办公室职位说明书.docx
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办公室职位说明书.docx
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办公室职位说明书
办公室---职位说明书
一、办公室主任---职位说明书
职位名称
办公室主任
所属部门
办公室
直接上级
行政总监
直接下级
文秘、固定资产管理员、档案管理员、网络管理员、接待员、对外公关、司机、厨师、门卫、宿舍管理员、基建维修、保洁员
任职资格
1、学历
本科以上学历,行政管理、企业管理、人力资源管理、中文等相关专业
2、工作经验
3年以上大、中型企业行政后勤管理工作经验
3、能力要求
具有较强的沟通能力、协调能力、组织能力
岗位职责
1、组织制定办公室相关管理制度;
2、制订办公室年度工作计划、季度工作计划和月度工作计划;
3、组织办公用品、设备的申请、发放等工作;
4、组织和安排公司日常会议,整理会议记录;
5、组织编制本企业的文件编码,并对各类文件、档案进行建档、保管;
6、负责企业各种公章、证照管理,并做好使用登记和年检工作;
7、负责员工食堂和宿舍的日常管理工作;
8、负责车辆的维护、保养和日常管理工作,控制企业交通费用;
9、组织下属员工做好企业安全保卫工作;
10、组织企业文化建设,策划各类文体活动。
关键业绩指标
1、办公用品申报、发放及时率
2、办公设备完好率
3、食宿服务满意度
4、环境卫生达标率
5、安全事故发生次数
6、会议组织满意度
7、文件归档及时率
二、文秘---职位说明书
职位名称
文秘
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
专科以上学历,文秘、行政管理等相关专业
2、工作经验
一年以上相关工作经验
3、能力要求
具有较强的沟通能力、协调能力和执行能力
岗位职责
1、负责企业内、外各类文件的核对、下发和传达工作;
2、协助上级主管进行会议各项事务的准备工作;
3、负责印章的保管和使用,并做好记录;
4、负责传真机、打印机等办公设备的维护、保养和使用等工作;
5、负责办公用品、设备的申请、登记和发放;
6、负责起草会议文件,并进行会议记录;
7、妥善安排来访人员,做好来访登记和接待工作;
8、负责各部门行政财产物资的实物管理;
9、对全体员工日常工作行为进行监督、检查,保证办公管理规定的实施;
10、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、办公用品发放及时率
2、办公设备完好率
3、文件传递的及时性
4、印章使用的准确率
三、固定资产管理员---职位说明书
职位名称
固定资产管理员
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
中专以上学历,财会相关专业
2、工作经验
1年以上企业资产管理经验
3、能力要求
具有高度的责任感,工作认真细致
岗位职责
1、负责公司固定资产的新增、升级、报修、调拨、新增、报废等日常工作;
2、负责公司采购固定资产的到货验收、分发、登记等工作;
3、负责新员工办公设备分配,离职员工办公设备回收工作;
4、资产配件的采购申请,领用登记;
5、闲置资产的调配、出入库登记;
6、负责固定资产盘点核查工作;
7、负责收集汇总公司的预算数据;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、固定资产管理制度的执行
2、固定资产清册的完整性
3、固定资产流失率
四、档案管理员---职位说明书
职位名称
档案管理员
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
大专学历以上学历,档案管理相关专业
2、工作经验
一年以上相关工作经验
3、能力要求
具有高度的责任感,较强的文字表达能力和执行能力
岗位职责
1、热爱本职工作,严守公司机密,认真执行公司档案管理制度;
2、负责档案文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接收、整理、保管和统计工作;
3、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,为公司各类档案的查阅提供方便,做好使用记录;
4、及时收集各类档案,做好整理、修复、装订、编号和归档工作,每年年终做好情况统计;
5、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整,签署齐全,装订整齐,分类科学,使用方便;
