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采购制度
采购管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司的采购行为,在保证公司开发项目正常施工的前提下,兼顾质量和成本,提高对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
第二章适用范围
第二条本制度适用于总公司及分公司对经营管理范围内的所有设备材料采购(不包括非固定资产的办公用品采购)。
第三章采购组织机构及职责
第三条公司在商务中心下设采购供应部,具体负责公司采购业务。
采购供应部设一个部长,三个采购员。
1.采购供应部部长工作职责:
依据申购部门提供的设备材料申购表、供应商管理制度、物资采购供应流程,优选供应商,对材料价格、质量进行有效控制,跟踪采购过程,确保材料的合理供应,保证材料供应顺畅。
2.采购员职责:
依据采购计划进行市场调查,选择供应商,对材料价格、质量比较,采购所需物资,对成本有效控制,跟踪采购过程,确保材料的合理供应。
记录供货商的货品价格、联系方式、购买数量、维修记录、同类商品市场价位、打折优惠系数。
掌握常用物品的市场价格水平和质量水平。
评价供货商的信誉度。
记录优秀供货商和供货商黑名单。
3.本制度所称采购员包括公司采购供应部采购员、各分公司采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。
第四条采购供应部负责供应商管理及合同条款的谈判,付款申请(外包工程除外)、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。
同时,与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。
第五条材料使用部门负责采购材料的适用性并作出技术评价。
第六条财务中心负责预算控制和事后财务抽查审计、货款支付。
第七条采购供应部分管副总负责合同条款的审查。
第八条仓管负责设备材料验收标准的制订,仓管负责组织设备材料的验收入库。
直接发往工地的设备材料,由仓库委托工地现场负责人直接验收入库,并由仓管负责跟踪。
第四章采购原则
第九条严格执行询议价和采购程序:
必须有三家或以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买和特殊购买的物品除外。
第一十条合同会签制度:
固定资产的采购合同,必须经财务中心共同参与,汇总各方意见,经公司分管副总审核,总经理批准签约。
非固定资产的采购合同,必须经商务中心经理确认,公司分管副总汇总各方意见,经公司分管副总审核,总经理批准签约。
第一十一条职责分离:
采购人员不得参与物品的验收,采购物品质量、数量及验收标准,应由采购供应部仓库管理员组织验收。
第一十二条一致性原则:
采购人员定购的物品必须与申购单所列要求规格、型号、数量相一致。
在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下,采购员及时反馈信息供申请部门更改申购单作参考。
第一十三条最低价搜寻原则:
采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息库和价格库,了解市场最新动态及各地区物料价格,控制采购价格。
第一十四条廉洁制度:
所有采购人员必须做到:
1.热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,降低采购成本。
2.加强学习,提高认识,增强法治观念。
3.廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
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4.严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
5.工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
6.努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
第一十五条招标采购:
凡采购量在50万元或以上或常用的材料都应该以招标的形式采购,由采购供应部、财务中心共同参与,定出一段时间内(一年或半年或一季度)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。
对于价格随市场变化较快的材料,除缩短招标间隔时限外,还应随着掌握市场行情,调整采购价格。
第五章采购流程
第一十六条工程设备材料采购流程
1.设计中心按合同要求进行设计,根据工程类别分系统对工程主要设备材料进行统计,编制《工程主材统计表》,由设计负责人、设计中心经理签名后,并于工程安装施工进场前三十日内,连同可供安装或加工的施工图纸交工程中心及设备中心,甲方要求赶工期、应急性采购不限三十日除外。
2.工程中心按照设计图纸、设计要求、工程合同进度要求、使用要求,对工程主要设备材料统计表进行复核,对工程用的辅助性材料进行全面统计,编制《工程辅材统计表》,由统计人员、工程中心经理签名后,于工程安装进场十五日前,连同《工程主材统计表》、《材料申购单》交商务中心预算部;设备中心按加工图纸编制《工程加工材料统计表》、《材料申购单》,于设备制造十五日前,交商务中心预算部。
3.预算部核实《工程辅材统计表》,进行工程材料成本核算,编制《计划成本表》,连同《材料申购单》、《工程主材统计表》、《工程辅材统计表》、《工程加工材料统计表》交总工评审。
4.总工评审后,将《计划成本表》等资料交总经理审批。
1)审批同意,资料交采购供应部备案登记。
