行政管理作业指导书.docx
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行政管理作业指导书.docx
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行政管理作业指导书
行政管理作业指导书
————————————————————————————————作者:
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印章使用管理
1.作业目的
为加强公司印章的保管、使用及管理,维护公司权威和利益,规范印章使用行为。
2.主管岗位办公室主任:
负责印章的保管和使用监督。
主办岗位行政主管:
配合和支持用印申请的执行过程。
3.作业描述
3.1:
日常印章使用申请程序
3.1.1用印人根据用印名称选择填写《公司印鉴及证件使用申请单》,要求各项内容填写清楚,申请单可在办公室行政主管处领取。
3.1.2按照审批程序找相关负责人(部门经理或主管领导、办公室主任)审核签字。
3.1.3审核通过后再上报总经理审批签字。
3.1.4审批过程全部完成后,用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室主任处申请盖章,盖章时还需在办公室按序号填写《印鉴使用登记簿》,同时申请单交由办公室留存。
3.1.5办公室主任负责文件用印使用时的把关工作。
用印完成后,如需留存办公室处的文件原件要及时交接到行政主管处。
3.1.6如用印过程中遇领导外出,需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后,才能执行盖章工作。
3.1.7总经理回公司后需及时补齐签批手续,申请单及时交回办公室主任处留存。
3.2:
印章外带使用申请程序
3.2.1用印人根据用印名称填写《公司印鉴及证件使用申请单》,要求各项填写清楚。
3.2.2按照审批程序相关负责人(部门经理或主管领导、办公室主任)审核签字。
3.2.3审核通过后再上报总经理审批签字。
3.2.4签字审批完成后,用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室,按规定印章带出工作,办公室必须安排一人员陪同前往,确保印章外出使用的安全。
3.2.5印章使用完毕后,用印申请人应及时将印章交回办公室主任,当天使用必须当天交回。
3.2.6如遇紧急情况领导外出,需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后,才能执行印章带出作业。
3.2.7当领导回公司后申请人需尽快补齐签批手续,申请单及时交到办公室主任处留存。
附:
各名称《印鉴及证件使用申请单》
城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单
使用人
使用日期
是否带出
是□否□
陪同人
印鉴及证件名称
用途说明
次数
部门经理
办公室主任
主管副总
总经理审批
备注
城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单
使用人
使用日期
是否带出
是□否□
陪同人
印鉴及证件名称
用途说明
次数
部门经理
办公室主任
主管副总
总经理审批
备注
青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单
使用人
使用日期
是否带出
是□否□
陪同人
印鉴及证件名称
用途说明
次数
部门经理
办公室主任
主管副总
总经理审批
备注
青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单
使用人
使用日期
是否带出
是□否□
陪同人
印鉴及证件名称
用途说明
次数
部门经理
办公室主任
主管副总
总经理审批
备注
北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单
使用人
使用日期
是否带出
是□否□
陪同人
印鉴及证件名称
用途说明
次数
部门经理
办公室主任
主管副总
总经理审批
备注
北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单
使用人
使用日期
是否带出
是□否□
陪同人
印鉴及证件名称
用途说明
次数
部门经理
办公室主任
主管副总
总经理审批
备注
会议/活动组织管理
1.作业目的
为建立良好的沟通议事机制,规范公司会议和活动组织流程,提高工作效率,增强组织凝聚力。
2.主管岗位办公室主任:
负责该项工作的监督和管理。
主办岗位行政主管:
执行具体细节工作,及时向主管岗位汇报工作完成情况。
3.作业描述
3.1:
会议/活动组织管理程序
3.1.1根据公司整体安排,办公室负责提交活动策划方案(关于组织XX会议/活动的申请)。
包括1、活动类别;2、初步预算;3、组织方式;
3.1.2活动方案待办公室主任初步审阅后,上报总经理审定。
3.1.3总经理审定后,办公室根据活动方案确定具体活动安排计划。
3.1.4如果不需要选定活动组织单位,办公室负责直接编写活动计划,列出活动费用预算说明。
