3协同办公系统一期需求说明书.docx
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3协同办公系统一期需求说明书
文档号
日期
2008-07-14
XXXXXX管理有限公司
协同办公系统一期需求说明书
XXXXXX
2008年7月
修改记录
姓名
日期
说明
版本
李毅
2008-07-02
在XXXXXX公司调研、沟通记录,创建本文;
V1.0
第1章项目背景
XXXXXX管理有限公司是由XX证券、中国XX技术(集团)公司等四家股东共同发起设立的内资型基金管理公司。
公司已于2007年11月正式进入中国证监会的审批程序。
XXXXXX管理有限公司注册资本1.6亿元人民币,总部设在北京金融街。
XXXXXX协同办公系统的建设原则是“以提升公司管理效率为核心目标、突出重点和常用功能、实用有效”。
1.1需求总则
1.协同办公系统应将现代化的办公思想和先进的技术手段结合在一起,为XXXXXX提供办公方面的新平台、新助手,以达到提高工作效率、提高管理水平、增强沟通与合作的目的。
2.协同办公系统须建立在全面的信息安全体系之下,应用先进的信息安全技术和足够的系统安全措施严格地保障信息安全。
3.协同办公系统应界面友好、结构清晰、流程合理、功能一目了然,菜单操作充分满足用户的视觉流程和使用习惯,易理解,易学习,易使用,易升级,实现傻瓜相机似的操作,有效降低实施、培训成本和周期。
4.协同办公系统应该具有高可扩展性,采用PORTAL架构,支持展现第三方系统的页面信息;提供可供最终用户方便使用的定制工具,如工作流引擎、表单订制;提供二次开发所必须的技术规范、数据库结构、数据字典、系统开发库,使后续开发项目能够共享协同办公系统的用户、权限及相关数据;提供与第三方应用系统进行相互调用机制和相关接口。
5.协同办公系统应支持7*24小时持续不间断运行,提供有效、高可用性的系统灾备,数据备份策略。
6.协同办公系统应当遵循软件工程的相关要求,可向最终用户提供与系统相配套的技术文档。
第2章业务需求
2.1系统管理
2.1.1组织机构管理
1、支持建立树状组织机构。
2、支持组织机构调整,包括新增、拆分、合并、撤销,支持此类变化中对用户、文件、信息、工作流程的自动变更。
3、支持建立跨部门的各类委员会,支持建立临时性项目组。
4、支持为每个机构、部门设置负责人和文档管理员。
2.1.2XXXXXX公司组织架构
2.1.3用户管理
1、用户管理应该遵循统一管理,统一认证的原则,如用户增加、内部部门变动、离职等。
2、采用必要的机制保证人员变动不影响系统中正在流转的工作流。
3、支持角色管理。
支持一个角色有多个用户,一个用户有多个角色,以及一个组织(主要是部门与项目组之间的交叉)有多个用户,一个用户也能属于多个组织。
4、系统基本角色包括:
●系统管理员:
系统管理员负责公司整个办公系统的管理工作。
系统管理员主要负责建立系统用户、角色、权限分配,设置、管理工作流程,日常系统管理、查询系统日志等工作。
●文档管理员:
公司总部和各部门都可设置一名文档管理员,负责本部门文档的收发、管理工作。
主要负责接收、发送、分发本部门接收到的各类文件,并且负责管理与本部门相关的所有文件,包括部门内部的各类文件。
如果在工作流程中设置文件发送到部门,如无明确定义承办角色或用户,则默认发送给该部门的文档管理员。
2.1.4权限管理
1、用户权限分为两个层级:
操作权限和查询权限。
2、用户权限管理至少包含部门、角色、用户三个维度。
3、系统支持模块—用户以及模块—角色—用户两种操作权限控制形式。
对于常规的操作,有明确的职级与权限对照关系的操作,可以通过建立系统角色与用户职级的关联,自动设置用户的权限。
4、对于特定业务流程,可以直接给用户授权,不考虑职级、角色等的限制。
2.1.5协同办公提醒服务
1.协同办公提醒服务至少包括以下方式:
短信、邮件、网页。
2.1.6系统数据管理
1、支持高效率、高可靠的系统数据备份,备份工作对系统前台运行效率无明显影响(性能下降不超过30%)。
2、系统日志可以按时间段、类别导出并从当前库中删除。
2.1.7文件处理工作量统计
