行政人事部SOP标准操作手册.docx
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行政人事部SOP标准操作手册.docx
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行政人事部SOP标准操作手册
行政办公室标准操作程序一览表
序号
任务号
任务的题目
页码
1・
EO-SOP-01
代表酒店参加有关会议
2.
EO-SOP-02
盖酒店公章和开具介绍信
3.
EO-SOP-03
交换文件(发文)
4.
EO-SOP-05
酒店行政文件的登记及传阅
5.
EO-SOP-06
以酒店名义向外发文
6.
EO-SOP-07
上级工作简报
7.
EO-SOP-08
为外籍人员办理来华手续
8.
EO-SOP-09
各部门领取办公用品的审批与核算
9.
EO-SOP-10
全店办公设备的调配
10.
EO-SOP-12
电话通知的处理
11.
EO-SOP-13
安排酒店管理人员会议
12.
EO-SOP-14
为洒店业务订报
13.
EO-SOP-16
办理宾客来店参观手续
14.
EO-SOP-17
接待参观
15.
EO-SOP-18
制定洒店工作计划
16.
EO-SOP-19
总结年度工作程序
17.
EO-SOP-20
基本决策程序
1&
EO-SOP-21
设施设备添置、更新、和装修改造编制程序
19.
EO-SOP-22
VIP接待程序
20.
EO-SOP-23
总经理办公会程序
21.
EO-SOP-24
内部文件传阅程序
22.
EO-SOP-25
外部文件传阅程序
23.
EO-SOP-26
公文制定程序
24.
EO-SOP-27
文件资料的归档处理程序
25.
EO-SOP-28
保密文件的处理程序
26.
EO-SOP-29
保密文件的査询、借阅程序
27.
EO-SOP-30
信件处理程序
28.
EO-SOP-31
《宾客意见书》处理程序
29.
EO-SOP-33
会客、访客的程序
30.
EO-SOP-34
内部用车审批程序
31.
EO-SOP-35
车辆油料填加和审批程序
32.
EO-SOP-36
车辆维护程序
33.
EO-SOP-37
出差审批程序
34.
EO-FORM-08
文件收发登记表
35.
EO-FORM-09
车辆行使及油耗登记表
36.
EO-FORM-10
宿舍申请表
37.
EO-FORM-11
办公用品领用登记表
38.
EO-FORM-12
发文稿纸
39.
EO-FORM-13
公司文件稿纸
40.
EO-FORM-14
宾客到店参观申请表
41.
EO-FORM-15
文件资料调阅登记表
42.
HR-SOP-01
员工招聘程序
43.
HR-SOP-02
员工入职办理程序
44.
HR-SOP-03
员工转正考核程序
45.
HR-SOP-04
员工晋升、调动办理程序
46.
HR-SOP-05
员工离职办理程序
47.
HR-SOP-06
优秀员工评选程序
48.
HR-SOP-07
员工投诉及建议处理程序
49.
HR-SOP-08
人事档案建立及保管程序
50.
HR-SOP-09
员工社保申报程序
51.
HR-SOP-10
员工考勤审核程序
52.
HR-SOP-ll
员工制服、工鞋及工号牌发放程序
53.
HR-SOP-12
员工工资核算程序
54.
HR-SOP-13
新员工培训程序
55.
HR-SOP-14
在职员工培训程序
56.
HR-SOP-15
培训效果评估考核程序
57.
HR-SOP-:
L6
假期工录用及工资结算程序
58.
HR-SOP-17
员工活动组织程序
59.
HR-SOP-18
员工宿舍入住程序
60.
