OA协同办公系统的设计与实现.docx

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OA协同办公系统的设计与实现

OA协同办公系统的设计与实现

密级:

OA协同办公系统的设计与实现

软件工程领域

研究生指导教师

随着企业管理信息化系统进程的不断深入,协同应用软件的概念已深入人心,传统的办公模式已极大的束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁琐、重复的工作。

手工模式已无法满足新形势下公司发展的需要,需要用新进的管理方法与手段来提高企业的办公效率,各中小企业相继采用信息化手段来实现内部业务流程管理。

本文以特变电工德阳电缆股份有限公司OA协同办公系统的设计与实现为研究课题,经过应用IT技术来实现公司日常事务管理的流程化、制度化和无纸化。

本系统在设计和实现上最大的特点是以工作流技术作为系统的核心应用,经过对系统流程节点的描述和自定义,实现了公文收发和处理的流程化,便于系统业务流程和功能模块的灵活扩展。

按照软件工程思想,本文首先对系统实现的方法和环境进行分析,在确定系统实现的内容后,开始了对系统功能需求分析,本系统实现的功能主要包括公文管理、邮件收发管理、新闻发布管理、在线消息管理、内部公告管理、通讯录管理、知识库管理和档案管理等。

其次,在系统功能分析的基础上,采用模块化设计方法将系统按功能划分为首页、个人办公、协作交流、公文管理、行政办公、新闻公告、知识库管理、档案利用八大功能模块。

最后,经过UML建模设计将系统功能和业务流程抽象化为数据实体和表结构关系,同时以oracle数据库进行数据的存储和管理,在技术实现上,本系统基于B/S模式,以J2EE应用技术和MVC思想对系统进行功能开发和技术实现,经过系统测试和优化,最终完成本课题的全部任务。

系统的成功应用,为公司搭建了内部信息处理和沟通平台,改进了公司的办公环境,提高工作人员的办公效率,为各级领导的提供更好的监督和管理手段,促进了工作流程的自动化以及管理的电子化和规范化。

关键词:

企业管理流程化信息处理

TheDesignandImplementationofCollaborative

OASystem

SoftwareEngineering

GraduateStudent:

Adviser:

Withthedeepeningofenterprisemanagementinformationsystemprocesses,theconceptofcollaborativeapplicationsoftwarehasbecomepopular.Duetothecreativityandimaginationofpeoplehavebeengreatlyhinderedbytraditionalofficemode,meanwhile,thewisdomandpotentialhavebeenburiedalso,asaresult,employeesspendalotoftimeandeffortstomanuallyhandlethetediousandrepetitivetasks.Manualmodehasbeenunabletomeettheneedsofthecompany'sdevelopmentunderthenewsituation,theneedtousenewmanagementmethodsandmeanstoimproveofficeefficiency,smallmediumenterprises（SMEs）haveadoptedvariousmeansofinformationtechnologytoachieveinternalbusinessprocessmanagement.

Inthispaper,thedesignandimplementationofOACooperativeOfficesystemofTEBADeyangCablestockCo.,Ltdwerestudied.Theimplementationofthecompany'sdailyaffairsmanagementwasprocessed,institutionalizedandpaperlessbytheapplicationofITtechnology.Thegreatestcharacteristicofthissystemondesignandimplementationbasedonworkflowtechnology,whichisthecoreofthesystemapplication,andthroughthedescriptionofthesystemprocessnodeandcustomtoachievethestreamlinetasksinsending,receivingandprocessingdocuments,whichfacilitatetheflexibleexpansionofthebusinessprocessesandfunctionalmodules.Accordingtothesoftwareengineeringidea,thispaperfirstanalyzethemethodandenvironmentofthesystemimplementation,andafterdeterminingthecontentofsystemimplementation,itbegintoanalyzetherequirementsofthesystemfunction,thefunctionofthesystemimplementationincludingdocumentmanagement,emailmanagement,newsmanagement,onlinemessagemanagement,internalannouncementmanagement,addressbookmanagement,knowledgemanagementandarchivesmanagementandsoon.Secondly,onthebasisofthesystemfunctionanalysis,thesystemfunctionisdividedintoeightfunctionalmodules,thehomepage,personaloffice,collaboration,communication,documentmanagement,administrativeoffices,newsbulletins,knowledgemanagementandfileusing.Finally,throughtheUMLmodelingdesignabstractthesystemfunctionalityandbusinessprocessestodataentitiesandtablestructurerelationship,whileusingoracledatabaseforstorageandmanagementofdata.Onthetechnicalimplementation,thissystembasedonB/Smode,withJ2EEapplicationtechnologyandMVCideastodevelopthesystemfunctionandtechnicalimplementation,throughthesystemtestandoptimization,completeallthetasksofthisproject.

