GJB9001采购控制程序.docx

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GJB9001采购控制程序

GJB9001采购控制程序

1范围

通过对采购过程的有效控制，使采购物资的质量、进度、价格、服务等方面得到有效保障。

本程序适用于产品结构性原材料、辅助材料、电子机械设备等。

2引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T19000-2008质量管理体系基础和术语

GB/T19001-2008质量管理体系要求

GJB9001B-2009质量管理体系要求

GJB1405A-2006装备质量管理术语

3职责

3.1主管经理负责“CAST”、“七专”、军品主要原材料合格供方、采购计划的审批、监督、控制。

3.2计划生产部负责生产批次计划的下达。

3.3物资供应部负责原材料采购、库房管理；负责组织对供方做市场调查和评定工作，并保持与供方的沟通和处理质量问题。

3.4质量部负责采购产品的验证以及提供原材料检验作业指导书。

3.5设计研究所负责产品所用材料及材料消耗定额的制定下发。

3.6技术部负责提供；负责提供原材料检验所需标准。

4控制要求

4.1工作流程

4.2对供方的管理

公司把评价合格的供方作为供货来源和采购的依据；对顾客要求控制的采购产品，公司应邀请顾客参加对供方的评价和选择；选择、评价供方时，应确保有效地识别并控制风险；经考核合格的供方列入合格供方名录，并建立档案，记录其供货情况。

合格供方名单应根据供方的动态适时进行调整和修订。

涉及顾客控制要求的，应征得顾客的书面认可。

4.2.1对新增供方的审核

对新增供方按推荐、资质审核、供方样件检测、供方样品试用的程序进行，再由物资供应部组织公司考评小组评定，最终判断是否录入“合格供方名单”。

4.2.2对合格供方的管理

对合格供方的考核，由考评小组每年进行一次，详见《供方考评细则》。

4.2.3对合格供方的风险管理

风险管理是企业通过对风险的识别和衡量，采用合理的经济和技术手段对风险进行处理，以最小的成本获得最大安全保障的一种管理行为。

4.2.3.1对供方潜在风险的识别

4.2.3.2供方潜在风险主要有合同签订风险、交货能力风险、环保供方“R0HS”风险、运输风险、来料质量风险、售后服务风险等因素。

4.2.3.3对供方的风险控制

a）合同签订风险控制

合同作为市场主体之间经济交往的主要载体，因此它成为企业经营风险的主要来源之一。

计划采购人员在签订合同时，应对供方主体资格进行审查，要明确供方商标、组织形式、所有制性质、责任种类等基本情况，详见《供应部合同管理规定》。

b）交货能力风险控制

为了预防供方意外情况拖延交货期，计划采购人员应做好事前规划、事中执行、事后考核。

──事前应充分了解供方的生产能力，设备状况，给予供方合理的交货时间，要求其提供生产计划表或交货日程表，同时要准备好替代货源。

──事中要落实生产进度，加强交货前的催货工作，如有数量变更应及时通知供方。

──事后要对交货期延迟的原因进行分析，对供方所造成影响要予以追究，做好对其考评记录，视情况取舍其合格供方资格。

c）环保供方“R0HS”风险控制

环保供应商应通过IS014001环境体系认证，供应部要对供应商“R0HS”产品的实现过程和可靠性进行风险评估，对于存在潜在风险较大的供应商不能作为环保供应商。

对合格的环保供应商，供应部要与其签订《环保供应商承诺书》和《环保供应商处罚协议》。

供方所供产品必须符合“R0HS”标准，并提供“R0HS”检测报告，报告由供应部环境管理员收集归档。

公司考评小组每年要对合格环保供方进行一次评审，对不能满足环保要求的供方应取消其供方资格，对已经造成经济损失的供方要严格按照双方签订的《环保供应商处罚协议》执行。

d）物料运输风险控制

为了避免物料运输过程中的可能会发生意外事件，计划采购人员应要求供方提供物流公司的相关资质和信息，供方在考察物流公司时，首先要考虑承运方是否具有防范来自大自然的破坏所造成风险的承受能力及应急方案；其次应选择诚信度高、实力规模大、应变能力强、服务态度好、快捷便利的物流公司来实现运输任务，并应与物流公司签订货物运输赔偿保险。