HR-SOP-19
劳动争议的协调处理程序
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-1
任务的题目:
代表酒店参加有关会议
需要使用的工具:
效益/质疑标准:
做什么
怎么做
为什么
1、接受指示
(1)接受酒店领导委托:
(2)问淸会议主题、时间.地点和对参会者的要求;
(3)依据酒店领导和会议要求,做必要的准备:
(4)按会议主题要求,选派相应人选:
个人不得私自代表酒店参会。
2、参加会议
(1)准时参加会议;
(2)准确、全而地做好会议记录:
(3)未经洒店领导授权,不得私自代表酒店就重大问题表态。
3、汇报
(1)会议结束后,及时向洒店领导约立汇报时间及形式:
(2)重点汇报会议要求酒店来落实的工作项目及要求:
(3)对会议布置的工作,不得在汇报时私自取舍。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-2
任务的题目:
盖酒店公章和开具介绍信
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么
怎么做
为什么
1、申请批准
(1)由个人或部门提出申请:
(2)申请中写明时间.部门.经办人、联系单位和事由:
(3)公章一般由总经理审批,人事章由行政人事部门主管审批。
2、登记
(1)由经办人手持批文,到行政办公室办理登记:
(2)登记时写明经办人、联系单位、事由等
3、盖章开信
(1)按申请批文所示内容,淸楚、准确地填写介绍信:
(2)禁止开具空白介绍信;
(3)将公章盖在指左位置或发岀单位名称与日期处,保证印章字迹淸晰。
如涉及到合同盖章,按照天艺集团合同管理规左,盖章之前先完成《合同签署前期调查表》、《日常经营合同审批单》报批,如企业租赁合同、在建工程项目合同。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-5
任务的题目:
酒店行政文件的处理
需要使用的工具:
效益/质虽标准:
做什么
怎么做
为什么
1、登记
(1)行政办公室秘书接到文件后,要于当日在收文本上登记,写明来文原编号、收文日期、文件份数.内容提要、来文机关及书文编号等;
(2)在每份文件的右上角空白处盖收文章,写明收文时间及收文号:
(3)填写文件传阅单,每份文件一张,并钉在文件封而。
2、批示处理
(1)文件夹返回后.翻阅每份文件传阅单,检查是否有店领导批示:
(2)有批示的按批示办理,并在传阅单上结果及日期:
(3)无批示的文件暂放行政办公室存档,年终统交洒店档案室保管;
(4)上级主管部门要求收回的文件要在指立时间交回,并办理相应手续:
(5)总公司邮件已审批的发文应打印存放在收文文档处。
3、传阅
(1)文件登记后将文件传阅夹交部门经理(急件放在最上而,并标上记号):
(2)秘书将文件夹送店领导传阅,顺序按先常务副总经理,后其他店领导:
(3)部门经理阅后在文件传阅单上写明建议和“请店领导传阅”以及签阅日期;最后呈送总经理批准。
(4)遇有保密文件时,要将文件交给店领导手中,并做传阅记录。
(5)当天下班之前必须下发。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-6
任务的题目:
以酒店需义向外发文
需要使用的工具:
效益/质虽标准:
做什么
怎么做
为什么
K拟文
各部门受店领导委托或上级主管部门指示以酒店需义写的报告、请示、简报等,在行政办公室填写发文表,连同原稿一起交主管店领导审批:
2、审批
发稿被批准后,到行政办公室要发文号,并登记。
3、打印
(1)发文部门自行拟稿;
(2)校对:
(3)打印,上报文件份数一般为一份。
4、发岀
(1)将打印好的文稿送至店领导处签批;
(2)将也批完的文件发放至抄送部门并要求收件部门签字:
(3)原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档。
酒店的对外经济合同必须由总经理、总审计师/财务总监、相关部门责任人汇签后加盖酒店公章,正本由计财部存档。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-7
任务的题目:
报送工作简报
需要使用的工具:
效益/质疑标准:
做什么怎么做/为什么
1、收集
(1)要了解简报内容和范围,如:
有重要人物参加的大型宴会、酒店主要经营数字的最新纪录、上级指派的重大接待工作、企业内部改革的新举措及党.工、团开展的活动等。
(2)由前厅部、销售部负责人提供信息,必要时向店领导征询:
(如海南新国宾馆)
(3)认真阅读酒店各种职能组织的会议纪要或文件;
2、起草整理
(1)行政办主任在接待过程结束后尽快起草简报:
(2)简报中所反映事件的时间、人物、过程、结果、经验等要真实,不得虚构:
(3)简报文字和书写格式要符合要求。
3、报批
(1)填写发文审批单并编号:
(2)将文稿和发文审批单一并交主管店领导审阅。
4、打印
(1)店领导签字后将批改过的稿件送交秘书打印:
(2)校对:
(3)客人离店三天内印发正式稿件;
5、发送
(1)将正式稿件以公文流转或传真上报。
(2)原稿、批件由行政办公室存档。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
(各部门领取货品都由财务部审核)
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-9
任务的题目:
各部门领取办公用品的审批与核算
需要使用的工具:
效益/质虽标准:
做什么怎么做/为什么
1、填写领货单
(1)申请部门要写明办公用品的需称、申领数量.使用时限及用途;
(2)部门经理在领货单上签字:
(3)交行政办转分管店级领导签字。
2、审批
(1)复核办公室用品名称是否为申领部门实际应用的范畴:
(2)复核申领数虽是否超岀预算和历史同期消耗标准;
(3)压缩费用,把好审批关。
3、提货
(1)库房发货员要严格按照领货单上批准货项和数量发放:
(2)暂时没有的物品要及时消帐,并在提货单上注明。
4、核算
洒店在每月固左日期,库房要按部门对使用的办公用品进行核算:
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-10
任务的题目:
全店办公设备的调配
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做/为什么
1、提出申请
(1)因扩大业务需增加调配办公设备的部门,需书而申请,说明原因;
(2)因现用办公设备损坏或丢失需补充的部门,也需书而申请,说明原因
(3)将申请上交主管店领导审批。
2、调配
(1)行政办公室经理接到批件后,根据批示进行内部调配:
(2)如内部无法调配,通知申请部门办理釆购手续;
(3)新购进的八公设备到货后,需到行政办公室登记:
(4)替换下来的设备仍可维修使用的填写淸修单.不能修复的办理报损手续。
(5)财务部需办理固左资产调拨手续。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-13
任务的题目:
安排酒店管理人员会议
需要使用的工具:
效益/质疑标准:
做什么怎么做/为什么
1、确认
在会议前两天向主管店领导确认会期、时间.会议内容及其它要求;
2、订会议室
通知餐饮部及销售部开会日期、时间、人数及其它要求,预订会议室。
3、通知
(1)通过电子邮件(紧急情况下电话)通知所有与会者,并讲明要求:
(2)做通知记录,将因故不能到会者上报店领导。
(现阶段根据酒店具体情况而宦)
4、会前检查
(1)在会前半个小时到会场检查设备、设施是否符合要求,发现问题要及时与餐饮部联系,立即纠正:
(2)如遇特殊情况不能如期开会时,要及时向主管店领导汇报,以决定是否改期。
5、参加会议
(1)提前到会:
(2)做会议出勤记录,并于会前向会议主持人通报出勤情况;
(3)认真做会议记录,内容完整.
6、会后工作
(1)遇有重要会议时,会后要组织向缺席人员传达:
(2)办公室主任必要时收集一些相关的会议反馈,写出书面材料供店领导参考。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室
实行者职称:
办公室人员
任务号:
EO-SOP-I4
任务的题目:
为洒店业务订报
需要使用的工具:
效益/质疑标准:
做什么怎么做/为什么
1、预算
(1)在每年年底接到下一年订报通知后一周内做出订报预算:
(2)将预算报酒店当局审批:
(3)按店领导意见修改预算;
(4)向各部门通报酒店批准的订报预算及各部报纸名称.份数:
(5)根据各部门的实际需要在预算范围内做适当调整:
2、申请支票
填写国内采购单,并将已批准的预算附后。
3、订报
(1)待支票批准后,连同已填好的订报单到邮局办理订报手续:
(2)将订报单和发票带回。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
(没有)
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