学校运营手册.docx
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学校运营手册.docx
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学校运营手册
一、组织结构图:
2、各岗位工作职能:
1、股东会的岗位职责
1)聘任和解聘校长
2)修改学校章程和制定学校的规章制度
3)制定发展规划,批准年度工作计划
4)筹集办学经费,审核财务预算、决算
5)决定教职工的编制定额和工资标准
6)决定学校的分立、合并、终止
7)决定其他重大事项
2、常务校长的岗位职责
1)全面掌控学校的整体发展方向并负责组织组织制定学校中长期战略规、年度经营计划以及学期、学年的工作计划,并进行分工,认真组织实施并检查、督促规划和计划的执行情况,定期做出工作总结,提出改进学校工作的意见和措施,塑品牌学校形象
2)组织和领导教学教改工作。
根据教学大纲的要求制定教学计划,提出教学研究的项目;鼓励教师加强学习,不断改进教学方法,积极推进素质教育,全面提高教育教学质量。
3)主持学校日常各项经营管理工作,建立通顺、高效的组织架构
4)监督执行各项管理规章制度制定、更新和执行
5)领导与监督各部门工作。
通过目标化管理,制定各部门工作目标(月度、季度、半年度、年度),监督各部门工作,同时指导、支持与促进各部门完成目标,提高各部门工作绩效
6)建立和健全教职工的岗位责任制和其他各项规章制度以及检查考核办法;维护校内正常教学和工作秩序,参与校园周边环境的建设与管理。
7)学校管理部门的关系维护妥善安排好每一阶段工作,抓好重点,协调好各部门的关系
8)日常工作文件的起草(含全校性的工作报告、校历、计划、总结和校领导讲话材料等),公文的起草、审核、编号,文件的收发、传阅。
对各级管理人员的绩效考核
9)教职工基本情况建档,学校基本情况、数据的汇总,各种信息、材料和数据的上报与管理,做好教职工的思想工作,最大限度地调动教职工的主动性、积极性和创造性。
10)提名学校高层管理人员的聘用和解职;提出学校高层管理人员的报酬、待遇和支付方式
11)定期审阅学校的帐表和其它重要报表,全面监控学校的财务状况、经营状况
12)签署日常行政、业务文件及对外上报印发的各种重要报表、文件、资料
13)维护学校运营的正常进行,处理校内偶发事件
3、财务部岗位职责
1)管理学校教育事业经费、科研经费和其他各项经费。
负责编制学校的年度综合财务收支预算,并严格按批准的分配批准的分配方案,对支出进行监控,考核。
2)办理各项经费的审核、报销、报帐、记帐、报表编制等日常会计工作。
负责学校固定资产价值总量核算。
3)对学校的各项收费标准进行审核、管理、送批。
负责学校各项费用的收取工作。
4)负责学校教职工的工资的发放工作。
5)参与学校重大经济合同的签定。
6)负责本职范围内形式的文件、资料的立卷归档工作。
7)完成学校领导交办的其它工作。
4、市场推广部
4.1市场部主管的岗位职责
1)在校长带领下,根据学校长远的发展规划,独立负责领导市场部门工作,定期向校长汇报并沟通市场拓展情况、学员报名情况、潜在学员的开发情况
2)组织实施招生计划,制定市场调查规划,确定调查目的、项目、方针与计划,分别从市场潜力、消费水平、同行业竞争状况等方面进行资源数据的搜集整理、分析协调、活动效果评估等,公正合理地利用各项资源,并上升为决策方案
3)根据市场变化和需求,及时调整市场开发方案、方式方法,不断提高本校在培训市场的占有率
4)结合当地实际市场善,撰写开发市场方案,分阶段制定市场推广部年度、季度、月度至每一场宣传活动的市场活动计划,经批准后进行实施
5)负责编辑与设计招生章程、招生简章等招生宣传资料工作。
