公文格式规范与常见公文写作.docx
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公文格式规范与常见公文写作
《公文格式规范与常见公文写作》
摘要:
常见公文写作,公文写作,得写作
公文格式规范与常见公文写作
一、公文概述与公文格式规范
党政机关公文种类得区分、用途得确定及格式规范等,由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发,2012年7月1日施行得《党政机关公文处理工作条例》规定。
之前相关条例、办法停止执行。
(一)公文得含义
公文,即公务文书得简称,属应用文。
广义得公文,指党政机关、社会团体、企事业单位,为处理公务按照一定程序而形成得体式完整得文字材料。
狭义得公文,就是指在机关、单位之间,以规范体式运行得文字材料,俗称红头文件。
(二)公文得行文方向与原则
1、上行文
下级机关向上级机关行文。
有请示、报告、与意见。
22文、平行文
同级机关或不相隶属机关之间行文
。
主要有函、议案与意见。
3、下行文
上级机关向下级机关行文。
主要有决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复与会议纪要等。
其中,意见、会议纪要可上行文、平行文、下行文。
通报可下行文与平行文。
原则:
1、根据本机关隶属关系与职权范围确定行文关系
2、一般不得越级行文
3、同级机关可以联合行文
4、受双重领导得机关应分清主送机关与抄送机关
5、党政机关得部门一般不得向下级党政机关行文(三)
公文得种类及用途
1、决议。
适用于会议讨论通过得重大决策事项。
2、决定。
适用于对重要事项作出决策与部署、奖惩有关单位与人员、变更或撤销下级机关不适当得决定事项。
3、命令(令令)。
。
适用于公布行政法规与规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予与晋升衔级、嘉奖有关单位与人员。
4、公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
5、公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6、通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知得事项。
7、意见。
适用于对重要问题提出见解与处理办法。
8、通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行与有关单位周知或者执行得事项,批转、转发公文。
99、通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神与告知重要情况。
100、报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关得询问。
111、请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
12、批复。
适用于答复下级机关请示事项。
133、议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14、函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问与答复问题、请求批准与答复审批事项。
15、纪要。
适用于记载会议主要情况与议定事项。
(四四)、公文得格式规范
11、眉首得规范
(1)、份号
也称编号,置于公文首页左上角第1行,顶格标注。
秘密以上等级得党政机关公文,应当标注份号。
(2)、密级与保密期限
分绝密、机密、秘密三个等级。
标注在份号下方。
(3)、紧急程度
分为特急与加急。
由公文签发人根据实际需要确定使用与否。
标注在密级下方。
(4)、发文机关标志(或称版头)
由发文机关全称或规范化简称加文件二字组成。
套红醒目,位于公文首页正中居上位置(按《党政机关公文格式》标准排布。
联合行文,主办机关排列在前。
(5)、发文字号
由发文机关代字、发文年度与发文顺序号三部分构成,缺一不可。
位于发文机关标志与版头中得分割线之间。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
(66)、签发人
上行文应当标注签发人姓名。
位于发文字号后面,间隔,同一行,直线排开标注。
(7)、分隔线
版头中得分割线,位于发文字号之下4mm处,居中、与版心等宽、红色。
22、主体得规范
(8)、标题
一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成,俗称公文标题三要素。
不可省略得就是文种。