1、支持按时间段(如年、月)、文件处理的类型对部门、员工个人文件处理工作量的统计。
2、支持统计数据导出到Excel。
2.2工作流引擎
2.2.1流程配置
1.支持建立树状流程模板分类。
2.支持图形化流程定义。
3.支持灵活配置流程节点,每个流程节点应有多种属性类的参数设置,如修改权限、阅读权限、填写审批意见权限、审批意见屏蔽方式(如个别节点的审批意见对发起人之外的其他处理人隐藏)、催办期限等。
4.支持流程退回;
5.支持条件流转:
支持按相关属性,按金额大小、流转文件所属职能部门等方式的分支流转功能。
6.支持多人同转:
多人同时办理,包括多人顺序办理、多人同步办理。
2.2.2委托代办
1.委托代办可以支持用户自己授权给其他用户,也可以再次设定终止委托待办。
2.委托代办应当留痕备查。
3.委托待办的所有操作记录上应当标识“***用户委托代办”。
2.2.3流程疏导
1.公文督办员可以监控本部门所有公文的即时处理情况,变更流程、结束流程、直接归档等业务操作。
2.记录流程疏导日志以供查询。
2.2.4催办督办
1.催办督办的目的是提高办公效率。
系统内可设公文督办员。
2.系统管理员可根据流程类型定义默认的催办督办时限、具体流程个性化催办督办时限的设置权限分配给角色。
3.催办督办可以按流程类型查询流程进展情况,当前所在的环节,环节停留时间,可并通过协同办公通知渠道对经办人员发起人工督办通知。
2.2.5重要流程跟踪
1.支持用户自定义或撤销其关注的重要流程。
2.系统可集中显示并自动刷新用户所关注的重要流程,显示最新节点和最新意见。
3.用户可以定义重要流程的通知功能,该通知经由协同办公提醒渠道向用户发出。
2.3表单管理
2.3.1表单定制
1.支持用户灵活自定义表单
2.支持多种表单域类型:
日期、数字、文本、单选项、多选项、计算结果项等。
3.支持定义表单域的可编辑权限(如发起人不能填写核定数量)、可查询权限。
4.对同类型表单,用户基于表单域筛选条件进行汇总统计(如按表单域“产品类型=U盘”),生成报表供查询,并可生成EXCEL报表导出。
2.3.2表单需求
2.3.2.1财务部类
1、流程名称:
备用金借款单
授权:
表单样式:
备用金借款单
借款人
部门
填制日期
年月日
用款日期
年月日
借款金额
¥元(小写)
元(大写)
借款事由
部门经理审批
日期
财务部经理审批
日期
分管副总审批
日期
总经理审批
日期
备注
流程图:
<=20000
借款人填单部门经理审批财务部经理审批分管副总审批
>20000
分管副总审批总经理审批
说明:
经办人填写借款单,先后报部门总经理和财务部经理审批,单笔借款金额在20000元及以下的,经主管副总审批后到财务部办理借款手续;单笔借款金额在20000元以上的,经分管副总审批后还需经总经理审批同意后到财务部办理借款手续。
2.3.2.2客户服务部类
1、流程名称:
客户反映问题处理单(非敏感或重大问题的处理)
授权:
表单样式:
客户反映问题处理单
FROM:
接听人员__________接听日期:
_________接听时间:
________
客户资料
客户名称
编号
基金帐户号
投资者证件类型
证件号码
通讯地址
邮政编码
电话(日间、晚间)
传真
E—mail
客户反映内容
问题叙述
回答\解决方法
处理结果:
⃞完成⃞待解决,请承办人员在下方”处理结果”中注明
投诉类别:
⃞客户服务⃞代销服务⃞基金表现⃞研究材料⃞媒体刊物⃞技术信息
处理部门:
⃞投资管理部⃞研究策划部⃞信息核技术部⃞基金运营部
⃞市场发展部(⃞客服中心⃞市场推广中心⃞市场研究中心)
客户反映处理说明:
签收日期:
_________
发生原因
解决方法及过程纪录
承办人员:
___________部门主管:
_____________
实际完成日期:
年月日
处理结果:
⃞已处理完成并交由⃞承办人员⃞客服去电与客户联系。
⃞完成书面报告已交客户处,书面资料如附件所示。
流程图:
客户服务高级经理(填写)—>相关部门(处理/答复)—>客户服务高级经理(反馈客户)
说明:
客户服务部接到无法独立处理的问题,由客户服务高级经理填写《客户反映问题处理单》,然后提交至相关部门,由相关部门负责人给出答复填写《客户反映问题处理单》相应内容,返回至客户服务部,再由客户服务高级经理反馈至客户。
