马钢设备供应公司主要质量记录及业务流程修正说明_.doc
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马鞍山钢铁股份有限公司设备供应公司
主要质量记录及业务流程修正说明
〔说明〕
为了适应新形势、新任务的需要,进一步理顺业务关系,提高设备供应管理水平,控制设备采购投资,公司联系实际,对正在运行的《设备供应主要原始单据及业务流程》组织重新修改完善,并组织业务骨干研究讨论,经公司审定后现下达执行。
原《设备供应主要原始单据及业务流程》与本修正说明相矛盾之处以本修正说明为准。
本修正说明自一九九八年三月一日起开始执行。
几点要求:
一、严格执行规定、制度,切实加大考核力度。
各科、室、设备仓库要认真组织学习公司制定的一系列规定、制度,严格按照规定、制度操作。
各岗位人员要进一步加强工作责任心,严格把好工序之间审核关,杜绝不符合要求的质量记录的出现及流转到下一道工序,对于不合格单据在说明理由后坚决退回,直至符合要求后方可接受。
为了进一步强化管理,公司将励精图治,真抓实干。
结合经济责任制考核,成立“质量管理考核小组”(另行下文),切实加大考核力度,将个人工作质量与奖金分配挂钩,从严考核,以夯实、强化提高设备供应工作质量和服务质量。
二、质量记录填制总体要求。
各科、室、设备仓库对于质量记录的填写要字迹工整,质量记录的各栏目要严格按照有关规定认真填写,不得空缺,做到准确、规范、齐全,不得使用非法定计量单位。
三、质量记录流转总体要求。
各科、室、设备仓库要严格执行本修正说明。
所有质量记录应在三天之内流转,紧急情况二十四小时内处理完成,不得压单。
严格执行有效期限制度,对于超过有效期限的质量记录一律作废。
确保设备供应动态信息准确、及时、可靠。
四、按设备编号管理的意义。
设备编号是由专业科设备供应员依据设备清单(或施工图)编制,是用于识别某项工程不同单位工程及专业设备的编号。
在编制设备编号时必须确保其唯一性。
按照设备编号进行管理是提高设备供应管理水平,控制设备采购投资的需要。
在设备供应工作中,无论是计划管理、合同管理、付款管理,还是仓储管理及综合查询,都必须严格按照设备编号组织管理和实施。
凡不按设备编号填制的质量记录及表、报,各部门一律不得接收。
五、设备编号及有关代码的编制规则。
为了便于实际操作,同时又满足按单位工程管理的要求,现对设备编号、设备代码及分承包方代码等作如下修正。
㈠设备编号的编制规则(18位)。
规则:
工程代码+管理标志+单体设备号+附件号+设备标志
(10)(2)(3)(2)(1)
举例:
93A3700114YB00101B
即:
H37-1-14+YB00101B——→93A3700114YB00101B
其中:
⑴工程代码的组成(10位)。
规则:
工程项目代码+单项工程号+单位工程号+专业序号
(3)(2)(3)(2)
举例:
93A3700114
即:
H37-1-14——→93A3700114
注:
综合计划科应及时转发建设工程部单位工程编号。
附:
最新工程项目代码
①93A——→万能型钢轧机工程
②93B——→三钢异形坯连铸机工程
③931——→61#变电所工程
④961——→全连续棒材轧机工程
⑤962——→35000立方米/小时制氧机工程
⑵管理标志的定义(2位)。
YB——→冶金设备科标准机械设备;
YF——→冶金设备科非标准机械设备;
YW——→冶金设备科目录外机械设备;
YJ——→冶金设备科进口机械设备;
YY——→冶金设备科设备运杂费。
TB——→通用动力科标准机械设备;
TF——→通用动力科非标准机械设备;
TW——→通用动力科目录外机械设备;
TJ——→通用动力科进口机械设备;
TY——→通用动力科设备运杂费。
DD——→电气设备科电气设备;
DQ——→电气设备科计器、仪表设备;
DJ——→电气设备科进口电气设备;
DY——→电气设备科设备运杂费。
⑶设备标志的定义(1位)。
B——→设计变更;
C——→重购设备;
D——→代用设备;
G——→错购设备;
L——→利库设备;
N——→挪用设备;
Q——→其它设备。
㈡专业标志的定义(1位)。
Y——→冶金设备科;
T——→通用动力科;
D——→电气设备科。
㈢设备代码的编制规则(5位)。
规则:
设备大类号+设备小类号
(3)(2)
举例:
03901
即:
03901——→离心风机(属风机大类)。
注:
不得直接使用设备大类号,如“03900”;使用时应在设备代码中选择。
若发生常用设备确需增加代码的,经综合计划科审核后统一编制设备代码,并打印下发。
㈣分承包方代码的编制规则(10位)。
使用时应在分承包方代码中选择。