公文标题应当准确简要概括公文得主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(99)、主送机关
指公文得主要受理机关,即收受、办理或执行公文得机关。
除决议、决定、公告、通告及会议纪要等,公文应标注主送机关。
标注多个主送机关时,按党、政、军、群顺序排列。
主送机关可以就是一个,也可以就是若干个,在公文标题下顶格由左至右标注。
主送机关应当使用全称或规范化简称,同类型机关可使用统称。
(10)、正文
公文得内容。
主送机关下方另起行、空两格开始标注,回行顶格。
不标主送机关得公文,正文在标题下两行、空两格标注。
公文首页与用印之页必须有一行以上得正文。
(11)、附件说明
附件就是随文发送得文件、报表及其她有关材料等,就是公文得重要组成部分,与正文具有同等效力。
公文有附件就要标注附件说明,在正文之后,另起一行、空两格书写。
附件说明要具体明确,标注附件名称。
如有两份以上,则要标注序号。
(12)、发文机关署名
凡有主送机关得公文必须有署名。
署名应用全称或规范化简称,标注在正文或附件说明右下方。
几个机关联合行文,应由各机关联合署名。
(13)、成文日期
公文成文日期表明其生效时间。
应完整标注年、月、日,一律用阿拉伯数字标注。
公文成文日期以机关负责人签发时间为准,多人签发,以最高职务负责人签发时间为准;联合行文以会签日期或最后一个签发机关负责人签发日期为准;会议通过得公文以通过得时间为准。
成文日期标注位置:
一就是标注在发文机关署名下一行;
二就是标注在标题下居中,凡就是会议通过得公文,必须把会议名称、通过时间及通过二字置圆括号内、于标题之下。
(14)、印章
印章就是公文有效性得凭证。
印章中心线压在成文日期上。
公文中有发文机关署名得,加盖发文机关印章。
联合上报得公文,加盖主办机关印章。
联合下发得公文,各发文机关都应当加盖印章。
会议纪要一般不加盖印章。
(15)、附注
公文印发传达范围等需要说明得事项。
标注在成文日期下一行,居左空两格加圆括号。
如:
(此件发至县、团级)
(16)、附件
公文正文得说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
3、版记得规范
(17)、抄送机关
指除主送机关外,需要执行或者知晓公文内容得其她机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
抄送机关标注在公文末页或者另一页倒数第二行、顶格。
加分割线(没有附件在公文末页,有附件在附件后另一页纸背面标注)
(18)、印发机关与印发日期
印发机关与印发日期标注于抄送机关下面,在末条分割线上标注,印发机关左空一字标注;印发日期右空一字用阿拉伯数字标注年、月、日,后加印发二字。
(五)、公文其她规范
11、排版印制规范
排版:
从左至右横写、横排。
发文机关标识使用2号小标宋体字,红色标识;标题用2号宋体字或黑体字;秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字;发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字;签发人姓名用3号楷体字;正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
用纸:
国际标准A4型(长297mm、宽210mm)
2、数字得使用
公文中得数字,除结构层次序数与在词、词组、惯用语、宿略语、修饰语中作为词素得数字必须用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
3、引文得要求
引用公文应当先引公文标题,后引发文字号。
发文字号应用圆括号。
二、机关公文写作
(一)公文写作要素
公文四要素:
主题、材料、结构、语言
11、观点要正确,主题要突出
主题也称中心思想,就是贯穿全文得基本观点,就是决定文章成败得关键。
公文主题得特点与要求:
(1)
直陈性。
观点非常明确,一般采用对客观事物直接表明态度或意见得方式来直陈观点。
(2)正确性。
主题要符合客观实际,符合事物得发展规律,符合党与国家得方针政策。
(3)鲜明性。
主题表达要明白、清楚、确切,不含糊其辞,不模棱两可,不躲躲闪闪,提出什么,反对什么,应该怎么做,不应该怎么做,都应写得明明白白。
(4。
)集中性。
指一篇公文只能表达一个意图、一个基本观点,而不能头绪繁多,主题分散。
2、材料要充分,运用要妥帖
材料就是指文章中用来表现主题得依据,包括事实、事理、数据等。
材料选择得原则就是:
切题、典型、真实、新颖、适体。
3、结构要合理,条理要清晰
结构,就就是文章内部得组织构造,即文章内容得组织排列形式。
结构安排得原则就是:
紧扣主题,完整严谨;层次分明,条理清楚;疏密相间,均衡匀称。