确保运输货物预期安全抵达。

e）来料质量风险控制

计划采购人员在选择供应商时，首先具备这三个条件：

一是要在合格供方范围内；二是要有完善的质量保障体系；三是已通过IS09001质量体系认证；只有严格质量管理体系才是控制来料质量风险的根本保障。

质量部要做好入库前复检，原材料检验员应做好复验准备工作，要按照原材料作业指导书或相关标准进行验收，对不合格品要进行隔离。

计划采购人员负责不合格品的退货处理工作。

f）售后服务风险控制

计划采购人员要做好供方售后服务的相关准备工作，正确传递服务信息，争取供方在第一时间做好售后支持。

供应部要加强供方售后服务方面的考核，把供方服务意识、服务态度、服务质量、服务能力、反应速度等方面作为合格供方评定依据。

促进供方做好售后服务支持。

4.2.4公司考评小组由物资供应部、质量部、计划生产部、设计研究所、技术部、财务部有关人员组成。

4.3采购文件

4.3.1采购文件依据“合格供方名单”中供方提供的产品明细，以及技术图纸、技术文件、供货协议书等制定。

4.3.2采购文件应清楚地说明对采购物资的要求。

4.3.3采购文件经主管经理签字批准后生效。

4.3.4采购文件在物资供应部存档、并分发至相关部门执行，采购文件的更改按文件控制程序执行。

详见《文件控制程序》。

4.4采购计划编制

4.4.1采购前，计划员应按现行有效的采购文件编制采购计划。

4.4.1.1原材料采购计划的编制按生产部门下达的批次计划执行；

4.4.1.2辅助材料采购计划的编制按各单位报批的计划执行；

4.4.1.3设备采购计划以总经理批准的申请报告为依据。

4.4.2“采购计划”编制后，经主管经理或授权人批准后实施。

4.5采购计划的执行

4.5.1计划员按批准的采购计划执行采购任务。

4.5.2原材料采购应在合格供方名单中选择最佳供方，采购时应先签订“工矿产品购销合同”,辅助用料在合格供方中根据实际情况，选择比价采购、定点采购、协议定价采购方式进行；对设备的采购按主管经理批准意见，选择执行招标、比价、议价方式进行。

4.5.3计划员在采购物资时，应将公司的技术要求、质量标准及时提供给供方。

4.5.4计划员对采购物资的进度应做好跟踪工作，对采购过程中出现的异常事项应及时向领导汇报争取妥善解决。

4.6例外采购

在特殊情况下，原材料需要从合格供方以外采购时，须得到部长和主管经理批准后实施。

4.7采购计划的变更

计划生产部下达的生产计划和各部门报批的计划需变更时，应及时以书面形式通知物资供应部。

4.8采购物资的验证

4.8.1对采购物资的验证可采用以下三种方式：

4.8.1.1由检验人员进行进货验证；

4.8.1.2委托第三方在现场实施验证；

4.8.1.3由本公司或顾客在供方现场实施验证。

对顾客要求控制的采购产品，物资供应部门应邀请顾客参加对供方的评价和选择。

对验证方法，在采购合同中应明确规定。

4.8.2验证活动包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等，应在检验规范中明确规定验证方式。

4.8.3公司应编制采购产品的验证准则。

顾客参加验证活动不能免除组织提供可接受产品的责任。

4.8.4公司应保持采购产品的验证记录，当公司委托供方进行验证时，应规定委托的要求并保持委托和验证的记录；记录保存时间应与产品寿命周期相适应。

4.8.5应编制采购产品复验技术要求和复验目录，材料变更时需经顾客同意，对我公司无复验条件的项目送有资质机构检测复验。

4.8.6采购物资到库后，应先入待验库，检验员依据《检验和试验控制程序》进行检验或验证，并做好记录。

4.9采购新设计和开发的产品

公司应对采购新采用的关键或主要原材料实施控制。

4.9.1要进行充分论证，并按规定审批；

4.9.2在技术协议或合同中，明确对供方的技术要求和质量保证要求；

4.9.3使用前要进行充分论证，确认满足要求后方可使用；

4.9.4技术状态应与我公司的最终产品要求相协调；

4.9.5签订技术协议或合同时，应征得顾客同意并签署意见。

4.10经检验合格的原材料，由检验员出具质量证明文件后办理入库手续。

4.11在采购过程中形成的记录按《质量记录控制程序》执行。

5相关文件

DXCG04.01-2011质量记录控制程序

6质量记录

合格供方名单WF-SP-02

采购文件WF-SP-16

采购计划明细表WF-SP-21

工矿产品购销合同WF-SP-22

供方评定记录表

编号：

GY-7.4-01序号：

供方名称

地址

电话传真

联系人

本公司主要的采购产品

供方简介及质量能力评价（附对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明资料共页）：

供应部签名：

日期：

首次供货检测量结果及结论（是否小批供货）：

检测报告编号：

质管部签名：

日期：

小批量试用加工适用性结果及结论：

生产部签名：

日期：

小批量试用检测结果及结论：

质管部签名：

日期：

评定结论（是否列入合格供方名录）

管理者代表签名：

日期：

年度复评记录

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

时间

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

时间

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

时间

合格供方名录

编号：

GY-7.4-02编制：

批准：

日期：

序号

供方名称

供应的产品名称及类别（A,B,C）

首次列入日期

评定表序号

年度复评结果

供方业绩评定表

编号：

GY-7.4-03序号：

供方名称：

地址：

电话／传真：

联系人：

供应产品及类别（A,B,C）：

进货物资质量控制方式[在（）内标注a]：

进货检验（）；进货外观验证（）；本公司到供方现场验证（）；

顾客到供方现场验证（）；顾客到本公司现场验证（）。

质量得分（占60％）：

（合格批次／到货总批次）X60

质量评分：

按期交货得分（占20％）：

（按时到货批次／到货总批次）X20

交期评分：

其他情况（占20％）：

如包装质量、售后服务、配合度等。

其他评分：

总评分及处理建议：

供应部经理签名：

日期：

管理者代表意见（总分100％，低于60分或质量得分低于48分时填此栏）：

签名：

日期：

月采购计划

编号：

GY-7.4-04序号：

序号

采购物品名称

型号规格

计划数量

实购数量

计划到货日期

实际到货日期

备注

编制：

日期：

审核：

日期：

批准：

日期：