色为“蓝色”,单击“边框”按钮的下拉箭头,选择“左框线”单击,就可以给段落设置一个蓝色双线的左框线
2.页面的边框和底纹
打开刚才的对话框,单击“页面边框”选项卡,单击“艺术型”的下拉列表框,选择第一个“苹果”单击,注意这里的“应用范围”是“整篇文档”,单击“确定”按钮,我们就给这个文档设置了一个艺术型的页面边框。
1.2.4项目符号和编号
1.自动编号
自动识别输入:
当输入1,顿号,然后输入项目,回车,下一行就出现了一个“2、”,如果认为输入的是编号,就会调用编号功能,设置起编号来很方便。
不想要这个编号,按一下Backspace键,编号就消失了。
2.项目符号
Word的编号功能是很强大的,可以轻松地设置多种格式的编号以及多级编号等。
一般在一些列举条件的地方会采用项目符号来进行。
选中段落,单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮,就给它们加上了项目符号。
和去掉自动编号的方法一样,把光标定位到项目符号的后面,按Backspace键,就可以了。
另外还有一种作法:
把光标定位到要去掉的项目符号的段落中,单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮,也可以把这个项目符号去掉。
改变项目符号的样子:
打开“格式”菜单,单击“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,现在是“项目符号”选项卡,选择一个喜欢的项目符号,然后单击“确定”按钮,就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了(如图16)。
图16
自定义一个:
打开“项目符号和编号”对话框,选择一个项目符号的样式,单击“自定义”按钮,打开“自定义项目符号列表”对话框,单击“项目符号”按钮,打开“符号”对话框,从“字体”列表中选择一种喜欢的字体,然后选择一个喜欢的符号,单击“确定”按钮,回到“自定义项目符号列表”对话框,单击“确定”按钮,就可以把刚才选中的符号作为项目符号了(如图17)。
图17
3.编号设置
打开“格式”菜单,单击“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,现在这里默认的就是“编号”选项卡了,有很多的编号可以选择(如图18)。
图18
想用中文的一、二、三也可以,但要设置一下。
选择一种编号,单击“自定义”按钮,打开“自定义编号列表”对话框;从“编号样式”下拉列表框中选择中文的“一,二,三…”,在上面的“编号格式”的输入框中就出现了我们选择的样式,我们在后面输入一个顿号,将括号删除;从右面的预览框中可以看到设置的效果。
单击“字体”按钮,打开“字体”对话框,将“中文字体”设置为“楷体”,单击“确定”按钮,回到“自定义编号列表”对话框,可以看到编号的字体已经变成楷体了(如图19)。
图19
1.2.5制表位
1.对齐功能
要使文字在分隔后再对齐,可以使用空格,但这样往往没有办法对齐,因此要使用制表位来进行设置。
先来设置一下:
打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中,单击“确定”按钮(如图20)。
图20
在文档中,选项A和B之间有一个灰色的箭头,这个就是制表符,将光标定位到下面,输入一个A,按一下Tab键,再输入一个B,在标尺的中间位置单击,文字的位置发生了变化,这就是制表位在起作用。
刚才在标尺的中间位置单击设置了一个制表位,这个B就是以设置的制表位的地方来对齐的。
通常是在不想使用表格但又想获得有合适对齐方式的列表中使用制表位,先设置好制表位,在标尺上单击,设置一个左对齐式制表位,单击标尺左上角的制表符,把当前设置的制表位变成居中式制表位,再在标尺的合适位置单击,设置一个居中式制表位,然后输入文字;每个制表符后的文字都按照制表位的位置对齐了,在左对齐制表位下的文字靠左对齐,而居中式制表位下的文字则是居中对齐。
2.前导字符功能
这个目录里的这些编号就是用制表位来定位的,同时它们也使用了前导字符。
我们来做一下:
新建一个文档,打开“格式”菜单,单击“制表位”命令,打开“制表位”对话框,在输入框中输入“8”,“对齐方式”选择“右对齐”,“前导字符”选择小圆点,单击“确定”按钮。
输入“第一章”,按一下Tab键,输入1,现在在1的前面就有小圆点和前面的“第一章”相连。
图21
1.2.6使用格式刷
格式刷就是“刷”格式用的,也就是复制格式用的。
在Word中格式同文字一样是可以复制的:
选中这些文字,单击“格式刷”按钮,鼠标就变成了一个小刷子的形状,用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。
图22