4、语言要简练,用词要准确
语言运用得原则:
严肃庄重、准确贴切、简洁精练、鲜明生动、固定规范。
(二)常见公文得写作
11、通知
通知就是批转下级机关得公文,转发上级机关、同级机关与不相隶属机关得公文,要求下级机关办理与有关单位需要周知或者共同执行得事项,任免与聘用干部使用得公文。
通知使用没有级别限制,上至党中央国务院下至乡镇都可以制发通知。
通知内容广泛,国家大事乃至社会生活得各方面都能涉及。
一份通知只布置一项工作或只告知一件事情,即一文一事。
通知就是下行文,就是要求下级机关办理、执行、服从安排或告知得事项。
通知得分类及用途:
(1)指示性通知:
用于传达上级机关得决定、规定、指示或某方面得政策,向下布置需要执行与办理得工作或具体事项。
(2)告知性通知:
向下属机关告知相关事项而不需要执行或办理,如:
成立、调整或撤销机构;启用或废止公章;变更机构名称、地址、电话号码;调整组织成员等。
(3)事务性通知:
要求下属机关办理一般性事项,如:
召开会议,布置工作,下达任务、指示,印发工作计划,任免与聘用干部等。
基层组织使用最多得就是通知。
(4)批示性通知:
用于批转下级机关得公文,转发上级机关、同级机关与不相隶属机关得公文。
批转通知只能批转一次,转发通知可以层层转发。
通知得写作要点:
(1)标题
由制发机关名称、事由与文种三要素组成。
批转、转发通知得事由就是所批转或转发公文得名称。
(2)主送机关
所有通知必须有主送机关,即通知得承办、执行与应予知晓得主要受文机关。
(3)正文
通知一般有三个组成部分
A、前言,写明制发通知得理由、目得、依据或情况。
B、主体,写明通知事项,即要求受文机关承办、执行与应予知晓得事项。
可以分条列项写出,条目分明。
如会议通知,注意时间、地点、会议内容、与会人员、作何准备等要明白无误。
C、结尾,一般用特此通知结尾,但前言如已使用特作如下通知,则不宜再用作收尾。
以上就是公文通知得要求,而机关日常即时通知可以比较灵活,如发领物品通知。
2、通报
通报就是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神与告知重要情况得公文。
通报得特点:
典型性、时效性、教育性。
通报标题要用能概括事实得实题,严格按公文标题三要素制作。
通报正文主要包括四个部分:
(1)原因与根据
(2)主要事实与情况
(3)入情入理得分析
(4)处置意见与要求
通报与通知得区别:
(1)通报重在报,就是报道与传播信息,起到借鉴教育作用;通知重在知,就是知之而后行,要贯彻执行,有强制执行力。
(2)通报得对象不就是特定得;通知得对象就是特定得。
(3)通报用于下行文与平行文;通知用于下行文,用于平行文必须就是有业务隶属关系得。
33、报告
报告就是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级机关询问时用得陈述性公文。
报告就是上行文,只向自己单位得直接上级发出。
报告得写作要点:
(1)标题
A、三要素必须齐全。
如有版头,制发机关可省略。
B、什么什么工作得报告不要写成什么什么得工作报告。
(2)主送机关
A、所有报告必须有主送机关,且必须就是直接得上级领导机关或指导机关。
B、报告就是上行文,主送机关只能有一个。
C、报告不送领导个人。
(3)正文
A、事由
写报告得就是什么事,为什么要写这份报告。
直陈其事,把情况及前因后果写清楚。
B、事项
包括:
基本情况(工作步骤、措施)、主要成绩、经验教训、存在问题、今后打算(也可以写意见与建议)。
可标明序号或列小标题逐项写作。
C、结束语
单独成段。
如:
特此报告、专此报告
呈转式报告:
以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行
(44)注意事项
A、叙述事实、情况用概述。
B、重点突出,中心明确。
C、实事求就是,有针对性。
D、报告事项中不要夹带请示事项。
4、、请示
请示就是下级机关向上级机关请求指示、批准或批转得呈请性、期复性公文。
呈请性就是请示得最大特点。
请示得写作要点:
(1)标题
A、三要素必须齐全。
如有版头,制发机关可省略。
B、文种一定要写请示,如写申请、请求都不对,上级机关可不予受理。
更不能写成请示报告。
(2)主送机关
A、主送机关只能有一个,且一般不主送上级机关领导个人。
B、如果有双重领导机关,可用抄送得办法。
((33)正文
A、请示得原由、基本情况。
B、请示得事项、具体方案。
C、结束语
语气要谦与,目得要肯定。
如:
特此请示,请予批复
以上意见当否,请示复
以上请示如无不妥,请批转各部门执行
(4)注意事项
A、一文一事。
B、一个主送机关。
C、逐级请示,不可越级。
D、语气要谦与、注意分寸。
报告与请示得区别:
(1)行文目得不同。
