F425第二矿区设备仪器类档案管理办法.docx
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F425第二矿区设备仪器类档案管理办法.docx
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F425第二矿区设备仪器类档案管理办法
大港油田第二矿区管理服务公司
管理作业文件
文件编码:
GYK05/F4.2.5
设备仪器类档案管理办法
版本:
F
编制部门:
人事劳资部
编制人:
王祖英
审核人:
王俊楼
审定人:
吕勋志
批准人:
王海林
2010-05-18批准2010-05-28实施
────────────────────────────
大港油田公司第二矿区管理服务公司发布
发行版本:
F
修改码:
0
文件编码:
GYK05/F4.2.5
页码:
1/11
设备仪器类档案
管理办法
1范围
为统一规范公司设备仪器类档案管理,制定本办法。
本办法规定了公司设备仪器类档案的管理内容,是对GYK05/F4.2《档案管理程序》的补充。
本办法适用于公司设备仪器类档案的管理。
2术语和简略语
2.1本办法采用GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。
2.2设备仪器类档案:
指引进、购置设备仪器时随机携带的具有查考利用价值的文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的文件材料。
3职责
3.1设备仪器管理部门负责归档工作的督促、指导和归档材料的审核工作。
3.2设备仪器的采购、安装、使用单位的兼职档案员负责设备仪器类文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作。
3.3档案室负责对档案形成部门(单位)归档工作的监督、检查、指导,负责归档材料的整理、编目、保管、提供利用等工作。
4管理内容
4.1归档范围和要求
4.1.1归档范围
a)国产或引进设备的可行性分析研究报告、审批文件、洽谈记录、
合同、协议和往来函件等归入文书档案管理。
b)国产或引进设备随机的文件资料,包括装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量说明书、维修保养说明书、技术质量标准、机械设备安全操作规程、维护保养规程、备件目录、随机的全套图纸及磁盘、录像等各种载体的文件资料。
c)设备安装验收总结报告、安装图等技术资料。
d)重大机械事故分析报告及处理情况记录,设备大修记录及验收单,总承、易损件更换记录,大修出厂合格证等技术资料。
e)设备更新、改装、改进过程中形成的申请书及审批文件,设计图纸及各种检测试验记录等。
f)设备的年检记录、运转记录等由使用部门或设备管理部门收集保存。
g)重要设备报废的技术鉴定书、申请书、批文等。
4.1.2归档要求
a)对于同一型号的多台设备随机档案材料,档案室和设备管理部门各保留1-2套齐全、完整的档案材料,其余材料可由使用单位自行保留,每台设备的合格证要求全部归档。
设备开箱验收时,设备管理部门和档案管理部门的专兼职档案人员参加设备验收,对随机资料的种类、份数、质量由设备使用(或管理)部门认真填写设备开箱验收记录,以保证文件材料的齐全、完整。
b)归档的文件材料必须齐全、完整、系统,字迹工整,图样清晰,折叠美观,案卷质量符合本规范中的各项要求。
c)卷内文字材料属本单位形成的,一律使用蓝黑或碳素墨水书写或者激光打印机打印,不得有复写、复印、圆珠笔等不符合要求的字迹材料。
d)若外单位形成的文字材料出现复印件或圆珠笔字迹时,需对圆珠笔字迹作技术保护处理;复印件应指明原件出处,凡能统一标注的均在案卷备考表内说明复印件的来源及页数,不能统一标注的则在复印空白处标明出处,同时在备考表中注明。
e)归档部门负责编制移交目录(详见“档案案卷目录”(GY01JL4.2.2-02)一式两份,移交档案时由归档部门和档案部门双方依据移交目录认真清点、核实无误后,填写“档案交接清单”(GY01JL4.2-01),双方签字,并由双方的部门领导确认签字后,加盖部门(单位)公章,附在移交目录前,一份交移交单位留存,一份由档案室归档永久保存。
4.1.3归档时间
a)随机的设备文件材料,于设备开箱验收后一周内,由设备管理部门的兼职档案人员整理并负责向公司档案室移交,确保归档的文件材料齐全、完整、成套、系统。