Thesuccessfulapplicationofsystemsetupinternalinformationprocessingandcommunicationplatformforthecompany,whichimprovethecompany'sofficeenvironmentandimprovetheefficiencyofthestaffoffice,andprovidebetteroversightandmanagementtoolsforleadersatalllevels,andfacilitateworkflowautomationandelectronicandstandardizedmanagement.

KeyWords:

EnterprisesManagementProcessInformationHandling

1绪论

1.1引言

随着公司业务的发展,公司人员也越来越多,对于公司人员信息的管理也越来越繁琐,同时,部门机构间的信息传达、制度流程等难以一步到位。

传统的办公模式已成为制约工作效率提升的最大瓶颈,办公人员时常陷入忙乱无效的工作中,比如会议、通知、文件下发、批复、归档等,同时,一些流程化的工作也需要在规定的时间内进行回复和处理,例如合同签订、文件签发、财务报账、物品领用、请假审批等。

如何规范工作流程,提高工作效率已成为公司管理层急需解决的问题。

OA协同办公信息化系统的成功引入很好的解决了上述问题,使得公司的管理层和员工层能够分别经过该平台进行沟通和交流,有利于公司各项业务的规范化管理。

本课题研究的目标是建立特变电工（德阳）电缆股份有限公司OA协同办公系统,经过系统的实现使公司各协作机构、部门内、外部的信息交流更为安全、稳定和可靠,达到快捷地共享信息,高效地协同工作,方便地实现分布式办公和移动办公,改变过去复杂、低效的传统办公方式。

同时,系统的建立,有助于规范公司管理模式、降低公司管理成本、提高办事效率,为企业构筑一个信息化的无纸化办公平台[1]。

1.2国内外研究现状

OA办公系统是在各中小型企业快速兴起的一种新的办公自动化方式。

它是在传统的办公方式的基础上,经过计算机网络与信息化技术相结合的产物。

在传统的办公模式中,办公业务主要是经过手工来完成的,势必带来工作效率低、资源浪费的问题。

在网络时代里,现在企业管理的重点已从物流、资金流,逐渐向信息流跨越。

我们的目的是打造闭环的信息流,按需应用IT资源,实现”三流”合一。

要增强企业竞争力,就要提高”三流”的流转速度和质量。

而这三流的正常流转需要一个最基本的智力和人力支持,这就是”工作流”。

我们要建立的办公自动化（OA）系统就是一个工作流的集成环境,从点的应用开始——从某一个部门节点的应用,到部门的全部,到部门的纵向集成,然后是几个部门的集成,最后到全方面的集成,使所有的人员都在一个桌面上工作。

近几年来,国内OA办公系统在新技术应用领域已得到快速的发展,其内容形式已经不再是简单的行政事务和文档处理了,在功能上,OA协同办公系统已经过与其它业务系统的整合与对接,它已涉及企业生产和管理的各方面[2],例如远程教育、视频会议、物资采购管理、绩效管理、客户关系管理等;从系统架构上,从桌面客户端安装方式的C/S架构逐步转向浏览器操作模式的B/S架构,经过Internet技术,依托因特网,便于建立统一的集成办公平台,使系统易于使用、便于维护和扩展,真正意义上实现了移动办公。

当前,国内OA系统的研究方向和实现技术主要表现在以下几个方面:

一、基于单点登录的OA信息管理平台

随着企业信息化水平的提高,企业内部管理系统也越来越多,这些系统的应用,让计算机来进行复杂、繁琐的工作,代替了手痛劳动,提高了工作效率和质量。

但这些系统设置了各自的组织结构,需要记忆多套用户名和密码,彼此之间信息交互和联通也越来越困难。

针对这种情况,经过采用统一的组织机构管理和身份认证管理来实现各业务系统统一身份管理和身份认证,在门户中嵌入认证服务接口和SSO接口,用户只需认证登录一次,即可访问已授权的所有应用系统。

单点登录（SSO）管理模块经过对票据的签发管理、有效性验证和安全解析,实现了安全的单点登录,有效地解决了数据在传输过程中的安全风险。

二、基于工作流技术的OA协同办公系统

随着企业管理信息化进程的不但深入,协同管理的概念已不但深入人心,而工作流技术正是协同OA办公系统应用的核心。

经过IT信息技术来规范业务流程、提高工作的执行效率和准确程度,是工作流应用技术要解决的主要问题。

工作流包含两个基本的因素,即表单和流程,在没有OA办公系统的时候,需要将流程中的内容经过填写纸质单子完成,相当于表单,而流程代表了领导或负责人签字审批的过程,每一个签字都代表了一个流程步骤。

流程分为固定流程和自由流程,固定流程一般由系统管理员在系统后台设置好,系统中的角色代表了各自的操作权限,不能超越系统设置的权限。

自由流程不需要定义流程操作步骤,能够动态设计流程步骤,添加流程节点与流程指向,使系统的工作任务形成一个闭环的工作流模式,便于应对企业组织机构的变化导致工作流任务模型的变化,增强了系统的适应性和扩展性。

三、基于企业服务总线（ESB）的OA协同办公系统

在信息化系统中,不同的系统分别对应不同的业务需求,例如,公文系统主要对应行政发文需求,财务系统对应财务管理、物资管理系统对应物资采购和物品进销存管理,不同的业务系统导致了业务实现方式的差异化,然而,对于企业来说,使用最频繁、用户最多的是OA办公系统,如何将这些系统与OA协同办公系统进行有效的整合,以实现业务数据的交互。

企业服务总线（ESB）遵循WebService、XML等标准,提供数据交换的公共标准通道,应用系统基于标准协议,实现跨操作系统、跨语言的异构系统集成,把系统之间的相互依赖程度降到最低。

四、基于手持终端的OA办公系统

随着移动通信技术的发展,企业对OA办公的及时性与高效性提出了更高的要求,特别是营销性企业,由于工作地点的不固定性,企业希望将企业办公应用系统移植到手机或PDA上,使处于移动状态的工作人员能够随时随地地经过手机访问OA办公系统,对文件及公文进行查阅和审批。

系统主要基于Android或IOS系统进行智能客户端程序的设计,智能客户端能够将系统采集的数据、图片等信息经过编辑以及添加文字内容,实现信息的及时查询、任务处理、信息反馈以及定位等功能,使系统功能和界面在用户手机上完美展现,这种方式在用户体验和办公效率上大大提高,真正实现移动办公。

国外OA办公自动化系统兴起于20世纪中期,最初主要用于数据记录、存储和处理功能,随着企业对信息管的需要,到60年代,逐步发展成管理信息系统（MIS）,主要是用计算机部分地代替手工劳动,进行一些简单的单项数据处理工作,如计算工资、统计产量等,这类系统的特点是按事先规定的要求提供各类报告,如能反映库存数量的库存状态报告,反映生产进度的生产状态报告。

这一时期,主要应用于为了解决生产中库存控制的问题[3]。

1965年,美国的管理专家提出了物料需求计划（MRP）的新的管理思想,即根据产品的需求情况和产品结构,确定原材料和零件数量及订货时间,在满足生产需要的前提下,有效降低库存。