6)负责招生日常文件的起草、打印、收发;做好招生录取工作的数据统计、分析、研究和材料整理工作,做好招生工作总结。
7)负责组织、协调招生咨询宣传工作,有计划、有力度地深入做好招生咨询工作
8)负责对推广宣传与招生活动、广告的投入进行备案,合理分配市场预算,将投入转化为产出
9)合理的进行广告、新闻媒体的挑选和管理,建立合作媒体,代表学校对外发布需发布的信息
10)负责本部门市场推广专员的培训考核与日常工作的监督管理;提升团队凝聚力
11)全面调动市场人员的积极性,建立完善的销售网络,扩大本校宣传的覆盖面
12)严格控制营销预算,节约开支,降低营销成本
13)协助校长的日常工作,服从管理安排完成各项业务工作
4.2市场部专员的岗位职责
在部门主管带领下,根据学校与部门远规划与营销计划,进行阶段性的各项营销推广与招生宣传的计划,为学校创造更好的品牌形象与实际利益
1)负责学校招生工作的组织与实施,严格执行上级有关招生的政策
2)在市场部主管的领导下,负责学校营销信息管理、市场调研方案的策划、方案的提交,宣传与招生活动方案的设计、策划、组织与实施
3)通过各种渠道挖掘学员资源,搜集潜在的学员信息,对有意向的学员做好跟踪回访服务
4)根据行业市场情况,制定有效的销售政策,协助部门主管做好相关市场活动的策划和宣传、推广计划的实施;
5)针对学校的市场推广主题活动,收集市场信息及行业动态,开辟新的宣传渠道
6)积极认真地完成规定的各项销售指标,为学员及家长主动、热情、满意、周到的服务
7)及时、准确地提交业务报表,填写有关销售表格,提交销售预测和总结报告
8)认真贯彻学校及市场主管规定的
9)学校宣传资料的文案编写及制作
10)完成领导交办的其它各项任务
5、教学部
5.1教学部主管的岗位职责
在校长领导下,全面负责教学部职责范围内的管理工作,做好教学质量管理和监控,不断提高部门管理和教学管理水平;
1)参与学校日常教学管理工作
2)教学计划制定、课程设计和授课地点确定,明确岗位责任,安排教学任务
3)制定课程及教学活动的日程表,检查专\兼职任课教师的授课计划,定期检查教师备课教案;根据授课计划检查教学进度,检查、落实教师的课程实施情况,并作出评估
4)考核授课老师授课内容、教学态度和教学效果,提出改进意见或调整授课老师
5)依据教学检查结果,对教师月度、学期、学年等阶段工作进行绩效考核
6)对教学检查中发现的问题及时与任课教师沟通,并及时向校长汇报
7)组织教师开展业务学习和教学研究,组织开展观摩、试听教学;教学改革和学术交流,总结教学经验,提升业务能力和教学水平
8)填写各种教学表册,教师课程档案的收集、分类、立卷、编目、保管等工作;并做好各种资料的存档工作
9)组织制定师资体系建设和后备教师甄选计划,做好任课教师调、代课与预约安排
10)进行有针对性,有实效性的课程开发与设置
11)了解、反馈学员和教师对课程内容及教学安排的合理化建议和意见,并根据需要进行课程结构及内容等方面的调整;
12)开展其他教学项目的调研、计划、组织、实施工作;编写具有实用性和实效性的课程实施纲要和具体教案或讲义;
13)完成上级交办的其他工作
5.2教学部教师的岗位职责
1)在教学主管的指导下,严格按照教材教学大纲的基本要求和学校的教学计划,并以此为依据进行备课,编写教案,有针对性的开展课堂教学活动
2)全面负责班级管理工作,建立和完善班级管理制度,力求班级管理规范化专业化,不断提高班级管理水平
3)负责学员报到和班级过程管理,课堂纪律监督,掌握学员出勤、上课、同学聚会、学员和试听人员就餐安排、其他意见反馈等情况
4)了解学员的学习情况,及时汇总学员学习过程中出现的问题并随时向教学部长汇报;
5)维持学员的课间活动纪律,防止各类安全事故的发生
6)耐心接待学员家长,虚心听取家长意
7)各项教学服务的执行及学生在学期间的安全和纪律
