合同管理细则.docx
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合同管理细则.docx
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合同管理细则
中煤黑龙江煤炭化工(集团)有限公司
合同管理实施细则
(草案)
第一章总则
第一条为加强中煤黑龙江煤炭化工(集团)有限公司(以下简称中煤龙化(集团)公司)采购物资合同管理工作,规范中煤龙化(集团)公司采购物资合同管理行为,保证依法签订、履行、变更和解除合同,防范法律风险,规避经济纠纷,维护集团公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中国中煤能源集团有限公司合同管理办法》、《中煤龙化(集团)公司物资采购管理办法》等相关规定,结合中煤龙化(集团)公司实际,制定本细则。
第二条本细则所称物资采购合同包括:
战略合作框架协议、长期供货协议和标准采购合同。
(一)战略合作框架协议是指对重要战略物资,在互惠互利、共同发展、建立战略伙伴关系的基础上,与战略供应商订立的框架性购销协议。
(二)长期供货协议是指对大宗材料、主要配件及通用设备等物资,在建立稳定合作关系的基础上,与主力供应商订立的长期性购销协议。
(三)标准采购合同是指与供应商签订的明确约定标的物、价格、数量、质量、交货期、结算方式等要素的“一单一签式”购销合同。
第三条本细则所称合同管理包括合同谈判、合同起草、合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同存档以及合同考核等全过程管理。
第四条本细则适用于中煤龙化(集团)公司及所属企业、中煤能源黑龙江煤化工有限公司采购物资合同的管理。
第二章合同管理机构及职责
第五条中煤龙化(集团)公司采购部是采购物资合同主办部门,负责合同谈判、合同起草、风险识别控制、合同履行及合同变更/解除申请。
第六条中煤龙化(集团)公司采购部将设立专业岗位及人员负责办理合同审批手续、组织合同的签署、办理合同变更/解除/转让手续,负责合同档案管理、合同统计及合同考核等事务。
第七条中煤龙化(集团)公司法律事务部是采购物资合同的审查部门,负责对中煤龙化(集团)公司采购物资合同的合法性、严谨性和可行性进行审查,负责合同合规风险、法律风险的识别与控制。
第八条中煤龙化(集团)公司财务管理部、经营管理部是中煤龙化(集团)公司采购物资合同会审部门,负责中煤龙化(集团)公司采购物资合同财务及经营风险的识别与控制。
第三章合同的准备
第九条合同主办部门应在合同签订之前组织相关部门和人员与中标人开展合同谈判。
合同谈判应以招投标文件、中标通知书、中标人承诺及其他寻源文件、技术文件等为依据,对合同相关条款进行协商签订。
第十条总部集中采购物资标准合同文本包括商务文件和技术文件,内容一般应包含且明确约定:
(一)当事人名称、住所、法定代表人、联系人;
(二)标的物;(三)质量;(四)价格或价格计算方式;(五)履行期限、地点和方式;(六)违约责任;(七)解决争议的方式;(八)适用法律等。
第四章合同的审批
第十一条总部集中采购物资合同的审批通过将法律事务管理系统实现。
审批流程为:
(一)合同主办部门拟订合同文本并上传到法律事务管理系统;部门负责人进行业务风险评价审核后提交合同管理部门;
(二)合同管理部门提交采购部副经理复审、经理审核、公司主管领导审批;
(三)提交财务管理部、经营管理部会审;
(四)提交法律事务部审查;
(五)对于采购金额大于5万元人民币的合同,提请中煤龙化(集团)公司财务总监审批;
(六)对于采购金额大于10万元的固定资产合同,需提报中煤龙化(集团)公司总经理审批。
(七)合同审批通过后系统自动完成编号,合同管理部门负责打印合同文本,并组织书面合同的签署事宜。
第十二条合同审批关键点:
(一)业务风险审核:
主要包括对采购物资技术参数、数量、质量、价格、供应商资质、信用、供货能力等进行审核,对合同条款进行风险控制修正;