这一思想对以后中小企业管理信息系统的发展有着重大的意义。

随着计算机技术的发展,这一管理思想借助于计算机这一强有力的工具,发展成为一种有效的管理方法。

70年代后随着信息技术的飞速发展,管理信息系统在中小企业中得到了广泛的应用。

管理信息系统将中小企业中的数据和信息集中起来,进行快速处理,还能够利用定量化的科学管理方法,经过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。

这一时期研究者在MRP的基础上增加了能力需求计划,使系统具有生产计划与能力的平衡过程,形成了闭环MRP。

80年代在中小企业中开始使用一种典型的管理信息系统-MRPⅡ（制造资源计划）。

它以MRP为核心,将生产制造、财务会计、市场营销、工程管理、采购供应以及信息管理等各个部门纳入整体管理之中,形成了完整信息资源管理体系。

到现阶段,国外OA系统在功能上和发展方向上基本与国内一致,主要用于自动化控制、数据分析、数据存储、信息共享、信息交流、协同办公等,并为客户提供基于数字化办公的多种服务应用。

随着计算机技术、通信技术、自动化技术的不断进步和发展,办公自动化及其系统也取得飞速的发展。

在现代技术、设备支持下,办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化等特点。

1.3本文的工作

随着公司业务的发展,公司人员也越来越多,对于公司人员信息的管理也越来越繁琐,同时,部门机构间的信息传达、制度流程等难以一步到位。

传统的办公模式已成为制约工作效率提升的最大瓶颈,办公人员时常陷入忙乱无效的工作中,比如会议、通知、文件下发、批复、归档等,同时,文件处理后,又需要进行分类和存储,时间一长,需要占用大量的空间,同时,还需要对一些过期的文件进行销毁或转移,另一方面,对于历史文件的查阅就显得相当论难。

如何解降低成本、方便文件查阅、管理和浏览已成为本公司管理层急需解决的问题。

本课题研究的内容是建立OA协同办公系统,以先进的计算机信息处理技术为依托,经过系统功能的分析、设计和实现,建立起规范、科学的管理体系、提高企业的办公效率、降低公司的管理成本以及提升企业的管理和信息化应用水平,帮助公司建立一套便捷规范的办公环境。

本系统主要实现以下内容:

1、基础信息管理,实现统一登录。

基础数据整合是实现OA信息系统与应用系统整合的基础,基础数据包含了系统统一登录及身份认证的各种数据,是系统共用的信息,比如,用户姓名、身份证、手机号、部门组织、岗位、照片等信息等,对这些数据进行统一的管理,可避免在每个系统中进行用户信息管理、账号管理与权限分配,减少了系统的重复操作。

2、灵活的工作流引擎,实现公文收发管理。

经过对业务过程的描述和分析,实现对公司业务流程、控制和过程的自动化管理[4],将工作分解成多个任务流,并设置起点、流转节点和终点,再经过约束这些任务的执行和监控,达到提对公司生产经营的过程化化管理,为企业打造轻松便捷的业务办理模式,满足实际工作需要,提高工作效率。

3、邮件管理,实现电子邮件的收发、转发、存档管理,经过公司邮箱的设置可自动收取公用的邮件,共享文件夹内使用人员可查收邮件转入自己的文件夹保存,实现企业邮件的统一管理。

4、实现信息的快速交流,经过对内部信息、内部新闻、在线消息、短信的管理,实现信息的快速发布,互动交流和及时响应,便于在企业内部实现高效

的信息浏览与处理。

5、实现日常会议的合理化管理,随着公司的快速发展,涉及管理、生产经营、业务发展的各种会议也越来越多,为实现会议信息的快速发布、参会人员统计、会议室资源利用等,在OA管理系统中建立一套完整的会议管理功能,实现会议的智能化管理。

6、档案管理,实现公司各种信息资源、文件的存档、借阅与分类管理,提供日常标准规范、流程制度、格式规范的上传与下载,实现信息的共享。

2相关技术介绍

2.1引言

本系统采用J2EE标准体系架构进行系统开发与设计,J2EE模型支持从传统的、合作企业内部的应用程序,到在互联网上的电子商务网站的一系列系统,采用J2EE平台带来如下优势[5]:

（1）加快开发速度

客户从提出需求到得到响应的时间是很重要的因素。

企业需要更快地开发和部署她们的企业应用程序,并根据用户的需求方便快速地对系统进行修改、完善和升级。

因此这个系统需要简单而又有效地把原来已有的系统集成起来,而且要具备良好的可扩展性,以迎接未来不断变化的市场需求。

J2EE的分层体系结构就能很好地满足这一要求。

同时企业级应用程序需要很快地从原型发展到产品,而且快速地在产品的生命周期中不断完善。

而”编写一次,随处运行”

的特性,使得J2EE系统能更方便地测试与部署,从而大大提高了开发效率。

（2）可扩展性

J2EE平台标准保证企业依据此标准建立的系统易于扩展,J2EE平台采用多层结构,在各层之间提供了方便的资源管理和服务,比如数据库的连接等,这样开发人员就不用顾忌数据库连接的负载平衡等问题[6]。

同时,能够根据客户端的类型和数量级来确定所用的服务器,并在需要的时候变更服务器而不需要对系统本身作出太大的改动。

（3）组件模型带来构架的简化

J2EE平台能够在任何符合标准的服务器上运行,同时基于组件的J2EE开发模型能更容易将需求确定成功能,由于只需要升级必要的组件,给未来的系统升级带来了极大便利。

组件能在运行的时候根据配置来连接其它的组件,有了可配置的组件行为,开发人员就不需要重写代码,只需经过这些配置来与组件所在的服务器交流,这个过程也能够经过自动化的工具来实现。

（4）与现有系统集成

企业的数据是多年的积累和投资,往往位于一个比较古老的系统中,因此企业级应用系统的开发人员会面临一个重大的考验,即如何利用并集成那些多年来一直使用的数据系统。

为了实现这个目标,J2EE平台经过中间层和后台服务来访问这些现有系统。

具体来说,J2EE平台提供了下面JDBC、JTA、JNDI、JMS等技术来与现有的信息系统集成。

（5）服务器、工具和组件的自由选择

开发企业应用程序,需要根据现有的项目以及技术能力和投资成本,选择并配置应用系统,以得到最优化的效果。

J2EE平台为此提供多种自由的选择,这些选择包括服务器、组件和其它工具等。

（6）更专业化的开发人员

J2EE基于组件的开发模式能够根据不同的技能来细化开发人员的职能。

所有参与开发过程的人员能更好地发挥她们的特长,JSP模板的设计者能专心于她的工作,而商业逻辑的开发者、部署人员也能专注于自己擅长的领域。

这个特点对于程序的升级也有好处,一个J2EE系统最常改变的一般是前台的用户界面,这样网页设计师就能够着力于页面的设计而不需要具备编程能力。

2.2相关技术介绍

2.2.1Java

Java是一种能够撰写跨平台应用软件的面向对象的程序设计语言,是由Sun Microsystems公司于1995年5月推出的Java程序设计语言和Java平台（即JavaSE, JavaEE, JavaME）的总称。

Java 技术具有卓越的通用性、高效性、平台移植性和安全性,广泛应用于个人PC、数据中心、游戏控制台、科学超级计算机、移动电话和互联网,同时拥有全球最大的开发者专业社群。

在全球云计算和移动互联网的产业环境下,Java更具备了显著优势和广阔前景。

Sun公司对 Java 编程语言的解释是:

Java编程语言是个简单、面向对象、分布式、解释性、健壮、安全与系统无关、可移植、高性能、多线程和动态的语言。

与传统程序不同,Sun公司在推出Java之际就将其作为一种开放的技术。

全球数以万计的Java开发公司被要求所设计的Java软件必须相互兼容。

”Java 语言靠群体的力量而非公司的力量”是Sun公司的口号之一,并获得了广大软件开发商的认同。

这与微软公司所倡导的注重精英和封闭式的模式完全不同[7]。

Java有很多功能:

如进行数学运算、显示图形界面、进行网络操作、进行数据库操作、进行文件的操作等等