8)授课所在班级的环境保持及课后教室的清洁工作
9)负责授课期间所用书籍、磁带及其它教学用具的保管
10)配合搞好其它各项教学及管理工作
11)协助市场部进行市场宣传和推广活动
12)负责领导安排的其他工作任务
6、前台
1)负责进入学校办公场所的来客的接待、登记、导引,对无关人员、上门推销和无理取闹者,阻挡在外或协助有关人员处理
2)负责接听来访电话,记录电话内容,并做好记录与传达工作。
定期维护、保养各种办公教学设备
3)做好咨询接待工作,对电话及前来咨询的客户所提出的疑问进行耐心、细致、周到的讲解
4)负责学校邮件、包裹、报纸的收发与转交
5)随时保持包括整个前厅环境清洁、干净,无灰尘、无污渍;每1小时清扫一次
6)负责前厅各种办公设备及教学用品的保管与发放
7)负责协助学校文件打印、复印等工作及报刊订阅及邮件分发管理。
8)及时、完整掌握各任课教师当日课程安排,辅助教学部进行相应的工作。
9)定期(总校2月一轮,分校3月一轮)对学员进行回访,认真填写回访表,由校长不定期进行抽查。
10)完成学校领导交办的其它任务
3、各部门制度与奖罚:
1、市场部
各校区
招生奖罚:
各校按照财务部制定的月任务进行提成
校区任务划分
南郊10万/月北郊8万/月省体5万/月咸阳4万/月
超额完成任务主管提成学费所有的1%
课程顾问新生报名提成3%老生续费提成2%
主管完成任务50%以上只拿基薪+岗位工资,低于50%只拿基薪,连续3个月未完成任务直接辞退
个人任务:
按照月任务总额平分
个人招生任务完成50%以上只拿基薪+岗位工资
50%以下只拿基薪,连续3个月未完成任务直接辞退
销售奖罚:
销售人员提成销售额的1%
销售部根据财务部指标给各校区制定每月销售任务,超出任务部分,分校主管按照销售额的1%追加奖励。
销售部主管任务10万元/季度,未完成按未完成部分按20%处罚,每季度销售考核为零的教师或前台罚款500元
公司市场部任务及各校区奖罚
销售部:
根据财务部制定金额完成销售利润指标。
销售部主管未完成年底无奖金,达到销售目标按纯利润10%作为奖金,每超标20%奖励增加1%,以此类推,最高奖励额度不得超过纯利润的50%。
销售部安全管理,出现销售亏损,丢货,投诉等事故,由当事人承担赔偿责任,主管承担连带责任,损失超过5000元以上,主管及当事人无年终奖,损失超过1万元以上,主管及当事人停薪下岗,公司有权追究法律责任。
每月最少一次给各校区培训销售技巧及产品培训。
根据各校区实际招生情况制定一学期销售促销活动。
一学期内最少合作10个琴行作为手鼓,罗兰代理销售点,最少合作2所学校或单位进行销售活动。
招生部:
网络宣传职责:
完善维护我校网络,定期组织各校区学习如何网络招生并检查各校区宣传招生完成情况(网络,地面招生),招生简章制作及图片视频的制作整理(每周整理视频10个)未完成只拿基薪+岗位
检查各校及奖惩制度:
1、网络宣传在指定各个网址上每天各专业宣传不得少于一条,(收费发帖网站视情况定),各分校建立微信平台,以便提高周边搜索度。
未完成者扣100元
2、每周更新视频各专业至少两部,未完成者扣100元
3、每人建立博客网页,及时更新博客内容(每周至少更新两次)未完成者扣100元
4、专业音乐论坛由专业教师负责,发帖内容以学习研讨为主,宣传学校为辅,但签名档可以利用学校介绍,如被评为精华帖,奖励100元。
附:
5、每月要求各分校主管布置发帖量,月底统一检查,及时更新微博博客,每周不得少于两次外出宣传(简章发放),未完成扣款100元。
每月进行一次户外宣传活动(地点练习好后上报公司,由公司安排相关人员)。
未完成扣款100元。
6、每月不定期组织网络招生会议,所有人员不得缺会,违者按旷工计算。
主管职责:
1、负责公司的整体的网络,地面,户外,广告招生工作,