6、定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到帐物相符;
7、定期对过期档案提出销毁申请,列出销毁清单,经批准后,按规定销毁;
8、做好档案室的清洁工作,落实防盗、防火、防虫等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制;
9、及时向主管汇报档案工作情况,对各部门归档工作进行业务指导和监督;
10、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、档案存放的有序性
2、档案归档销毁记录的完整性
3、档案借出手续的规范性
4、档案保管的完整性
五、网络管理员---职位说明书
职位名称
网络管理员
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
大专学历以上学历,计算机相关专业
2、工作经验
一年以上相关工作经验
3、能力要求
熟练应用计算机软件,精通计算机硬件维护
岗位职责
1、负责计算机网络服务平台的硬件维护,定时检查硬件设备的完好情况,及时排除故障;
2、负责计算机网络系统的维护工作,保证公司计算机用户终端通信畅通,发现故障及时处理;
3、负责计算机网络服务平台软件的安装、维护,熟悉软件的技术性能和应用功能,提供相应的软件服务;
4、根据公司网络规定,配置Internet连接和办公局域网连接;
5、负责公司网站建设,及时更新网站信息;
6、做好网络配置和设置记录,妥善保管,做好保密工作;
7、定期对公司各部门计算机办公文件进行备份;
8、根据设备运行情况提出设备维修预算;
9、做好公司计算机网络的安全工作;
10、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、网络故障排除及时性
2、网站信息更新效率
3、网络安全
4、数据信息备份及时率
六、接待员---职位说明书
职位名称
接待员
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
中专以上学历
2、工作经验
1年以上相关工作经验
3、能力要求
具有较强的沟通能力、应变能力和丰富的公关礼仪知识
岗位职责
1、按接待程序和服务标准向各户提供有关的接待服务;
2、负责访客、来宾登记、接待和引见工作;
3、负责电话、邮件、信函、报刊、杂志等的接受转发工作,做好工作信息的记录、整理、存档;
4、配合办公室主任完成部分文件的打印、复印工作;
5、负责前台办公用品及设备的清洁、保养工作;
6、维护前台区域整洁,负责区域内报刊杂志,盆景植物的日常维护和保养;
7、负责为出差员工预定机票、火车票、客房等;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1.信息传递及时率
2.接待服务满意度
3.接待记录完整性、准确性
4.资料归档及时率
七、对外公关---职位说明书
职位名称
对外公关
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
大学本科以上学历,工商管理、行政管理等相关专业知识
2、工作经验
3年以上公关管理相关工作经验
3、能力要求
信息收集能力、沟通能力、创新能力
岗位职责
1、参与策划和实施各项公关活动;
2、负责准备公关宣传材料;
3、收集与企业形象、声誉等有关的信息;
4、负责与新闻媒体、社会公众、各界人士、客户、政府机关、协会等保持联系和接触;
5、负责做好公关资料、图片、录音、录像、题词等的收集、整理、记载存档等工作;
6、配合其他部门完成公关活动;
7、协助办公室主任处理公关危机事件,提供信息和决策支持;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、收集有效信息的数量
2、公关资料归档的完整率
3、公关效果评估报告的质量
4、宣传资料的完成率
八、宿舍管理员---职位说明书
职位名称
宿舍管理员
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
中专以上学历
2、工作经验
1年以上宿舍管理工作经验
3、能力要求
具备较强的沟通能力、理解能力
岗位职责
1、负责职工集体宿舍的日常管理工作,贯彻执行公司宿舍管理制度;
2、负责新进职工的住宿登及安排;
3、负责维护夜间宿舍秩序,对宿舍进行全面巡查,发现问题及时处理;
4、负责宿舍安全卫生管理工作,督促员工经常打扫宿舍卫生;
5、负责宿舍楼内的公共物品管理、水电供应;
6、负责宿舍用电、用水及门窗、日光灯等项目的报修工作,及时联系维修工维护修理;