2、流程名称:
客户反映问题处理单(敏感或重大问题的处理)
授权:
表单样式:
客户反映重大问题/投诉处理单
FROM:
接听人员__________接听日期:
_________接听时间:
________
客户资料
客户名称
编号
基金账户号
投资者证件类型
证件号码
通讯地址
邮政编码
电话(日间、晚间)
传真
E—mail
客户反映内容
问题叙述
回答\解决方法
处理结果:
⃞完成⃞待解决,请承办人员在下方”处理结果”中注明
投诉类别:
⃞客户服务⃞代销服务⃞基金表现⃞研究材料⃞媒体刊物⃞技术信息
处理部门:
⃞渠道发展部⃞投资研究部⃞信息技术部⃞电子商务部
⃞机构客户部(⃞客服中心⃞市场推广中心⃞市场研究中心)
客户反映处理说明:
签收日期:
_________
发生原因
解决方法及过程纪录
承办人员:
___________部门主管:
_____________
实际完成日期:
年月日
处理结果:
⃞已处理完成并交由⃞承办人员⃞客服去电与客户联系。
⃞完成书面报告已交客户处,书面资料如附件所示。
流程图:
客户服务高级经理—>客户服务部负责人—>相关部门—>监察稽核部—>发起人
说明:
客户服务部接到敏感或重大问题,填写输出《重大问题/投诉处理单》报客户服务部负责人,由客户服务部负责人提交相关部门,相关部门提供问题答案,提交监察稽核部审核,审核通过后,转客户服务部,由流程发起人反馈至客户。
3、流程名称:
投诉处理流程
授权:
表单样式:
同上《客户反映问题处理单》
流程图:
被投诉部门负责人
客户服务部质控经理—
监察稽核部(审核)—被投诉部分负责人(签字)—被投诉部门主管副总(签字)—客户服务部质控经理—客户
说明:
客户服务部质控经理填写《重大问题/投诉处理单》,送被投诉部门负责人同时抄送监察稽核部;被投诉部门商定处理意见并填写《重大问题/投诉处理单》,经监察稽核部审核通过交被投诉部门负责人签字,报被投诉部门主管副总签字,于收到该处理单的第二个工作日内交回客户服务部,由客户服务部质控经理反馈至客户。
注:
遇特殊情况,被投诉部门无法按时解决,须及时向客户服务部通报反馈意见,另行约定处理完毕时间。
如投诉没有按期限处理,客户服务系统将自动提示未处理完成的投诉。
质控经理将根据系统提示跟踪投诉处理状况。
对于投诉处理严重滞后的,客户服务部有权利向被投诉部门的上一级负责人反映,要求督促投诉处理尽快完成。
3、流程名称:
对账单寄送业务流程
授权:
表单样式:
流程图:
信息技术部—客户服务部—外包服务商—信息技术部(确认)—监察稽核部(确认)—外部服务商(反馈)—信息技术部
说明:
信息技术部准备本季度对账单之数据,每季度结束后第一个月的5号前提交客户服务部,由客户服务部将数据交送外包服务商,信息技术部协助外包服务商调整对账单数据格式及其他技术问题,监察稽核部现场抽查对账单印制过程,外包服务上寄出对账单,然后外包服务商反馈寄送数据。
4、流程名称:
交易密码重置业务流程
授权:
表单样式:
客户密码重置登记表
日期
编号
客户姓名
开户证件类型
客户开户证件号码
客服受理人
流程图:
客户服务部信管经理—>直销中心相关负责人—>客户服务部信管经理
说明:
客户将相关资料寄送至客户服务部——>客户服务部信管经理填写《客户密码重置登记表》——>递交直销中心相关负责人——>直销中心对客户交易密码进行初始化后知会客户服务部——>客户服务部信管经理电话通知客户。
5、流程名称:
紧急特殊情况处理流程
授权:
注:
紧急特殊情况是指基金资产净值大幅下跌、发生巨额赎回并延期支付、连续发生巨额赎回、系统出现故障以及其它临时性突发事件。
按处理流程不同可分非系统故障、系统物理故障和数据错误三类。
1)非系统故障紧急情况的处理流程
流程名称:
表单样式:
流程图:
说明:
相关部门(投资研究部、战略规划部及风险管理部等)拟定统一解释口径(紧急情况说帖),提交监察稽核部审核,审核通过报公司总经理签发,转相关部门送至客服中心(不迟于紧急特殊情况发次日8:
30前)。
2)系统物理故障紧急情况的处理流程
!