2、负责培训招生人员的电话营销及接待,统一接待流程
3、每学期至少合作4所学校进行招生、教学、销售
要求主管:
提供所在地区的幼儿园中小学分析报表,例:
学校地点,档次,放学时间等
要求主管:
1、挖掘至少5所学校相关联系人信息,便于公司合作洽谈。
2、每月分析各校区咨询,报名率,视情况调整或培训相关工作人员
3、招生任务未完成,市场部孙义、马晓静只拿基薪
4、连续3个月招生任务未完成,直接辞退
2、教学部
试听管理办法
1前台接待意向学员后对其安排试听课,确定试听课时间;
2意向学员在前台处领取“试听预约卡”,并交纳100圆整作为试听课定金;
3试听课结束后要求所有试听学员填写“试听调查表”。
若学员报名成功,此定金则直接充入其缴纳的学费中,若学员未报名,此定金必须原数退还意向学员。
4试听课教师由教学部统一安排。
前台或教务人员必须认真接待,未经教务处同意不得私自试听学生。
教师上课管理办法
1教师收到教务处制作的排课通知和第一次“上课通知单”,在第一次上课通知单上签字,交给教务处。
2接到排课通知的教师,严格按照教务处安排的“教师课程表”准时上课,主动准备并制定“学员授课计划”,授课计划一式两份,教务处一份(在第一次授课前将授课计划交予教务处保存),教师一份。
如有调整及时更正,两份必须保持一致。
3教师调整学生课时时,应先征得家长和教务处一致同意后方可调整。
注:
“教师课程表”不规范的不予安排新生。
4 本校教师必须严格遵守学校纪律和各项规章制度,做到不迟到、不旷课、不随意调换学生课时,教师在上课期间,不准抽烟、吃零食、接拨电话。
5.教师必须确保上课时间,如有特殊情况,需按下面的要求进行请假:
请假者须提前24小时向教学部提出申请,经教务处在“师生请假薄”上登记核实后方能准假,否则一律按旷课处理。
教师未经教务处同意,不得擅自给学生放假、休课,导致学生不能正常上课的一切责任由教师负责!
6.教师有权力并有义务督促学生按时上课,并遵守课堂纪律。
依据教学部抽查的各班学生月平均出勤率,出勤率低于80%班级的任课教师将会被学校警告;警告后仍无法提高班级出勤率的教师,将由学校视具体情况做出相应处理。
教师日常工作管理制度
1.一个月内,累计两次不打卡者,扣¥100,依此类推。
2.教师迟到、早退、脱岗15分钟以内者,按教学事故处理,罚款¥50;超过15分钟者,按严重教学事故处理,罚款¥100;30分钟以后按旷工一天处理,扣除当天工资(专职)或课时费(兼职)。
4.事假者每天扣¥100,病假者上班后要向教学部补交正规医院出示的病假条,否则按事假处理。
未提出请假申请者按旷工处理,由此为中心造成损失者,视情形扣除当月工资的30%或全部,直至公开除名。
5.教师若要求离职,须提前一个月向教学部提出书面申请,经公司同意并办好工作交接后,方可离开,否则视情形做出处理。
6.每年评选出优秀教师,进行表扬,并给以500-1000的奖励,用以激励优秀教师。
优秀教师的评定参考:
教师所带班级的考级通过率,学生测评分数,教师出勤率,教师参加教研活动的态度及对校区教学开展、发展的贡献。
7.教师应积极参与和配合学校组织的各项演出活动。
对改进教学方法、学员管理、制度创新等方面提出重大建议并被采纳者,给予特别奖励。
教师培训考核管理办法
1.所有应聘教师均需进行试讲,教学组教师听课评议合格后方可入职。
2、所有专兼职教师均有义务参加教研组活动,专业教研组每月至少召开一次教研组活动,基础教研组每周至少召开一次教研组活动。
教研组长负责安排教研内容,整理教研成果,教学部根据教研成果适当给予奖励。
3、教学部对新教师应进行不少于24课时的师资培训,并由校长进行考核,考核不合格者不得上岗。
3、行政部
3.1财务部:
第一章 总则
