巧用EXCEL建立合同管理台帐并动态管理合同.docx

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巧用EXCEL建立合同管理台帐并动态管理合同

巧用EXCEL建立合同管理台帐并动态管理合同

countif（）数字条件统计函数等简单函数在日常数据管理工作中的方便应用，便对EXCEL产生了依赖，继而对EXCEL发生了兴趣。

笔者所在一家大型国有建设单位，成立于2006年末，主要从事城东新城9.3平方公里范围内的基础设施的开发、建设和管理，并完成区域内农民及居民的拆迁安置和各类安置房的建管工作，尤其是杭州东站东西广场项目，是笔者单位重点建设管理的项目之一。

在财务的日常管理中，合同作为一项重要的日常工作，其合同数量大、类型多、金额巨、涉及广、收付数量频繁，往往一个合同执行期长达几年，每月均涉及到合同款项的支付。

面对如此繁杂的合同日常管理和合同执行进度的动态更新要求，稍有不甚，就会出现合同管理偏差甚至超付的情形。

为此，笔者就单位实际情况用EXCEL编制了具备合同总账、执行动态明细账、印花税计提等功能与一体合同管理台账。

在此，笔者就编制的思路和具体台账作一介绍，以期与读者交流并相互提高。

一、合同管理台账的设计思路

（一）通过分别登记合同管理台账总账与明细账，并使之通过“合同号”这一关键字相互关联，再通过EXCEL的相关数据操作技巧，达到合同管理可合可分的灵活管理目的，并衍生出计提合同印花税的功能。

（二）合同管理台账应具备的几项功能：

1、合同总账管理，根据合同流水号记录合同签订的日期、标的或合同内容、相对方、经办人、合同记载的大致完成日期、合同总金额、已付款金额和占比、合同记载的付款方式、合同类型、印花税率等；

2、合同明细账管理，根据日常合同执行进度，流水记录每期支付的合同进度款，为简化录入并提高录入准确性，该台账的合同信息如合同名称、相对方、总金额等均可通过vlookup函数自动填充。

3、印花税计提，印花税是以经济活动中签立的各种合同、产权转移书据、营业账簿、权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税。

其中合同作为印花税计提的重点，可通过合同管理台账准确计提，以减少财务人员计提印花税的失误可能。

（二）建立相关表格

实现以上功能需建立四张表格：

总账、明细账、印花税计提、印花税率，具体可参见后附案例。

二、合同管理台账案例介绍

表1-1总账—左侧部分—合同基本信息

1、建立“总账”表格，字段为“序号、合同号、合同签订日期、合同名称及标的、合同相对方、部门、经办人、合同记载完成日期、合同总价款、合同已支付金额、合同余款、完成情况、付款方式、备注、合同类型、印花税率、印花税额、印花税所属时期”，具体内容及公式见表1-1、1-2、1-3及表后说明。

表1-2总账—中间部分—合同已支付信息及完成情况等

表1-3总账—右侧部分—印花税信息

总账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说明）

合同已支付金额

=SUMIF（明细账!

C:

C,"="&总账!

B3,明细账!

G:

G）

合同余款

=I3-J3

完成情况

=IF（AND（I3=J3,J3<>0）,"完成",IF（J3<=0,"",IF（I3>0,J3/I3,""）））

印花税率

=VLOOKUP（O3,印花税率!

A:

AI,2,FALSE）

印花税额

=ROUND（I3*P3,2）

除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

2、建立“明细账”表格，字段为“序号、日期、合同号、合同名称及标的、合同相对方、合同总金额、本期付款金额、累计已付款占总金额比例、第几次付款”，通过这张明细账，可与总账以“合同号”为关键字进行关联，将总账中的合同基本信息引入到明细账中，又可将本明细账中每个合同的每笔支付金额自动统计到总账中，实现了合同进度的实时把握，同时，又可通过“筛选”功能筛选出明细账每个合同共有几笔支付记录，实现总

表2明细账

分结合，灵活查询的目的。

具体见表2及表后说明。

明细账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说明）

合同名称及标的

=VLOOKUP（C3,总账!

B:

AN,3,FALSE）

合同相对方

=VLOOKUP（C3,总账!

B:

AN,4,FALSE）

合同总金额

=VLOOKUP（C3,总账!

B:

AN,8,FALSE）

累计已付款占总金额比例

=IF（F3<>"",SUMIF（$C$3:

C3,"="&C3,$G$3:

G3）/F3,""）

第几次付款

=IF（G3<>"","第"&COUNTIF（$C$1:

C3,"="&C3）&"次",""）

除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

表3印花税率

3、建立“印花税率”表，定义印花税种和税率，为计提印花税准备。

见表3

表4印花税计提

4、建立“印花税计提”表，字段为“申报所属时期、申报日期、申报基数、类型、税率、税额”，通过该表与总账的两个关键字即“申报所属时期”和“类型”进行关联，用多条件求和函数自动将总账中合同金额汇总到本表的“申报基数”中，根据相应税率自动算出本月需计提缴纳的各类合同印花税。

详见表4。

印花税计提用到的公式

申报基数

{=SUM（（总账!

$R$3:

$R$10000=$A4）*（总账!

$O$3:

$O$10000=$D4）*总账!

$I$3:

$I$10000）}

税率

=VLOOKUP（D4,印花税率!

A:

AI,2,FALSE）

税额

=ROUND（C4*E4,2）

说明：

申报基数为多条件求和函数，外部大括号并非手工录入，而需要在录入公式完成后按ctrl+shift+enter组合键完成，该函数应用得当将在财务工作许多方面提高工作效率。

三、合同管理台账中的几个重要函数介绍。

1、vlookup（）函数,具体用法及参数说明如下：

语法：

VLOOKUP（关键字，被查找的数据范围<需关键字所在列起头>，返回数据范围匹配值的列数，false或true<精确匹配或近似匹配>）。

示例如下，在明细账的D3单元格填写：

=VLOOKUP（C3,总账!

B:

AN,3,FALSE）。

式中：

“C3”代表以明细账中C3合同编号关键字，“总账!

B:

AN”代表被搜索范围为总账中第B列到AN列，其中B列填写为合同号，“3”则代表返回B至AN列中的第3列单元格即“合同名称及标的”的结果，false代表精确匹配。

2、多条件求和函数{=SUM（（总账!

$R$3:

$R$10000=$A4）*（总账!

$O$3:

$O$10000=$D4）*总账!

$I$3:

$I$10000）}

这个函数在印花税计提表中申报基数单元格中，其中：

总账!

$R$3:

$R$10000=$A4代表“总账”与“印花税计提”的“印花税所属时期”相匹配；总账!

$O$3:

$O$10000=$D4代表“总账”与“印花税计提”的“合同类型”相匹配；总账!

$I$3:

$I$10000代表自动求和满足前两个匹配条件的S列，即“合同总金额”。

值得注意的是，在多条件求和函数公式录入完成后，直接回车将不会显示正确结果，必须在公式录入后按ctrl+shift+enter组合键，这时，该多条件求和函数将会自动被外部大括号括起来。

参考文献：

[1]恒盛杰资讯.Excel会计与财务管理经典108例.北京：

中国青年出版社，2007

[2]李俊杰.会计信息系统内部控制浅析.现代商业,2009第15期；

[3]李闻一，李世宗，张耀武.会计信息系统.武汉：

华中科技大学出版社，2006