2)审批不同意,资料返还设计中心修改设计用材,重走以上流程。
5.采购供应部选择三家或以上供应商进行采购询价,并会同财务部对采购的付款方式、价格、供应商情况等形成《采购会签表》,交分管副总审批。
6.非常规设备材料采购,需申购部门对候选供应商进行技术评价,形成《技术评价会签表》,直接交分管副总审批,分管副总根据《采购会签表》、《技术评价会签表》比较及分析各候选供应商资料,确定最优供应商。
7.采购供应部拟订采购合同,由商务中心经理审核后交分管副总审批签字后采购。
8.材料到货后,常规材料由公司仓管员验收入库,直接送到工地的材料由工地仓管员(可由公司仓库委托担任)验收入库;非常规材料由申购部门协助仓管员验收入库。
第一十七条固定资产及其他零星物品的采购流程
1.由各申购部门将需申购物品清单交采购供应部估价,再编写《申购报告》,交总经理审批。
2.总经理审批同意后,申购部门填写《材料申购单》,连同《申购报告》交采购供应部。
3.采购供应部选择三家或以上供应商进行采购询价,并会同财务部对采购的付款方式、价格、供应商情况等形成《采购会签表》,由商务中心经理审核后,交分管副总审批。
4.分管副总比较及分析各候选供应商资料,给出推荐意见后交总经理审批。
5.总经理审批确定最优供应商。
6.采购供应部拟订采购合同,由商务中心经理审核,交总经理审批签字后采购。
7.物品到货后,由仓管员验收入库。
第一十八条询价流程:
不同的采购人员分别向不同的供应商询价、谈价,填写《材料询价表》并签名确认。
采购部长汇总所有采购人员的《材料询价表》,会同财务部门填写《采购会签表》,交商务中心经理审核后,再按权限交分管副总或总经理审批。
第一十九条询价采购要求:
1.设备材料询价,需要提供样品的,必须向供应商索取样品,采购员将样品封存,以便收货核对。
2.采购员必须按照设备材料申购单所要求的时间周期进行采购,未能及时到货,必须向材料申购部门提供书面说明。
3.常规设备材料询价时间为三个工作日,特殊设备材料询价为七个工作日。
4.采购部长必须在收到各采购员的《材料询价表》三个工作日内完成《采购会签表》。
5.商务中心经理须在两个工作日内完成《采购会签表》的审核。
6.分管副总或总经理须在两个工作日内完成《采购会签表》的审批。
第二十条申购要求:
《材料申购单》需写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等,申购部门的经理需签字。
第六章验收与质量保证
第二十一条验收工作由仓库管理员组织实施,必要时成立验收小组。
第二十二条材料验收,按采购合同约定和产品技术资料或行业规定为验收标准。
第二十三条验收人员应严格按标准进行验收并出具验收报告,明确验收结论,所有参与人员必须在验收报告上签字。
1.验收人需检查供应商提供的“产品合格证”、“产品检验报告”,核准后存档。
2.验收人需核对供应商所送材料的单价、数量、规格型号及质量,按验收标准验收。
有材料样品的,验收人需带样品到现场核对。
3.验收合格后,仓管员应立即组织卸货,并在收货现场开具一式三联的《进仓单》,仓管员在进仓单、送货单上签名。
4.验收不合格,验收人必须及时将验收报告交采购供应部处理。
第七章审计监督
第二十四条 采购全过程进行财务监督和审计
1.在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中,除有生产、质量、使用部门、维修部门及相关领导参与外,财务中心要全程参与。
财务中心主要负责材料价格的核查、合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。
2.采购人员要自觉接受财务中心对采购活动的监督和质询。
3.对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议,直至追究法律责任。
第八章供应商管理
供货商的资料要麦总和主管副总随时可以看到。
历史价格数据和供货商报价数据随时可查
第二十五条供应商的选择
1.供应商必须证照齐全。
2.采购供应部应较全面了解掌握供应商各方面情况,建立供应商档案,做好业务记录。
3.重要设备采购需组织相关部门对供应商进行实地考察。
4.为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,对于生产运营所必需的物品,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
第二十六条供应商管理体制
1.采购供应部会同公司使用部门、质量安全部、财务中心对供应商定期进行评估和审计,编制《合格供应商名录》、《不合格供应商名录》。
2.供应商评定指标
(1)质量水平:
①物料来件的优良品率;②质量保证体系;③样品质量;④对质量问题的处理。
(2)交货能力:
①交货的及时性;②扩大供货的弹性;③样品的及时性;④增、减订货的批应能力。
(3)价格水平:
①优惠程度;②消化涨价的能力;③成本下降空间。
(4)技术能力:
①工艺技术的先进性;②后续研发能力;③产品设计能力;④技术问题的反应能力。
(5)后援服务:
①零星订货保证;②配套售后服务能力。
(6)人力资源:
①经营团队;②员工素质。
(7)现有合作状况:
①合同履约率;②年均供货额外负担和所占比例;③合作年限;④合作融洽关系。
3.对供应商评定信用等级,根据不同等级实施不同管理。
第九章附则
第二十七条本制度由商务中心制定并负责解释。
第二十八条本制度自公布之日起执行,此前同类规定同时废止。
附件:
1、材料验收报告
2、材料申购单
3、工程主材、辅材划分表
4、工程主材统计表
5、工程辅材统计表
6、工程加工材料统计表
7、计划成本表
8、材料询价表
9、采购会签表
10、技术评价会签表
广东新大禹环境工程有限公司
2006年10月31日
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