第1条 为规范学校的财务行为,加强财务管理,提高资金使用效益,促进学校教学业务的发展,根据国家和省市地方有关法规,结合本校的实际情况,制定本制度。
第2条 学校财务管理的基本原则是:
贯彻执行国家和省市地方有关法律、法规和财务规章制度;坚持勤俭办学的方针;正确处理学校的发展需要和资金供给的关系、社会效益和经济效益的关系。
第3条 学校财务管理的主要任务是:
合理编制学校预算;依法多渠道筹集办学资金;加强核算,提高资金使用效益;加强资产管理,防止资产闲置、流失;建立健全财务规章制度;对学校经济活动进行财务控制和监督;定期进行财务分析,如实反映学校财务状况。
第4条 根据我市教育局2010年1月1日印发的《市民办学校财务会计管理规定》,结合学校章程,我校采用《小企业会计制度》进行会计核算。
第5条 学校的财务活动在校董事会和校长的领导下,财务部门统一管理。
学校设置财务部,财务部设会计一名,出纳一名。
第6条 学校财会人员的岗位职责
第二章 财务管理体制
一、财务会计岗位职责
1、按照国家财经法规、会计制度及学校有关规章制度的规定,编制记账凭证、会计账簿(不包括现金日记账和银行日记账)的登记与结账、对账,做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚。
2、银行划款缴交学费发票的开具,并做好学生缴费与发票相对应的备查工作。
3、按要求预编内部会计报表,编制对外财务会计报表,负责税务申报,完成教育、物价、税务等政府管理部门规定的具体工作。
4、做好收款收据、发票、统计资料、财务会计资料及其它财务资料的归档、整理、装订、保管、备份工作。
5、学校供应商货款结算的预审工作。
6、财务主任或学校领导安排的其它工作。
二、出纳岗位职责
1、严格执行国务院关于现金管理的制度,做好现金、支票收支存的日常工作,每日登记现金、银行存款日记账,并与会计账核对,以保证账账相符。
2、严格执行库存现金限额管理规定,超过部分必须送存银行,不坐支学费,不白条抵现,坚持学费款与费用款分管的原则,坚持收支两条线。
3、对个人借款、个人费用、分期付款、先付货款(定金)做好备查登记工作,确保学校资金的安全。
4、每日编制现金流量表,月末编制银行存款余额调节表,对未达账项要及时查询,并督促相关人员及时处理。
5、不得将出纳工作随意交他人代管,如确有必要离岗时,必须由校长指派他人代管,而且必须做好交接工作。
6、做好现金的日清月结工作,保证账实相符,遇有情况,必须及时上报校长。
7、招生收费的统计、复核、检查与对账工作,完成财务主任交付的其它工作。
第三章 学校预算管理
第7条 预算是指学校根据教育教学发展计划和任务编制的学年度财务收支计划。
学校预算的主要内容是支出预算。
第8条 预算编制方法支出预算,应根据学校开展教学及其他活动需要和财力可能测算编制。
支出预算的编制,应在保证学校人员经费、行政办公经费支出的前提下,妥善安排其他各项支出。
代支款项不纳入学校支出预算,代收代支款项应纳入“代管款项”科目进行明细分类核算。
第9条 预算编制的报审批程序学校预算由学校按照人员经费、行政办公经费这两大经费支出项目提出预算方案,该预算方案应根据“以收定支,适当结余”的原则编制。
学年度预算应在每学年开始的暑期编制完成,并上报学校董事会。
校董事会根据上学年度的经费支出预算执行情况,批准下学年度的预算。
为保证学校教学活动的正常开展,董事会一般应于每年年初批准学年度预算方案。
如因故未获批准,校长有权根据学校的实际情况,先行支付相关费用,待预算方案获得批准后,先行支付的费用应纳入批准的的预算方案。
校长在批准的预算资金范围内,根据学校的教育教学情况,决定预算内资金的具体使用。
第10条一、预算管理
1、预算是指学校根据学校发展计划和任务编制的年度财务收支计划,包括收人预算和支出预算。
2、预算编制的原则:
量入为出、统筹兼顾、保证重点、收支平衡。
3、预算编制方法:
收入预算考虑学校维持正常运转和发展的基本需要,参考以前年度预算执行情况,根据预算年度的收入增减因素和措施测算编制。
支出预算,根据学校开展教学及其他活动需要和财力可能测算。
支出预算的编制,应在保证教学和教职工结构工资的前提下,妥善安排其他各项支出。
预算必须做到真实、合法、完整、稳妥,不搞赤字预算。
4、收入预算由学校财务部门进行计划和编制,交校长办公会审定;
5、支出预算各部门应在当年年初制定出全年公用经费计划,经财务管理部门及校务会审定后执行。
预算计划一经审定,原则上不得突破。
个别特殊情况需增加经费,必须由使用部门另行写出专题报告,经学校领导集体审定后方可实施。
财务管理部门定期公布经费使用。
二、经费管理
1、实行“一支笔”审批,300元以内由分校主管审批,1000元以内经行政副校长审批,1000元以上经校长审批。
严格经办、审核、审批、付款手续;
2、严格统一采购管理.学校物品采购由学校总务处统一负责,因特殊原因未经总务处采购的物品需先到总务处上帐,经校长审批后方给予报销;
3、报销的单据要求真实、合法、完整、有效,每张单据应填写单位名称、业务内容、填制时间、单位、数量、大小写金额一致、填制单位公章等,不完整的单据不予受理,没有经办人、验收人、领导签字的单据不予报销;
4、因公需要预借公款时,300元以内由分校主管审批,1000元以内经行政副校长审批,1000元以上由校长审批;借款人员要求类返校5天内结清借款,借款人若在限期内不办理报销手续或报销后尚有欠款,一律在工资中扣除;借款必须一借一清,前借款未结清,原则上不得办理第二次借款;
5、学校财务室工资奖金发放、报销审核、账目检查等日常事务归口行政部管理;
6、学费使用:
公司将开设两个银行帐户,一个为基本户(现金收入),可提现,用于学校日常开支;另一个为辅助帐户(刷卡消费),此户专用于收入学费,不得提现,只能转帐。
出纳每日将所收现金存入辅助帐户,不得坐支现金。
当基本户余额低于20,000元时可填列申请将收入户资金转入基本户使用。
7、学校招生费用管理见“招生工作管理办法”;
三、现金管理
1、出纳、会计明确分工,各负其责,共同把关。
出纳和会计分开管理印鉴,出纳办理现金收支业务、管理现金;会计管理帐簿、核算资料和收款收据,不办理现金收支业务。
2、出纳要逐日登记现金日记帐,结算出当天的现金余额;月末核对帐面结存和实际库存,做到月清月结,帐款相符。
3、坚持现金盘底制度。
现金每月末要盘点一次,如发现帐款不符(长款或短款),应立即查明原因,直至帐款相符为止。
4、控制现金库存限额。
库存现金要按照银行核定的限额,予以保管,超过限额部分的现金,应立即送存银行。
5、所有现金收入支出都由学校财务室管理,出纳在现金收支业务中,不允许多付或重付,保证现金进出不出差错。
6、借款人携带的现金因不慎发生丢失,由借款人负责。
7、凡出差购物人员,确实需要数量较多的现金,要求在出差前一天,向财务室提出申请,以便作好准备。
四、帐、证管理
1、建立健全帐目。
按照国家财会制度规定和学校实际设置总帐和明细分类帐,即:
总帐;往来明细帐;固定资产总帐和明细帐;低值易耗品明细帐;基建收支帐;食堂收支帐;现金日记帐和银行存款日记;
2、帐簿纪录要按照国家规定的科目,分门别类,严肃认真地登记好每一笔帐,认真核算,正确反映,要求做到:
帐目清楚,帐面整洁,情况真实,数字准确,日清月结,报送及时;
3、会计资料要妥善保管,帐簿、凭证、报表由财会室留用一年,第二年起由学校办公室收管,建立会计档案;
4、收款收据由总务处负责管理,严格印鉴使用管理,其他部门和个人不得任意使用收款收据,收取各
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