公文处理办法.docx

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公文处理办法

龙岩卷烟厂公文处理办法

第一章总则

第一条为进一步做好龙岩卷烟厂的公文处理工作，根据国家烟草专卖局印发的《机关公文处理办法》（国烟办[2001]256号），结合我厂的实际，制定本办法。

第二条龙岩卷烟厂公文（包括电报，下同），是本厂在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条龙岩卷烟厂各部门、多经各公司负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和检查。

第七条龙岩卷烟厂办公室是公文处理的管理机构，主管公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第八条各部门、多经各公司应当明确专人负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条龙岩卷烟厂的公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律和国务院的行政法规、决定、命令，发布经国家烟草专卖局或福建省人民政府审议并授权发布的规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表大会或省人大常委会提请审议的事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时，应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发机关、印发日期、印刷份数和录入、校对人等部分组成。

龙岩卷烟厂发文包括“中共龙岩卷烟厂委员会文件”、“龙岩卷烟厂文件”、“龙岩卷烟厂办公室文件”。

多经各公司可参照本文件格

式，自行设计本单位的文头。

公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标法，否则按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。

”

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；单位之间联合行文，主办机关排列在前。

与同级或相应的党政机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

单位之间联合行文，只标明主办单位的发文字号；与其他单位联合行文原则上应使用排列在前单位的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个单位的发文字号。

凡以中共龙岩卷烟厂委员会、龙岩卷烟厂名义的发文，均由办公室统一编号。

其编号办法另行通知。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

单位联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

（十二）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送（报）机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条龙岩卷烟厂可以与龙岩市人民政府各局（办），同级党组织和军队机关，同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文，但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向上述单位正式行文。

本厂内设机构除办公室外不得对外正式行文，即：

不得向本厂外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

第十六条联合行文应当明确主办单位。

向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。

第十七条各职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

如擅自行文，应当责令纠正或撤销。

第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送（报）形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十九条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄报机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十一条在报刊上发布及张贴的行政规章和公告的事项，应当视为正式文件，依照执行，可不再发文。

同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

第五章发文办理

第二十二条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十三条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十四条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请厂领导协调或裁定。

第二十五条拟制公文，应根据《新闻报道和网络发布信息管理规定》（国烟办[2001]141号），在发文稿纸首页附注位置标明“此件可上网”或“此件不上网”字样。

第二十六条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十七条以本厂名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本厂名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者分管领导签发。

第二十八条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十九条凡以本厂及办公室名义的发文，均由文印室统一安排打印。

各部门、多经各公司的发文，原则上由本

部门或单位自行打字，由文印室协助排版印制。

第六章收文办理

第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条凡收到符合本办法规定的公文，均应由办公室主任（副主任）在收文的当日批注拟办意见，并送有关领导或部门。

上级机关下发或交办的公文，应送厂领导批示后办理；紧急、重大、特殊事件的文件应直接报厂领导。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门或单位职权范围或者不宜由本部门或单位办理的，应当及时返回交办的办公室并说明理由。

第三十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请厂领导协调或裁定。

第三十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名、和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十五条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十六条机关各部门、多经各公司向厂领导请示报告事项（指书面文件），应当由办公室文秘人员呈送，各部门一般不直接送交厂领导。

第七章公文归档

第三十七条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

各部门、直属单位应将本部门或单位当年形成的应当归档的文件材料收集齐全，于次年2月底以前连同文件目录清单一并交档案室整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十九条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

本厂负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）归档。

第四十条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十一条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十二条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十三条办公室应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十四条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，如需翻印（复印）转发，须经厂领导或办公室主任批准。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

第四十五条公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十六条公文复印作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十七条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第四十九条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第五十一条外事方面的公文，按照国家烟草专卖局和福建省人民政府外事办的有关规定处理。

第五十二条公文处理中涉及电子文件管理问题，待国家烟草专卖局统一规定后，另行制定。

第五十三条本办法由龙岩卷烟厂办公室负责解释。

第五十四条本办法自发布之日起施行。

原发布的《龙岩卷烟厂机关公文处理办法》同时作废。

附件：

烟草行业公文格式标准