7、对非住宿员工进出宿舍情况进行登记;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、宿舍服务满意度
2、安全事故发生次数
3、维修及时率
4、投诉次数
九、司机---职位说明书
职位名称
司机
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
高中或中专以上学历
2、工作经验
3年以上驾驶经验
3、能力要求
沟通能力、协调能力、人际交往能力
岗位职责
1、按照派车任务按时完成出车任务;
2、安全行车,并做好行车记录;
3、保持车辆内外的卫生整洁,经常进行车辆保养,保持车辆运行状况良好;
4、按规定到指定地点维修,并提供详尽、有效的的费用明细;
5、协助办理停车场、牌照、年检、保险理赔等事项;
6、协助车载物品的搬运和送货;
7、负责企业车辆的管理与存放;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、交通违章总次数
2、百公里耗油量
3、用车满意度
十、厨师---职位说明书
职位名称
厨师
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
高中或中专学历
2、工作经验
1年以上食堂工作经验
3、能力要求
组织能力、沟通能力、执行能力
岗位职责
1、按照食堂的就餐时间开闭食堂,禁止员工在非就餐时间出入食堂;
2、对每餐用料情况进行及时、准确记录,合理控制每餐的用料;
3、负责就餐人数的统计工作,并每月向办公室主任汇报;
4、统计每天的用料情况,及时向办公室主任提出采购建议;
5、及时发现采购原料中存在的质量问题和其他问题,并向办公室主任汇报;
6、按时按质完成食堂清洁卫生工作;
7、了解员工对食堂的意见,定期向办公室主任进行汇报;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、记录、统计信息的及时性和准确性
2、食堂环境卫生情况
3、员工满意度
十一、门卫---职位说明书
职位名称
门卫
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
中专以上学历
2、工作经验
1年以上治安管理工作经验
3、能力要求
沟通能力、解决问题能力、团队协作能力
岗位职责
1、负责人、物进出公司的传达、登记、检查、询问等工作;
2、制止不法分子扰乱企业正常工作秩序;
3、负责职工各类车辆的存放管理,对外来人员的自行车、摩托车、汽车按规定引导存放;
4、负责对治安、消防设备、设施进行日常巡检,确保治安消防设备、设施无损害;
5、负责生产车间内外、厂区的治安巡逻,并做好巡逻记录;
6、负责治安管理工作中突发事件的处理和及时上报;
7、妥善保管配发的安保器械,不得丢失和擅自使用;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、治安、消防设备完好率
2、安全事故安生次数
3、治安工作满意度
十二、基建维修---职位说明书
职位名称
基建维修
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
中专以上学历,机电、管道维修相关专业
2、工作经验
1年以上基建维修工作经验
3、能力要求
具有高度的责任感、沟通协调能力
岗位职责
1、按照有关部门的报修通知,及时维修基建设施;
2、负责对公司基础设施进行日常维修巡检,及时处理各种隐患;
3、负责改造工程和维修工作的现场监督和协调,并对土建工程进行验收;
4、负责维修工作的安全文明施工管理,保证施工无安全隐患;
5、保管好各种基建物资;
6、负责组织灾害气候期间的抢险和防护工作;
7、进行基建工程成本预算,节省企业基建成本开支;
8、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、后勤设施维修及时率
2、事故发生次数
十三、保洁员---职位说明书
职位名称
保洁员
所属部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
任职资格
1、学历
初中学历
2、工作经验
1年保洁工作经验
3、能力要求
执行能力、关注细节的能力
岗位职责
1、搞好区域内的卫生保洁工作,保质保量完成负责区域内卫生;
2、妥善保管清洁工具和用品,并控制清洁用品的使用量;
3、清洁过程若发现公共设施损坏、故障等,应及时报告主管;
4、定期做好消毒工作;
5、完成领导交办的其他临时性工作。
关键业绩指标
1、清洁任务完成情况
2、清洁设备完好率
3、环境卫生满意度
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