3.1.5如果需要选定活动组织单位(如旅行社等),要选择不少于三家的旅行单位,综合比较后确定质优价廉的一家单位负责组织该次活动,具体过程要求二人参与洽谈。
3.1.5将完整的活动计划书上报总经理审批。
3.1.6审批完成后,办公室通过邮件和张贴公布的形式发布活动详细通知。
3.1.7由办公室负责整体活动的组织安排工作,确保会议、活动的顺利开展。
。
行政类采购管理
1.作业目的
规范采购流程,对采购进行中的各环节做好监督把关和费用控制。
2.主管岗位办公室主任:
负责该项工作的审核。
主办岗位行政主管:
执行具体细节工作,及时向主管岗位汇报工作进度。
3.作业描述
3.1:
采购管理程序
3.1.1根据采购需求,对需选购的商品进行询价,同时填报《采购比价表》。
3.1.2选择出三家质优价廉的供货单位。
三家供货单位进行比较(包括价格、质量、供应商实力等)比价须由2人以上进行。
3.1.3通过比价工作,选择出性价比较好的商家做为备选。
3.1.4上报办公室主任审定,确定采购供货单位。
3.1.5办公室经办人员填写《固定资产申购单》,注明申请采购理由,对采购物品的配置要求填写清楚。
3.1.5上报办公室主任审核签字。
3.1.6财务部复核签字。
3.1.7总经理审批。
3.1.8总经理审批通过后,根据所购商品执行相应管理流程(办公用品管理流程、固定资产管理流程或其他类)。
附:
《采购比价表》、《固定资产申购单》
采购比价表
年月日
序号
拟购置物品名称
供应商名称
规格型号
报价
联系电话
联系人
办公室意见:
经办人:
办公室主任意见:
注:
提供对外合作方营业执照复印件
固定资产申购单
年月日
采购物品名称
预计金额
申请采购理由:
配置要求
申请人:
部门负责人
办公室主任
总会计师
总经理
固定资产管理
1.作业目的
为规范公司固定资产管理,保证资产安全、完整、发挥固定资产的更大效益,做好固定资产的登记、领用、盘点工作。
2.主管岗位行政主管:
负责固定资产的监管工作。
主办岗位行政专员:
执行固定资产的日常登记、配合财务部做好定期盘点作业,确保固定资产库存的准确。
3.作业描述
3.1:
固定资产管理程序
3.1.1由申请部门填写《固定资产申购单》。
3.1.2部门负责人、办公室主任审核。
(如申请未通过的退回申请部门)
3.1.3呈报总经理审批。
(如总经理审批未通过的即退回申请部门)
3.1.4办公室收到《固定资产申购单》后根据需要与申请部门经办人共同询价,确定供货商家。
3.1.5由办公室负责填写《支票领用申请单》,领导审批后办理支付手续;到货后,办公室与申请部门共同验货,填写《固定资产购建单》办理入库手续。
(与固定资产相关的说明书、保修卡、随机光盘等材料做为附件材料列清明细,并于一周内移交办公室行政专员登记保管。
3.1.6在固定资产使用过程中,涉及领用、调拨、退还、维修程序的,按照相应工作标准执行。
3.1.7日常领用:
在办公室固定资产管理员处完成登记。
3.1.8资产调拨:
在办公室固定资产管理员处填写《固定资产调拨单》,注明调拨原因,调出部门、调入部门、办公室主任三方签字确认后,办公室负责协调调拨工作,并及时更改固定资产台账。
3.1.9资产维修:
固定资产不能正常使用需要维修时,要及时与办公室行政人员联系,说明故障情况,办公室负责安排维修设备。
3.1.10离职退还:
当员工调离本单位时,在《离职申请单》上要详细标注固定资产退还情况,确定资产已归还公司。
附:
《固定资产购建单》、《固定资产调拨单》
固定资产购建单
单位年月日第号
固资编号
财务部固定资产编号
固资名称
固资类别
规格型号
建造单位
联系人及电话
固资原值
预计净残值
折旧年限
购建凭证号
附属设备
名称
规格型号
计量单位
数量
金额
经办人:
使用单位验收人:
财务部:
办公室主任:
固定资产调拨单
资产编号
固资名称
资产类别
规格型号
调出公司/部门
调入公司/部门
调拨原因
调出单位意见
调入单位签收
办公室意见
注:
1、此单由办公室填写,一式三份,调出单位、调入单位和办公室各一份。
档案管理
1.作业目的
为加强和完善档案管理工作,保障档案的完整、准确、系统、安全,充分发挥档案在日常工作中的重要作用,做好档案管理工作。
2.主管岗位办公室主任:
负责监督档案资料提取使用的审核,监督档案管理工作。
主办岗位行政主管:
执行日常档案借阅、保管、查阅工作的具体流程。
3.作业描述
3.1:
档案管理的具体要求
3.1.1各部门将需要保存的档案资料移交办公室进行存档登记。
3.1.2日常移交时及时填写《收文本》;年度移交时填写《档案资料移交登记表》。
3.1.3办公室对接收文档资料进行登记、整理、归档工作。
3.1.4日常复印件资料借阅,如需加盖公章,还需执行《印鉴管理规定》中的相关要求。
但复印件使用不需归还。
3.1.5原件资料借阅时,需填写《档案资料借阅登记表》,经领导审核同意后方可办理借阅,并且使用完毕后及时归还行政主管处登记。
3.1.5档案资料借阅完毕归还时,应及时注明归还时间。
附:
《档案资料借阅登记表》
档案资料借阅登记表
序号
档案资料名称
编号
借阅目的
借阅经办人
借阅日期
批准人
是否归还
归还日期
备注
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