我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。
把光标定位在段落中,单击“格式刷”按钮,鼠标变成了一个小刷子的样子,然后选中另一段,该段的格式就和前一段的一模一样了。
如果有好几段的话,先设置好一个段落的格式,然后双击“格式刷”按钮,这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式;单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。
另外还可使用组合键:
Ctrl+Shift+C、 Ctrl+Shift+V
把光标定位在第一段中,按Ctrl+Shift+C键,把格式复制下来,再把光标定位到第二段中,按Ctrl+Shift+V键,上个段落的格式就复制了过来;再把光标定位到第三段中,按Ctrl+Shift+V键,格式也复制到了这里。
1.2.7样式
如果想把文档中所有小字的字体变成“幼圆”,若用格式复制的话要费好多时间,如果用样式来设置就很简单了,文档中这些字体都使用了“正文”的样式,将光标定位在该段落中,打开“格式”菜单中“样式”对话框(如图23):
图23
选中“样式”中的“正文”,右键选中“修改”按钮,弹出“更改样式”对对话框(如图24):
图24
单击“格式”按钮,从弹出的菜单中选择“字体”,打开“字体”对话框:
图25
选择“中文字体”为“幼圆”,“西文字体”为“使用中文字体”,单击“确定”按钮,回到“更改样式”对话框,单击“确定”按钮,回到“样式”对话框,单击“关闭”按钮,文档就按我们的要求变化了。
样式,可以说是一种格式的组合,格式刷在复制格式时是连同样式一起来复制的。
我们来设置一个标题的样式:
选择文档中的任意一个段落,然后把它们的格式设置为我们要求的样子:
黑体、加粗、居中、一号字,然后把光标定位在这个段中,打开“格式”菜单,单击“样式”命令,打开“格式和样式”对话框,单击“新样式”按钮,弹出“新建样式”对话框,在“名称”一栏输入“黑体标题”,确认“样式类型”为“段落”,单击“后续段落样式”下拉列表框,选择我们刚起的名字“黑体标题”,单击“确定”按钮,这个样式就建立好了。
单击“关闭”按钮返回编辑状态(如图26)。
图26
1.2.8分栏
打开“格式”菜单,单击“分栏”命令,打开“分栏”对话框,选择“两栏”,单击“确定”按钮,现在我们的文档就是按两栏来排版的了(如图27)。
图27
若让一段文字分四栏显示,先选中整个段落,然后打开“格式”菜单,选择“分栏”命令,打开“分栏”对话框,在“栏数”输入框中输入“4”,“应用范围”选择“所选文字”,单击“确定”按钮,文档就设置好了。
调整栏宽:
打开“分栏”对话框,这里有“栏宽”和“间距”两个输入框,单击“栏宽”输入框中的上箭头来增大栏宽的数值,“间距”中的数字也同时变化了。
单击“确定”按钮即可。
在分栏中间加分隔线:
打开“分栏”对话框,选中“分隔线”前的复选框,单击“确定”按钮,在各个分栏之间就出现了分隔线。
设置栏宽不等:
打开“分栏”对话框,选择“偏左”,然后单击“确定”按钮,这样就设置了一个偏左的分栏格式;如果想设置多栏的不等宽分栏,先打开“分栏”对话框,在“栏数”输入框中输入“3”,确认“栏宽相等”前的复选框没有选中,对各个栏宽分别进行设置,单击“确定”按钮,一个不等宽的三分栏就设置好了。
使用分栏符在段落结束位置开始分栏:
把光标定位到这个段落的后面,打开“插入”菜单,单击“分隔符”命令,从弹出的“分隔符”对话框中选择“分栏符”,单击“确定”按钮,这样就可以了。
1.3表格的使用
1.3.1插入表格
打开“表格”菜单,单击“插入”选项,单击“表格”命令,打开“插入表格”对话框,设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮,所需表格就插入到文档中了(如图28)。
图28
插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮,单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了(如图29)。
图29
Word2003允许在表格中插入另外的一个表格:
把光标定位在表格的单元格中,插入的表格就显示在了单元格中。
在单元格中单击右键,选择“插入表格”命令,也可以在单元格中插入一个表格。
1.3.2单元格的选取
就像文章是由文字组成的一样,表格也是由一个或多个单元格组成的。
所以单元格就像文档中的文字一样,要对它操作,必须先选取它。
把光标定位到单元格里,在“表格”菜单里的“选则”选项中可选取行、列、单元格或者整个表格(如图30)。
图30
还有下面一些方法:
把光标放到单元格的左下角,鼠标变成一个黑色的箭头,按下左键可选定一个单元格,拖动可选定多个。
像选中一行文字一样,在左边文档的选定区中单击,可选中表格的一行单元格。