b)设备在试运行、使用、大修、保养、年检过程中形成的重要文件材料,在形成后一周内,由使用单位设备管理部门的资料员整理后,本单位自行保存。
4.2设备仪器类档案整理
4.2.1整理原则
遵循设备仪器类档案的自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的保管与利用。
4.2.2整理方法
设备仪器类档案以“卷”为整理方法,按“卷”为保管单位进行整理。
采取按设备种类的方法整理,即根据设备仪器所属特性及种类的不同,分别将应该归档的文件材料归入相应的二级类目中,再根据设备的不同型号组成一卷或若干卷。
4.2.2.1 装订
a)案卷装订的质量要求
①随机的文件材料成书册的一般保持原样,对散放材料同一种类能合并成册要合并成册,打印出封面,装订前必须去掉文件材料上的金属物,采用线装订,对于破损的文字材料和图纸按裱糊技术托裱。
②案卷中大于或小于A4纸型的文字材料要折叠或托裱为A4纸型的统一幅面,各种表格材料表头向里或向上。
③图纸按4号图幅(297mm×210mm)折叠成“手风琴”式,若左侧装订边过薄,应加硬纸条将其加厚,使案卷左右厚薄一致,一般案卷厚度不超过30mm。
④同一型号的设备可组成一卷或若干卷,对于合并成册的案卷实行四眼等距线装,做出封面和封底(卷皮式样详见《档案装具的一般要求》),在案卷背后打结,保证结实整齐,美观洁净,不压文字、不掉页、不倒页,以便保管和利用。
⑤凡是独立成册的设备仪器类档案可不用装订。
每卷按排列顺序分别放置保管单位内封面、档案卷内目录、按件号顺序排列的档案、档案案卷备考表于盒内。
b)卷内页号的编写
①案卷内文字材料和图纸均采用大流水号方法逐页编写页号。
②页号采用打号机编制,正面书写的文字材料编在右下角;反面书写的文字材料编在左下角;凡装订成书且有完整页号的文件材料,应维持其原状,可不再打页号,统计页数时,累计其页数。
③案卷封面、保管单位内封面、卷内目录(图纸随图目录除外)、卷内备考表均不编制页号。
c)档案保管单位内封面的填写
适用于不加装档案卷皮,直接装入档案盒中的设备仪器类档案,在档案盒中排列在卷内目录之前。
(详见“档案保管单位内封面”(GY01/JL
4.2.5-01)
档案门类:
填写一级类目称谓。
即:
设备仪器类档案;
项目名称:
设备名称、型号(规格)及文件材料的种类;
编制单位:
填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
随机资料组成的案卷一般填写设备仪器的生产厂家名称,设备仪器使用、运转、维修资料组成的案卷一般填写设备仪器使用或维修单位名称;
编制日期:
案卷中文件材料形成的起止日期;
归档日期:
设备开箱后一周内的归档日期;
保管期限:
案卷划定的保管期限(长期或短期);
密级:
案卷涉及的秘密等级(绝密、机密、秘密);
页数:
卷内文字材料页数和图纸张数的总和;
档案号:
档案的分类号和保管单位顺序号。
如:
H.07.1.1
d)卷内目录的填写“档案卷内目录”(GY01/F4.2.2-01)
顺序号:
在同一案卷内文件材料按件排列的顺序号,用阿拉伯数字从“1”起依次标注;
文件编号:
文字材料的文号或图纸的图号;
责任者:
文件材料的直接编制单位或主要责任者;
文件材料题名:
每件文件材料的标题,一般照实抄录;
日期:
文件材料的形成日期;
页次:
每件文件材料首尾页上标注的页号,中间用“/”连接;
备注:
对文件材料需做的必要说明。
e)卷内备考表的填写“档案案卷备考表”(GY01/F4.2.2-03)。
卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后,其填写要求如下:
档号:
是由全宗号、目录号、案卷(保管)号组成;
互见号:
应填写反映同一内容所形成不同且另行保管的档案保管单位的档号,档号后应注明档案载体形式,并用括号括起;
卷内备考表说明:
要标明卷内文件、图纸的页数、张数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题;
立卷人:
由责任立卷人签名并填写立卷完成时间;
检查人:
由案卷质量审核者签名并填写审核时间。
f)其它填写要求
①以上各项如无填写内容时,可标注“/”杠。
②案卷封面、卷内目录、案卷和档案盒脊背的填写统一使用计算机打印,各栏目内容应填写齐全、准确、清晰。
4.2.2.2 分类