客服电话线路故障
流程名称:
表单样式:
流程图:
说明:
线路故障发生,客户服务部立即向信息技术部报告,信息技术部排查并解除故障。
若故障短期内(4小时以内)难以排除:
客户服务部拟写相关公告,送监察稽核部审核,审核通过,公告交电子商务部,电子商务部通过公司网站发布相关故障公告。
!
网站故障
流程名称:
表单样式:
流程图:
说明:
客户服务部发现网站出现故障,报告电子商务部排查解除,客户服务部跟进故障排除进度。
3)客户服务系统数据有误
流程名称:
表单样式:
流程图:
说明:
客户服务部发现数据错误,报告信息技术部,信息技术部会同基金清算部检查确认,确认有误后客户服务部在IVR语音相关项下发布提示性公告,告知客户以销售网点的数据为准。
2.3.2.3综合管理部流程
1、流程名称:
办公用品领用流程
授权:
所有人
表单样式:
流程图:
申请人—>本部门负责人—>—办公用品管理员—>申请人
说明:
申请人填写申请单,提交本部门负责人审核,审核通过转办公用品管理员进行处理,办公用品管理员就发放情况进行说明和确认。
2、流程名称:
出差审批流程
授权:
所有人
表单样式:
流程图:
出差申请人—>本部门负责人—>分管副总—>申请人
说明:
出差人填写出差申请表,提交给本部门负责人审核,审核通过,然后提交给公司领导即分管副总经理审核,审核结果反馈给申请人。
3、流程名称:
请假申请流程
授权:
所有人
表单样式:
请假申请表
申请人
所属部门
职务
请假类别
事由
请假时间
请假期间工作代岗人
部门负责人意见
综合管理部意见
分管领导意见
销假情况
综合管理部经办人
流程图:
请假天数<=2天综合管理部
申请人—>本部门负责人—
请假天数>=3天分管副总经理—>综合管理部
说明:
请假申请人填写请假申请表,提交本部门负责人审批;如果请假天数在2天(含)以下,本部门负责人审批通过,即提交综合管理部备案;如果请教天数在3天(含)以上,本部门负责人审批通过后,还需要提交给分管副总经理审批,分管副总经理审批通过即提交综合管理部备案。
注:
请假类别:
设置枚举值,包括年休假、病假、事假。
4、试用期评估流程
授权:
所有人
表单样式:
试用期评估表
姓名
部门
岗位
试用及培训期
年月日至年月日
评估部分
员工自我评估(请附试用期总结)
□申请转正
□离职
部门经理意见
签字:
□同意转正
□辞退
首席人力资本官意见
签字:
□同意转正
□辞退
公司副总经理意见
签字:
□同意转正
□辞退
总经理意见(试用者为部门副总经理以上人员)
签字:
□同意转正
□辞退
说明:
1.本表系对新员工在试用及培训考察期内工作是否符合要求的正式评定。
2.如员工本人和相关管理人员同意转正,综合管理部按正式员工标准提供相关福利,并通知公司财务部执行正式员工的薪资标准。
3.如员工本人或相关管理人员不同意转正,则由综合管理部办理离职手续。
流程图:
申请人—>部门负责人—>首席人力资本官—>公司副总经理—>公司总经理—>人力资本经理
说明:
试用期员工填写试用期评估表,提交申请给本部门总经理审批,部门总经理审批通过转首席人力资本官核准,核准通过提交给公司副总经理审批,副总批准通过提交给公司总经理审批,总经理批准后转人力资本经理备案。
10、流程名称:
招聘需求审批流程
授权:
所有人
表单样式:
XXXX招聘需求审批表
申请部门
招聘需求
职位名称
申请人数
申请理由
□扩大编制□储备人力
□辞职补充□短期需要
申请的招聘方式
□对外招聘□内部竞聘
□内部调剂□实习顶替
拟核的薪酬范围(仅为部门建议)
试用:
元/月;
转正:
元/月。
工作职责
1、
2、
3、
4、
任职要求
教育背景:
□大专□本科□硕士及以上
性别要求:
□男 □女 □不限
专业要求:
外语要求:
计算机要求:
工作经验:
工作地点:
其他:
部门总经理签字确认
人力资本经理意见
首席人力资本官意见
分管副总经理意见
总经理意见
流程图:
申请人—>部门负责人审批—>人力资本经理审核—>首席人力资本官核准—>分管副总审核—>总经理审批
说明:
由用人部门申请人填写申请表,提交部门负责人核准,核准通过提交人力资本经理审核以进行需求分析,审核通过提交首席人力资本官核准,核准通过提交分管副总审核,审核通过最后提交公司总经理审核。
16、流程名称:
培训申请流程
授权:
表单样式:
培训需求审批表
部门名称:
电话:
拟制人:
17、
培训课程
培训时间
培训对象
培训地点
培训内容
及目的
培训公司
及费用
培训公司:
培训讲师:
费用:
含:
讲师/助教交通费用讲师及助教食宿学员课程使用教材
结业证书课前需求把握课后效果评估
其他:
部门负责人:
首席人力资本官
分管副总经理
公司总经理
备注:
1.费用在5000元以下的由部门总经理审批、首席人力资本官复核;
2.费用在5001-100000元的由部门总经理审核、综合管理部总经理复核、相关主管副总经理批准;
3费用在100001元以上的由部门总经理审核、综合管理部总经理复核、相关主管副总经理复审、总经理批准。
流程图:
!