把光标移到这一列的上边框,等光标变成向下的箭头时单击鼠标即可选取一列。
把光标移到表格上,等表格的左上方出现了一个移到标记时,在这个标记上单击鼠标即可选取整个表格(如图31)。
图31
1.3.3单元格的合并和拆分
合并一行单元格:
先选中一行单元格,打开“表格”菜单,单击“合并单元格”命令,把选中的单元格合并成一个(如图32)。
合并一列单元格:
先选中一列单元格,打开“表格”菜单,单击“合并单元格”命令,选中的这些单元格也就合并成一个(如图32)。
拆分单元格:
选取单元格,打开“表格”菜单,单击“拆分单元格”命令,弹出“拆分单元格”对话框,选择拆分成的行和列的数目,单击“确定”按钮(如图33)。
也可以在单元格中单击鼠标右键,在打开的快捷菜单中选择“拆分单元格”,或者单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮,可以打开“拆分单元格”对话框(如图34)。
我们还可以选定几个单元格同时进行拆分或者合并。
图32图33图34
1.3.4单元格里的文字格式
选取单元格里的文字,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”项,会弹出几个按钮供选择,单击需要的格式(如图35)。
图35
让所有单元格里的文字格式都一样:
把鼠标移动到表格上,在表格的左上角的移动标记上单击右键,从快捷菜单的“单元格对齐方式”的面板中选择需要的格式,整个表格中的所有单元格就都一样了。
把单元格中的文字竖着排行:
把光标定位到单元格中,单击工具栏上的“更改文字方向”按钮。
事实上可以把表格中的每个单元格看作是一篇独立的文档,里面同样可以有段落的设置,如“两端对齐”、“居中”按钮都可用。
1.3.5绘制表格
插入一个3×5的表格,单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮,鼠标的形状好像是一支笔,在这个单元格的左上角按下左键,拖动鼠标到单元格的右下角,松开左键,就在单元格中加上了一条斜线。
还用这支笔可以在表格中添加横线和竖线来拆分单元格(如图36)。
图36
绘制斜线表头:
这是Word2003提供的一个非常有用的功能,打开“表格”菜单,单击“绘制斜线表头”命令,打开“绘制斜线表头”对话框,在左边的“表头样式”列表框中选择“样式二”,右边“字体大小”使用五号,在这里的行标题输入“科目”,数据标题输入“成绩”,列标题输入“姓名”,单击“确定”按钮,就可以在表格中插入一个合适的表头了(如图37)。
图37
1.3.6插入行、列、单元格
把光标定位在一个单元格里,在“表格”菜单栏里“插入”选项中选“行”、“列”或者“单元格”选项,就会相应的插入行、列、单元格。
或者选取一个单元格,单击常用工具栏上的“插入单元格”按钮,也可以选择插入一行或一列单元格。
把光标定位到表格最后一行的最右边的回车符前面,然后按一下回车,就可以在最后面插入一行单元格了。
把光标定位在表格下面的段落标记前,单击工具栏上的“插入行”按钮,Word会弹出一个对话框,选择要插入的行数,单击“确定”按钮,行单元格就插入进来了。
1.3.7调整表格的大小
调整表格大小有以下一些方法:
把鼠标放在表格右下角的一个小正方形上,鼠标就变成了一个拖动标记,按下左键,拖动鼠标,就可以改变整个表格的大小了,拖动的同时表格中的单元格的大小也在自动地调整。
把鼠标放到表格的框线上,鼠标会变成一个两边有箭头的双线标记,这时按下左键拖动鼠标,就可以改变当前框线的位置,同时也就改变了单元格的大小,按住Alt键,还可以平滑地拖动框线。
选中要改变大小的单元格,用鼠标拖动它的框线,改变的只是拖动的框线的位置。
只改变一个单元格的大小:
所有的框线在标尺上都有一个对应的标记,拖动这个标记,改变的就只是选中的单元格的大小了。
Word还提供了几个表格自动调整的方式:
在表格中单击右键,单击快捷菜单中的“自动调整”项,单击“根据内容调整表格”命令,可以看到表格的单元格的大小都发生了变化,仅仅能容下单元格中的内容了。
选中整个表格,按一下Delete键,将表格中的所有内容全部删除,表格的所有单元格仅仅能容下一个段落标记了。
选择表格的自动调整为“固定列宽”,选中整个表格,按Delete键,可以看到表格框线的位置没有发生变化;选择“根据窗口调整表格”,表格自动充满了Word的整个窗口。
通常希望输入相同性质的文字的单元格宽度和高度一致,先选中这些列,单击“表格和边框”工具栏上的“平均分布各列”按钮,选中的列就自动调整到了相同的宽度;行也可以这样来做。
1.3.8表格的复制和删除
复制表格:
表格可以全部或者部分的复制,与文字的复制一样,先选中要复制的单元格,单击“复制”按钮,把光标定位到要复制表格的地方,
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