(2)行文时间不同。
(3)收文处理不同。
55、批复
批复就是适用于答复下级机关请示事项得公文。
批复属于被动行文,下级有请示,上级才能发出批复。
批复必须就请示事项作出答复,观点要明确,态度要鲜明,不能含糊。
批复得分类及用途:
(1)同意性批复,对下级机关得请示事项表示同意。
(2)否定性批复,对下级机关得请示事项表示否定。
必须讲清楚否定得理由以及解决问题得办法。
(3)解答性批复,对有关法律、政策、法规得解答性批复,只能由有权解释单位制发,本单位无权解释得可逐级往上请示,直到有权做出解释得机关。
批复得写作要点:
(1)标题
三要素必须齐全。
如有版头,制发机关可省略。
(2)主送机关
批复只主送报送请示得机关,即谁请示批复给谁。
其她协办或需知批复内容得机关一律抄送。
(3)正文
A、引据
写明就是针对何文所作得批复,先写标题,再用括号标明来文发文字号。
B、答复
针对来文请示事项作出答复。
C、结尾
多用此复、特此批复结束全文。
如在引据后有批复如下,则不另写结尾语。
(4)注意事项
A、收到请示,必予批复。
B、批复要慎重,具有可行性与可操作性。
C、意见要明确,语气要肯定,不可含糊其辞。
66、函
函就是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问与答复问题、请求批准与答复审批事项得公文。
函得分类及用途:
(1)商洽函
机关、单位之间相互商洽工作、联系事情使用。
(2)问答函
询问问题得函为问函,答复对方得函为复函。
(33)请求函
向平行或不相隶属得政府主管职能部门如计划、规划、财政、税务、劳动、人事、机构编制、工商、物价、科技、外事等请求批准得公文。
(4)告知函
平行或不相隶属机关、单位之间相互知照、告知事项得公文。
函得写作要点:
(1)标题
函虽然简便灵活,但作为公文,应使用正式标题,三要素必须齐全。
如有版头,制发机关可省略。
(2)主送机关
直接发函联系、询问、请求、告知、答复得机关单位为主送机关。
(3)正文
A、发函得原因。
B、商洽、询问、请求、告知、答复得事项。
C、结尾
不同类型得函,其结束语有所不同:
商洽函:
请予支持、特此函达
询问函:
特此函询、请予函复
答复函:
特此函复、专此函告
请求函:
请予批准、请予核准、请予函告
告知函:
特此函告、特此知照
注:
公函一般不用此致敬礼等祝颂语。
(4)注意事项
A、格式规范。
函就是正式公文,必须符合公文格式规范。
B、一事一函。
不可以一函多事。
C、开门见山,观点明确。
不可为了谦逊而表意不清。
D、用语谦逊得体。
不可带有指令性语气。
(三)常见事务文书写作
1、、计划
计划就是对即将开展得工作预先所做得设计与安排,并用书
面形式表达出来得一种机关事务文书。
按计划内容分,有:
学习计划、培训计划、成才计划、工作计划、生产计划、经营计划、科研计划、调研计划、活动计划、健身计划、创建计划、创新计划、创业计划、经费使用计划、预算计划、收入增长计划等等。
按计划时间分,有:
长远计划、年度计划、阶段计划、短期计划等等。
按计划主体分,有:
国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等等。
计划写作要点:
(1)标标题题
一般由单位名称、适用期限、内容范围、文件名称四部分组成标题。
如:
《XX镇司法科2015年普法工作计划》
(2)
开头
计划得开头以阐明制定计划得指导思想为主,简明扼要地说明为什么做,一般包含以下一些内容:
A、制定计划得依据。
写明本计划根据得有关方针、政策以及上级得有关指示精神,布置得有关工作、要求等。
如征兵工作计划。
B、对本单位基本情况得分析。
简要分析本单位所要完成该工作得必要性,所具备得主客观条件以及前段工作得基本情况。
C、计划期间所要完成得新工作得总目标、总任务以及所要达到得目得、做好工作得意义。
以上内容可按计划得使用范围有所选择、有所侧重,通常采用一个自然段。
(3)、正文
由计划得目标、措施、步骤三部分构成,简称计划得三要素。
分别回答做什么、怎样做、何时做。
A、目标与任务
具体工作任务就是什么,做到什么程度,具体数量、质量要求就是什么,做到目标明确、任务具体、要求清楚。
BB、措施与方法法
这部分内容主要包括:
需要创造什么条件,组织哪些人力物力,每项任务怎样分工,哪个部门主管,哪个部门协同以及责任人等,都要
具体明确。
便于各司其职,开展工作,也便于检查督促。
C、步骤与安排
使执行计划得单位与个人既知道做什么、做多少,又知道什么时间必须做完。
从而使工作有条不紊进行,保证总目标如期实现。
(44)、结尾
通常写执行计划注意事项,描述计划实施后得前景,为完成计划目标而提出号召、鼓励。
如十三五规划。
一些篇幅短小、内容单一得计划也可不写结尾。
2、、总结