(二)财务风险审核:
主要对合同付款条件审核,并对资金来源等进行核实及评价;
(三)法律风险审核:
主要对合同合法性和严谨性进行审核。
第五章合同的签署
第十三条未按照本细则规定履行审批程序并得到批准的合同,不得签署。
第十四条各类合同必须以书面形式签署;合同的签署时间应为签署合同的真实时间。
因特殊原因导致合同补签的,应按照本细则规定履行相关审批程序。
第十五条合同签署程序为:
(一)由合同管理部门准备待签合同文本一式五份;
(二)组织协调供应商等外部单位完成合同的签署;
(三)组织协调相关所属企业完成合同的签署;
(四)按照中煤龙化(集团)公司合同签署管理权限完成合同的最终签署。
第十六条合同签署权限为:
所有合同必须由签约双方法定代表人或被授权人签署。
第十七条签署合同时,应检查签约人的资格。
(一)合同签署人必须是本单位法定代表人或被授权人。
(二)法定代表人直接签署合同时,应出示加盖公章的《营业执照》复印件和《法定代表人身份证明书》;代理人签订合同时,必须出示加盖公章的《营业执照》复印件和授权明确的《授权委托书》。
第十八条合同管理部门将签署完毕的合同扫描后上传至法律事务管理系统,并填写合同生效信息。
第十九条合同签署生效后,应尽快分发到相关单位和部门执行。
(一)合同管理部门负责将订立的书面合同正本二份、副本份进行分发。
其中:
合同正本二份分别转交签约供应商和采购部存档;合同副本三份分送合同主管部门、法律事务部和财务管理部等相关单位。
第六章合同的履行、变更和解除
第二十条合同生效后,合同主办部门应及时跟踪检查履行情况。
如发现问题,要及时处理;必要时可根据需要实地调查对方履约情况。
如签约对方违约,应注意及时收集、保存有关的书面文件,并应立即会商法律部门研究相应对策,及时采取措施。
在合同执行过程中,如签约对方发生破产、清算、兼并、重组等重大事项,相关单位和部门应立即会商法律部门及时采取措施,维护中煤龙化(集团)公司的合法权益。
第二十一条合同的变更或解除,必须按以下程序办理。
(一)合同在履行过程中,法律规定或合同约定允许变更或解除合同的条件出现时,可以变更、转让或解除合同;
(二)变更或解除合同的审批权限和程序,与原合同的审批权限和程序相同;合同变更后,合同编号不予改变。
(三)需要变更或解除合同,应在法律规定或合同约定的条件下,在合理期限内与对方当事人进行协商、书面函告、限期答复;
(四)合同主办部门在收到要求变更或解除合同的正式文件、信函后,应及时按程序处理。
第二十二条合同的变更或解除应注意以下事项:
(一)主体变更,应征得合同各方书面同意;
(二)有担保条款的合同变更,应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章;
(三)经上级主管部门或相关部门批准或登记的合同,变更或解除协议应报原批准部门批准或重新登记;
(四)经公证的合同,所达成的变更或解除协议,应报原公证机关重新公证;
(五)变更或解除合同的协议在尚未达成或批准以前,原合同继续有效,仍应履行。
第七章合同的档案管理
第二十三条合同管理部门根据合同编号设立合同台帐,对合同的编号、标的物类别、当事人、标的物规格和数量、履行情况、变更、转让、解除等情况进行登记,以便随时掌握合同的订立及履行情况。
第二十四条龙化采购部负责完成中煤龙化(集团)公司采购物资合同年度签署情况及年结转量的统计,经采购部相关业务部门负责人签字确认、采购部副经理和经理批准后,将电子合同及纸质合同转交中煤龙化(集团)公司档案管理部门存档。
第二十五条合同管理部门通过登陆法律事务管理系统监控各项合同的签批状态;通过登记借阅情况掌握合同的出借、存放状态;通过合同签署统计表反映合同的详细分类、项目情况,并定期进行数据分析。
第二十六条采购部应建立和完善合同文件、档案交接制度。
在合同订立和执行过程中,若负责合同准备、合同签订、合同履行、或合同档案管理的人员发生工作变动,应认真做好交接工作,及时、全面移交合同文件、档案,办理交接手续。