对于紧急采购的分承包方,经综合计划科审核后统一编制分承包方代码,并打印下发。
如遇分承包方名称更改,专业科应在三日内书面通知综合计划科及财务科。
一、工程设备内部供货协议
(或业主单位委托计划单)
工程设备内部供货协议是业主单位委托公司订购设备的根据。
综合计划科根据业主单位送来的立项通知(经股份公司主管部门审批、盖章)编制公司的工程代码,并下发给专业科及有关科室。
专业科接到立项通知及业主单位的供货协议(或委托计划明细)后,经询价,在保证能够履行供货协议的条款的前提下,送公司主管经理审核、签字,签订正式的《工程设备内部供货协议》,并按规定
程序流转。
具体流程如下:
1、工程设备内部供货协议
┌─────┐┌───┐┌───┐┌────┐
│业主单位持││与综合││专业科││专业科送│
│立项通知、││计划科││与业主││主管经理│
│设备内部供│→│联系后│→│单位协│→│审核、签│→
│货协议草稿││转专业││商有关││字,双方│
│(六份)││科││条款││单位盖章│
└─────┘└───┘└───┘└────┘
┌─专业科自留二份→┌─合同管理员一份
│(正本)│
—→├─综合计划科一份└─设备供应员一份
│(付本)
└─返还业主单位三份(一正本,二付本)
2、业主单位设备委托计划单
┌─────┐┌──────┐
│业主单位设││综合计划科审│┌─综合计划科一份
│备委托单│→│核,手续齐全│→│
│(三份)││后转专业科│└─专业科二份→
└─────┘└──────┘
┌─合同管理员一份
—→│
└─设备供应员一份
说明:
⑴建设项目设备购置,用工程设备内部供货协议。
单台及零星设备购置可用设备委托计划单。
⑵综合计划科收到立项通知后,三日内编制工程代码发有关科、设备仓库并报公司领导。
⑶对原有项目增加设备,如原协议中未包含此部分设备明细,应在原协议基础上签订补充协议,以便于今后工程项目决算时使用。
⑷各环节审核流转以三日为期限,急事急办,原则不超过24小时。
二、设备供应计划单
设备供应计划单是由专业科设备供应员编制,并经综合计划科工程计划员审核后下达,是设备订货、采购的专用单据。
说明:
⑴设备编号及设备代码必须严格按照有关规定填写。
⑵主体设备配套件要注明设备编号主号和子号(附件号),不能以独立的单台设备主号下达。
⑶设备供应计划单重量的填写必须以设备清单的重量为依据,以“吨”为计量单位,小数点后面保留三位。
⑷设备供应计划单的预算价或暂估价必须填写清楚、合理。
⑸属复式计量单位的设备应同时标明复式单位值。
例如:
皮带机要注明长度“m”,电机要注明“KW”,变压器要注明“KVA和吨”,锅炉要注明“蒸吨/h”。
⑹设备供应计划单中同一设备编号因设计减少或取消的属于设计变更,因设计追加的属于设计修改。
(均须在原设备供应计划单中注明“变更”或“修改”字样)。
⑺股份公司内部制造的设备,专业科设备供应员在详细审图后,图纸全部齐全(包括复用图)方可委托。
对于缺图、图纸不对及不能满足订货条件的,综合计划科工程计划员不得下达设备供应计划单。
三、设备代用联系单
设备代用联系单是为专业科向业主或设计部门提出代用建议,并报设计部门签认的专用单据。
说明:
⑴时限要求:
在正式确定代用后三天内报出。
⑵必须在设备代用联系单中填写被代用设备的设备编号。
四、设备订货合同
设备订货合同、准购单、内部委托协议均是设备订货的凭证,在公司管理中具有同等效力。
以下“合同”的定义包括上述三种采购凭证。
(建议取消准购单,统一采用设备订货合同)
说明:
⑴时限要求:
合同生效后,专业科设备供应员当日送本科合同管理员一份,转给综合计划科、财务科各一份,另一份由设备供应员自留。
⑵合同必须严格执行按单位工程管理的规定,必须准确填写设备编号。
⑶合同的内容包括设备编号、设备名称、规格型号、数量等必须与设备供应计划单一致。
⑷合同编号的编制规则。
合同编号的第一位必须是专业科名称简称,即“冶、通、电”;市场采购的准购单编号的前两位必须是专业科名称简称加上“采”字,即“冶采、通采、电采”;内部委托协议的协议编号的前两位必须是专业科名称简称加上“协”字,即“冶协、通协、电协”。
各专业科按照英文A~Z的顺序分配到设备供应员,以确保合同编号唯一。
⑸合同文本中必须包括如下条款:
“在设备(包装物)外部标注设备编号及工程项目全称”。
⑹专业科科长、综合计划科工程计划员在合同审查中应严格执行有关规定。
发现问题,立即提出意见并处理,不得积压。
⑺设备编号的填写要求。
设备订货合同的设备编号填写在原设备代码栏,取消
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