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正规文件格式范文
正规文件格式范文
(页面设置上3.7CM下3.5CM左2.8CM右2.6CM)
XXXXXXXXXXX文件
潍X[200X]XX号(字号)
题目为华文中宋二号字体,间距为38
XXXXXXXXXXXXXXX
各县市区教育局,市属各开发区文教局,各直属单位、学校:
抬头不空格(如上),末尾加冒号(:
)。
正文为仿宋_gb2312字体,其中一级标题为黑体三号,二级标题为楷体三号,三级标题为仿宋三号。
段落设置为首行缩进2字符,左右缩进为0字符,段前段后间距各为0,行间距为单倍行距(或固定值28磅)。
附件:
空一行,如只有一个附件则紧跟附件标题。
(例1)
—1—
附件:
1.如多附件则加序号和点号,再跟附件标题。
2.有多个附件,按此格式。
(例2)
XXXXXXX(落款)
二〇〇六年十月八日
落款一般空两行,日期后空四格,落款居日期上中。
(主题词三字和冒号为黑体三号,主题词为华文中宋三号,正式文件中需编写主题词,非正式文件或通知中,不需要以下内容)
主题词(黑体3号):
XXXXXX(华文中宋3号)
XXXXXXXX办公室xx年X月XX日印发
校对:
XXX
—2—
正式文件的格式要求
【1】排版规格:
(1)题目要求二号宋体字;
(2)正文要求三号仿宋体,文中如有大标题可用3号黑体字,小标题则用3号楷体
(3)一般每页排22行,每行排28个字。
(页面设置:
上3.3,下3,左右各
2.5,行空距固定值30)
【2】制版要求:
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
【3】成文日期:
用汉字将年、月、日标全;“零”写为“0”。
【4】页码:
用4号半角白体阿拉伯数码标识,至于版心下边缘,数码左右各主一条线,如―1―;空白页和空白页以后的页不标识页码。
【5】发文字号:
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、字号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角扩号“[]”扩入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色或黑色反线。
【6】特殊情况说明:
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使文章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
【7】附注:
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字。
【8】主题词:
“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号宋体字;词目之间空1字。
【9】抄送机关:
公文如有抄送机关,在主题词下1行;左右空1字,用3号仿宋体字标“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐。
【二】
国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式
1范围
本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。
其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
2引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3定义
本标准采用下列定义。
3.1字word
标识公文中横向距离的长度单位。
一个字指一个汉字所占空间。
3.2行line
标识公文中纵向距离的长度单位。
本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。
纸张白度为85%—90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5—9.5。
5公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:
210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148。
5.2公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm
版心尺寸为:
156mm×225mm(不含页码)
6公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7排版规格与印装要求
7.1排版规格
正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每
面排22行,每行排28个字。
7.2制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
7.3印刷要求
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。
黑色油墨应达到色谱所标
BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。
印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
7.4装订要求
公文应左侧装订,不掉页。
包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,针脚平伏牢固;后脊不可散页明订。
裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90度,无毛茬或缺损。
8公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1眉首
8.1.1公文份数序号
公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序
编号。
如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角
第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。
8.1.3紧急程度
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1。
4发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成;对一些特定
的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边
缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
8.1.5发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识
下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角“[]”括入;序号不编虚位(即1不编为O01),不加“第”字。
发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签
支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序
依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名
处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2主体
8.2.1公文标题
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
8.2.2主送机关
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
8.2.3公文正文
主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
8.2.4附件
公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.×××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l
行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
8.2.5成文日期
用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文日期的标识位置见8.2.6。
8.2.6公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。
它包括发文机关印章或签署人姓名。
公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8.2.6.1单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
8.2.6.2联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3MM。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标
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