未办妥合同文件、档案交接手续的,不得办理离职手续。
第二十七条采用电子签章方式签署的合同,合同正本电子文档的归档适用本条规定。
第八章合同纠纷的解决
第二十八条合同主办部门、合同管理部门、合同会审部门和合同审查部门应以“事前预防为主,事中控制和事后补救为辅”为原则,加强对中煤龙化(集团)公司采购物资合同的审查,依法履行和及时处理履约中发生的纠纷。
第二十九条发生合同纠纷时按以下程序处理。
(一)合同在履行过程中如发生纠纷,合同在纠纷发生后双方协商未达成一致意见或对方未按调解协议执行的,由采购部负责整理有关资料,以书面形式及时交法律部门提出法律意见;
(二)法律部门收到合同纠纷情况资料后,根据情况在七日内提出处理建议;由采购部在法律部门的协助下妥善解决;
(三)通过协商解决纠纷的,应将协商结果形成书面协议,并按协议执行;
(四)协商不成的,需要提起仲裁或诉讼的,根据集团公司及中煤龙化(集团)公司法律纠纷管理办法办理。
第三十条发生合同纠纷时采购部应及时向中煤龙化(集团)公司法律事务部提供下列证据(原件或复印件):
(一)合同文本(包括变更、解除合同的协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书,介绍信及其他有关资料等);
(二)合同履行的有关票据;
(三)有关违约的证据材料;
(四)其他与处理纠纷有关的材料。
第三十一条处理合同纠纷,应特别注意下列问题:
(一)在法律规定的时效内进行,并留足够的申请仲裁或起诉的时间;
(二)在证据可能丢失或以后难以取得的情况下,及时采取证据保全措施;
(三)做好每起合同纠纷情况记录、存案备查。
第三十二条合同纠纷处理完毕,应及时将有关材料汇总、归档,以备查考。
第九章合同的保密
第三十三条各相关部门应根据集团公司保密规定,对合同按照核心商密和普通商密进行分类。
第三十四条对物资采购造成重大影响的合同,合同条款中应有保密条款,合同相关人员应签署保密协议。
第三十五条属于保密范围的合同及相关资料,应按照保密级别和保密期限妥善保管,资料的复制、转递应严格履行审批和登记手续。
第十章合同用章管理
第三十六条合同签署时须加盖法定代表人印章(或由授权代理人签字)和合同专用章。
第三十七条中煤龙化(集团)公司合同专用章按中煤龙化(集团)公司《印章管理办法》有关规定备案后方可使用。
第三十八条合同专用章应固定专人保管,该保管人员应在中煤龙化(集团)公司备案。
第三十九条印章保管人应建立印章使用记录,记录印章的使用日期、签约份数、承办人员等。
第四十条合同承办人员原则上不准携带合同专用章外出签订合同;特殊情况应由主管领导特别批准,印章使用完毕后应及时归还印章保管人。
第四十一条合同专用章若有遗失,应及时登报声明作废。
第十一章奖惩
第四十二条有下列情形的,应视不同情况对合同承办人员、审查人员予以表彰和奖励:
(一)尽职尽责,工作有显著成绩的;
(二)预防或者避免风险,使国家和公司利益免受重大损失的;
(三)其它应该予以表彰、奖励的情形。
第四十三条有下列情形之一,视其情节给予相关责任人员的处分:
(一)未按规定履行合同审批程序,签订合同的;
(二)未履行合同审批程序,擅自签署合同的;
(三)应当签订书面合同而不签订的;
(四)凡未按要求发放、使用或查验《授权委托书》,造成经济损失的;
(五)在合同签订、履行过程中未尽到职责而造成经济损失的;
(六)丢失或擅自销毁合同及合同附件,造成经济损失的;
(七)未遵守保密规定泄密而造成经济损失的;
(八)未及时追究违约者责任,造成经济损失的。
第四十四条违反本细则规定,情节严重或者给企业造成重大损失的,由中煤龙化(集团)公司按照人事管理的分工和权限,对相关责任人依法给予纪律处分,同时追究其相关法律责任。
有犯罪嫌疑的,依法移送司法机关处理。
第十二章附则
第四十五条本细则由中煤龙化(集团)公司负责解释。
第四十六条本细则自印发之日起试行。
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