费用<=5000元:
申请人(填写)—>部门总经理(核准)—>首席人力资本官(复核)—>人力资本经理(备案);
!
5000元<费用<=100000元:
申请人(填写)—>部门总经理(核准)—>首席人力资本官(复核)—>公司副总经理(核准)—>人力资本经理(备案);
!
费用>100000元:
申请人(填写)—>部门总经理(核准)—>首席人力资本官(复核)—>公司副总经理(核准)—>公司总经理(核准)—>人力资本经理(备案);
说明:
申请人填写培训申请表,提交部门总经理核准,然后提交首席人力资本官复核;如果费用在5000元以下,首席人力资本官复核批准后,转人力资本经理备案;如果费用超过5000元,但小于100000元,首席人力资本官复核后还需要提交公司副总经理核准,公司副总经理审批同意,转人力资本经理备案;如果费用超过100000元,则公司副总经理核准同意后,还需报公司总经理批准,总经理批准后转人力资本经理备案。
19、流程名称:
重要客户会见流程
授权:
所有人
表单样式:
重要客户会见表
来访/拜访单位:
准备事项(接待客户填写)
人数:
时间:
年月日时分
接待部门:
接待人员:
会议室:
是否需要公司领导参加:
是/否
领导姓名:
前台PPT
内容:
横幅
内容:
席卡
内容:
礼品
内容:
用车
地点:
时间:
饮料:
矿泉水茶水咖啡
水果鲜花投影仪摄影录音
其他:
准备事项(拜访客户填写)
是否需要赠送花篮
是/否
花篮大小:
赠送地址:
送达时间:
注:
若需要赠送花篮,请提前1天告知综合管理部
其他:
部门负责人:
总协调人:
综合管理部经办人:
流程图:
申请人—>部门主管—>综合管理部主管—>前台
说明:
申请人填写表单,按照部门主管、综合管理部主管、前台顺序流转。
20、流程名称:
用印审批流程
授权:
所有人
表单样式:
用印审批表
日期:
用印事由:
申请人:
申请部门:
公章:
个
法人章:
个
总经理章:
个
齐缝章:
个
具体内容(可粘贴附件):
备注:
申请部门:
监察稽核部:
公司领导:
流程图:
申请人—>部门负责人审核—>监察稽核部审核—>分管公司领导审核—公司领导审核
说明:
申请人填写表单发起申请,部门负责人进行审核,审核通过依次提交给监察稽核部、分管公司领导和公司领导进行审核。
21、流程名称:
礼品申请领用流程
授权:
所有人
表单样式:
流程图:
领用申请人—>本部门负责人审核—>公司领导审核—>礼品管理员发放
说明:
领用申请人填写申请表,本部门负责人审核通过后,公司领导进行审核,公司领导审核通过即由公司礼品管理员发放给申请人。
22、流程名称:
合同审批流程
授权:
所有人
表单样式:
XXXXXX管理有限公司合同审批表
[200]号
年月日
申请人:
申请部门:
合同名称:
对方当事人:
主要内容:
公司印章:
个
法人章:
个
总经理签章:
个
其他:
主办负责人意见:
会签部门意见:
监察稽核部意见:
公司领导意见
分管领导意见:
总经理意见:
持印人签字:
流程图:
!
不需要会签:
承办人—>部门负责人审批—>监察稽核部审批—>分管领导审批—>总经理审批—>行政支持部盖章、备案
!
需要会签:
承办人—>部门负责人审批—>会签部门负责人签阅—>监察稽核部审批—>分管领导审批—>总经理审批—>行政支持部盖章、备案
说明:
承办人发起申请,本部门负
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