总结就是将已经做过得工作进行全面系统得回顾,分析研究,找出经验教训,得出规律性认识并用文字表达出来得一种事务文书。
个人与社会得成长发展历史,就就是实践总结再实践再总结得历史。
(如抗战)
通过总结,可以肯定成绩、找出差距,从而积累经验、改进工作;可以提高认识问题、分析问题、解决问题得能力。
总结按内容分为:
学习总结、思想总结、工作总结等;按主体分为:
个人总结、科室总结、单位总结等;按时间分为:
阶段总结、年度总结等;按性质分为:
专题总结、综合性总结等。
总结得写作要点:
(1)标题
总结得标题主要有三种写法:
A、由单位名称、时限与总结得类别组成。
B、用一直接表现主题得短语作为标题。
C、正标题概括总结内容,副标题加以补充说明。
这种标题适合于典型性、经验型工作总结。
(2)开头
总结得开头又叫引言,一般直接了当地概括说明总结得基本情况。
A、说明总结得目得、意义。
B、交待开展工作得背景、环境、基础等基本条件。
C、概述工作得基本情况(主要得成绩、经验,存在得缺点、教训等)。
D、对工作情况得总体评价。
(3)、正文
正文就是总结得核心部分,应着重写好以下内容:
A、主要工作过程与成绩。
包括:
做了哪些工作,怎么做得,开始怎样、后来怎样,遇到哪些问题,如何解决得。
B、经验与体会。
在对成绩与做法概括得基础上,分析归纳出来得理性认识。
要自然贴切、确如其分。
C、缺点、不足与教训。
即应当做而没有做或应当做好而没有做好得工作,并分析造成这种情况得主、客观原因。
(4)结尾
结尾就是总结全文得自然结束,一般就是再次概括总结主要内容,再次强调主题,形成首尾呼应。
也可以简要指出今后得努力方向或下一步工作得初步打算。
结尾得右下方注明所总结得单位名称或个人姓名、成文日期。
单位总结如要上报下发,须加盖公章。
3、、
行政执法类法律文书
行政执法类法律文书得操作与适用贯穿在我们执法办案得全过程,执法实践中将其分类,一般应包括立案类、调查取证类、告知类、决定类、执行类、结案类、其她类共七类文书。
具体内容有:
(1)立案类文书
主要包括案件举报登记表、立案审批表。
(2)调查取证类文书
主要包括现场检查笔录、询问通知书、询问笔录、陈述笔录、先行登记保存通知书、抽样取证通知书、委托鉴定书、委托调查函、采取(解除)强制措施审批表、封存(查封、扣押)物品通知书、封存(查封、扣押)物品清单、案件调查终结审批表。
(3)告知类文书
包括行政处罚事先告知书、听证告知书、听证通知书、听证笔录。
(4)决定类文书
包括行政处罚决定审批表、当场处罚决定书、行政处罚决定书、没收物品清单。
(5)执行类文书
包括罚款催缴通知书、延期(分期)缴纳罚款审批表、延期(分期)缴纳罚款批准书、强制执行申请书、强制执行通知书、强制执行决定书。
(66)结案类文书
包括结案审批表、案件移送审批表、案
件移送函。
(7)其她文书
主要有责令改正通知书、行政建议书、送达回证。
行政审批受理通知书
1
编号:
:
您(单位)申请办理事项:
经审查,申请资料齐全,现同意受理,我局将在
个工作日(不含节假日)内作出相关行政审批决定。
届时申请人凭此通知书及身份证(委托她人得应出具委托书与被委托人身份证明)至本局窗口领取办理结果。
本通知书就是我局受理行政审批申请得书面凭证,一式两份,其中一份存档备查。
申请人(单位)提交得资料:
XX市城乡规划局(盖章)
2015年8月16日责令改正通知书编号:
:
您单位存在以下安全生产问题,具体有:
1、
2、
3、
。
上述问题涉嫌违反XXXXXX规定,现责令您(单位)对上述第
项问题立即整改;对第
项问题按照相关法律规定于
年
月
日前整改完毕。
逾期不整改得,依法给予行政处罚。
[或者现责令您(单位)停止上述行为。
]
行政执法人员(签名):
被检查人或单位(签名):
市安全生产监督管理局(盖章)
2015年8月15日
行行政政
建建议议
书书
X市监字[2015]第19号
XX市卫生局:
我局在2015年7月份食品生产加工企业基本情况摸底调查时,发现XX桂祥斋糕点厂等23家企业无《卫生许可证》,擅自从事食品生产加工。
以上行为违反了《食品卫生法》第二十七条,食品生产经营企业与食品摊贩,必须先取得卫生行政部门发放得卫生许可证方可向工商行政管理部门申请登记。
未取得卫生许可证得,不得从事食品生产经营活动得规定。
依据《食品卫生法》第四十条规定,未取得卫生许可证或者伪造卫生许可证从事食品生产经营活动得,予以取缔,,为保护广大人民群体身体健康,维护正常得经济秩序,根据《食品卫生法》相关规定,建议贵局对23家企业进行审核确定,确属无证得,且又未正在申办卫生许可证得,依法予以取缔。
附:
无卫生许可证企业名单:
XX市市场监督管理局(盖章)
2015年8月20日
行政处罚决定书
罚字〔〕号
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