1)设备仪器类档案的一级类目代号用大写英文字母H表示。
2)设备仪器类档案下设十个二级类目,分别用阿拉伯数字07-18表示。
(详见《档案分类规则》)
3)对于特殊载体的设备档案按所属载体形式进行分类整理。
4.2.2.3 排列
1)案卷的排列是在二级类目下按型号及归档时间顺序排列。
2)卷内文件材料的排列应按归档范围中所列内容顺序排列,其文字材料在前,图纸在后。
3)凡引进、购置设备数量较少时,案卷可在一级类目下,按设备型号和归档时间顺序进行排列。
4.2.2.4 加盖档号章与编号
归档的文件材料应在同一案卷下逐件填写标识符号,每卷只有一个按件排列流水顺序号,并在案卷的每份文件材料首页右上角空白处加盖档号章,填写相关内容。
档号章内设“全宗号、目录号、案卷号、件号”等字样。
(档号章示意图见下图)
1)全宗号:
大港油田公司档案部门给定全宗(立档)单位的代号。
2)目录号:
同一全宗下案卷目录的编号。
3)案卷(保管)号:
是由一级类目代码、二级类目代码、设备型号代码、保管单位顺序号四个段号组成。
以设备仪器类运输设备档案的案卷号为例:
H.07.X.001
保管单位顺序号(第1卷)
设备型号代码(档案室自定)
二级类目代码(运输设备)
一级类目代码(设备仪器类)
4)件号:
同一案卷下的文件材料排列顺序号,用两位阿拉伯数字表示。
4.2.2.5 录入
将档案条目按照《中油档案信息管理系统》的著录要求,逐项录入到该系统中,并将相关的电子文件引入该系统,录入时案卷号去掉间隔号“.”。
4.2.2.6 编目
档案案卷目录是由案卷号、题名、页(张)数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、存放位置、备注等内容组成。
(详见“档案案卷目录”)
案卷号:
赋予案卷的保管号(如:
H.07.1.1);
题名:
设备名称、型号;
页(张)数:
案卷内文字材料的页数和图纸张数分别填写;
编制单位:
案卷内文件材料的形成单位或主要责任者;
编制日期:
档案形成时间,随机的文件材料以设备出厂日期为准;
密级:
案卷已确定的涉密等级;
保管期限:
案卷已划定的保管期限(长期或短期);
存放位置:
案卷整理排架后的存放位置,是由库房号、柜号、节号等内容组成。
如5号库房3号柜第2节,可标注为5-3-2;
备注:
注释文件材料需要说明的内容。
4.2.2.7 装盒
档案盒样式采用大港油田公司统一制定的科技档案盒,装盒和盒脊要求执行《档案装具的一般要求》。
4.3档案的鉴定与销毁
4.3.1由归档部门(单位)根据归档范围,结合档案利用的需求,鉴定本单位文件材料的归档价值;
4.3.2对立卷归档的文件材料,由归档部门(单位)依据大港油田公司《档案保管期限表》划定不同保管期限;
4.3.3对档案室内保管期限已满或已被列入本单位报废资产的设备,其档案可以履行鉴定销毁程序给予销毁。
鉴定销毁程序执行《档案管理程序》的要求。
4.4档案的保管执行GYK05/F4.2.8《档案保管工作规定》的要求。
4.5档案的统计执行《档案管理程序》的要求。
4.6档案的提供利用执行GYK05/F4.2.9《档案利用工作规定》的要求。
5更改
本办法的更改执行公司GYK05/F4.2《档案管理程序》的规定,如程序文件更改影响本办法的执行需要更改时,应一起组织更改。
6相关文件、实施证据和表单
6.1相关程序文件和作业文件
GYK05/F4.2档案管理程序
GYK05/F4.2.8档案保管工作规定
GYK05/F4.2.9档案利用工作规定
6.2相关法律法规和标准
Q/SYDG2011-2002《企业档案分类规则》
GYK05/F4.2.1《档案分类规则》
6.3相关技术文件
《档案保管期限表》
《档案装具的一般要求》
6.4实施证据和表单(各种表单按油田公司统一表单)
GY01JL4.2.5-01档案保管单位内封面
GY01JL4.2-01档案交接清单
GY01/F4.2.2-01档案卷内目录
GY01/F4.2.2-02档案案卷目录
GY01/F4.2.2-03档案案卷备考表
编码:
GY01JL4.2.5-01
中国石油大港油田公司
档案保管单位内封面
档案门类
项目名称
编制单位
编制日期
归档日期
保管期限
密级
页数
档号
保存部门:
档案管理部门 保存期:
长期
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- F425 第二 矿区 设备 仪器 档案 管理办法